Roll, ansvar och uppgifter

En presentation över ämnet: "Roll, ansvar och uppgifter"— Presentationens avskrift:

1 Roll, ansvar och uppgifter
Kassör 5 Roll, ansvar och uppgifter

2 Vad kommer jag att lära mig i den här kursen?
13

3 När den här kursen är avslutad kommer du att:
Känna till kassörens uppgifter fastställda av Lions Clubs Internationals policy. Känna till vilka resurser som finns för en kassör Veta vilket ansvar arbetet innebär Kunna fullfölja klubbkassörens uppgifter 76 Känna till vad som förväntas av ditt ledarskap som kassör i klubben Kunna skicka in fastställda rapporter i tid

4 Ämnen Nedan finner du ämnena i varje avsnitt. Du kan starta från början och gå igenom hela kursen eller gå vidare till ett specifikt avsnitt genom att klicka på avsnittets namn. Kassörens roll Styrelse Möten Hålla ordning på klubbens medel Betalningsskyldighet Bokföring och rapporter Slutet av ämbetsåret Ledarskap Resurser 138 *Att genomföra hela denna kurs kommer att ta cirka en timme.

5 Vilken är klubbkassörens roll?
146

6 Klubbkassörens roll Klubbkassören är ansvarig för klubbens finanser och ekonomi Sköter klubbens bokföring och bankkonton Är en av medlemmarna i klubbstyrelsen 37

7 Vilka ingår i klubbens styrelse?
Klubbstyrelsen består av: • Klubbpresident • Närmast föregående president • Vice president(er) • Sekreterare • Kassör • Klubbmästare • Tail Twister • Medlemsordförande • Samordningsledare för klubbfilial • Och andra valda direktorer 34

8 Möten Kassören bör delta i klubbstyrelsens möten och i klubbmöten 16

9 Kassörens roll (Möten)
Klubbstyrelsens möten: Se till att alla betalningar godkänns av styrelsen och noteras i protokollet Rapportera klubbens banktillgodohavanden samt intäkter och kostnader 34

10 Kassörens roll (Möten)
Klubbmöten: Håller medlemmarna informerade Är förberedd att presentera finansiell information vid klubbmöten Muntliga rapporter bör vara korta och korrekta Är förberedd att samla in medel och utfärda kvitton 34

11

12 Frågor om möten Vid klubbmöten bör kassören vara förberedd att:
Presentera finansiell information 23 Samla in medel Föra mötesprotokoll Utfärda kvitton Betala för måltider

13 Frågor om möten Kassören är huvudsakligen ansvarig för klubbens: Hälsa
16 Hälsa President Finansiella frågor Presentationer vid mötet

14 Hålla ordning på klubbens medel
Klubbens kassör ansvarar för att hålla ordning på klubbens medel Tar emot alla betalningar, vanligtvis via sekreteraren Samarbetar med sekreteraren för att skicka ut fakturor avseende medlemsavgift minst tio dagar före förfallodagen Samarbetar med klubbstyrelsen för att fastställa hur medlen skall placeras 61

15 Kassörens roll (Hålla ordning på klubbens medel)
Samarbetar med klubbstyrelsen för att: Sammanställa budget Administrationsbudget Fastställa hur ofta medlemsavgift ska samlas in (årsvis, halvårsvis) Fastställa vad klubbens medlemsavgifter måste täcka: Distriktets, multipeldistriktets och internationella avgifter Alla övriga förväntade administrativa kostnader [Administration och aktiviteter] 47

16 Kassörens roll (Hålla ordning på klubbens medel)
Samarbetar med klubbstyrelsen för att: Sammanställa budget Administrationsbudget Aktivitetsbudget Budgetera intäkt och kostnad för varje planerat projekt 43 * Färdigställ budgetar senast i maj månad innan verksamhetsåret börjar

17 Kassörens roll (Hålla ordning på klubbens medel)
Samarbetar med klubbstyrelsen för att: Granska nuvarande bankkonto(n) Medel för administration och aktiviteter måste hållas separat, antingen i bokföringen eller på två separata konton Administration – medel från avgifter, böter och interna medel Medel kan överföras från detta konto till aktivitetskontot Aktiviteter – medel som har samlats in från allmänheten Medel på aktivitetskontot kan inte användas till administrativa kostnader. Alla medel som har samlats in från allmänheten går tillbaka till allmänheten 82

