Göteborgs universitet förnyas Implementering av ny administrativ organisation och nytt arbetssätt Information till alla medarbetare i september 2012 Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Presentationsagenda GU förnyas – hur då och varför? Vad händer just nu och fram till årsskiftet? Hur går bemanningen till? När har vi ställt om till ny organisation? Ekonomi och effektivisering – hur? Är allt klart den 1/1-2013? Frågestund Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Göteborgs universitet förnyas – flera förändringssteg Vision 2020 – handlingslinjer och prioriteringar för perioden 2013–2020 Ny arbetsordning och ny delegationsordning från och med 1 juli 2012 Ny funktionell administrativ organisation och nytt arbetssätt på plats i januari 2013 Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Verksamhet Vision Uppdrag Kunder Intressenter Erbjudande Mål PERSPEKTIV LEDNING OCH STYRNING Mål Strategier Styrmodell Policies Kultur Linje Forum Roller Individ/kompetens Beställning Utförande Vision och mål Begäran om åtgärd Direktiv ORGANISATION Leverantör Kund PROCESS Input Output Abc... STÖD Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Antal institutioner 2006–2013: 57 44 37 Nya ledningspersoner 1/7-2012: 8 dekaner varav 3 nya 37 prefekter varav 16 nya Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Utforma Arbetsordning Göteborgs universitet förnyas – tillvägagångssätt gällande arbetsordning och delegationsordning samt funktionell administrativ organisation Maj-sep 2011 A-D 1/7 2012 Input Okt-dec 2011 Utforma Arbetsordning Resultat Arbetsordning Delegations-ordning Resultat Nya dekaner Nya prefekter Resultat Beskrivning av framtida gemensamma arbetssätt Definition av kompetenskrav Input Okt 2011- apr 2012 Utforma framtida gemensamma arbetssätt och definiera kompetenskrav 1/1 2013 Input Vår-sommar 2012 Resultat Insikt om respektive förändringsresa Acceptans Detaljerad plan för hösten Höst 2012 Mar-apr 2012 Utforma struktur för den administrativa organisationen Resultat Beskrivning av framtida administrativ funktionell organisation och forum Etapp 2,5 Implementering Resultat Nytt arbets-sätt Ta emot resultaten Bedöma resursbehov i processerna Genomföra riskanalys Specificera respektive nuläge Definiera eventuellt kompetensgap Utforma modell för bemanning Realisera Apr-maj 2012 Specificera befintlig kompetens Resultat Beskrivning av befintlig kompetens Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Syfte och kännetecken Tydligt ansvar och uppdrag för alla organisationsdelar Ändamålsenliga samordningsfunktioner Effektiva ledningsfunktioner Stöd till processorienterat arbetssätt Ökad tillgänglighet för medarbetare, studenter och allmänhet Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införandet och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser Dessa förutsättningar samt beslutad arbetsordning och delegationsordning samt rektors beslut om principorganisation gäller som ”checklista” för resursdimensioneringar och avgränsningar mellan olika administrativa nivåer Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Implementerings-organisation Universitetsledning Implementerings-organisation Ledningsrådet Referensgrupp 5 prefekter Samordningsledare Samordningsgrupp Samordningsforum Förvaltningschef/ samordningsledare Kanslichefer/samordnade chefer Fakultet Kanslichef Administrativ organisation Införandegrupper Fakultet Kanslichef Gemensamma förvaltningen Fakultet Kanslichef Modell för bemanning FUS PEM INFRA STAB Institution Administrativ chef Institution Administrativ chef Institution Administrativ chef Information och utbildning Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Tid- och aktivitetsplan för implementeringen Genomfört före sommaren Avstämning i ledningsrådet 2/5 AC/KC-möte 4/5 Information om kompetenskartläggningen till alla chefer 9/5 Kompetenskartläggningen genomförs 14/5-27/5 Alla införandegrupper bemannande och startade senast 15/5 Nulägesanalys av resurser och kostnader 22/5 Informationsmöten till chefer och medarbetare 16/5, 21/5 och 28/5 Samordningsforum har sitt första möte 29/5 Resultat av kompetenskartläggningen Rektors chefs- och prefektmöte 11/6 Införandegrupper detaljerar organisationsförslaget senast 20/6 Resursbedömningar enligt organisationsförslaget senast 20/6 Informations- och dialogmöten för