Repetition / Feedback Kände - Lärde – Reflekterade 5 minuters reflektion Kände – lärde – reflekterade när det gäller Kategoristyrning? Spend och spendträdet = grunden utan det kommer vi inte vidare Många säger att strategiskt inköp = kategoristyrning Tvärfunktionella team en nödvändighet men det är inte lätt

DAGENS AGENDA 8.30-9.15 Repetition + Trender 9.30-10.15 Inköpsbeslutet 10.15-11.30 Prissättning 11.30-12.30 Lunch 12.30-13.15 Fortsättning 13.30-14.15 Grupparbete 14.15-15.30 Priskänslighet Idag skall vi fokusera på det operativa inköpet och vi kommer att varva teori – praktik genom att ni praktiserar teorierna i grupparbeten ibland genom inlämningsuppgifter och ibland genom att ni gör korta presentationer.

Operativa ärenden Ramavtal, kontrakt Beställningar med inköpsanmodan Leverantörsbedömningar, leverantörsvärderingar Upphandlings och förhandlingsresultat Fakturor (leverantörsreskontra) Reklamationer avvikelser Skadeståndskrav, tvister, viteskrav, ‘claims’ Avtalsuppsägningar, avtalsförlängningar Ändringshantering (ÄTA) eller konstruktionsändring (ECR)

Exempel på funktioner som inköp arbetar med i en större organisation. Planering Logistik Marknad Försäljning Transport och skeppning Produktion och lager Ekonomi Internleverantörer Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område. Kvalitet Ledningsgrupp. OBS LISTA GÖR EJ ANSPRÅK PÅ ATT VARA KOMPLETT, ENDAST AMBITION ATT NYANSERA/BREDDA SYNEN PÅ INKÖP Planering Planera behov, (Kontakt med marknadsavdelning, styr produktionsplaner), Logistik T ex vid logistik lösningar där mtrl flöde intern synkroniseras med leverantör. Förpackningar, JIT, etc. Transport och skeppning Vid inköp med FCA villkor eller vid ”akuta” behov, etc. Produktion och lager VMI lösningar, hur saker skall lagras (kemikalier), Feedback till leverantör rörande inköpts produkts ”användarvänlighet”. Ekonomi T ex faktura avvikelser. Leverantörer (intern) Andra tillverkningsenheter. F O U -- Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område. Om leverantör är delaktig i produktutveckling Kvalitet PMQA om leverantör levererar mindre bra insatsvaror eller ”säkring” av leverantörsprocesser. Ledning. Strategier, produkter där inköpt mtrl utgör en stor andel av fsgvärde. onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Attesträtt Beloppsgränser som reglerar värdet av den vara/tjänst när en position i företaget får besluta om införskaffning. Jmf avtalslagens begrepp behörighet/befogenhet. onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Olika typer av produkter Måste hanteras olika Har olika datastöd Har olika sakägare Har olika beslutsprocesser Har olika leverantörsmarknadstyper Har olika betydelse Har påverkan på olika ställen på DuPont onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Betalningsplan Kontraktsstart Projektering Produktion Leverans Retentions- Förskott 1 Förskott 2 betalning 1 betalning 2 betalning 3 betalning 4 betalning Projektering Kontraktsstart Produktion Leverans Fakturadag Förfallodag

Operativt Inköps effektivitet onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Externa effektivitet (Effectivness) Prisutveckling Kostnadsutveckling Störningsfria leveranser in och ut Ledtider onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Inre effektivitet (Efficiency) Antal order per Inköpare Antal oe/rekl/levbev/etc per Inköpare Kostnad för Op Ink som % av inköpsvolym Genomloppstid för Order OE Reklamationer Fakturaavvikelser Etc. onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

