”Svenska ämnesord” Skapandet av ett nationellt ämnesordssystem ”Swedish Subject Headings” - The making of a national subject heading language This part of the presentation will give you a short description of the making of the Swedish Subject Headings. Written by Magdalena Svanberg, librarian and project leader at the Royal Library – BUS. Pia Leth Kungl biblioteket - BUS 28 november 2003

Vad är ”Svenska ämnesord”? Allmänt nationellt ämnesordssystem inklusive riktlinjer och regler Auktoritetsfiler i Libris katalogiseringsklient Databas fritt tillgänglig MARC 21 kod: sao What is “Swedish Subject Headings”? Sweden has for the very first time a general national subject heading language used by a large number of libraries. It is available as an authority file in the LIBRIS cataloguing module It is also available as a separate database which is freely available on the Internet. Source code in MARC 21: ”sao”. SAO is also the short form we often use. 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Example: LIBRIS Cataloguing Example from LIBRIS cataloguing module Excerpt from the subject heading index looking for the term ”Teateraffischer”. The term is authorized. The authority record contains: The term in its authorized form (MARC 150) A proposed (recommended) classification code according to the SAB system (MARC 094, will be changed to 065) A ”see also reference” from a broader term (MARC 550) A mapping to the equivalent term in Library of Congress Subject Headings (not all terms are mapped to LCSH but we are working on it) A bibliographic record with the term in the authority controlled field 650. 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Example: www.amnesord.kb.se Example from the Database at www.amnesord.kb.se Excerpt from index Description of the term Teateraffischer: data converted from the LIBRIS authority record 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Mer om ”Svenska ämnesord” Kontinuerligt underhåll och uppdatering av BUS Möjlighet att föreslå nya ord eller ändringar Används också av söktjänster och ämnesportaler More about SAO Maintenance and further development of the system takes place at the Section for Bibliographic Development and Co-ordination. The database is updated with new terms every week. It is possible for anyone to suggest new terms Not only libraries, but also some subject gateways and search engines use terms from SAO 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Svenska ämnesord och ämnesorden i Libris Databasen Svenska ämnesord och ämnesorden i Libris bibliografiska databas fyller olika funktioner Databasen Svenska ämnesord ger möjlighet till navigering och överblick Ger användarna idéer om sökningar som de inte själva skulle kunna komma på 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Pia Leth, BUS Kungl biblioteket Ämnesorden i Libris Ger stöd för att konstruera ämnesorden på rätt sätt Till exempel vilka underavdelningar som får användas tillsammans med olika ämnesord Gör att sökning på ämnesord har bra kvalitet och utformas konsekvent 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Ämnesord på svenska forskningsbibliotek - kort tillbakablick Stort intresse för ämnesord inom biblioteken Men ingen nationell samordning Inga riktlinjer för hur man skulle göra Betraktades som varje biblioteks ensak Skillnaderna mellan biblioteken och deras respektive låntagare betonades A brief flashback is in order to illustrate the path that finally led to the subject heading language called ”Swedish Subject Headings”. The situation towards the end of the 1990’s can be summarised as follows: Libraries indicated a major interest in subject indexing But there was no national subject heading language as such and libraries often referred to the printed alphabetical index of the Swedish classification scheme (the SAB system). On the whole there were no guidelines available on subject indexing Subject headings were considered to be of local interest only. They were registered in fields specific for each library in LIBRIS and each library did it their own way. The differences between various libraries and their respective users were often emphasised. 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Pia Leth, BUS Kungl biblioteket Ämnesord på KB Från 1920-talet: ämnesord på alla publikationer Från 1950-talet: ämnesord på utländska publikationer 1960-talet - 1980-talet: tynade intresse Från 1980-talet: ämnesord mest på svenska publikationer 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Pia Leth, BUS Kungl biblioteket Ämnesord på KB forts KB har alltid haft ämnesordskatalog Samma principer som vi arbetar med idag Datoriseringen ledde till att börja med till minskat intresse för kontrollerade ämnesord Fritextsökning gällde 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Pia Leth, BUS Kungl biblioteket Ämnesord på KB forts Byggde på enskilda katalogisatörers engagemang Klassifikationssystemet SAB genererade rubrikerna i klartext i Libris sedan början av 1990-talet (Kc = Historia Sverige) Klassifikationen skulle se ut som ämnesord Stor oreda - skapade en ohållbar situation 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Pia Leth, BUS Kungl biblioteket Kontakter med IFLA IFLA avgörande för att få till stånd projektet Tillgång till andra länders kataloger där vi kunde se hur sökningar på ämnesord fungerade och hur bra det var! 