GK/ÖK:ITO HT06 IT i organisationer

Dagens föreläsning Kursinnehåll Delmoment och examination Ämnesintroduktion Generellt om kursupplägget, målet med kursen, vilka delmoment som finns, genomförandet

Mål Kursmomentet skall ge kunskaper om användning av IT i organisationer och efter kursmomentets genomförande skall du få kunskaper om: - hur IT-stöd används eller kan användas i en organisation - teorier och metoder för hur en organisation skall välja IT-stöd för sin verksamhet.

Kursinnehåll Introduktion till: Organisationer, arbetssystem, processer Informationssystem Begrepp: B2B, B2C, B2G Olika metoder för hur verksamheter och dess processer kan analyseras och modelleras

forts. kursinnehåll Informationsarkivering, databaser Olika IT-systemarkitekturer, mjukvara, hårdvara IT-rätt IT-säkerhet Beslutsfattande och kunskapshantering

Examination Skriftlig tentamen 2 poäng Inlämningsarbeten 3p Teoretisk inlämningsuppgift Aktivt deltagande i ett modelleringsseminarium (via telefon för distansstud), inkl förberedelse och godkänt slutresultat Praktisk inlämningsuppgift - laborationsuppgifter för var och en av de fyra laborationerna WinBas, Excel, Access och ITea

Partitioner Campus Distans Alla följer samma schema och innehåll.

Föreläsningar 9st Vem? Gäster Schemaändringar 9 stycken föreläsningar, hålls huvudsakligen av kursansvarig Gudrun Jeppesen, Milena Haykowska (momentassistent) håller denna samt den om informationsarkivering. Det finns också några gästföreläsare. Om det blir schemaändringar meddelas detta via First Class konferensen. Ett meddelande går iväg till alla registrerade på kursen.

Seminarium 1st: Obligatoriskt Modellera en verksamhet 12/10 för campusstudenter Under v.43 för distansstudenter (mer om detta i FC) Obligatoriskt Modellera en verksamhet Innan: Skapa en egen modell som lämnas/skickas in till seminarieledaren Anmälan i Daisy Ordinarie tillfället är 10/12-06 och det är vikigt att närvara då. På seminariet får man träna på två olika metoder för att modellera en verksamhet. För distansstudenter examineras man via telefon under v43. Man får anmäla sig via FC, skicka in en lösning dagen innan examinationen. Mer om tider och anmälan kommer finnas i FC. Läs också på kurshemsidan och anvisningar för distansstudenter

Laborationer 4 Winbas Excel Access ITea Laborationerna ska helst göras I denna ordning, men om man känner sig hemma på området kan man göra de i den ordningen som känns enklast. All dokumentation samt instruktioner finns I First Class under ITO Dokumentation/ITO Laborationer. Sista inlämningsdatumet för samtliga är 1/12. Samtliga går att göra hemifrån antingen om man har mjukvaran på sin hemmadator eller om man loggar in på skolans datorer hemifrån via Remote Desktop. Hur man gör det finns instruktioner för I FC (ITO Dokumentation/ITO Jobba hemifrån)

Lektioner 2st DFD SQL Anmälan i Daisy Två lektionstillfällen finns. Första kommer att ta upp Dataflödesdiagram (en metod för analys av dataflödet I en verksamhet). Den andra tar upp grundläggande databas design och SQL (ett språk för att hämta data, uppdatera data m m ur en databas). Under lektionerna går lektionsledaren igenom lösningsförlag till lektionsövningarna. Lektionerna är inte obligatoriska men väldigt bra tillfälle att träna och ställa frågor. Förbered er genom att försöka lösa övningarna hemma. Det är vikigt att anmäla sig till lektionerna då vi behöver veta hur många som kommer. Börja med att anmäl er till Grupp 1, och sedan när den är full till Grupp2. Om grupperna inte är fulla kommer en förflyttning att ske. Bägge kommer att finnas inspelade för distansstudenter.

