SEKRETERAREN skall: Ingår i klubbstyrelsen och har som sina främsta ansvarsområden i klubben att: (uppgifterna kan variera mellan respektive klubb) Skicka kallelser och dagordning inför styrelse- och klubbmöten (vid ”tunga” ärenden och kanske även kassarapporten bör dessa ärenden bifogas kallelsen.) Skicka inbjudningar till olika klubbevenemang och aktiviteter Föra, och snabbt (inom en vecka) skicka ut, protokoll enligt rutin Tillse att protokollen blir justerade och arkiverade enligt klubbrutin Föra klubbens medlemsregister och rapportera enligt rutin Multipeldistrikt 101 SWEDEN Distrikt 101 – SM

SEKRETERAREN skall (fortsättning ……...) Se till att bordlagda ärenden tas upp vid nästa möjliga tillfälle Sköta extern korrespondens, tex svara att bidrag har erhållits eller inte Gärna påminna styrelsen om bemärkelse- och högtidsdagar Delta i zon, distrikts och andra möten samt olika utbildningar Arbeta nära MO i samband med medlemsfrågor Multipeldistrikt 101 SWEDEN Distrikt 101 – SM

SEKRETERARE, tänk på att: En bra kallelse skall innehålla: * Tid för mötet (såväl datum som klockslag) * Plats (tänk på att det finns möjlighet till att ladda ner ”kartanvisningar” från Internet) * Eventuella kostnader * Eventuella gäster, tex Föredragshållare, DG, ZO eller blivande medlemmar * Program för sammankomsten * Dagordning, notera om det är något stort som skall beslutas eller informeras om. * Till vem man skall av-, eller påanmäla sin närvaro En bra kallelse skall: * Skickas ut i god tid till samtliga medlemmar/berörda Multipeldistrikt 101 SWEDEN Distrikt 101 – SM

SEKRETERARE, här följer ett exempel på kallelse: Kallelse och dagordning vid månadsmöte februari 20xx för Lions Club i Bystad   Tid: Onsdagen den 10:e feb kl 18.30 Plats: Montessori friskolan, Gullberna Park Program: Info om skolan och Månadsmöte Förtäring: Köttgryta med ris och sallad, kaffe och kaka. Pris 100:- Avanmälan: Eventuell avanmälan sker till klubbmästaren, senast söndagen den 7:e feb. Ej avanmäld frånvaro debiteras med 150 kr. Dagordning för mötet: LP öppnar mötet Föregående mötesprotokoll Kassarapport Inkomna skrivelser Utgående skrivelser Uppföljning av tidigare ärenden Kommittéer Uppföljning kulturbidragsansökan Valberedningens förslag till ny klubbstyrelse 20xx - - 20xx Övriga frågor Nästa månadsmöte. Styrelsens förslag 12 mars Mötet avslutas Multipeldistrikt 101 SWEDEN Distrikt 101 – SM

SEKRETERARE, här följer exempel på två lika protokollspunkter, men från olika protokollstyper: Styrelseprotokoll: § 4 Inkomna skrivelser: Svea Svensson från Storbyn önskar stöd till rehabresa för sig och sin dotter med 10 000 kr. Läkarintyg och reskostnadsförslag bifogas. Beslut: Efter diskussion beslöts föreslå medlemsmötet att avslå begäran. Klubbprotokoll: § 4 Inkomna skrivelser: En 57 årig dam önskar stöd till rehabresa för sig och sin dotter med 10 000 kr. Styrelsen i samråd med bidragskommittéen har diskuterat ärendet och beslutat föreslå mötet att avslå begäran. Beslut: Mötet beslöt i enlighet med styrelsens förslag LÄGG MÄRKE TILL ATT: I klubbens protokoll finns inga identifikationsuppgifter, dvs inget namn eller något annat som kan ge en fingervisning vem/vilka det är som söker något. Detta pga att Styrelseprotokollen är för interntbruk, under det att Klubbprotokollen sprids på olika hemsidor och enligt andra rutiner Multipeldistrikt 101 SWEDEN Distrikt 101 – SM

§ 5 Information om protokollsutformning Protokollsutdrag med vänstermarginal: § 4 Inkomna skrivelser: Svea Svensson från Storbyn önskar stöd till rehabresa för sig och sin dotter med 10 000 kr. Läkarintyg och reskostnadsförslag bifogas. Beslut: Efter diskussion beslöts föreslå medlemsmötet att avslå begäran. § 5 Information om protokollsutformning DS informerade om layout på protokoll. Som sekreterare är det viktigt att se till att protokollen är snygga layoutmässigt. Ett snyggt protokoll ger bättre status åt klubben Beslut: Styrelsen beslöt att följa rekommendationerna. Protokollsutdrag med centrering: § 4 Inkomna skrivelser: En 57 årig dam önskar stöd till rehabresa för sig och sin dotter med 10 000 kr. Styrelsen, i samråd med bidragskommittéen, har diskuterat ärendet och beslutat föreslå mötet att avslå begäran. Beslut: Mötet beslöt i enlighet med styrelsens förslag § 5 Information om protokollsutformning DS informerade om layout på protokoll. Som sekreterare är det viktigt att protokollen är snygga layoutmässigt. Ett snyggt protokoll ger bättre status åt klubben Beslut: Mötet beslöt att följa rekommendationerna och att alltid skriva protokoll med jämn vänstermarginal.

Slutsatser vad gäller protokollsarbetet: SEKRETERARE: Slutsatser vad gäller protokollsarbetet: Uppge inga namn på bidragssökande i klubbprotokollen Skriv, eller på annat sätt markera, tydligt de beslut som fattats Var strukturerad i sekreterarämbetet Rättstavning, även för egennamn, gäller fortfarande Gör inga understrykningar i protokoll. (länkar till hemsidor) Gör protokollen lätt överskådliga, kolla sidbrytningen Ta upp medlems- och PR/Infofrågor i protokollen Se till att protokollen skickas ut inom en vecka efter mötet Multipeldistrikt 101 SWEDEN Distrikt 101 – SM

* Ingå i klubbpresidiet/styrelsen SAMMANFATTNING AV SEKRETERARENS UPPGIFTER: * Ingå i klubbpresidiet/styrelsen * Skicka i god tid inbjudan till: styrelse- och klubbmöten * Skriva protokoll och så snabbt som möjligt (inom en vecka) skicka ut dessa enligt rutin * Sköta klubbens korrespondens och vidarebefordra inkommande post till berörd kommitté * Hålla kontakt med allmänna medlemmar (vad gäller kallelser, protokoll mm) * Delta i zonmöten och i de utbildningar som erbjuds, samt lära upp efterträdaren Sekreteraren kan ha ansvaret för medlemsrapportering och då gäller: * Sköta medlemsrapporteringen enligt gällande rutiner, var observant på tider för inskickandet av uppgifter och att uppgifterna är de rätta (dubbelchecka) Multipeldistrikt 101 SWEDEN Distrikt 101 – SM