Få rätt effekt ur projekt Dag Windarp Ateadagen 2006 Välkommen! Få rätt effekt ur projekt Dag Windarp

Agenda – ”Få rätt effekt ur projekt” Vad är projekt och hur brukar de gå Vad är viktigast och vad gör vi åt det? Några råd och frågor… ”Alltför ofta missar projekt sina mål. Det är viktigt att beskriva och analysera projektets effektmål. Effekterna som projektet skall generera är vägledande när beställaren sätter sin ambition/prioritering av produkt, tid och kostnad.”

När väljer du projekt som styrform? Arbetsuppgiften är av tillfällig karaktär med fastlagd start och slutpunkt Arbetsuppgiften kräver beslut och samordning från olika delar av verksamheten Arbetsuppgiften kräver särskild styrning och kvalitetssäkring Behov av att markera arbetsuppgiften som prioriterad/angelägen Tidspressat schema Det krävs kompetenser/personer från olika delar av verksamheten Arbetsuppgiften berör ett känsligt område Graden av komplexitet eller nytänkande i det färdiga resultatet Arbetsuppgiften kräver kontakter/samverkan med externa intressenter. Vi på Atea har tagit till oss ISO standarden ”En unik process bestående av ett antal samordnade och styrda aktiviteter med start och slutdatum, initierad för att uppnå ett mål som uppfyller specifika krav, inklusive begränsningar i tid, kostnader och resurser.” ISO-100006

Projektstyrningens dimensioner Övergripande styrning av projektverksamheten Utförs av Projektkontor, Projektkontroller eller Ledningen Styrningen av ett projekt Utförs av Projektbeställare och Styrgrupp Styrningen inom ett projekt Utförs av Projektledaren

Några av problemen kring IT... Begreppsförvirringen inom IT-området (fortfarande) Tänker/går direkt på tekniken/lösningar – tänker ej Nyttan/Effekter Verklig koppling och styrning saknas mellan (affärs)-verksamhetens mål, visioner, krav och planer och satsningarna inom IT-området. Avsaknad av användbara prioriterade planer Avsaknad av ett ”visionstänkande” och en helhetssyn hos (affärs)verksamhetssidan kring möjligheterna med IT Oklara roller och ansvar kring IT-frågor Bristande beställarkompetens (verksamhetssidan) Brist på resurser, kompetenser och vilja på verksamhetssidan att driva och hantera IT-frågorna Bristande uppföljning av såväl IT-verksamheten som av ”IT-projekten” Avsaknad av ”spelregler” – ”ordning och reda” Bristande dialog mellan tekniksidan och (affärs)verksamhetssidan (speciellt ledningen) samt ett antal till…

??? Hur brukar det gå… Projekt försenas kraftigt Projekt läggs ned Budgeten överskrids Missförstått verksamheten Inte rätt produkt System tas ur drift System används aldrig Verksamheten ändrats Lösningar som ingen använder …

Orsaken till misslyckande av… …systemutvecklingsprojekt Kunderna upplever inte att man får ut det värde av investeringen som utlovats. Priset motsvarar inte värdet av det som levererats. …infrastrukturprojekt Kostnaderna överskrids. Leveranserna sker inte i utlovad tid. …affärssystemprojekt Funktionaliteten i leveransen är inte den utlovade. Källa: Exido International AB, itbarometern

Vad är ett misslyckat projekt? Vad är ett lyckat projekt?

Hur lyckas vi? Ledningens stöd Användare är involverade i projektet Erfaren projektledare Tydliga mål och klarlagda krav Minskad omfattning och bra planering Standardiserad infrastruktur Balans i projeket Fastslagna förutsättningar Kompetenta medarbetare Realistiska förväntningar Små korta iterationer Ägandeskap

Skillnad i tankeprocessen Vad kan du göra för att nå målet att ta bussen, så att du är vid teatern klockan sex? Eller… Hur kan du nå målet att vara vid teatern klockan sex?

Hur det kan gå…

Det perfekta…

Värde i ett projekt Kvalitet/Funktion Kostnad Tid Värdet är förhållande mellan levererad funktion och dess kostnad ”Allt går ut på att skapa ett värde som är högre än kostnaden för att producera detta värde” - Optimera relationen mellan nytta och pris

Varför - Syftet Ett behov skall mötas Ett problem måste lösas En ny idé skall testas

Effektmål Effekten av projekten är viktigast Vad vill man nå… varför startar egentligen projektet? Alla måste vara medvetna om effektmålen Projektet är medlet att nå effektmålen.

