Framtidens vårdinformationsmiljö Kommunikationspaket 2 Instruktioner till dig som chef FVM (Framtidens vårdinformationsmiljö) är VGR:s största och viktigaste digitaliseringssatsning någonsin. Alla medarbetare inom hälso- och sjukvården kommer att beröras av förändringen. Du som är chef ansvarar för att kommunicera med dina medarbetare om FVM. Det här kommunikationspaketet är till för att ge dig stöd i det arbetet. Använd gärna materialet på till exempel arbetsplatsträffar. Paketet innehåller 9 bilder (+ försätts- och avslutningsblad) med talarstöd. På FVM:s webbsida (http://www.vgregion.se/fvm) hittar du vanliga frågor och svar om FVM. Om du där inte hittar svaren på just dina eller dina medarbetares frågor, mejla till FVM@vgregion.se.

Vision Hälso- och sjukvårdsinformation ska alltid vara tillgänglig för dem som behöver den Hälso- och sjukvårdsinformation ska alltid vara tillgänglig för dem som behöver den. Det är visionen för VGR:s arbete med FVM (Framtidens vårdinformationsmiljö) VGR ska ersätta stora delar av vårdens nuvarande IT-system och skapar en ny modern och gemensam vårdinformationsmiljö. Det ska göra det enklare både att vara patient och invånare och att arbeta i hälso- och sjukvården. I framtidens hälso- och sjukvård behöver det bli enklare för patienterna att vara delaktiga i sin vård och behandling. Patienter och invånare behöver bättre möjligheter att kommunicera med vården och kunna bidra med information om sig själva och sin hälsa. Ny teknik och nya arbetssätt ska förenkla och frigöra tid för arbete som gynnar patienterna. Då blir vården mer tillgänglig för invånarna och patientsäkerheten stärks . FVM är VGR:s största och viktigaste digitaliseringssatsning någonsin och kommer att påverka alla oss som arbetar i hälso- och sjukvården.

Kärnsystemet blir medarbetarnas huvudsakliga IT-stöd Patientportal Journal- dokumentation Vårdplaner KÄRNSYSTEM Beslutsstöd Läkemedelslista Vårdbegäran/ remisser Resurshantering Den här bilden visar kärnsystemets olika delar. Kärnsystemet blir ett gemensamt IT-stöd för hela hälso- och sjukvården, med bland annat en gemensam journal och en samlad läkemedelslista. Det ska vara ett välfungerande arbetsredskap för alla verksamheter och alla yrkeskategorier inom hälso- och sjukvården. Kärnsystemet kommer att ersätta många av de system som hälso- och sjukvården använder idag, som Melior, AsynjaVisph, Obstetrix och Elvis.

Det här ska FVM ge För invånare och patienter Tillgång till information, var man än befinner sig En hälso- och sjukvård som minns dig För medarbetare i vården Hela vårdkedjan har säker tillgång till information IT-stöd med bättre funktionalitet Mindre administration Mer tid för patientarbete Den här bilden förklarar vilka mål det är som framtidens vårdinformationsmiljö ska uppnå. 1) För invånare och patienter Tillgång till information Invånaren ska enkelt kunna ta del av sin vårdinformation var man än befinner sig - såväl hemma som på jobbet eller på bussen. Det ska bli enklare för invånare och patienter att kommunicera med hälso- och sjukvården och kunna bidra med information om sig själva och sin hälsa.  Möjligheterna för patienten att vara delaktig i sin hälso- och sjukvård ökar och gör det enklare att kunna ta ansvar för sin egen hälsa. En hälso- och sjukvård som minns dig I den nya vårdinformationsmiljön kommer all patientinformation att vara samlad i en gemensam lösning. Information som uppgivits vid tidigare kontakter med vården finns tillgänglig och behöver inte upprepas av vare sig patient eller vårdpersonal. 2) För medarbetare i vården Bättre funktionalitet Det ska bli lättare att arbeta i hälso- och sjukvården tack vare större samverkan mellan hälso- och sjukvårdens aktörer, snabbare åtkomst till den information man behöver vid varje givet tillfälle och förbättrade tekniska stöd. Mindre administrativt merjobb, mer tid för patientarbete Den nya vårdinformationsmiljön ger möjlighet till effektivare informationsflöden och resursutnyttjande. Det blir minskad dubbeldokumentation och mindre administration. Systemet nås via en inloggning, och ger en överblick över vad som tidigare dokumenterats (om exempelvis allergier, tidigare sjukdomar, läkemedel, hereditet, osv.). Det tar bort behovet att skriva om noteringar som redan gjorts.

