Utbildning om utbetalning 24.2.2016 Vasa Version 1.3.2016

Utbildningens innehåll Handläggning av ansökan om utbetalning Personuppgifter i EURA och hemliga bilagor Ansökan om utbetalning och bilagor Inlämning av uppföljningdata Dokumentering, verifieringskedja Ändringsbeslut Semesterlön för projekttiden Läroanstalters ledigheter Utbetalning för Lump Sum-projekt Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Handläggning av ansökan om utbetalning När den sökande klickat på ”Lämna in till myndigheterna för behandling” tar betalaren upp projektet till myndighetshandläggning. Kontaktpersonen går igenom materialet för utbetalningen med fokus på projektets innehåll och ger ett utlåtande i systemet om huruvida projektets innehåll har genomförts. Kontaktpersonen kan ställa tilläggsfrågor. Den som handlägger utbetalningen går igenom kostnaderna för projektet: har de föranletts av projektet, hör de till projektet, har de uppkommit under projekttiden och har de faktiskt betalats. Betalaren kan ställa tilläggs-frågor eller begära en utredning om kostnaderna. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Handläggning av utbetalningen I regel begärs all tilläggsinformation via EURA2014, så att kontaktpersonen/betalaren enkelt kan kontrollera t.ex. vad man har kommit överens om angående genomförandet av projektet. Genomföraren besvarar också begäran om tilläggs-information via EURA2014. Kom ihåg att spara svaret! Om begäran om tilläggsinformation är av preciserande natur, t.ex. att en verifikation saknas, bifoga verifikationen, spara och klicka på redigera och ”Lämna in till myndigheterna för behandling”. Om begäran om tilläggsinformation är av sådan natur att den har betydande inverkan på rätten till stöd, ska organisationens officiella undertecknare lämna in ansökan till myndighetshandläggning. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Handläggning av utbetalningen När beslutet om utbetalning har fattats och kan hämtas i systemet, borde både projektets kontaktperson och den som har lämnat in ansökan om utbetalning automatiskt få ett meddelande om beslutet i EURA2014. Om ni märker att denna funktion inte fungerar, meddela omedelbart betalaren. Funktionen för begäran om omprövning är tillgänglig tills tiden för begäran om omprövning har löpt ut. När tiden har löpt ut kan begäran om omprövning inte lämnas in i systemet. Tid för begäran av omprövning 14 + 7 dagar från beslutsdagen. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Personuppgifter i EURA och hemliga bilagor (1/3) I systemet får inte synas uppgifter som strider mot personuppgiftslagen – och systemet får inte användas som personregister: det får inte synas uppgifter där man kan kombinera en persons namn, personbeteckning och löneuppgifter eller motsvarande information. Hemliga bilagor bör användas redan i ansökningsskedet – inte endast vid utbetalningen! Den sökande kan markera att bilagan innehåller konfidentiella eller sekretessbelagda uppgifter genom att välja JA på frågan Sisältääkö liite hakijan mielestä luottamuksellisia tai salaisia tietoja? (Anser den sökande att bilagan innehåller konfidentiella eller sekretess-belagda uppgifter?). En sådan bilaga hänförs alltid automatiskt till bara en ansökan. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Personuppgifter i EURA och hemliga bilagor (2/3) Om en bilaga innehåller sekretessbelagda uppgifter, ska genomföraren ge en beskrivning av uppgifterna (t.ex. personuppgifter, affärs- eller yrkeshemligheter) och i mån av möjlighet även ange det lagrum åberopas (t.ex. Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 24 § 1 mom. 23 punkten – uppgifter om en persons ekonomi). Den slutliga klassificeringen av grunden för sekretessen avgörs ändå av myndigheten, dvs. betalaren. