Konferens och evenemang Affärskommunikation Konferens och evenemang

Affärskommunikation Vi måste kunna formulera oss i olika sammanhang De texter vi skriver i arbetet ska ha ett budskap och användas av någon Därför måste man tänka igenom vem som ska läsa texten redan innan man börjar skriva en text Texten i ett dokument ska vara så disponerad att den underlättar för läsaren att hitta Ett bra sätt är att följa svensk standard (SIS) för handelsdokument Genom att följa standard underlättar du ditt eget arbete

Handelsdokument Anbudsbegäran (Inquiry, Invitation for offer) K → S Köparen begär i förfrågningen upplysningar han är intresserad av Man bör ange var man fått upplysningar om säljaren

Handelsdokument Offert – anbud (Offer) S → K En offert ska innehålla allt en köpare behöver veta för att kunna göra ett bra val inför sitt köp Det är viktigt att ange vilka villkor som gäller för affären I offerten ska man noga ange när man senast vill ha ett svar för att villkoren ska gälla Offerten är bindande för säljaren, men han kan tidsbegränsa den

Handelsdokument Beställning – order (Order) K → S Köparen accepterar att köpa genom beställningen Beställningen är i stort sett en kopia av offertens faktadel

Handelsdokument Motbud – motoffert (Counter offer) K → S Köparen kan, om han inte är nöjd med pris, villkor etc i anbudet, genom motbud föreslå ändringar Motbudet kan vara uppställt precis som ett anbudeller formuleras i löpande text

Handelsdokument Beställningserkännande (Order acknowledgment) S → K Säljaren erkänner att han har fått och kommer att utföra beställningen Beställningserkännande förekommer: Om det är lång tid mellan beställning och leverans Om köparen beställt utan föregående anbud Om köparen sänt motbud Om kutymen inom branschen föreskriver det

Handelsdokument Beställningsbekräftelse (Order confirmation) K → S Om köparen har lämnat ett inte juridisk bindande beställningsdokument

Handelsdokument Försändningsavi – leveransavi (Advice of dispatch) S → K Avin är ett meddelande om att varorna sänts till köparen Den förekommer ofta vid stora varumängder så att köparen får tid att skaffa lagerutrymme Försändningsavin ska innehålla: Datum när godset avsändes Transportmedel Vilken vara det gäller När varan beräknas anlända

Handelsdokument Faktura (Invoice) S → K En faktura är en anmodan att betala för något inom en viss tid Därför är det viktigt att alla faktauppgifter som behövs för en korrekt betalning finns med Extra viktigt är att betalningsvillkoren som är avtalade med kunden stämmer mot fakturan

Handelsdokument Följesedel (Delivery note) S → K Följesedel bipackas varorna och är förteckning på de varor som levererats

Handelsdokument Reklamation (Complaint) K → S Köparen meddelar att han är missnöjd med en leverans, ett villkor etc Reklamationen kan byggas upp enligt ”trestegsmetoden”: Erkänn att varorna anlänt Beskriv felen Gör förslag till uppgörelse

Handelsdokument Reklamationssvar (Reply to complaint) S → K Säljaren ger i reklamationssvaret sin syn på reklamationen Alla reklamationer måste naturligtvis inte godtas Ofta kan det emellertid vara en avvägningsfråga hur långt man ska tillmötesgå en begäran i en reklamation Faktorer som lång affärsförbindelse och hopp om framtida affärer kan spela roll

Handelsdokument Betalningspåminnelse – kravbrev (Reminder) S → K Om köparen inte betalar i tid, sänder säljaren en uppmaning till honom att betala Betalningspåminnelsen bör innehålla: Fakturanummer Fakturadatum Belopp