18 Kassörens roll (Hålla ordning på klubbens medel)
Samarbetar med klubbstyrelsen för att: Granska nuvarande bankkonto(n) Säkerställa att klubben har separata konton Föreslå och välja tjänstemän att teckna klubbens firma Rapportera firmatecknare till banken 44

19 Kassörens roll (Hålla ordning på klubbens medel)
Samarbetar med klubbstyrelsen för att: Granska nuvarande bankkonto(n) Fastställa gräns för hur mycket kontanter klubben får hantera Alla belopp över denna gräns bör omedelbart sättas in på bankkontot 42

20 Kassörens roll (Hålla ordning på klubbens medel)
Samarbetar med klubbstyrelsen för att: Granska nuvarande bankkonto(n) Fastställa gräns för hur mycket kontanter klubben får hantera Lägga fast ett system för utbetalningar 38

21 Kassörens roll (Hålla ordning på klubbens medel)
För alla medel som samlas in måste kvitto utfärdas Förbered kvitton före möten för snabbare handläggning Begära checkar och/eller elektroniska betalningar om möjligt Hantering av kontanter kan orsaka förvirring och oreda i bokföringen 39

22 Kassörens roll (Hålla ordning på klubbens medel)
Sätta in medel på fastställda konton Sätt in alla medel snarast eller inom 48 timmar från mottagande Att sätta in medel snabbt och hålla bokföring uppdaterad minskar risken för fel 38

23 Kassörens roll (Hålla ordning på klubbens medel)
Följa upp och utveckla klubbens administrativa budget och aktivitetsbudget Följa upp - Informera klubbtjänstemännen om kostnaderna överstiger budget 57 Utveckla - Fastställ medlemsavgift I samarbete med finanskommittén och efter god-kännande av klubbstyrelsen och klubbmedlemmarna kan det årliga beloppet för klubbens medlemsavgift fastställas

24

25 Frågor om klubbtjänstemän
Klubbkassören kommer att föra två konton, ett för administrativa medel och ett för aktivitetsmedel. Klubbkassören hjälper presidenten att föra två separata konton för klubben. 34 FALSKT SANT

26 Frågor om att hålla ordning på klubbens medel
Ange vilka av dessa som skall sättas in på det administrativa kontot eller på aktivitetskontot. Aktiviteter Penninginsamling Donationer Samhällsaktiviteter Medlemsavgifter Böter 30 Administrativa

27 Frågor om att hålla ordning på klubbens medel
Klubbkassören kommer att samarbeta med presidenten för att fastställa en gräns för kontanter. Alla medel över denna gräns måste omedelbart sättas in på bankkonto. Klubbkassören kan ha en kontantkassa. 46 SANT FALSKT

28 Betalningsskyldighet
Klubbkassören säkerställer att alla skyldigheter betalas och bokförs. 14

29 Kassörens roll (Gällande betalningsskyldighet)
Alla betalningar måste godkännas av klubbstyrelsen Återkommande betalningar kan godkännas Exempel: Om klubben använder en hyrd lokal för sina möten kan klubbstyrelsen godkänna att åter-kommande betalningar görs för denna kostnad 56 * Se till att godkännande av betalningar noteras i styrelseprotokollet

30 Kassörens roll (Gällande betalningsskyldighet)
Betala klubbens alla räkningar i tid Checkar, betalningsorder och liknande måste undertecknas av klubbens firmatecknare Betala klubbrekvisita samt distriktets, multipeldistriktets och internationell medlemsavgift inom föreskriven tid 52

31

32 Frågor om betalningsskyldighet
Betala räkningar som erhållits Välj lämpligt svar till nedanstående påstående: Kom ihåg följande två saker om betalningsskyldighet. Styrelsen måste godkänna betalningar Styrelsen måste godkänna betalningar 43 Betala räkningar i tid Betala räkningar i tid Kvitton är inte nödvändiga

33 Bokföring och rapporter
Välordnad och korrekt bokföring samt att skicka in rapporter i tid är prioriteringar för klubbkassören 19

34 Kassörens roll (Gällande bokföring)
Sköter om klubbens bokföring, kvitton och utbetalningar Kontrollerar bankens kontoutdrag Bokför månadens intäkter och kostnader i tid Granskar krediteringar och debiteringar på kontoutdraget från LCI samt presenterar det för klubbstyrelsen för godkännande 46

35 Kassörens roll (Gällande bokföring)
Gör bokföringen manuellt eller på dator Bokför när medlemsavgifter betalas 30 Det bästa sättet att hålla god ordning är att bokföra alla transaktioner omedelbart.

