Ekonomisk hantering på leaderkontoren Vi kommer bland annat att prata om: driftstöd till löpande kostnader och ledning förskott likviditet LAG-pott bokföring attestering och kontrasignering tillsyn av LAG och andra kontroller Yvette Bårring, Ulrika Holmgren, Per Emanuelsson, Patric Andersson

Driftstöd Driftstödet är ett projekt för hela programperioden. Leaderområdet gör en budget och verksamhetsplan för ett eller två år åt gången och söker för det. Innebär ombeslut. Leaderområdet ska ha ett bemannat kontor fram till och med juni 2023 därefter kan man börja avsluta. Budgeten för driftstödet får vara högst 25 procent av utbetalda medel. Tänk på att följa lagen om offentlig upphandling. Driftstödet benämns löpande kostnader och ledning i föreskrifter och program. Leaderområdet gör en budget för 1-2 år åt gången samt en plan för verksamheten. Leaderkontoret kan ha en lägre bemanning i början och i slutet av programperioden. Max 25%, kan vara mindre i början och slutet av perioden. Yvette

Driftstöd Utgifter för driftstöd kan räknas från och med den dag då beslut om godkänt leaderområde (start av leaderområde) är fattat av Jordbruksverket. När ALF öppnar i januari görs ansökan elektroniskt. Handläggning av ansökan sker i mars/april när FLIT öppnar. Maximalt 50 procent i förskott, maxbelopp för driftstödet är 500 000 kronor. För andra projekt är maxbelopp 250 000 kronor. Förskottsansökan kan i normalfall skickas in tillsammans med ansökan om projektstöd. Samma regler som förra perioden om vem som kan få förskott. Driften en ansökan = ett förskott Retroaktiva kostnader för att undvika manuell hantering av driftsstödsansökan Söka i januari, handlägga i mars Yvette

LAG kan inte få undantag från betalningsbevis. Driftstöd Vilka utgifter kan ingå i driftstöd? Exempel: löner kontorslokaler och utrustning investeringar arvoden och reseersättningar till LAG informationsinsatser utvärdering och uppföljning LAG kan inte få undantag från betalningsbevis. Aktiviteter som hör till driften får inte läggas i projekt. Särskilj animationsinsatser. Underlag och mötesbeslut för arvodering. Investering kan även vara en bil. Budgetera för utvärdering i slutet av perioden. Yvette

Övrig offentlig medfinansiering LAG-pott Den övriga offentliga medfinansieringen ska till 75 procent bestå av pengar - LAG-pott. LAG-potten ska betalas ut årligen till LAG i förskott. Övriga 25 procent kan vara i pengar, offentliga resurser eller offentlig medfinansiering som projekten ordnar själva. Att LAG-potten betalas in i förskott innebär följande: Större rörelsefrihet för LAG. Visar på förtroende för leader och leadermetoden från offentliga medfinansiärer. Säkerställer likviditet för leaderföreningen och förbättrad likviditet för projekten. Nämna att LAG kan betala ut förskott även till projekt. Kan hjälpa projektens likviditet. Viktigt att förankra medfinansieringen för alla åren. Glöm inte resterande 25%, olika LAG-pott till olika projekt. Projektstöd till företag svårt med offentlig medfinansiering. Yvette

LAG:s bokföring Följ bokföringslagen! Alla projekt som ägs av LAG ska särredovisas. Varje LAG-ägt projekt ska läggas upp som till exempel egen resultatenhet eller objekt. Informations- och animationsinsatser ska redovisas. Bestäm hur ni vill att den övriga offentliga finansieringen ska synas i bokföringen. Föreningens egna medel (till exempel medlemsavgifter, ränta) ska inte bokföras på driftstödet. Utgifter och finansiering ska gå jämt ut när projektet avslutas. Använd gärna projektets journalnummer i bokföringen. Resultatenheterna ska löpa som fleråriga i bokföringen. Kan vara viktigt att redovisa för de övriga offentliga finansiärerna hur deras pengar har använts. Andra projekt syns bara i balansräkningen, eller ska vi visa på olika sätt? Ska kunna gå att köra ut resultatrapporter för varje enskilt projekt? Med mera… Extern tjänst som bokför och verksamhetsansvarig attesterar? Ge exempel. Den röda texten kan vi välja att berätta, inte skriva ut Ulrika

Säkerhet Bestäm vem som har ansvar för vad i en arbets- och delegationsordning. Var noga med vilka som har tillgång till föreningens konton. Kontrasignera betalningar på internetbanken. Firmatecknare - var för sig eller två i förening. Ha tydlig attestordning. Kontokort - skriv avtal och delegation på maxbelopp. Årlig revision. Tänk på att minimera riskerna för oegentligheter och att man blir beroende av en enda person. Attestering av fakturor. Kontrasignering på banken. Aldrig bara en som har tillgång till föreningens konton Ulrika

Tillsyn och kontroll Kontroller görs för att hjälpa till att minimera eventuella felaktigheter/brister. Om vi gör fel riskerar vi att våra stödmottagare får avdrag på stödet och även återkrav på pengar som betalats ut. Kontroller av handläggningen - administrativa kontroller LAG och Jordbruksverket - handläggningskontroller Kontroll vid utbetalning - administrativ kontroll Jordbruksverket - kontroll på plats av projekt Övrig tillsyn av LAG - uppföljning av LAG:s Jordbruksverket verksamhet - startbeslut

Tillsyn och kontroll Handläggningskontroller Ett bra sätt att utbilda handläggare i konkreta situationer. Utifrån handläggningskontrollen kan vi gemensamt gå igenom handläggningsrutiner – minimera risker.

Tillsyn och kontroll Revisionsmyndigheterna styr vår verksamhet Svenska revisorer: ESV och Riksrevisionen EU kommissionens revisorer: EUs revisionsrätt (DAS)

Tillsyn och kontroll Utbetalande organ (Landsbygdsfonden EJFLU) Utbetalningsfunktionen på Jordbruksverket Har fått en särskild roll Ansvar för att alla utbetalningar är korrekta Ackrediteringsförordningen Godkännande av utbetalning av ett anspråk ska ske endast efter det att tillräckliga kontroller gjorts av att den är förenlig med tillämpliga unionsbestämmelser. För EJFLU krävs dessutom rutiner för att kontrollera att kriterierna för beviljande av stöd, även i upphandlingshänseende, har uppfyllts och att alla tillämpliga unionsbestämmelser och nationella bestämmelser har följts, även de som fastställs i landsbygdsutvecklingsprogrammen.