Teoretisk Inlämningsuppgift 1st Rapport 2-5 personer – går bra att skriva ensam på distans Delredovisning 14/11 En större teoretisk inlämningsuppgift ska lämnas in. Det är en rapport som ska presentera en analys av en given verksamhet och en beskrivning av föreslaget IT-system som ska stödja verksamheten. Alla delar I rapporten finns I dokumentet Anvisningar inlupp och seminarium distans.pdf som går att ladda ner från FC konferensen ITO Dokumentation. Använd den disposition som finns där och fyll på med innehåll. Varje del relaterar till en del I kursinnehållet, det vill säga, I rapporten ska allt det som ni har tränat på, läst om och gått igenom under kursen tillämpas på ett fall. Det innebär att rapporten består en analys av verksamheten som genomförs m h a de metoder som har tagits upp under kursen. Sedan ska även ett IT-system föreslås som ska stödja denna verksamhet. Systemet ska beskrivas dels från ett mjukvaruperspektiv och ett hårdvaruperspektiv. Hur fungerar kommunikationen? Hur lagras information? Vilka användare finns det? Vilka funktioner kan/ska de använda? It-rättsaspekter? Osv. För att hjälpa er på vägen har vi något som vi kallar för delredovisning. För de studenter som läser på distans gäller att skicka in delrapporten senast 14/11. Kommentarer kommer via mail. Sedan gäller 2/6 som sista inlämningsdatum. Rapporten bygger som nämndes tidigare på innehållet på kursen och följer till stor del innehållet I sin disposition. Därför kan det vara ett bra tips att börja relativt tidigt att jobba med den och fylla på allt eftersom kursen fortgår. Sedan kan man gå tillbaka och revidera förstås men då har mycket av jobbet redan gjorts I samband med motsvarande övning/lektion/föreläsning.

Tenta 9/12 Anmälan i Daisy Skriftlig tentamen

Handledning Laborationer First Class Telefon Handledning kommer att finnas I samband med schemalagda laborationerna I de datorsalarna som schemat anger. Det finns också en FC konferens dit man kan skicka sina frågor Det går också bra att ringa/maila(helst!) och boka handledningstid.

Kurslitteratur och material Steven Alter, Information Systems, 2002 (4th ed.) Övrigt material First Class Inspelade föreläsningar och lektioner: https://dsv.su.se/~distans/Publish/GK-ITO-HT2006 PowerPointSlides – .ppt bilder och .pdf-filer Recorded-Lectures – filer som startar en inspelad föreläsning/lektion mp3-files – enbart ljudfiler

Kurshemsida http://www.dsv.su.se/courses/ito För distansstudenter!

En vanlig dag…

En ovanlig dag? Pizza Place Bank Processen från att beställa till att få sin efterlängtade pizza sker här med IT-stöd. Informationsteknologin stödjer I detta fall beställnings-, leverans- och betalningsprocessen. Om man ska gå in I detalj I varje steg, lösning, aktivitet, process så finns det många aspekter som ska beröras. Olika perspektiv – I vårt fall – det organisatoriska. Förenklat: Vad kan IT-lösningar göra för företaget som levererar pizzor? Vilka verktyg kan användas? Vad ska de göra? Hur ska de användas? Många andra exempel. I boken finns exemplet med företaget Dell som säljer datorer via Internet. På denna kurs ska fokuset ligga på hur verksamheter kan använda sig av IT i sina verksamhetsprocesser. Vilka verktyg och lösaningar finns det? Hur stödjer de verksamheten? Hur ska dessa lösningar utfomras? Alter kallar verksamheter som använder sig av olika teknologier för E-business. Hans definition är:

