Arkivet och den nya redovisningen Andreas Ljung Arkivchef Premiepensionsmyndigheten (PPM) Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Svårt koppla handlingar till schemat… Typ: x Riktning: y Process: z Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

…och det abstrakta och fysiska blandas ihop Objektet ”serie” (SS 628010) är både fysiskt och abstrakt… Följd av handlingar som ”hör samman avseende ämne, funktion eller motsvarande” eller Följd av (fysiska) volymer med databärare …men det fysiska har företräde handlingar som hör samman abstrakt men inte fysiskt registreras vanligen inte samlat Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

OSEK-betänkandet (SOU 2002:97) Förslag till ny lag om hantering av allmänna handlingar Ersätter arkivlagen och 15 kap. sekretesslagen God offentlighetsstruktur Bl.a. krav på att handlingar i ärenden/processer hålls ihop och kan presenteras samlat Beskrivning av allmänna handlingar Ersätter arkivbeskrivning och beskrivning av upptagningar för automatisk behandling enligt SekrL Register över handlingsslag Ersätter arkivförteckning Handlingsslag: ”Handlingar som genom sin anknytning till viss typ av process, objekt eller funktion hör samman” Registrering av handlingar (”Diarieföring”) Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Riksarkivets arbete efter OSEK (1) Syftar till nya bestämmelser om arkivredovisning Arkivredovisningen skall (huvudkrav): Ha verksamhetsnära struktur Samordnas med arkivbildarens egna system för registrering och dokumenthantering Kunna användas för IT-system (läs skilja på abstrakt och fysisk redovisning) Inte göras i efterhand Nya föreskrifter träder i kraft 1 januari 2008 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Riksarkivets arbete efter OSEK (2) Arkivredovisningen skall bestå av Beskrivning Registreringsstruktur/Registreringsplan Registrering av handlingsslag Registrering av fysiska enheter Registreringsplanen skall utgå från ett processperspektiv på verksamheten Försöksverksamhet pågår, bl.a. hos PPM Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

PPM är en …. ung myndighet (inte 10 år fyllda) ..... processorienterad myndighet …. digitaliserad myndighet – mer än 95 % av ärendevolymen genererar inga papper till PPM:s arkiv ..... av myndigheterna i RA:s försöksverksamhet …. myndighet som fått dispens från det allmänna arkivschemat Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

PPM:s dispens Omfattning Innehåll Krav på presentation 6 kap. 7 § i RA-FS 1991:1, dvs. huvudavdelningarna i allmänna arkivschemat Hela PPM:s arkiv fr.o.m. 1 juli 1998 Innehåll Sex huvudprocesser/verksamhetsområden Krav på presentation Registreringsplanen skall…. …presenteras i form av en förteckning …kunna presenteras grafiskt Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Hur tänker vi redovisa arkivet? Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Registreringsplanen - struktureringen Trenivåschema baserad på objektet process: Process ≈ en grupp aktiviteter som syftar till samma typ av slutprestation/tjänst, motsvaras av ett handlingsslag Processgrupp ≈ en grupp processer som hör samman med avseende på ändamål/innehåll Processområde ≈ en grupp processgrupper med samband vad gäller ändamål/innehåll (jfr. ”business function”) Tid och resurser sätter gränser för ”flerdimensionalitet” (jfr relationsdatabaser) och djup Exempel: redovisning efter handlingstyper eller uppgiftstyper Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Registreringsplanen (forts.) Hierarkisk analys (”top-down”) Definiera processområden och processgrupper, t.ex. med hjälp av Författningar, regleringsbrev, verksamhetsplaner Processbeskrivningar Organisationsplan, kontoplan, ärendeplan Identifiera processer och delprocesser Iterera Sekventiell analys Identifiera aktiviteter i processerna och tillhörande handlingstyper/handlingsgrupper Kontrollera mot dokumenthanteringsplanen Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

PPM:s processområden Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Ett processområde Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Reflexioner Att tänka på (1): Processer som överlappar/ingår i andra processer Exempel: uppgifter till process x i diariet + diarieföring + hantering av diarieförda handlingar + diarieföringssystemet som del av systemförvaltningen Befintliga processbeskrivningar motsvarar inte sällan delprocess eller flera processer i planen Att tänka på (2): Behov av överskådlighet vs. behov av detaljrikedom Hur hantera behov av övergripande kategorier och restkategorier? (Exempel: ”X-Allmänt”, ”Övriga x”) Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Registrering av handlingsslag Identitet (i reg.plan) Namn Tidsomfattning Processtyp Processbeskrivning Processgraf (ev.) Innehåll Handlingsgrupper Handlingstyper Uppgiftstyper Systemdokumentation Åtkomst Organisation och/eller registrering Gallring Tillämplig registerförfattning Sekretess Poster i dokumenthanterings-/arkivbildningsplan Anmärkningar Inventariemängder (arbetsnamn för handlingstyper inom ett handlingsslag som hör till samma fysiska grupp av databärare) Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Handlingsslag och fysiska objekt Redovisas i handlings- slagsregistret Inventariemängd Redovisas i ”inventariet” Fysisk enhet/grupp Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Inventariemängder – exempel fondplaceringar Tid Ingående handlings-typer Fysisk enhet/ grupp Anmärkningar/ åtkomstmetod Uppgifter och handlingar från fondplacerings-ärenden i Elwis 2001 – 2006 … Del av S40 Söks normalt via personnummer i K2-Webb Fondplacerings-transaktioner i Pluto 2000 – 2006 Del av S42 Söks normalt via person- eller kontonummer i Pluto Webb Loggar från självbetjä-ningsansökningar 2000 – 2004 S50 Särskild databas (CTI) Blanketter – ansökan om fondval S60 K2-Webb eller - för blanketter från år 2000 – buntnummer-databasen och därefter PARK Blanketter – ansökan om fondbyte S61 - ” - Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Registrering av fysiska enheter/grupper Inventarieuppgifterna är främst ett arkivadministrativt instrument Om varje fysisk enhet/grupp registreras t.ex. ID (ev. helt utan semantik) och namn Ingående inventariemängd(-er) – koppling till handlingsslagsregistret (ev. bara till de inventariemängder som utgör hela fysiska enheter/grupper?) Mediespecifika uppgifter Förvaringsenheter – volym och platsintervall ”Expanderad lista” med uppgifter om respektive förvaringsenhet Exempel: Volym-ID, plats, särskiljande innehåll Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Vad kommer det att stå på etiketterna? PPM:s logga Premiepensionsmyndigheten (i klartext) Handlingsslagets och/eller inventariemängdens namn (t.ex. ”Trycksaker och kampanjmaterial”) Vid behov särskiljande ID/ID-intervall (t.ex. Dnr 02-99 – 02-118, DokID AAD100045 – 1000110) Särskiljande text – t.ex. ”Anbud A-G” Tid (period/datum) ID för fysisk enhet/grupp + löpnummer Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

PPM:s fortsatta arbete Fastställa processgrupper och processer Utveckla inventarieredovisningen Styra efter registreringsplanen Utveckla/anskaffa systemstöd för arkivredovisning Temporärt XML-verktyg (Dokumenthanteringssystem och) E-arkiv Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Internationella inspirationskällor SS-ISO 15489 (se t.ex. del 2, 4.2.2) Standards Australia AS 5090: Work process analysis ISAD (G), ISAD (FA) EAD Moreq, DoD 5015.2, OAIS, Interpares-modellerna BASCS Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

Tack för visat intresse! Min e-postadress: andreas.ljung@ppm.nu PPM:s hemsida: www.ppm.nu Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten