Prefektmöte 2010-02-08 IT-stöd vid LU Behovskartläggning och nulägesrapport Samordnat IT-stöd Lunds universitet Johnny Nilsson, PL Birgitta Lastow, bitr. PL Anders Sjöö, bitr. PL

Samordnat IT-stöd vid LU Målsättning för projektet Skapa arbetssätt och en IT-verksamhet som kan leverera framtidens användarvänliga, lättillgängliga och dynamiska IT-tjänster utifrån verksamheternas behov.

Vad omfattar projektet?

Tidplan Aug-09 Okt-09 Jan-10 Apr-10 Jul-10 Okt-10 Jan-11 1. Kartlägg nuläge och behov 2. Definiera tjänster & arbetssätt 3. Roller och organisationsformer 4. Förbered ny organisation 5. Etablera arbetssätt och org Start av nya arbetssätt

Syfte med behovskartläggningen Kartlägga studenters, lärares, forskares, administratörers och ledningens behov av och visioner för IT-stöd. Vilka behov av IT-stöd finns inom Lunds universitet? Vilken typ av tjänster och vilken typ av support efterfrågas? Vilka behov är likartade och vilka skiljer sig åt inom LU?

Genomförandet av behovskartläggningen Alla delar av LU har kartlagts genom intervjuer/diskussion med olika verksamheter. Ledningen för respektive verksamhet deltog, oftast 3-4 personer. 56 av 60 institutioner besökta 8 av 9 områdesbibliotek besökta 4 av 19 verksamheter inom USV besökta och 8 via e-post Varje besök är dokumenterat i en besöksrapport (5-8 sidor). Alla rapporter är sammanställda mha en databas till en gemensam rapport.

Gruppering av behovsområden Utbildning Lärosalar, datorsalar, studieplatser med datorer, lärmiljö på webb, Forskning Forskningsdata, samarbetsplattform, beräkningskluster, labbdagbok, forskningswebb Bibliotek Informationssökning, Lånehantering, Publicering Administration Ekonomi, personal, studieadministration, kursadministration, bemanning, schemaläggning Info & kommunikation Extern webb, intern webb, E-post, e-postlistor, Videokonferens

Gradering av behov Från dokumentationen efter behovskartläggningsbesöken har projektgruppen räknat hur många som har de olika behoven och satt det i relation till hur många som kartlagts.

Administration, (1) Vid kartläggningen framfördes 273 uttalanden om de centrala administrativa systemen. Av dessa var: 226 negativa eller kritiska (83%) 40 positiva (15%) Synpunkter (% - andel av de 64 besöken): Tur och Retur - 22% ”ej användarvänligt/krångligt” LUPIN – 11% ”ej användarvänligt”, 11% ”funkar bra” Kuben – 13% ”verkar intressant/bra” Önskemål: Single sign-on

Administration (2) Områden inom administrationen med speciellt stort behov av IT-stöd: Likartade behov finns inom dessa områden, eftersom dessa uppgifter utförs på alla institutioner i mer eller mindre omfattning.

Utbildningsstöd De viktigaste och vanligaste behovsområdena: Det måste vara enkelt och det måste fungera direkt!

Forskningsstöd Nedan finns de gemensamma nämnarna inom forskning som kartläggningen funnit: Inom forskning och laborationsmiljöer finns många skiftande behov, vilka kräver flexibla baslösningar. Här finns också antal likartade behov oberoende av ämnesområde.

Laborationsmiljöer Nedan finns de gemensamma nämnarna inom laborationsmiljöer som kartläggningen funnit: Inom laborationsmiljöer finns många skiftande behov, vilka kräver flexibla baslösningar. Det finns ett generellt problem hur man hanterar datorer som inte kan uppdateras.

Information & kommunikation Nedan finns de behov av IT-stöd som finns inom området: Inom Information & kommunikation är behoven i stort sett de samma över hela LU, åtminstone så likartade att de kan samordnas.