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Steg 1: en databas över ämnesord Extra pengar gjorde det möjligt att först skapa en databas över ämnesord Databasens ämnesord hämtades dels ur indexet till det svenska klassifikationssystemet, SAB, dels från de ämnesord KB använt under senare år 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Steg 2: ”LCSH-projektet” initieras på BUS år 2000-2001 Syfte: att höja kvaliteten på ämnessökningarna i Libris Underlätta och stödja nationellt och internationellt samarbete För att på så sätt rationalisera arbetet Målet: att ge användarna bättre sökresultat It was decided in 2000, by the Department of Bibliographic Development and Co-ordination, to initiate a subject headings project designated the LCSH project. The name of the project came to be from a desire to create an internationally adapted system and that the most widespread system of them all is that of the Library of Congress Subject Headings (LCSH). The LC Subject Headings has been the foundation on which a number of countries have built their subject heading systems. The aim of the project was to: Raise the quality rating of LIBRIS subject headings Facilitate and endorse national and international co-operation Thereby rationalise methods of work With the ultimate goal to provide users with improved search results 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Pia Leth, BUS Kungl biblioteket Vägledande principer Varje bok (resurs) skulle indexeras bara en gång av ett bibliotek Redan existerande ämnesord på utländska katalogposter skulle översättas (för att detta skulle vara möjligt måste ämnesordssystemet vara anpassat till internationell standard) The guiding principles when assigning subject headings were to be: That each resource would only be indexed once and by one library only. This should be done in accordance to a common system in order for other libraries to reap the benefits from the subject indexing without having to repeat the procedure. Most foreign resources are previously indexed. These subject headings can be translated if the available subject heading language is adapted to international standards. 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Förutsättningar för att projektet skulle lyckas Nytt Libris (Marc21) med auktoritetskontroll och möjlighet att göra globala ändringar Databasen Svenska ämnesord Bibliotek som insett värdet och fördelarna med samarbete There were a number of prerequisites enabling the conveyance of this project to a successful result: New LIBRIS with technical enhancements such as authority files and possibilities to make global changes. New LIBRIS also has common subject headings fields, which is to be compared to the previous situation where each library had specific fields. Swedish Subject Headings database has been freely available on the Internet since 1999. The origin of the database is the alphabetical index of Swedish SAB classification scheme, complemented with added new subject headings and a number of revisions to existing headings, created by BUS. Finally the most important prerequisite was the library community realising the value and benefits to be derived from co-operation. And the realisation that the similarities among them were greater than the differences. In many respects they have the same users. 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Pia Leth, BUS Kungl biblioteket Hur gick vi tillväga? Utgångspunkt: databasen Svenska ämnesord Samarbete mellan tre bibliotek Överensstämmelse med internationella principer (IFLA och LCSH) Mappning av Svenska ämnesord mot LCSH Utbildning och föreläsningar So how did we do it?  Starting point: the Swedish Subject Headings database. The project was a collaborative effort between three libraries: the Royal Library, Stockholm University Library and Uppsala University Library. A fourth library, Göteborgs University Library joined the line-up as observers. With regard to guidelines on how to index and to construct subject headings we aligned ourselves to international principles instigated by IFLA and to which the LC Subject Headings adhere. Certain adaptations and simplifications have been made. Mapping of SAO (Swedish Subject Headings) to the LCSH was initiated in order to facilitate the translation of foreign subject headings and searches carried out in international databases. Lois Mai Chan, internationally renowned expert on subject indexing, held seminars for circa 40 participants and gave lectures to circa 170 librarians on two occasions with a six-month intermission to enable practical exercises. The Department of Bibliographic Development and Co-ordination have since continued giving seminars and lectures about Swedish Subject Headings. 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Föreläsningar och utbildning med Lois Mai Chan Under två tillfällen 2001 bjöds Lois Mai Chan från USA in för att hålla föreläsningar om Library of Congress Subject Heading Efter det vidtog ett stort arbete för att få till stånd svenska riktlinjer som gjordes tillgängliga på BUS hemsida under 2002 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Pia Leth, BUS Kungl biblioteket Lägesrapport Ca 35 bibliotek och bibliografier i LIBRIS använder Svenska ämnesord I princip har alla de nationalbibliografiska katalogposterna ämnesord enligt Svenska ämnesord Plus ca 40-50 % av de återstående katalogposterna i LIBRIS How are we getting on today? Circa 40 libraries and bibliographies in LIBRIS use SAO. Among these are nearly all Swedish university libraries. In principle, all national bibliographic records are assigned SAO. SAO is used in about 30-40 % of the remaining records in LIBRIS. Another 25 % of LIBRIS records are assigned subject headings from other subject heading languages with MARC 21 codes e.g. MeSH, agrovoc. Approximately 500 professionals at 70 libraries have participated in seminars and lectures. On the whole the quality of subject indexing is satisfactory. And getting better and better ... 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Pia Leth, BUS Kungl biblioteket Lägesrapport forts Ungefär 25 % får ämnesord enligt andra system såsom MeSH och Agrovoc. 800 bibliotekarier vid 90 bibliotek har deltagit i utbildning Kvaliteten är överlag bra och blir bättre och bättre ... 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Pia Leth, BUS Kungl biblioteket Framtidsplaner Webbaserade lösningar för auktoritetsfiler för namn Underlätta ämnesindexeringen med bättre verktyg för auktoritetskontroll Fortsatt utbildning Stödja samarbetsprojekt mellan biblioteken Få ännu fler bibliotek och söktjänster att använda Svenska ämnesord Marknadsföra Svenska ämnesord mer, bland annat ge ut en skrift Följa den internationella utvecklingen Image 30: Continuing strategies To round things off I will give a few pointers as to what we intend to do and strategies we aim to apply in order to reach our goals. We are looking for web based solutions for authority files. The intention of which is to make them accessible to the general public. Accelerate the efforts of subject indexing and authority control with improved web related tools. To provide further seminars and lectures aimed at libraries and cataloguers that have an interest in taking part. The Swedish Subject Headings group has been active since last year and the group for personal names is set to do the same in April and March. Hopefully this will extend into the autumn with the addition of corporate names. An increased collaborative undertaking between libraries is essential for continued growth of authority control. It is also important to motivate more libraries and subject gateways to use Swedish Subject Headings. Its still early days, but planning for similar solutions for title authorities is under way and there should be more to report in the matter later this year (?). Continued and expanded collaborative endeavours within the ALM project. To carry on observing and taking part in international developments 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Läget internationellt Många länder har ämnesordssystem Många bygger på internationell standard IFLA har utarbetat vägledande principer LCSH har en samordande roll Många länder mappar sina ord mot LCSH 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Vad händer internationellt? Flera projekt pågår för att underlätta för användare att söka på olika språk Till exempel: MACS (Multilingual Access to Subjects) mappning mellan engelska, franska och tyska mellan tre system där inget av dem är överordnat de andra 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Pia Leth, BUS Kungl biblioteket FAST-projektet En förenklad form av LCSH tänkt för webbresurser Lättare att använda och förstå Man har skapat auktoritetsposter av huvudord plus underindelningar för att underlätta för dem som ska indexera 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket

Pia Leth, BUS Kungl biblioteket Framtiden Hur ser förhållandet mellan ämnesordssystem och klassifikationssystem ut Automatindexering av webbresurser utifrån klassifikationssystem och ämnesordssystem 2003-11-28 Pia Leth, BUS Kungl biblioteket