Produktmål Tydliga, utmanande och förankrade Mätbara, realistiska och accepterade Hjälper att beskriva projektets effektmål Tidsbundna kontrollstationer på vägen.

Produktmål/Systemmål Effektmål De effekter vi vill uppnå med en satsning – internt/externt Effektmålen styr de produktmål som ska gälla för satsningen Mål för tid och kostnad Den kalendertid och budget/kalkyl som ska gälla för satsningen Produktmål/Systemmål Den produkt/system (satsningen) som ska tas fram (egenskaper, innehåll/funktion, övriga leveranser) Produktmålen styr målen för tid och kostnad Krav på mål: Mätbart Tidsrelaterat Realistiskt

E1. 60% E2. 35% Effektmål: E3. 5% Exempel ”I år skall vi ha en nyårsfest!” E1. Stärka relationerna mellan familjen och gästerna Vi ska bli bjudna på minst två nya fester under kommande året (mäts efter sex månader) Bjuden på minst en gemensam resa (mäts efter sex månader) Minnesvärd för alla på festen Många påpekanden till oss om festen (mäts efter tre månader) Entusiastiska tackkort/telefonsamtal från 90% av gästerna (mäts efter en månad) Omtalad fest Spontana kommentarer från grannarna (mäts efter en månad) Notis i lokaltidningen (mäts efter en månad) 60% E2. 35% Effektmål: E3. 5%

Övergripande produktmål: Exempel P1. Vara något utöver det vanliga Ha några rejäla överraskningar Ha många och annorlunda aktiviteter Ha en annorlunda meny Ge en ny musikalisk dimension P2. P3. P4. P5. Övergripande produktmål:

Övergripande produktmål Exempel Effektmål Övergripande produktmål P1. Vara något utöver det vanliga P2. Ha några rejäla överraskningar P3. Ha många och annorlunda aktiviteter P4. Ha en annorlunda meny P5. Ge en ny musikalisk dimension E1. Stärka relationerna mellan familjen och gästerna E2. Minnesvärd för alla på festen E3. Omtalad fest P1 P2 P3 P4 P5 E1 X E2 E3 ”Effektbidrag”

Några råd… Skapa ett tydligt beslutsunderlag med tydligt effektmål Fokusera på målet, produkten kommer av sig själv Var SMART/förstå när du sätter mål Skapa realistiska förväntningar Skapa tydlig projektorganisation Skapa tydlig rollbeskrivning med ansvar och befogenheter Sätt delmål som gör att projektet går att följa Skapa förankrade regler och normer för projektet Gör en riskanalys och arbeta med den Kommunicera inom projektet Förutsätt att något går fel! ”Luft” i planen och Rapportering

Ateas projektmodell Rego Verksamheten Verksamheten Verksamhetens Beslutsunderlag BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 Idé, Strategi, Planer, Möjligheter Effektanalys Projektanalys Specifikation Genom- förande Projektavslut Uppföljning effekter Löpande,planering och uppföljning samt kvalitetssäkring Löpande planering och uppföljning Kvalitetssäkring Projektkontraktet Förvaltning BP = Beslutspunkt En beslutspunkt innebär alltid en valsituation: "Fortsätta", "Backa för komplettering" eller "Avbryta och lägga ned". Projektet

Till slut… Planera för att få ”effekt i projektet” Analysera behoven En gemensam målbild tidigt i projektprocessen – innan tid och pengar dragit iväg! Förankra hos viktiga nyckelpersoner redan från start av projektet! En trygghet är ett genomarbetat beslutsunderlag som ligger till grund för projektet (speciellt med tanke på effektmålen)! Atea har en synsätt på projekt och stark styrmodell som vi gärna berättar vidare om för att hjälpa till att få effekt i projekt.

Vill du veta mer? dag.windarp@atea.com, 08-477 4959 Tack! Vill du veta mer? dag.windarp@atea.com, 08-477 4959 Kontakter i Malmö/Lund: magnus.jonsson@atea.com, 046-163428 magnus.tegnvallius@atea.com, 046-163307