Medarbetare från hälso- och sjukvården delaktiga i valet av kärnsystem 1500 medarbetare har bidragit Tvärprofessionella arbetsgrupper i upphandlingsprojektet Många involverade i att ta fram kraven och utvärdera anbud Patientscenarier Studiebesök FVM on tour och andra workshops Kliniska tester i testcenter Utvärderingsmöten Bild från kliniska tester i testcenter. Hälso- och sjukvårdspersonalen bär privata kläder. (Förklaring av bilden: OBS! Viktigt att nämna att bilden är från testcenter i Mölnlycke, där medarbetarna inte behövde använda korrekt klädsel enligt kläd- och hygienreglerna för arbete i vården). Arbetsgrupper med alla vårdens olika yrkesgrupper har varit med under upphandlingen. De var med och tog fram kvar på systemet: De arbetade med olika patientscenarier representerade sin verksamhet i studiebesök deltog i workshops om krav på systemet. Detta resulterade i ett slutgiltigt förfrågningsunderlag, det vill säga en kravspecifikation för det nya kärnsystemet, med delar som måste ingå för att täcka verksamheters behov. Medarbetarna var också med och valde det mest användbara systemet bland de anbud som kom in: De testade anbudsgivares lösningar i patientscenarier i ett testcentrum på Mölnlycke vårdcentral deltog i livedemonstrationer av system, med mera. Medarbetarnas åsikter vägde tungt i den slutgiltiga bedömningen av anbud, och var starkt vägledande i beslutet om leverantör. Allt som allt deltog cirka 1500 medarbetare från hälso- och sjukvården.

VGR har valt systemet Millennium Används av 25000 vårdenheter världen över, varav 5700 sjukhus Millennium levereras av Cerner Sverige AB Företagets anbud hade bästa förhållandet mellan kvalitet och pris VGR anlitar Cerner redan idag – underlättar övergången Millennium är ett multifunktionellt kärnsystem för hälso- och sjukvården. Det används av 25 000 vårdenheter i hela världen, på omkring 5700 sjukhus. Millennium levereras av Cerner Sverige AB (ingår i det amerikanska storföretaget Cerner Corporation). Cerner Sverige AB:s anbud har det bästa förhållandet mellan kvalitet och pris utifrån VGR:s upphandlingskriterier. Lösningens funktionalitet och företagets erfarenhet av stora komplexa sjukvårdsorganisationer var de kriterier som vägde tyngst. En fördel: Cerner har arbetat med svensk hälso- och sjukvård tidigare (VGR, Region Skåne) (Detta påverkade dock inte upphandlingen i sig) OBS! Upphandlingen är just nu under överprövning. en organisation har lämnat en överklagan till förvaltningsrätten. detta bedöms inte påverka tidplanen i stort, eftersom det är mycket förberedande arbete som ska göras inför själva införandet. Bland annat ska nya standarder, begrepp och termer komma på plats.

