Schemaläggnings- och bokningssystem för Linnéuniversitetet HT12 Ola Flygt

Bakgrund Idag använder Lnu TE Global + TE Lokal + kringsystem för schemaläggning och lokalbokning Det systemet är under avveckling från leverantörens sida varför vi måste byta Det har dessutom kommit en del synpunkter från organisationen på hur TE fungerar idag

TimeEdit Systemöversikt

TimeEdit Samverkan med andra system

TE på Lnu idag Global ca 125 användare (inte alla aktiva) Lokal ca 5 aktiva användare WebReservations används av både studenter och personal på många institutioner Bokning sker i Global av egna lokaler och i Lokal av gemensamma lokaler Kringsystemen visas av ytterligare andra personer

Problem 1 Lärare vill ha direkt kontroll över sitt schema men Global är för komplicerad för att fungera bra. Lägga upp schemat Skapa schemakommentarer Ta bort poster som inte behövs längre

Problem 2 Beställningsprocessen Vilka lokaler måste beställas? Se till att inte missa nekade bokningar

Problem 3 Ett för stelbent system för WR Man skulle vilja ha mer flexibilitet i vilka bokningsperioder som finns, hur man lägger regler på olika typer av objekt mm

Problem 4 En rad småsaker som vi har rapporterat, men där svaret har varit att det inte går att lösa i dagens version. Tyvärr har ganska få lösts efterhand. Ex: Dölja vissa objekt i scheman Status på schemaposter är inte tillräckliga, det går t.ex. inte begära preliminära poster Koppling till externa kalendrar Enkel visning på webben av data i TE, t.ex. alla kurstillfällen med dess metadata Bredd på objektkolumnen i Global

Interna problem Vissa inst. Vill bara boka lokaler, men då blir det inga fullständiga scheman Anmälningskoder Kurs-/programstart måste märkas upp Debiteringar kräver att bokningar förts över till TE Lokal Man glömmer begära eller kontrollera nekade bokningar

Projektet framöver Styrgrupp, projektgrupp och referensgrupp är Under hösten ska vi välja system och diskutera hur det ska användas VT12 sker installation, konfiguration och utbildning Mot slutet av VT12 ska scheman för HT12 kunna börja läggas in HT12 är ett nytt system i full drift.

Frågor Idag har vi en blandning mellan institutionsägda lokaler och centrala lokaler. För- och nackdelar? Fungerar ombokningar tillräckligt smidigt? Idag kan lärare och/eller studenter själva boka vissa rum. Fungerar detta? Ställer det till med problem eller borde tjänsten utökas? Hur lång tid framöver ska i så fall lärare resp. student kunna boka? Hur många timmar ska en lärare resp. student kunna boka in? Bör schemaläggare kunna boka in även andra institutioners resurser, såsom lokaler, personal etc.?

Frågor forts. Vem ska sköta schemaläggningen? Institutionsbundna schemaläggare/programansvariga/lärare/centralbokning? Ska lärare kunna mata in sina egna scheman och lokaler påföras i efterhand? Redigera kommentarer i efterhand? Vilka tidsintervall/bokningspass bör gälla? Idag 8.00-10.00, 10.15-12.00, 9.15-12.00 etc Tidsintervall (idag 15-minuters)?

Frågor forts. Hur ska man hantera konferensrum och ev. behov av tekniker? (centrala lokaler och institutionsägda) Hur ska bibliotekets grupprum hanteras? Kan de även ingå i undervisning? Sändningsstudios, hur ska dessa bokas och utav vem? Hur ska vi hantera debitering? Faktureringsunderlag, statistik och rapporter? Grupper, regler för namnsättning?

Frågor forts. Koppling till Mitt Lnu? Kopplingar till andra program? Schemalägga individer? Boka utrustning: Personal/Student Information om lokalen (karta, bild, data)?