Praktiska råd vid utformning och hantering av systemleveransavtal Den 13 januari 2010 Legal#5023830_1.PPTX

1. Inledning och innehåll Frågor att beakta när projektet inleds Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet Legal#5023830_1.PPTX

2. Frågor att beakta när projektet inleds Vilken tidplan och budget finns för projektet? Privat eller offentlig upphandling? Standardsystem eller specialutvecklat system? ”One stop shop” eller flera leverantörer? Ett eller flera avtal? Sekretessavtal Systemleveransavtal/Systemutvecklingsavtal Licensavtal Support- och underhållsavtal Driftsavtal Legal#5023830_1.PPTX

2. Frågor att beakta när projektet inleds (forts) Standardavtal eller skräddarsytt avtal? Standardavtal är en ”avtalsmall” som skall fungera för en mängd olika projekt och situationer Ofta upprättade av en part eller en branschorganisation (t.ex. SITO, Statskontorets ramavtal, större leverantörer) Kan vara vanligt förekommande på marknaden och hänvisas till som branschpraxis Ofta baseras även stora systemleveranser på standardavtal Många standardavtal är leverantörsvänliga och inte alltid särskilt balanserade Standardavtal används ofta för att inte ”sinka processen” Legal#5023830_1.PPTX

2. Frågor att beakta när projektet inleds (forts) Vem skall skriva avtalen – Kunden eller leverantören? Vilka resurser behöver kunden avsätta för projektet? Behövs extern kompetens (IT, juridik)? Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet Avtalsprocessen Förhandla klart utestående frågor före signing! Acceptera inte att frågor skall lösas om det inte finns tydliga regler kring vad som händer om parterna inte kan enas Säkerställ att bilagorna är ”synkroniserade” med avtalstexten Definiera väsentliga begrepp Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Roller och ansvar Tydliggör roller och ansvar. ”Partnerskap” bör inte användas som modell för ansvarsfördelning. ”Delat ansvar är ingens ansvar” Vid ”turn-key” leverans bör leverantören åta sig ett helhetsansvar. Klargör uttömmande kundens åtaganden Vid upphandling av ”resurser” eller ”utvecklingsarbete i grupp” skall parternas roller och ansvar tydliggöras. Gränsdragningslistor är ett sätt att göra det på Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Organisation och samverkan Skapa organ, såsom styrgrupp Vilken behörighet skall dessa organ ha? Hur skall arbetet i organen bedrivas? Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Kravspecifikation Upprätta en genomarbetad kravspecifikation. Se till att den ingår i avtalet Acceptera inte okritiskt leverantörens lösningsförslag Vid leveranser ”off the shelf” får man som kund acceptera att systemet ur ett funktionsperspektiv ”är vad det är”. Det skall dock fungera enligt specifikation! Tänk på att kravspecifikationen är det viktigaste dokumentet såvitt gäller leveransen Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Leverantörens åtagande Som kund - acceptera inte att leverantörens åtagande är alltför övergripande eller otydligt formulerat Upprätta en punktlista med leverantörens åtaganden Ange att leverantören utöver sina specifika åtaganden skall agera proaktivt och t.ex. komma med förbättringsförslag och ta ett helhetsansvar för leveransen Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Licensrättigheter Klargör licensrättigheter till den/de produkter som omfattas av avtalet Verifiera att avtalet ger rätt för kunden att utföra support, underhåll och vidareutveckling av produkten om så erfordras Kom ihåg att behov av utvidgade licensrättigheter medför en förnyad pris- och villkorsdiskussion om inget annat angivits Var uppmärksam på eventuella begränsningar genom hänvisning till separata villkor avseende tredjepartsprodukter Täcker licensen en eventuell framtida outsourcing? Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Betalningsvillkor Dela gärna upp betalningen i flera poster och knyt dessa till milstolpar som leverantören skall uppfylla innan betalning sker Betalningar som görs innan slutligt godkännande är förskottsbetalningar Ersättning för licensavgifter bör helst betalas först efter acceptans Avtala på förhand om priser för tillkommande arbeten som beställs av kunden Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Tidplan, leveranstidpunkt och effekter av försening Upprätta en tydlig tidplan med leverabler vid bestämda tidpunkter Knyt påföljder till försening, t.ex. förutbestämda viten Kunden bör ha rätt till skadestånd oberoende av hävning Ange hur lång förseningen behöver vara för att kunden skall ha rätt att häva avtalet Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Test av systemet Begär att leverantören testar systemet innan leverans Upprätta dokumentation för testprotokoll Reglera påföljder vid fel som påträffas under testning Är ”acceptans genom passivitet” eller ”genom användande” acceptabelt? Säkerställ att testperioden är tillräckligt lång och att systemet felfritt har kunnat testas under hela perioden (i annat fall bör ny period börja löpa) Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Felansvar Reglera effekter av garantibrist – ofta endast felrättning, vilket ändå följer av underhållsavtal. Kostnadsreduktion för underhåll? Andra möjliga påföljder – prisavdrag, skadestånd och/eller hävning Var uppmärksam på eventuella begränsningar genom hänvisning till separata villkor avseende tredjepartsprodukter Var uppmärksam på reklamationsfrister Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Ansvar för intrång i tredje parts rätt Leverantören bör hålla kunden skadeslös om t.ex. programvara påstås göra intrång i tredje parts rättigheter, utan att lagakraftvunnen dom krävs och (helst) utan beloppsbegränsningar Åtagande för leverantören att antingen ändra systemet eller skaffa licens från den part som påstår intrång så att kunden kan fortsätta att använda systemet Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Ansvarsbegränsningar Acceptera inte okritiskt långtgående ansvarsbegränsningar Acceptera inte att rätten till skadestånd förutsätter hävning av avtalet Kontrollera leverantörens försäkringsskydd (det kan vara vidare än det ansvar som leverantören uppger sig kunna ta, t.ex. avseende indirekta förluster, förlust av data) Studera force majeure bestämmelserna – ibland omfattar de befrielsegrunder som inte är av sedvanlig ”force majeure” karaktär Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) När avtalet upphör Reglera effekter av hävning, t.ex. återbetalning av viss ersättning som betalats, fortsatta licensrättigheter (eller återbetalning av licensavgifter) Vem skall äga rätt till eventuellt resultat som tagits fram under projektet? Ange vilken assistans leverantören skall lämna vid hävning Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Change control procedures Beskriv processen för ändringshantering redan i avtalet Dokumentera samtliga ändringar skriftligen, godkännas av båda parter Legal#5023830_1.PPTX

3. Frågor att ta ställning till och reglera i avtalet (forts) Övriga villkor Support och underhåll efter fullgjord leverans Källkodsdeponering Utbildning och dokumentation Ändring av avtalet – Dokumentera skriftligen i tilläggsavtal! Moderbolagsgaranti Legal#5023830_1.PPTX

Kontaktinformation Erica Wiking Häger Tel: 08-595 063 30 Mobil: 0709-777 330 Epost: ewh@msa.se Legal#5023830_1.PPTX