National Implementation of the GSBPM – The Swedish Experience Mats Bergdahl Klas Blomqvist Statistics Sweden
Background Stove pipe production External demands Expensive to develop, document and maintain Tailor made implementation necessary Competence needs unclear Variation in quality – not possible to demonstrate External demands Cost reductions Quality assurance Quicker reactions
Approach Harmonisation of production environment Business architecture Organisational changes Agency focus in development
Business Process Model
Business Process Model
Process Owners Responsibilities for sub-processes of the BPM Methods, tools and approaches Development Testing Maintenance Improvement Meet the needs of statistics production at Statistics Sweden Provide description, support, and training Working with a holistic view across the BPM Close contacts with stakeholders
The Process Support System ”Information bank” for the common processes Standard for statistics production Reference for all surveys Expanding and improving From Passive to Active
An Active Process Support System Link to IT-tools Bigger focus on reports/KPI´s Designs and chocies are reused in the tools Process owner PSS Survey manager Processor Design Instructions Reports KPI´s Common IT-tools – Communication platform
Status of Common Toolbox Fastställ behov 1 Designa och planera 2 Skapa och testa 3 Samla in 4 Bearbeta 5 Analysera 6 Redovisa och kommunicera 7 Kartlägg informations- behov och -utbud 1.1 Designa slutprodukt 2.1 Skapa mätinstrument 3.1 Framställ ram och registerpopulation 4.1 Klassificera och koda mikrodata 5.1 Framställ statistikvärden 6.1 Förbered publicering 7.1 Kartlägg kunder 1.2 Designa ram, registerpopulation och urval 2.2 Skapa och anpassa verktyg 3.2 Dra urval 4.2 Granska mikrodata 5.2 Granska makrodata 6.2 Sammanställ slutprodukt 7.2 Etablera kundkontakt 1.3 Designa datainsamling 2.3 Skapa produktionsflöde 3.3 Förbered datainsamling 4.3 Imputera för bortfall 5.3 Genomför röjandekontroll 6.3 Redovisa slutprodukt till kund 7.3 Fastställ informationsbehov 1.4 Designa bearbetning 2.4 Testa mätinstrument 3.4 Genomför datainsamling 4.4 Komplettera mikrodata 5.4 Fastställ slutligt observationsregister 6.4 Kommunicera slutprodukt 7.4 Förhandla och avtala 1.5 Designa analys 2.5 Testa verktyg och produktionsflöde 3.5 Överför och lagra data elektroniskt 4.5 Beräkna vikter 5.5 Tolka och förklara 6.5 Gallra och arkivera 7.5 Designa redovisning och kommunikation 2.6 Genomför pilotstudie 3.6 Fastställ innehåll för redovisning och kommunikation 6.6 Designa produktionsflöde 2.7 Driftsätt produktionsflöde 3.7 Planera produktionsomgång 2.8
Key achievements Broad acceptance of the approach Basic tool box in place Structure to support the development – implementation – feedback – improvement cycle Increased usage of common standards (tools) linked to the BPM
Experiences Change management Do not overemphasize the model Top-management commitment Communication Involve middle-managers Sustainability Responsibility and mandate – roles Do not overemphasize the model Focus on the similarities – not the exceptions
Way forward Implement more tools as services Agency-wide implementation plans and support for selected tools Better knowledge of process performance Expand the tool box in the early stages of the process