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Personuppgifter i EURA och hemliga bilagor (3/3) Man bör överväga noggrant när man ska ange att hemliga bilagor innehåller konfidentiella eller sekretessbelagda uppgifter och inte göra det för säkerhets skull om det inte finns faktiska skäl för sekretess. EURA2014 är ett elektroniskt myndighets-arkiv och myndigheten ska utreda den lagliga grunden för sekretessen och den eventuella skyddsnivån för varje bilaga. Om bilagor i onödan markeras som sekretess-belagda fördröjs alltså handläggningen av ansökan. Det går inte att markera i efterhand att en bilaga innehåller konfidentiella eller sekretessbelagda uppgifter. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Vilka bilagor är hemliga? (ANM:s anvisningar) Löneutredning eller lönespecifikation: Inga personnamn får synas, använd istället t.ex. yrkesbeteckningar. Trots det ska bilagan markeras som konfidentiell eller sekretessbelagd. Arbetstidsuppföljning: Bilagan markeras som konfidentiell eller sekretessbelagd. Reseräkningar: Bilagan markeras som konfidentiell eller sekretessbelagd. Täcks i huvudsak genom flat rate, men beakta flat rate 15 % i projekt! Deltagarlistor (personnamn och organisation): Bilagan kontrolleras utifrån riskbedömning, dvs. bifogas till utbetalningen endast på begäran. Bilagan ska INTE markeras som konfidentiell eller sekretessbelagd. Andra verifikationer och dokument som innehåller t.ex personnamn: Bilagorna kontrolleras utifrån riskbedömning, dvs. bifogas till utbetalningen endast vid behov (t.ex. verifikationer över 4 000 euro) eller på begäran om tilläggsutredning. Bilagan ska INTE markeras som konfidentiell eller sekretessbelagd. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Hemlig bilaga i EURA Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Ansökan om utbetalning och bilagor Lönekostnader bör redovisas per titel, inte som en klumpsumma. Upphandlingar som hör till ramavtal: Om ett beställningsavtal inom projektet hänför sig till ett ramavtal som överskrider det nationella tröskelvärdet eller EU-tröskelvärdet → i uppgifterna om upphandling i ansökan om utbetalning anges ramavtalet som upphandlingsförfarande och ramavtalets värde som avtalets värde. Om moms godtas som kostnad, fyll i kostnaden inkl. moms på kostnads-raden i ansökan om utbetalning. Fyll alltså inte i moms separat i rutan för moms. För evenemang som ger upphov till direkta kostnader för projektet ska projektaktören ha en undertecknad namnlista över deltagarna. Namnlistan begärs vid behov vid utbetalningen, kontrolleras på plats. → ARKIVERAS i 10 år efter avslutat projekt. Obligatoriska bilagor till ansökan om utbetalning: Bokföring; utdrag ur huvudbok - Material om projektet Timuppföljning för deltidsanställda - Reserapporter om utlandsresor Styrgruppens protokoll - Upphandlingsdokument Lönespecifikationsblankett Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Inlämning av uppföljningsdata Uppföljningen har större betydelse under den här programperioden, då en del av programfinansieringen ingår i resultatramen (= är resultatbaserad). Om målen uppfylls kan den resultatreserv (6 %) som ingår i totala finansieringsramen för programmet tas i bruk. Uppföljningsdata anmäls retroaktivt i samband med nästa utbetalning (om utbetalningar redan har gjorts). I fortsättningen fyller projektet i en uppföljningsrapport i samband med varje ansökan om utbetalning. Ansökan om utbetalning kan inte lämnas till handläggning hos myndigheten om inte uppföljningsrapporten har fyllts i. Uppföljningsrapporten ska undertecknas med Katso-kod. Rapporten är tekniskt en del av ansökan om utbetalning. Aktivitetsindikatoruppgifterna anmäls KUMULATIVT i varje uppföljningsrapport, dvs. den totala summan under projekttiden. