ARKIVERING av examenskommissionernas handlingar Kort lärokurs Petri Keskinen www.oph.fi/svenska

Förvaltningen är offentlig Viktiga principer Förvaltningen är offentlig rätten till information ur myndighetshandlingar stadgas i grundlagen undantag till rätten måste grunda sig på lag i detta sammanhang är de viktigaste författningarna Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och stadga 1030/1999 Hemliga handlingar måste hållas hemliga handlingar som innehåller delikat information om t.ex. studenter, lärare, patienter o.s.v. handlingar med information om privatpersoners affärshemligheter verbala utvärderingar

Viktiga principer (forts.) Säkra privatpersonens rättsskydd avtal om att anordna fristående examina skall arkiveras noga examina avlagda utan gällande avtal mellan en examenskommission och en anordnare av examen är inte giltiga Möjligheten att ansöka om rättelse eller ändring skall bevaras i första hand är anordnarna av examen ansvariga att förvara handlingarna, det kan vara bra om kommissionerna påminner om detta

Elektronisk kommunikation Enligt lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) bör handlingar som kommer till en myndighet registreras D.v.s. examenskommissionerna skall ha ett register av e-post Registret skall innehålla minst följande data: avsändare datum rubrik eller kort beskrivning av innehållet. ”En myndighet skall utan dröjsmål meddela avsändaren av ett elektroniskt dokument att dokumentet har mottagits. [...]” 12.1 § (13/2003)

Vilka handlingar arkiveras? av examenskommissionernas handlingar arkiveras de som är nämnda i arkivbildningsplanen övriga handlingar arkiveras inte, utan dem skall man förstöra handlingar i grupperna 0, 1 och 5 i arkivbildningsplanen arkiveras av Utbildningsstyrelsen man skall noga överväga arkivering av handlingar med förvaringstidsmärkningen ”enligt övervägande” möteskallelser och föredragningslistor; endast de med sådan information som inte finns i protokollen inkomna handlingar endast om det finns speciella orsaker. (Grundprincipen är att arkivbildarna arkiverar kopior av sina egna utgående handlingar → det finns ingen orsak att arkivera dem skilt för kommissionen.)

”Enligt övervägande” (forts.) brev som kommit från UBS måste vara ”speciella” om man vill arkivera dem i kommissionens arkiv. ett brev med särskild betydelse, men utan diarienummer, tyder på att en tjänsteman vid UBS har sänt det bara till den här vissa kommissionen broschyrer, reklam o.s.v. samt oanvända blanketter arkiverar man inte meddelanden och annat informationsmaterial avfattat av kommissionen skall man arkivera om detta inte kan konstateras vara helt onödigt

Arkivering av handlingar 2 Möteshandlingar protokoll och bilagor sammanförs mötesvis. Obs! gäller inte avtal om att ordna fristående examina eller utvärderingshandlingar om avlagda examina orsak: det är lättare att söka dem när de bildar egna grupper med kronologisk arkivläggningsordning. 3 Korrespondens kopior av utgående handlingar som inte behandlas på kommissionens möten arkiveras under korrespondens utgående begäran om utlåtanden samt utlåtanden som kommissionen har fått; utlåtanden givna av kommissionen arkiveras som bilaga till möteshandlingarna

Arkivering av handlingar (forts.) i princip arkiveras inkomna handlingar inte, men brev som avsänts av läroanstalter kan vara bra att arkivera 4 ARBETSHANDLINGAR förvaringstiden är alltid varaktig av utvärderingshandlingar arkiveras bara sammandragsförteckningar, inte hela examen Obs! planer för examina och förteckning över utvärderare arkiveras som bilagor till avtal 6 ANNAT MATERIAL t.ex. kommissionsmedlemmarnas redogörelser av examina skulle vara bra material

Ordnandet av handlingar PÅBÖRJA ARKIVERINGEN GENAST – det är lättare på det sättet! kommande möten, kommande utvärderingshandlingar osv. IRRELEVANT MATERIAL AVLÄGSNAS plastfickor, pappersklämmor, gummiband, mellanblad, kopior på räkningar, oanvända blanketter osv. varje handling som föreskrivits förvaring sparas i ett exemplar Handlingarna placeras i arkivomslag (ett vikt A3-ark) enligt dokumentgrupp Buntarna med handlingar placeras i arkivkartonger i lämplig storlek På arkivkartongerna skrivs med blyertspenna examenskommissionens namn, dokumentgrupperna, kartongens (förvaringsenhetens) nummer och tidpunkten för handlingarnas tillkomst Kom ihåg att fylla i reversalförteckningen!