En professionell serviceinriktad stödverksamhet för LU Marianne Granfelt

Need clarity for aspiration – world class not national university Lunds universitet ska tillhöra de absolut främsta bland Europas universitet Need clarity for aspiration – world class not national university Verksamhet 2009: ca 6 miljarder SEK ca 1/3 utbildning och 2/3 forskning Sveriges starkaste forskningsuniversitet Utbildning – Forskning - Innovation

Vi gör det möjligt tillsammans! VISION - VÄRDEGRUND Vi gör det möjligt tillsammans! Administrationen gör det möjligt för universitetet att nå målet högsta kvalitet i utbildning och forskning Samverkande Utvecklande Professionella Engagerade Återkoppling till förnyad adm

Administrativ utveckling BEHOV Administrativa processer KRAV Ändamålsenligt stöd Effektiv stödverksamhet Administrativa stödsystem Återkoppling till förnyad adm – modell för processutveckling, BEHOV; BEHOV, BEHOV + övergång till hur vi ser på administrativ utveckling

Administrativ utveckling Dialog om krav och behov Prioriteringar (begränsade resurser) Arbeta med helheten Samverkan och samordning Viktigt i administrativ utveckling

Hur arbetar vi idag med detta: Processutveckling Diskussion med processens mottagare, behov, mål osv Kartläggning av dagsläge Problem och möjligheter Förslag till hur processen bör se ut Förslag till hur processen ska förvaltas Processägare/processledare Nätverk för ständiga förbättringar Arbete sker i samverkan med personal från institutioner, områden och gemensam förvaltning Återkoppling till Förnyad adm

Processer Verktyg/stödsystem Personalområdet Processer Verktyg/stödsystem Strategi Introduktion Medicinska hälsokontroller Blanketter/skyddsronder Rekrytering TA Elektronisk rekrytering Personalstatistik KUBEN PRIMULA Bisysslor exempel Anställningar Lön, ersättningar PRIMULA

Effekter Personalområdet Ökad dialog mellan de som arbetar i processerna Många förbättringsförslag Prioriterade åtgärder – implementering Samordna åtgärder i cykliskt tänkt t ex genom skyddsronder t ex medicinsk kontroll Förenklad och effektiviserad hantering genom att öppna system mot slutanvändare (tex omkontering i Primula) Mer gemensamma rutiner – upplevs mindre splittrat (t ex introduktion)

Alla ekonomiprocesser Att ekonomiskt planera - BUDGETERA Ekonomiområdet Processer Verktyg/stödsystem Alla ekonomiprocesser KUBEN ORFI Inköp Att ekonomiskt planera - BUDGETERA NYTT BUDGETSYSTEM En konkurrensfråga – att ge god verksamhetsnytta men till ett lägre pris

Processer Verktyg/stödsystem Utbildningsområdet Processer Verktyg/stödsystem Studentrekrytering Stöd till studenter Studentportaler Integrerad studentdesk Webb (sv/eng) In-och utresande studenter Interbas Stöd till lärare, utb adm Utbildningsplanering Information Statisitkutdrag LUBAS - kursplaner Studentportaler Stöd med översättning KUBEN Utvärdera utbildningar VETA

Effekter Utbildningsområdet Samordnad mässhantering Förbättrat översättningsstöd Bättre information till studenter genom portaler och webb Mer likartade rutiner genom diskussioner i nätverk Lärande genom best practises Enklare för studenter att nå LU – genom integrerad desk Förenklad administration genom studentportaler

Biblioteksverksamhet Processer Verktyg/stödsystem Förvärv ELIN SAGA Cirkulation LIBRIS Fjärrlån

Lägesrapport pågående projekt/utveckling Erfarenheter Få bättre dialog om behov och krav Bli bättre på att mäta administration Volymer, hantering Kvalitet Processeffektivitet Mottagarnas nöjdhet Bli bättre på att kunna göra besparing

Lägesrapport pågående projekt/utveckling Vår omvärld Danmark, Norge och Finland arbetar med samordning inom hela eller delar av statsförvaltningen Shared services inom lönehantering, ekonomihantering, IT och Service Sverige Samverkan inom myndigheter t ex polisen, försäkringskassan…. Försöksverksamhet med samverkan inom hela staten – frivilligt Universitet och högskolor långt efter i detta effektiviseringstänk Arbete har gjorts/pågår inom Lulteå tekniska högskola, Umeå, Örebro och nu även Göteborgs universitet

Lägesrapport pågående projekt/utveckling Kommande arbete Fortsatt samverkan och samordning för en ändamålsenlig stödverksamhet för att möjliggöra besparingar för att möjliggöra att vi kan hantera nya uppgifter/framtida behov och krav

Dialog om krav och behov Dialog med ledning på olika nivåer Prefektmöten Enkät?

Mätning Sammanställa volymtal odyl för att visa på vår produktion – görs nu i gemensam förvaltning Mäta i processer – görs i pågående processarbeten och måste fortsätta i förvaltning av processerna – ett exempel löneprocessen. OBS mäta det som är viktigt i förhållande till processens mål. RÄTT LÖN – RÄTT PERSON – RÄTT TID Mäter bla antal felaktiga underlag, antal utbetalningar som kommer tillbaka …. Mottagarnas nöjdhet t ex genom enkät (SLU) Kvalitet – processmått + åtgärd förbättrar kvalitet i hantering Mottagarnas återkoppling + åtgärd förbättrar kvaliteten

Bli mer effektiva – möjliggöra besparing Se till helhet i processer Identifiera problem/möjligheter Förbättra systemstöd Ta bort spillaktiviteter Ensa rutiner Samverka Nätverk för ständiga förbättringar Tydligt processägarskap – vem man kan vända sig till Samordna Rutiner Organisation

Lunds universitet: En samordnad professionell administration DP 6 FRONESIS Öka samordning för att: Bibehållen/ökad verksamhetsnytta Möjliggöra effektivisering och besparing Genomföra besparing på ett för verksamheten klokt sätt

Öka verksamhetsnytta Samordna för att: Förenkla beslut/organisation Mer synkad stödverksamhet som servar helheten Underlättar tvärgående samarbeten Minska byråkrati/att ärenden studsar på många ställen Verksamheten bestämmer servicenivå/dimensionering En stödverksamhet med ett gemensamt mål

Möjliggöra effektivisering och besparing Varför arbeta mot ökad samordning Spara MINST 30 mnkr genom att Hitta stordriftsfördelar och implementera dem Implementera fler gemensamma rutiner Utveckla våra stödsystem så att de bättre stödjer arbetssätten Underlätta helhetssyn - processförståelse

En samordnad professionell administration DP 6 FRONESIS Inledande diskussioner om förslag till samordning/besparing Förankring Dekaner, prefekter, adm. chefer Utarbeta förslag Nov/Dec 2010 Jan 2011 Feb 2011 Remiss Förankring Dekaner, prefekter, adm. chefer Justera förslag Justera förslag Mars-Maj 2011 Juni Juni-Sep Sept Beslut Okt 2011 Implementera beslutade åtgärder (Okt 2011 – 2012)

En samordnad professionell administration DP 6 FRONESIS Projektledare: Marianne Granfelt Bitr Projektledare: Per-Göran Nilsson och Sofie Magnusson Styrgrupp: Dekanråd Referensgrupp: UFLG Interna rådgivare: Sanimir Resic, Susanne Iwarsson