E-business Alters definition: ”E-business is the practice of performing and coordinating critical business processes such as designing products, obtaining supplies, manufacturing, selling, fulfilling orders, and providing services through the extensive use of computer and communication technologies and computerized data” Hans definition innebär alltså inte bara att sälja något via en hemsida – e-handel, eller enbart Internetanvändning utan att E-business uppstår så snart olika teknologier används för att genomföra de affärsprocesser (business processess) som en verksamhet består av. Och, menar han, att nuförtiden är det i princip omöjligt att inte kategorisera sin verksamhet enligt denna definition då de allra flesta verksamheter använder sig av mer eller mindre utvecklat IT-stöd. Hans perspektiv är väldigt företagsekonomiskt – han talar ofta om vinstdrivande företag, men vårt perspektiv på kursen är mer generellt skulle jag vilja säga och inte nödvändigtvis kopplat till företagsekonomi med betoning på att IT ska hjälpa företaget att göra större vinster där kunden står fokus. Detta är förstås en viktig aspekt men vi vill snarare betona hur informationsteknologi kan stödja verksamheten och dess processer oavsett syfte.

Informationsteknologi - funktioner Fånga data/information Överföra data/information Lagra data/information Hämta data/information Manipulera data/information Presentera data/information vad är då IT? Hur kan man definiera detta? Ett sätt är att beskriva det utifrån dess funktioner Tänk på beskrivningen av hur man kan beställa en Pizza vi Internet och hur informationen hanteras I det fallet. Den IT stöd som används måste fånga informationen som anges av kunden – vad kunden vill ha, leveransuppgifter. Sedan måste dessa uppgifter på något sätt överföras till pizza-restaurangen så att de vet vad som ska levereras och vart. Denna information bör också lagras så att kunden inte behöver fylla I sina adressuppgifter vid senare tillfälle utan det kanske räcker med något sorts kundnr. En annan anledning till att informationen bör lagras är för företaget, de som hanterar den lagda beställningen måste kunna hämta information om beställningen när som helst, speciellt innan produkten är levererad. Om informationen inte sparas förlorar hela iden med elektronisk beställning sitt syfte. Företaget kanske även I framtiden vill gå tillbaka och se hur många kunder de har per dag, vilka geografiska områden som de oftast får besöka, vad är den populäraste pizzan. På så sätt kan informationen användas för att ta strategiska beslut så att företaget kan utvecklas, behålla sina kunder eller bredda sin kundkrets. Så småningom måste en del av datan manipuleras, en kund kanske flyttar och behöver uppdatera sina uppgifter, prissättningen på pizzorna kanske förändras, utbudet. I fallet med pizza-beställningen är en elektronisk betalning en viktig tjänst. Genom att skicka information om summan som ska dras till bankens system kan saldot uppdateras automatisk. Det behöver inte dröja flera dagar innan kunden ser att pengarna har dragits och vet hela tiden hur mycket pengar som finns kvar på kontot. Slutligen är datapresentation också en central funktion som IT erbjuder – presentera pizza-restaurangens utbud mha text och bild, eventuellt presentera en vägbeskrivning för den som levererar pizzan osv.… Det finns oändliga exempel på hur ett IT-stöds olika funktioner tillämpas.

Arbetssystem –> Informationssystem En verksamhet/organisation kan beskrivas i termer av ett arbetssystem Ett arbetssystem består av människor och/eller maskiner som utför olika processer Deltagare i en processer producerar produkter och/eller tjänster (internt eller externt) Om processerna inom arbetssystemet innebär informationshantering kallas systemet för ett Informationssystem Hur kan man koppla på organisationer i sammanhanget? En organisation/verksamhet skulle kunna beskrivas som ett system – ett arbetssystem som består av människor och/eller maskiner. Dessa deltar i de processer vars syfte är att producera produkter och eller tjänster. Ett arbetssystem som använder sig av processer som innebär inhämtning, överföring, lagring, manipulering och presentation av information kallas för ett Informationssystem.