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Inlämning av uppföljningsdata Tidigare uppgifter finns som utgångsdata i nästa rapport. Lätt att korrigera tidigare anmälda felaktiga uppgifter → ange rätt kumulativa uppgifter i nästa rapport. Frågorna i uppföljningsrapporten varierar enligt fond, organisationstyp och specialmål i ERUF-projekten. I bakgrundsblanketterna anges uppgifter om huvudgenomförare, delgenomförare och deltagande organisationer. I många fält i uppföljningsrapporten används dataverifiering för att förhindra att man fyller i tekniskt felaktiga eller bristfälliga uppgifter. När uppföljningsrapporten är rätt ifylld, markeras den som färdig och kan lämnas till myndighetshandläggning tillsammans med ansökan om utbetalning. Vid behov kan myndigheten be om komplettering eller tilläggsuppgifter (med eller utan ansökan om utbetalning). Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Inlämning av uppföljningsdata Insamling av indikatordata för deltagande organisationer Är det möjligt för en deltagare att uppnå ett eller flera indikatormål? Om ja: 1) Fyll i den deltagande organisationens grunduppgifter i datasystemet. 2) Uppnådde den deltagande organisationen ett eller flera indikatormål? Om ja: 3) Fyll i indikatordata på den deltagande organisationens bakgrundsblankett i datasystemet. - Om inget mål uppnåddes, finns grunduppgifterna kvar i systemet. Också om dem insamlas indikatordata. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Inlämning av uppföljningsdata Deltagande organisationer Får någon deltagande organisation stöd som lyder under de minimis-regeln? Om ja: Stödtagaren tar uppgifter om stödåtgärdens pris ur det gällande finansieringsbeslutet. Uppgifterna ifylls på bakgrundsblankettens uppgifter om de minimis-stöd. Uppgifterna rapporteras samtidigt när stödtagaren meddelar ett deltagande företag eller annan organisation om beviljat nytt de minimis-stöd. Detta rapporteras i uppföljningsrapporten i samband med nästa ansökan om utbetalning. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Inlämning av uppföljningsdata De Minimis Stödtagaren ger varje företag ett Tillkännagivande om nytt statsstöd av mindre betydelse (de minimis-stöd) som beviljats företaget med blanketten som bifogats till finansieringsbeslutet när företaget går med i en ”stödåtgärd”. I projekt där de minimis-stödet riktar sig till företag som drar nytta av projektet ska Stödåtgärderna fastställas i finansieringsbeslutet på förhand. Om det i finansieringsbeslutet för ett projekt har fastställts flera stödåtgärder som riktar sig till de deltagande företagen, ska de deltagande företagen ges ett separat tillkännagivande om varje stödåtgärd. Tillkännagivandena ska alltså inte ges till de deltagande företagen vid varje utbetalning eller först i slutet av projektet, utan alltid när ett företag går med i en ny stödåtgärd. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Inlämning av uppföljningsdata De minimis Uppgifterna i EURA ska vara så aktuella som möjligt också i fråga om de minimis-uppgifter, bl.a. eftersom beviljandet av de minimis-stöd alltid är på finansiärens ansvar och finansiären måste kunna följa med hur de skyldigheter i fråga om de minimis-stöd som stödtagaren ålagts i finansieringsbeslutet uppfylls för varje utbetalningsperiod. I varje uppföljningsrapport anmäler stödtagaren de nya företag som har gått med i projektets stödåtgärder och som har fått de minimis-stöd samt kompletterar uppgifterna om tidigare anmälda företag som deltar i flera stödåtgärder. Stödtagaren ska också bifoga de minimis-blanketterna för dessa företag till uppföljningsrapporten. Med de minimis-blanketter avses det deltagande företagets de minimis-stödanmälan och det ovannämnda meddelandet. Båda blanketterna finns som bilaga till finansieringsbeslutet. