Servicecenterutredningen Charlotte Johansson Ahlström
Ett myndighetsgemensamt servicecenter som: Erbjuder tjänster inom ekonomi och personaladministration samt systemstöd för e-beställningar Är en egen myndighet med styrelse Är avgiftsfinansierad Är ägarstyrd med effektivitetskrav Är kundfokuserad Separerar kund/kundmöte och produktion. Har sin produktion i Gävle och Östersund Erbjuder standardiserad bastjänster och tilläggstjänster samt specialtjänster
Initialt bastjänstutbud - ex löneadministration är en bastjänst. Personaladministrativa tjänster löneadministration rese- och utläggsadministration beslutsskrivning tjänstepensionsadministration tidredovisning (ej lönepåverkande) Ekonomiadministrativa tjänster kundfakturering och kundreskontra leverantörsfakturahantering anläggningsredovisning löpande redovisning och bokslut tidredovisning Kundmyndighet kan köpa en bastjänst t ex löneadministration Tjänsterna är indelade i: Bastjänst Tilläggstjänst Specialtjänst
Stöd för e-beställningar Statligt samordnade upphandlingar/ ramavtal Myndighetsspecifika upphandlingar/ ramavtal Möjliggöra elektroniska beställningar (som inte kräver förnyad konkurrens-utsättning) Leverantörs-anslutning till elektroniskt stöd Integrerad helhetslösning med ekonomisystem i servicecentret. e-beställning och fakturahantering inom servicecentret, med filöverföring till kundmyndighetens ekonomisystem. Separat e-beställningslösning inom servicecentret utan integration mot ekonomisystem. Traditionell fakturahantering i kundens ekonomisystem Enbart leverantörsintegration/katalogtjänst i servicecentret. Övrig hantering i kundmyndighetens regi. Stöd för e-beställningar - en preliminär indelning av tjänst Inget krav på annan anslutning Bör täcka alla myndigheters behov för anslutning 2012/2013
Tjänster i nästa fas? Genomförandestöd vid myndighetsspecifika upphandlingar E-arkiv och e-diarium Fortsatt utveckling av personaladministration Kontorsstöd IT-stöd E-legitimationer Skapa kvalitet i EA/PA och e-beställ innan vidgning av tjänsteerbjudande. Statligt samordnade upphandlingar/ ramavtal Myndighetsspecifika upphandlingar/ ramavtal Möjliggöra elektroniska beställningar (som inte kräver förnyad konkurrens-utsättning) Leverantörs-anslutning till elektroniskt stöd
Varför en ny myndighet? Servicecentrets verksamhet renodlas Ökad möjlighet till en tydlig och långsiktigt hållbar styrning av verksamheten förbättras Stödverksamhet blir kärnverksamhet Gör arbetsplatsen mer attraktiv Kundernas förtroende för servicecentrets stärks, Ökad transparens i kostnadsbasen och servicecentrets verksamhet Kundorientering kommer i första hand för servicecentret. Gemensam utförarmyndighet som kan användas som stöd/bas också vid andra myndighetsgemensamma initiativ utan målkonflikt
Successiv anslutning av kundmyndigheter Från 1 januari 2012 – totalt 8-10 myndigheter Skatteverket, Kronofogdemyndigheten och Lantmäteriet Fem till sju nya kundmyndigheter (inklusive Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten) för anslutning under 2012. De nya ansluts dock inte in förrän kundgränssnitt är på plats Frivillig anslutning till Servicecentret Myndigheter som inte vill ansluta sig måste visa att den aktuella verksamheten sköts minst lika effektivt i egen regi eller på annat sätt Servicecentrets omfattning 2012–2014 År Antal nya myndigheter Antal myndigheter totalt 2012 5–7 8–10 2013 13–17 2014 21–27
Kundservice Enhetlig samverkansmodell En strukturerad process för överenskommelse och anslutning med stöd av anslutningteam Överenskommelsen ska spegla både servicecentrets och kundmyndighetens förväntningar och krav på samarbetet vidare ange tjänstebeskrivningar, tjänstenivåer, prissättning och övriga villkor för leveransen
Kundservice via en väg in Separera kund och produktion ger ökad specialisering, ökad effektivitet och professionell kundkontakt. Ingången till servicecentrets kundservice ska vara enkel, tydlig och gemensam för kundmyndigheterna via kundtjänst och kundwebb
Tydliga gränssnitt och ansvarsfördelning Tydliga gränssnitt och klar ansvarsfördelning fastställs i överenskommelser en klar ansvarsfördelning detaljera ansvarsfördelningen i berörda processer samt hur de ska mätas (SLA) vilken information som servicecentret ska hantera hur servicecentret skall utföra tex kontrollplaner för ISK hur behandlingen av personuppgifter ska ske kundmyndigheternas tillgång till de handlingar som arkiveras checklista för anslutning Kundmyndigheten har allt ansvar för t ex bokslut ansvarar fortsättningsvis för sin verksamhet går från en utförarroll till en mer strategisk roll interna styrning och kontroll kommer att omfatta verksamhet som utförs av servicecentret på kundmyndigheternas uppdrag.
IT-modellen Produktionssystem Under en övergångsperiod kunna koppla upp sig mot kundmyndighetens befintliga system om det bedöms lämpligt. På sikt ska dock kundmyndigheterna hanteras i servicecentrets egna enhetliga system. Servicecentret ska inte ha drift och förvaltning av IT i egen regi. För att etablera IT-modellen kommer upphandling alternativt avrop av systemstöd att krävas för interna system, produktionssystem och kundrelaterade system
Genomförande i tre faser Uppstart (2011) Stabilisering (2012) Expansion och kontinuerlig utveckling (2013 och framåt)
Några aktiviteter i fas 1 Ta fram instruktion och regleringsbrev för servicecentret och hantera praktikaliteter (såsom lokaler) i samband med att en ny myndighet etableras. Rekrytera och utse ledning för servicecentret. Fastställa servicecentrets organisation, roller, gränssnitt och ansvar i detalj. En arbetsordning måste tas fram. Planera och säkerställa övergång av verksamhet från Skatteverket och Försäkringskassan. Säkra och anpassa produktionsprocesser och gränssnitt utifrån det tjänsteutbud som föreslås samt hur dessa gränssnitt skall mätas. Detaljera överenskommelse- och anslutningsprocessen. Träffa överenskommelser med de kundmyndigheter som ska anslutas under 2012. Ta fram en plan för kundanslutning för de kommande åren. Ta fram en verksamhetsplan och budget för första verksamhetsåret. Förbereda samt införa delar av funktion för kundservice. Påbörja upphandling och implementering av IT-stöd (stöd för egna behov, kundservice och produktion). Planering, kommunikation, införande och uppföljning av uppstartsfasen.
Status just nu
Kontakta oss: servicecenterutredningen@social.ministry.se Charlotte Johansson Ahlström 0722-117282 Björn Hammarstedt 0727-266646