7. Projektbudgeten

Startpunkten • Du kan i princip aldrig få mer pengar än du begärt i din ansökan och • aldrig mer än EUs % av vad projektet faktiskt kostat • Detta betyder att du inte vet hur mycket pengar du kommer att få förrän projektet är slutfört

Startpunkten • I ERUF och ESF finansierade projekt kan man iband förhandla om projektbudgeten • I de Transnationella / Sektorsfonderna är man helt bunden vid den budget som angivits i ansökan

Medfinansierings % bestämmer vad EU betalar • EU:s bidrag kan adrig bli mer än EU:s bidrags % i relation till medfinansieringen d.v.s • Om medfinansieringen minskar • så minskar också EU bidraget

Medfinansieringen är en integrerad del av projektbudgeten / kostnaderna EU:s bidrag Medfinansiering Statsbidrag SMF bidrag Egna resurser

Reducerad medfinansiering leder alltid till en reduktion av EU- bidraget EU:s bidrag Medfinansiering

....så minskar EU- bidraget Budget: Medfinans 50% EU 50% = 100% Verklighet Medfinans 40% ResultatEU 40% Brist 20% = 100%

Och ett exempel till Budget: Medfinans 40% EU 60% = 100% Verklighet Medfinans 30% ResultatEU 45% Brist 25% = 100%

EU projekt • måste ha ett eget konto i er bokföring • Projektets balansräkning innehåller ofta kostnader som inte bokförs hos projektägaren – eller skiljer sig från bokföringen

Börja med att granska och detaljplanera projektbudgeten • Är budgeten realistisk? • Finns det utrymme för alla de kostnader ni faktiskt kommer att ha?

OBS! Att projektet godkännts är inte en kvalitetsstämpel på budgeten. 1. Myndigheten läser ofta inte budgeten särskilt noga 2. Budgeten kan inneålla otillåtna kostnader utan att det syns 3. Budgeten kan vara OK från EU:s synpunkt men helt fel för er

Granska och detaljplanera projektbudgeten • Har OH kostnaderna ber äknats enligt EUs regler? • Är medfinansieringen realistisk? – tillräcklig? – verklig?

Slarva inte med beräkningen av löner x arbetstid • Vem skall göra de olika jobben? • Vad har han eller hon i lön • Hur många dagar / timmar / veckor kommer jobbet att ta? • Vad är hans eller hennes lönebikostnader • Vad är hans eller hennes kontraktsenliga arbetstid

EU regler om personalkostnader Personalkostnader får inte – vara ”charge out rate” – innehålla OH kostnader – Måste vara faktiska lönekostnaden utan extra påslag annat än pension, semesterersättning och arbetsgivaravgift

Kolla att era partners också har gjort en bra budget • Personalkostnader – vad ingår i deras siffror? – -”charge out rate”? – Innehållaer OH kostnader? – Mystiska påslag? • OH kostnader enligt EUs regler? • Medfinansiering – tillräcklig? – verklig?

Saker att tänka på när man detaljplanerar projektbudgeten • Läs noga reglerna om stödberättigade / tillåtna kostnader flera gånger • Är alla kostnader ni kommer att ha bidragsberättigande / tillåtna?

Kom ihåg • att projektledning tar tid • att insamling av data, papper, uppgifter, och arkiv också tar tid och kostar €€ • att styrning och • utvärdering och • spridning och • synliggörande också kostar €€

Man kan planera om projektbudgeten inom den ram som angivits i ansökan • Du kan flytta 10% - 20% (olika regler i olika fonder – läs på!) av en budget post till en annan utan att be om tillstånd

Samarbeta alltid med er ekonomiavdelning Ekonomiavdelning måste också kunna reglerna

TEST • Vad får ingå i personalkostnaden i EU projekt? • Hur mycket kan man fytta från en budgetpost till en annan utan att be om lov? • I vilka fonder kan man (kanske) förhandla om budgeten? • Varför är ett godkännande av projektet inte en garanti att budgeten är OK? • Vilken typ av fonder betalar bidraget i förskott