System Ett system är en uppsättning interagerande komponenter som samverkar för att uppnå ett viss syfte Delsystem – ett mindre system som är en del av ett större system. Kan också betraktas som ett eget avgränsat system. Jag ska först gå lite djupare in i vad ett system är. Ett system kan beskrivas som…

Begrepp som beskriver ett system Syfte – varför existerar systemet? Vad ska systemet uppnå? Gränser – definierar vad som tillhör respektive inte tillhör systemet Miljö/omgivning – anger det som är relevant för systemets existens men som befinner sig utanför systemets gränser Input och output – fysiska objekt och information som passerar in och ut ur systemet Syftet är det som anger motiverar systemets existens. Det kan ockås användas för att mäta om systemet uppfyller det den faktiskt förväntas En gränsdefinition beskriver vad som ska betraktas som en del av systemet och vad som är utanför systemet Omgivningen beskriver det som befinner sig utanför själva systemet men som ändå påverkar systemet, exempelvis lagstiftning. För att systemet ska fungera behöver den någon sorts input som systemet på något sätt processar för att skapa en output. Ett exempel är råvaror och order som input hos vårt pizzaproducerande system och en färdig pizza samt leverans som output.

Exempel på ett system (Alter) Systemet/Systemgräns Delsystem

Processer Olika verksamhetsprocesser: produktion, försäljning Skillnad på system och process? - inte alltid så uppenbart - Processer är mer funktionsbetonade - kan gå igenom flera system - visar på hur en viss input processas i ett system och blir output - har en början och ett slut För att ett system – ett arbetssystem ska fungera måste det finnas olika processer som samverkar inom systemet

forts. Processer Kan bestå av en välavgränsad funktion Kan spänna över flera olika funktioner i en verksamhet En och samma process kan också finnas i i olika verksamhetsfunktioner 1 – försäljning och marknadsföring, produktion 2 – skapa en ny produkt 3 – motivera sina anställda, planering

IT-system Ett IT-system är alltså ett system av olika teknologier som samverkar med varandra. IT-system ska stödja arbetssystemet samt processerna i ett arbetssystem IT-systemets funktioner ska stödja verksamhetens funktioner

Sammanfattning IT – olika funktioner för data och informationshantering En verksamhet kan liknas vid ett arbetssystem Ett arbetssystem som hanterar information kan kategoriseras som ett informationssystem Arbetssystemet består av verksamhetsprocesser Ett IT-system ska stödja arbetssystemet och dess processer Om vi tar Pizza-place som ett exemepel så är hela verksamheten ett arbetssystem med dess anställda, olika maskiner som behövs för att producera pizzan samt ge service till kunden tex telefon, datoruppkoppling. I detta arbetssytem finn olika processer, tex orderhantering, pizzabakning samt leverans. För detta används IT-stöd, ett IT-system som består av webbsida, en applikation som kan ta emot ordrar via Internet, en applikation som kan skapa en faktura, kopplingar till bank så att kunden kan betala osv. Notera att IT-stödet förändrar inte kärnan i verksamheten utan stödjer informationshanteringen i verksamhetsprocesser som redan fanns sedan tidigare.

Utveckling ”Miniaturization” – hårdvaran blir mindre därmed mer tillgänglig Snabbhet Portabilitet Uppkoppling (connectivity) Interoperabilitet IT är ju i ständig utveckling och denna utveckling gör att allt fler organisationer kan och ibland måste tillämpa allt fler av de lösningar som erbjuds. Den utvecklingen kan karakteriseras av följande: ”minaturization” – hårdvaran blir allt mindre Snabbhet – överföringen av information sker allt snabbare, manipuleringen, bearbetingen osv Portabilitet – enheter som man kan ha med sig överallt Uppkoppling - det är enkelt att vara ständigt uppkopplad och därmed få åtkomst till enorma mängder data och information Interoperabilitet – olika mjukvaror och hårdvaror kan samverka med varandra trots olika tillverkare eller format. Allt fler standarder som gör att man kan komma åt filer, data m m oavsett vilken teknik som används

Andra aspekter av IT i Organisationer IT-rätt IT-säkerhet Hårdvara och mjukvara Hur ska information lagras