Införande i hälso- och sjukvården Kärnsystemet Millennium införs i ett geografiskt område åt gången Förberedelserna börjar överallt samtidigt Södra området gör första driftstarten Kärnsystemet ska vara infört i hela VGR 2023 Kärnsystemet införs i fyra etapper Västra Götaland delas in i fyra geografiska områden: norra, södra, östra och västra. Systemet införs i ett område i taget, där specialistvård, primärvård och kommunal hälso- och sjukvård ansluts samtidigt. Förberedelserna börjar överallt samtidigt Även om driftstarterna kommer att ske i ett område i taget så kommer förberedelserna att påbörjas i hela regionområdet samtidigt, i alla förvaltningar Detta beror på att systemet måste vara anpassat till hela regionens behov när det väl sätts i drift, för inga stora justeringar ska ske från första till sista driftstart. Södra området först med nya kärnsystemet Programstyrgruppen för FVM har tagit inriktningsbeslutet att södra området runt SÄS, med närliggande aktörer, ska bli först ut att införa det nya kärnsystemet. Kriterierna har varit att det första området bör ha ett så heltäckande vårdutbud som möjligt och en hög grad av samarbete kring patienterna vårdgivare emellan. Detta för att så tidigt som möjligt kunna se till att kärnsystemet fungerar i den dagliga driften i alla former av verksamheter. Förvaltningarna ska nu delta i arbetet med att bestämma detaljerna om vilka aktörer som ingår i vilket område. 2023 ska kärnsystemet vara infört i hela regionen.

Preliminär tidplan för införande av kärnsystemet 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Initiera Regional design Driftsättning Utrullning Södra området Västra området Östra området Norra området Det här är en preliminär tidplan som kommer att detaljeras i samarbete med leverantören. I början av nästa år ska en mer detaljerad tidplan finnas på plats! Förklaring till bilden: De tre strecken till vänster om ”Initiera” står för det pågående arbete som sker tills vi startar det gemensamma arbetet med Cerner. ”Regional design” = anpassa kärnsystemet till förutsättningarna hos regionens förvaltningar. Vi köper ett system från amerikanska Cerner, och måste göra om det lite före det att kunna använda det i våra verksamheter. tidplanen är preliminär och baseras på leverantörens förslag till införande av kärnsystemet. I planen ingår även utvärdering. Därför sträcker sig pilarna längre än till själva driftstarten, som är datumet för när kärnsystemet börjar användas. Streckade linjer på de blåa pilarna ska visa att alla redan från start ska vara med på de gemensamma, regionala förberedelserna: förändringsresan börjar nu.

Förändring och verksamhetsutveckling - förberedelser 2019-2020 Gemensamma processer och arbetssätt ska förankras och etableras Termer och begrepp standardiseras på regiongemensam nivå Tekniska förberedelser Under 2019-2020 ska vi arbeta med att förbereda vår organisation på det nya kärnsystemet. Detta kommer att ske i två övergripande spår: Förändringar i vår verksamhet Förändringar i IT-stödet Förändringar i vår verksamhet handlar om att vi ska införa Nya processer och arbetssätt Regiongemensamma termer och begrepp enligt en nyligen beslutad, ny standard Förändringar i IT-stödet handlar om att vi måste anpassa ”standardversionen” av systemet Millennium till vår verklighet och våra behov. Systemet har kapaciteten att uppfylla våra krav, men först måste vi göra det till en VGR-version av Millennium. Detta arbete kommer att vara fokus för en stor arbetsgrupp under de kommande åren. Alla förvaltningar ska ha egna införandeprojekt.

Välkommen på informationsmöte! 36 tillfällen i november-december Var med på plats eller genom webbsändning Anmälan via regionkalendern Mer information på vgregion.se/FVM Under hösten och våren kommer representanter från VGR, kommunerna och förvaltningarna att hålla informationsmöten i hela regionen. Det blir flera möten samma dag. Varje möte kommer att vara omkring 90 minuter (halva tiden för frågor från åhörare på plats eller via webben). Mötena kommer gå att se i efterhand på webben.

Ett samarbete mellan Västra Götalandsregionen och kommunerna i Västra Götaland