36 Kassörens roll (Gällande rapporter)
Sammanställa och presentera finansiell information månadsvis/kvartalsvis/halvårsvis Rapporterna bör vara korta, korrekta och informativa Månatliga rapporter innehåller en kort resultaträkning över var medel kom ifrån och vad de har använts till De rapporter som läggs fram bör innehålla en kopia till sekreteraren som bifogar dem till protokollet 36

37

38 Frågor om bokföring och rapporter
Kontrollerar kontoutdrag Välj de uppgifter som klubbkassören ansvarar för: Utfärdar kvitton Mötesprotokoll Granskar transak-tioner Bokför medlemsavg Kontrollerar kontoutdrag 42 Bokför medlemsavgifter Klubbaktiviteter Utfärdar kvitton Granskar transaktioner

39 Frågor om bokföring och rapporter
Att föra korrekt bokföring kommer att hjälpa kassören att när som helst kunna presentera muntliga och/eller skriftliga rapporter Kassören måste presentera finansiell information månadsvis/kvartalsvis/halvårsvis 36 SANT FALSKT

40 Förberedelser vid slutet av året
Klubbkassören väljs på ett år Vid slutet av året bör all information och dokumentation vara i god ordning, så att efterträdaren kan ta över 30

41 Kassörens roll (Förberedelser vid slutet av året)
Som förberedelse inför slutet av året: Gör klart alla bankinsättningar och betalningar före årets slut Sammanställ kontoutdrag och bokföring och överlämna i mitten av juli 37

42 Kassörens roll (Förberedelser vid slutet av året)
Granska rapporter och bokföring Det är god redovisningssed att klubbens bokföring granskas och revideras efter slutet av varje verksamhetsår Tidigare klubbtjänstemän kan utses att utföra revisionen 44

43 Kassörens roll (Förberedelser vid slutet av året)
Överföring till ny kassör: Bankens noteringshäften, checkar, betalningsorder och avstämda kontoutdrag Medlemslistor Kopior av resultat- och balansräkning 33

44

45 Frågor om slutet av året
Välj de uppgifter som måste genomföras i samband med att kassörens verksamhetsår avslutas. Rapportera firmatecknare till banken 45 Överlämna bokföring till ny kassör Granska bokföring och rapporter Flytta alla medel till aktivitetskontot Sammanställa resultat- och balansräkning

46 Ledarskap Klubbmedlemmarna ser kassören som en av klubbens ledare. 15

47 Kassörens roll (Gällande ledarskap)
Använd tidigare erfarenhet och tillgängliga resurser för att kunna utöva ledarskapet på bästa sätt Ledarskapskursen i Lions utbildningscenter på webbplatsen kommer att hjälpa dig att förbättra dina ledaregenskaper. Föregå med gott exempel Följ Lions etik (Finns på webbplatsen) 39

48 Resurser 1

49 Resurser Exempel på goda resurser för klubbkassören:
Klubbens medlemmar Tidigare klubbkassörer och andra klubbkassörer Klubbtjänstemän 20

50 Resurser Publikationer att känna till:
Internationella stadgar och arbetsordning (LA-1) Stadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2) Handbok för klubbtjänstemän 22

51 Uppfyller du kursens mål?
Känna till kassörens uppgifter fastställda av Lions Clubs Internationals policy Känna till vilka resurser som finns för en kassör Veta vilket ansvar arbetet innebär Kunna fullfölja klubbkassörens uppgifter Känna till vad som förväntas av ditt ledarskap som kassör i klubben 62 Kunna skicka in fastställda rapporter i tid

52 Innehåll Klicka på namnet på det avsnitt du vill repetera.
Kassörens roll Styrelsen Möten Hålla ordning på klubbens medel Betalningsskyldighet Bokföring och rapporter Slutet av ämbetsåret Ledarskap Resurser 37