Biblioteken / LUB Bibliotekens roll: Stöd till studenter Informationssökning Digitalt material Bevakar även IT-utvecklingen inom biblioteksområdet. Bibliotekens behov: Bibliotekssystemen (för t ex utlåning, sökning) behöver förnyas. Likartade behov som andra användare (för t ex samarbete) Lagringsbehov, t ex LUP.

Viktiga egenskaper hos IT Verksamheten vid LU är starkt beroende av IT och därmed även att IT-stödet är: Snabbt och effektivt (framför allt support) Nära Tillgängligt (speciellt e-post, nätverk och webb) Användarvänligt Flexibelt ”Bara fungerar” Dessa egenskaper kom också fram vid workshoparna med IT-medarbetare.

Workshop med studenter Alla studentkårerna bjöds in till en workshop. Deras önskemål var: EN inloggning Tillgänglighet, enkelhet, enhetlighet Moderna system och datorer Plattformsoberoende Färre system och färre lösningar, inga halvdana lösningar Trådlös access överallt Samma konto för utskrifter och kopiering Info om kurser, scheman, litteratur mm. Mindre papper En snyggare hemsida Studenter är radikala…

Inventeringen Ungefär 90% av verksamheten är inventerad: 12 285 klienter, 80% Windows, 11% Mac, 8% Linux, 1% annat 138 datorsalar, 217 lärosalar med projektor, 55 serverrum 885 servrar, många olika serverOS, ”vi har allt!” 57 olika typer av serverapplikationer 164 webbservrar, 33 mailservrar C:a 200 egenutvecklade system Utbildningsstöd Forskningsstöd IT-administration/automatisering Inventeringen kommer att ligga till grund för kommande aktiviteter.

…är att det finns massor av: Styrkan i LU:s IT …är att det finns massor av: KOMPETENS KREATIVITET ENGAGEMANG

Slutsatser från behovskartläggningen Många kritiska synpunkter kring de centrala admin systemen Många återkommande och likartade behov Utbildnings- och forskningsprocessen saknar generellt IT-stöd En försiktigt positiv inställning till samordning På många ställen finns brister i det grundläggande IT-stödet Otydlighet kring och brister i informationssäkerheten Otydlighet vilka IT-tjänster som finns och var man får hjälp Ett flertal intressanta lösningar har utvecklats lokalt En bred IT-kompetens finns lokalt Det finns bra förutsättningar för samordning av IT-stödet, men nya samverkansformerna måste utvecklas.

Fortsatt arbete, förslag till åtgärder Kommande aktiviteter i projektet (sida 50) Definition av önskade IT-tjänster Verksamheten och ledningens styrning av IT Definition av IT-processerna Skapa en samordnad IT-organisation Införa den nya organisationen Andra rekommenderade aktiviteter (sida 52) Åtgärda de största bristerna i IT-miljön Ytterligare systembehov Tillämpa vedertagna metoder Att genomför efter projektet är avslutat (sida 54) Vision, IT-strategi och roadmap Inför de grundläggande IT-processerna Verksamhets- och IT-arkitektur Förbättrad information kring IT-stödet

IT-medarbetardag 27/1 Hållpunkter för eftermiddagen: 14:00 Inledning av rektor Per Eriksson 14:20 Projektuppdatering Samordnat IT-stöd vid LU 15:00 Fika 15:20 Inspirationsföreläsning med Troed Troedsson 16:20 Gruppdiskussion genom LUpol spelet 18:00 Mat & mingel Inbjudna och deltagare: 290 inbjudna – alla som arbetar med IT, även systemförvaltare 150 deltog – mycket bra uppslutning

IT-medarbetardag 27/1

IT-medarbetardag 27/1

IT-medarbetardag 27/1

Skicka synpunkter, idéer och frågor till: Följ projektet via webbplatsen: www.lu.se/samordnat-it-stod Skicka synpunkter, idéer och frågor till: Samordnat-IT-stod@lu.se ... eller ring och prata med någon av oss i projektledningen