KPI KPI Goal 1 KPI Holistic Objetivs KPI Goal 2 KPI Goal 3 KPI KPI KPI “The problem with PKI’s is that they drive performance, but not towards the company best, but for the individual KPI. Besides: there seems to be lacking a KPI for common sense” U Agren, CFO KPI KPI onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Databaser i affärssystem Rapportgenerator Leverantörs data Lev per kmp Avt lev per kmp Netto behov Brutto behov Produkt register (struktur) Komponent data Behov (prognos alt försäljning) Prognos Order etc Avtalsdata data Lager Inköpsorder onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Leverantörsmätning 3 Företagsstrategi Mål Actions Mätning Inköpsstrategi Val av ämnen/ prameter Mål Actions Mätning =Aktivt program onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Om ”leverantörs mätning”. Det är inte allt enkelt. Kräver gemensamma processer/rutiner. Tex. hur mäta leveransprecision? ”Möter verkligt leveransdatum det leveransdatum angett på inköpsorder!” onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Exempel leveransprecision Om verkligt leveransdatum är inom intervallet –3 till +0 dagar relativt inköpsorderns leveransdatum => Leverans OK. Antag att vi har 100 leveranser under en bestämd tidsperiod: 88 leveranser sker inom intervallet. Leveransprecision = 88/100 => 88 %. Intervall och tidsintervall bestäms av varje enskild bolag. onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Exempel leveransprecision 2 Vilka ”datum” finns det? Orderdatum. Önskat leveransdatum. Ordererkänt leveransdatum. Förändrat leveransdatum. Verkligt leveransdatum. Nytt önskat leveransdatum (vid orderändring). Nytt ordererkänt datum. Ledtid och transportvillkor……. I affärssystem. onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Exempel leveransprecision 3 Att fundera över och som inköpschef skapa rutiner för: Skall leveransprecision endast mäta leverantörens förmåga att leverera enligt ordererkänt datum? Vad händer om leverantören ordererkänner flera gånger? Hur registrera ett ordererkänt datum som ej möter önskat leveransdatum om inköpsorder är lagd på kortare ledtid än avtalat? Orderdatum till verklig leveranstid ger verklig leveranstid Verkligt leveransdatum relativt 1:a ordererkänt datum Verkligt leveransdatum relativt senast önskat datum. Verkligt leveransdatum relativt ordererkännande vid sista orderändring. Lärdom. SKAPA RUTIN OCH GÖR LIKADANT HELA TIDEN. Vilka olika mätningar kan göras och vad visar de? => Klarhet undviker siso. onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Leverantörsutveckling Baseras på Leverantörsstatistik (1 – 3 års mätresultat) Marknadsinformation Kvalitetsnivå Administration Etc. onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

IT Stöd Affärssystem (SAP m.fl.) MPS CRM SRM onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

IT stöd Sourcing Beställning Contract Mgt Internet Kataloger onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Many tasks in a company currently have computer support Many tasks in a company currently have computer support. For this a number of other systems have been developed. Sometimes they are included as part of the ERP system, but just as often as independent systems. Examples of such systems are: CRM, Customer Relationship Management for managing customer-supplier relations. SCM, Supply Chain Management for managing the supply chain (orders to subcontractors, supplies, etc.) MES, Manufacturing Execution System for controlling and monitoring production processes. LIMS, Laboratory Information Management System for handling of samples associated with the production. PDM, Product Data Management for the management of (complex) products, which collects information on the product itself. Automatic reconciliation, a way to deal with reconciliation processes, such as monthly reports, fully automatic. onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Purchasing module The purchasing module contains routines for purchase order management and its peripheral features. Purchasing module includes following features: Registration of items, suppliers, request and purchase order Report of delivered goods and notice of delivery Printing of pallet flags to mark incoming goods Support for quality control Flow analysis to analyze and review the impact of late deliveries for manufacturing and sales orders Purchase statistics on articles and suppliers Delivery monitoring Supplier assessment Undo incoming delivery Accounts payable Routines for orders and order responses via EDI (optional) onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Databaser i affärssystem Rapportgenerator Leverantörs data Lev per kmp Avt lev per kmp Netto behov Brutto behov Produkt register (struktur) - Består av - Ingår i Komponent data Behov (prognos alt försäljning) Prognos Order etc Avtalsdata data Lager Inköpsorder onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Olika beställningssätt Exempel på produkter/tjänster Beskrivning Katalog Standard produkter och tjänster Kontorsmateriel, bemanningstjänster, kemikalier, verktyg, IT-hårdvara Produkter och tjänster hittas genom sökning på t ex produktnamn, artikelnummer, beskrivning, leverantörsnamn Produkt/tjänstespecifikation och pris finns i katalogen Ordern skickas efter attest direkt till leverantören Fritext Produkter och tjänster med ramavtal som är svåra att katalogisera Konsulter, Reklamproduktion Leverantörerna hittas genom sökning på t ex produktnamn, beskrivning, leverantörsnamn Specificering av produkt/tjänst och pris görs av beställaren Order går efter attest via inköpsavdelningen till leverantören Inköps-anmodan Icke standard produkter/tjänster där inköp måste vara involverade i köpet Produktionsrelaterad utrustning Beställaren hittar varken produkt/tjänst eller leverantör, fyller därför i inköpsanmodan Inköpsanmodan skickas till inköpsavdelningen efter attestering. Inköpsavdelningen finner lämplig leverantör och ordern skickas till leverantör Andra flöden Resor, fast telefoni, el/energi För vissa tjänster görs inga avrop tjänsten utförs baserat på årliga avtal onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Operativt inköp - Procure to pay Procure to pay process excellence. onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