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Dokumentering, verifieringskedja 2017 inleder kommissionen tematiska granskningar, av vilka en gäller verifieringskedjan för indikatordata. Medlemsstaterna beslutar vilka dokument som krävs, men verifieringskedjan för indikatordata ska vara dokumenterad. Viktigt att 1) uppföljningsdata har lämnats in, 2) stödtagaren har arkiverat verifieringskedjan för indikatordata och 3) stödtagaren har samlat in rätt slags indikatordata. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Dokumentering, verifieringskedja Stödtagaren, i vars projekt olika organisationer deltar, samlar in uppgifterna. De deltagande organisationerna lämnar in uppgifterna i ett dokument, antingen ett undertecknat papper eller i elektroniskt format. Avsändaren ska framgå tillförlitligt av dokumentet. I samprojekt och projekt för överföring av stöd samlar huvudgenomföraren in uppgifterna även av delgenomförarna eller de som mottar överfört stöd. Stödtagaren fyller i uppgifterna från varje organisation på en egen bakgrundsblankett. Basuppgifterna bildar en ny bakgrundsblankett. Stödtagaren fyller i basuppgifterna bara en gång. Under följande utbetalningsperioder ifylls indikatordata på den befintliga bakgrundsblanketten. Stödtagaren fyller i en bakgrundsblankett också med den egna organisationens uppgifter. På bakgrundblanketten samlar stödtagaren 1) Basuppgifter 2) Uppgifter om de minimis-stöd 3) Indikatordata Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Dokumentering, verifieringskedja Stödtagaren arkiverar verifieringskedjan för indikatordata. Datasystemen arkiverar administrationen mellan stödtagaren och myndigheten. Stödtagaren arkiverar övriga projektdokument utanför datasystemet. T.ex. om en aktivitetsindikator är ”Nya arbetsplatser som stödet gett upphov till” ska de nya arbetsplatsernas yrkesbeteckningar ifyllas i beskrivningsfältet. Vid en kontroll ska stödtagaren på begäran påvisa att dessa arbetsplatser har uppkommit. Det finns alltså skäl att säkerställa verifieringskedjan. Om resultat av projektåtgärder har uppkommit efter projekttiden ska de vara klara senast när den sista uppföljningsrapporten lämnas in. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Ändringsbeslut Om ett ändringsbeslut fattas för projektet, så att kostnadstyper läggs till eller tas bort, uppstår ett avbrott i utbetalningsperioden och en ansökan om utbetalning ska lämnas in för perioden. En ny budget träder i kraft den dag då den godkänns av det koordinerande förbundet. Ett avbrott i utbetalningsperioden uppstår också om: den sökande organisationen byter FO-nummer typen av självfinansieringsandel enligt organisationstyp ändras delgenomförare eller mottagare av överfört stöd ändras moms ingår i kostnaderna budgeten eller finansieringsplanen ändras, om detta påverkar stödprocenten Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Semesterlön för projekttiden Förordningen om stödberättigande kostnader 358/2014, 3 §: En ytterligare förutsättning för att kostnaderna ska vara stödberättigande är att de faktiskt har betalats av stödmottagaren … En reservation för semesterlön uppfyller inte detta krav. Semesterlöner som hänför sig till projektet är stödberättigande om de faktiskt har betalats vid tidpunkten för den sista utbetalningen (4 månader efter avslutat projekt). Genomföraren ska följa upp hur semester intjänas och tas ut under projekttiden. Deltidsanställda ska komma ihåg att anteckna semesterdagar i timuppföljningen. Semesterdagar kan ifyllas direkt i timuppföljningen enligt den procent som tjänats in via projektet. Särskild uppföljning av semesterdagar som tjänats in via projektet och de kostnader som dessa medfört för projektet. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Semesterlön för projekttiden Personerna har arbetat för arbetsgivaren under kvalifikationsåret 1.4.2014–31.3.2015. Alla tjänar in semesterdagar 12 mån x 3 dagar = 36 dagar. Projektet började 1.1.2015. Semesterkostnaderna redovisas enligt utfallet (uttagna/betalda semestrar). 1. Heltidsanställd arbetstagare: Började i projektet 1.1.2015. Semesterdagar för projekttiden 1.1–31.3.2015 totalt 3 x 3 = 9 dagar. På projektet bokförs kostnaderna för 9 dagars semesterlön och semesterpeng. 2. Deltidsanställd arbetstagare: Började i projektet 1.1.2015. Under perioden 1.1–31.3.2015 har arbetstagaren arbetat för projektet 30 % av sin totala arbetstid. På projektet bokförs 30 % av kostnaderna för 9 dagars semesterlön och semesterpeng. 3. Heltidsanställd arbetstagare: Börjar i projektet 1.7.2015. Har inte intjänat semester som är stödberättigande inom projektet under perioden 4/2014–3/2015. Tar ut semester som hen tjänat in före hen började i projektet 20.7–14.8.2015. Lönekostnaderna för semestern måste avdras i sin helhet från de lönekostnader som bokförs på projektet. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Läroanstalters ledigheter Lärarnas ledigheter bygger på kollektivavtalet. Vid utbetalningen likställs ledigheter med semester-lönereservationer, dvs. godtas till den del kostnaderna hänför sig till projektet och faktiskt har betalats. Vid slutbetalningen kan man inte ta med kostnader som inte faktiskt har betalats eller inte hänför sig till projektet. Genomföraren lämnar in en uträkning om hur betald semesterlön, semesterpeng och eventuell ledighet hänför sig till projektet och om kostnaderna för dessa. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Läroanstalters ledigheter T. ex Läroanstalters ledigheter T.ex. undervisningspersonal vid yrkeshögskola: Modell för uträkning: Undervisningsskyldighet 1 600 h Månadslön, brutto 4 000 € Årsinkomst (månadslön x 12) 48 000 € Årsinkomst för undervisningsskyldighet Årsinkomst /(52 x 40) x 1 600 36 923,08 € Inkomst för ledighet (12 veckor) 11 076,92 € Kostnad per undervisningstimme (Årsinkomst /1 600) 30 € Timpris för undervisning (Årsinkomst /(52 x 40)) 23,08 € Timpris för ledighet, reservation 6,92 € Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Läroanstalters ledigheter T. ex Läroanstalters ledigheter T.ex. undervisningspersonal vid yrkeshögskola: Timmar inom projektet 100 h - Lön 100 x 23,08 € = 2308 € Lönereservation för ledighet: - Timmar inom projektet 100 x 6,92 € = 692 € Kostnader som bokförts i projektbokföringen 3 000 € (personalbikostnader saknas) Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Utbetalning för Lump Sum-projekt Stödvillkoren finns i beslutet, läs dem noga. I Lump Sum-projekt kan ändringsbeslut fattas ENDAST i fråga om projekttiden (tilläggstid). Utbetalningen görs utifrån den godkända budgeten, om de resultat och åtgärder som förutsätts i projektbeslutet har uppnåtts under projekttiden. Utbetalningen bygger på a) en godkänd projektbudget och b) att resultaten och målen genomförs till 100 procent. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Utbetalning för Lump Sum-projekt För kostnaderna krävs INGET bokföringsutdrag eller verifikationer. Vid ansökan om utbetalning inlämnas bara de resultat/material e.d. som krävs för utbetalningen. Vid ansökan om utbetalning inlämnas en verifikation bara över den externa finansieringen (kommunen eller annan offentlig aktör), t.ex. kontoutdrag eller anteckning i bokföringen. För privat och egen finansiering krävs inga verifikationer. Etunimi Sukunimi 17.9.2018

Annat aktuellt Upphandlingslagen ändras 2016 Mål med nya lagen bl.a. att göra upphandlingen enklare och flexiblare, beakta miljösynpunkter och sociala synpunkter samt förbättra smf-företagens ställning. Torde träda i kraft i maj–juni. Tröskelvärdena ändras; bl.a det nationella tröskelvärdet för varuupphandling stiger till 60 000 €. Nya mångsidigare tröskelvärden medför fler blanketter i HILMA, var noga med att välja rätt blankett. Etunimi Sukunimi 17.9.2018