E-procurement - indirekt mtrl E-procurement tool includes products and services from suppliers contracted after competitive bidding by purchasing functions. All employees can search and order products and services in the tool. Managers receive a request for authorization by mail. If product/services or relevant suppliers cannot be found a requisition can be issued and sent to the purchasing department. When a purchase order is authorized by a manager the order is sent to the supplier by EDI. Product delivery or service completions are registered in SIV and Invoices can then be paid without second authorization. E-procurement tool can be accessed via Intranet onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Pipechain EDI, WEBEDI mm PipeChain is a simple way to organize the supply chain between companies. Mindbreakingly easy to handle, the PipeChain user interface connects customers, manufacturers and suppliers. A patented logistics system with full transparency, allowing you and your partners to – online – create a chain driven by real demand EDI, WEBEDI mm onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Vendor Managed Inventory Information (stock level and demand) Driven by demand Collaboration Can be automated High information transparency Real-time information onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Basware ”BasWare är global marknadsledare för automatiserade finansiella processer. 500 000 användare runt om i världen använder BasWares lösningar. BasWare grundades 1985 och är idag börsnoterat på Helsinki Stock Exchange”. Procure to pay Konkurrenter IBX, E-fact, Agresso, mm onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

CEO/CFO – Map DuPont model Interest- Income Revenue + Cost of purchased goods Net income before depreciation Net profit after depreciation - Total Cost of sold products  Profit margin + - Cost for salary Depreciation Revenue + Other costs x ROI Store + GIP + Revenue Receivables Current assets  Capital Turn over Capital employed + + Fixed assets Cash

Vad har vi lärt oss Vad är Inköp? Hur definieras Inköp? Hur påverkar Inköp organisationens resultat? Offentlig upphandling Hur styrs Operativt Inköp? Vilka operativa processer finns tillgängliga? Vad gör en Operativ Inköpare? Mätning och mål Leverantörsmätning/leverantörsutveckling onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

TRENDS in Procurement Integration in the company business (Closer to business) Procurement interacting with top management Top Mgt – New insights and new demands Interfere in the supplier markets Proactive Value creation

Relative Time Usage and Competencies Needed Traditional time used compared with new roles % of Buyer’s time 100% Administration Cost Reduction and Cost Planning Activities Quality Problems Supplier Measurement and Improvement Activities Additional new activities Traditional Role Expediting Information and Parts Delivery New Role Source: Peter Hines, Cardiff Business School Supplier Strategies Component Development Strategies Market Testing via Competitive Quotes Administration Price Negotiation Price Negotiation

Hur styrs en operativ inköpsfunktion? Vision, affärside, företagsstrategier Policy och värderingar. Etik. Inriktning (baseras på företagsstrategierna) Miljö, kvalitet. Krav Processer Verktyg (system) metoder och handböcker. Affärssystem Mall för inköpsorder Mall för leverantörsmätning. Etc Roller Operativ inköpare Rättigheter Krav Myndighetskrav. Krav från ägare. Krav från anställda. Speciella krav från kunder onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Vem tar inköpsbeslutet? Vad kan exempelvis ligga till grund för beslutet att införskaffa: Material och råvara? Utrustning? Komponenter? Förnödenheter? Tjänster? Är operativt inköp enbart en administrativ funktion? Är inköp verkligen inblandade i ”produktspecifikationen”? Fundera i x minuter. onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Vem tar inköpsbeslutet? Produkt komplexitet Låg Hög Kommersiell komplexitet Inköps avdelning dominant Teknisk avdelning dominant Låg Ekonomi/ledning dominant Kors funktionellt beslutsfattande Redovisa gruppdiskussionerna och koppla ihop med denna matris Hög Fisher 1976 onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Vem tar inköpsbeslutet? Enligt Philipe Kotler (Marketing management) Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut. Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet. Buyer, individ som lägger inköpsordern. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service. Arbeta internt: Vem är inköpare enligt marknadsföringsteorin? Hur adresserar en säljare en organisation. Det kan vara viktigt att inse för att förstå en säljares beteende. Philipe Kotler beskriver i Marketing management ett antal roller i ett företags beslutsprocess för inköpsfrågor: 1.      Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst. 2.      Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut 3.      Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet 4.      Buyer, individ som lägger inköpsordern. 5.      User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service.   Kotler menar att genom att analysera och förstå vem, inom en organisation, som besitter respektive roll ovan underlättar marknadsföring och försäljning. Samma kunskap kan användas av inköparen i relationen med säljaren både för att förstå beslutsprocess internt men även för att skapa en acceptans för egna önskemål hos säljaren. onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018

Total Cost of Ownership- TCO Sum of all cost connected with the procurement Including logistics, capital, warehousing Including maintaining, training One time cost and annual cost Scraping or waste cost Exempel från produktionslinor Ericsson.

Three levels of analysis with focus on Total Cost. Who does what? Objectives Consider fundamental process. Process re-engineering Major outsourcing issues. Strategic Process improvement Tactical Identification of major internal and external cost drivers. Focus on improvement suppliers and contracts portfolio. Suppliers feedback. Monitor performance. Supplier selection Volume allocation. Cost to product allocation. Operational Managing of supplies and performance measurement of suppliers.

Egna Företag Upprätta en plan för hur ni når bästa möjliga villkor (6R) på den marknad ni verkar Bestäm vilken prismodell ert företag tillämpar på sina produkter – till kund Bestäm vilken prismodell ni skulle vilja ha för den produkttyp ni köper in Slutför dokument över företag och skicka in senast 27/1 onsdag den 19 september 2018onsdag den 19 september 2018