tillträdande prefekter m.fl. 13/6, 14/6, 18/6, 19/6, 20/6, 21/6 – 7 tillfällen Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning Kommunikationsarbetet i den nya organisationen MBL-samverkan om bemanning m.m. Tjänstebenämningar i den nya organisationen Normerande beslut succesivt från och med 1/7 Samordna stödprocesser och administrativ organisation Resursdimensioneringar klara 14/9 + kvarvarande utestående frågor Bemanningsarbete startar i slutet av september Rektorsbeslut om ny administrativ organisation i oktober Beslut om processverktyg och processansvariga i oktober för fortsatt utveckling av stödprocesser Ledar- och kompetensutvecklingsinsatser startar i augusti/september Lokala arbetsmiljökommittéer klara med riskanalyser 24/9 Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning Chefsseminarium 10-11/9 Utbildningspaket för olika roller successivt framtagna i oktober Bemanningsarbetet fortsätter september–oktober Budgetarbetet för 2013 påbörjas september/oktober E-handelssystem implementeras med start i oktober Instrument för kostnadskontroll tas fram senast i december 2012 Slutrapport från implementeringsprojektet till rektor i december Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Information och kommunikation Fortsatt information och nyheter via www.gu.se Fortsatt information via rektors nyhetsbrev E-postadress direkt till samordningsgruppen gufornyas@adm.gu.se Informationsbrev till alla chefer och införandegrupperna en gång per vecka Informationsmöten för chefer och administrativ personal har genomförts under maj – fem tillfällen 16/5, 21/5, 28/5 Tillgänglighet för prefekter och dekaner m.fl. efter 11/6 Möte med alla införandegrupper 5/9–17/9 Ytterligare informationsmöten för all personal under hösten 2012: 17/9,19/9, 20/9, 24/9, 26/9 Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Hur går bemanningen till? Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Gemensamma förvaltningen Gruppen hanterar förslaget med en övergripande överblick och informerar de fackliga organisationerna. Bemannings- och omdisponeringsbehov anmäles till ”bemanningsgruppen”. Gemensamma förvaltningen Flera alternativ: Komptensutveckling Intern annonsering Extern annonsering Kompetenskartläggningen Förhandlingar Annat Rutin för transparent bemanning Fakultet Övrigt t ex: Medarbetarportalen Introduktions-/utvecklingsåtgärd Till dekan för beslut om extern annonsering Institution Omdisponering inom Institutionen/motsvarande. Institutionen/motsvarande ansvarar för formalia. Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Kompetenskartläggningen Resultat 1 234 besvarade enkäten av 1 961 mottagare (63 %) Flest svar från Handelshögskolan (82 %) Utbildningsnivå: eftergymnasial utbildning inkl. forskarutbildning (77 %) Intresse av andra arbetsuppgifter (31 %) Intresse av att byta arbetsplats (26 %) Genom kompetensutveckling (43 %) Vill inte ta ställning nu (42 %) Används till utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare samt som underlag i det fortsatta bemanningsarbetet. Göteborgs universitet förnyas - implementering 2018-09-16

Bemanningsgruppen 41 vakanser är anmälda varav 15 är visstidsanställningar 4 allmän administration 9 chefer 10 inom ekonomiområdet 2 inom kommunikationsområdet 11 inom utbildningsområdet Det har skett några införhandlingar som inte är inne i systemet ännu 2 personer har anmälts disponibla för annat arbete Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Tjänstebenämningar Utredningen om tjänstebenämningar är slutförd Cirka 180 titlar totalt Ska MBL-förhandlas innan tillämpning Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Exempel på tjänstebenämningar Fakultetskansli Administrativ assistent Administratör Alumnadministratör Antagningshandläggare Ekonom Ekonomiadministratör Ekonomicontroller Ekonomihandläggare Evenemangssamordnare Forskarutbildningsadministratör Forskarutbildningshandläggare Forskarutbildningssamordnare Forskningsadministratör Forskningshandläggare Forskningssamordnare Handläggare Internationell handläggare Kanslichef Institution Administrativ assistent Administrativ chef Administrativ samordnare Administratör Alumnadministratör Ekonom Ekonomiadministratör Ekonomiansvarig Ekonomiassistent Ekonomihandläggare Forskarutbildningsadministratör Forskarutbildningshandläggare Forskarutbildningssamordnare Forskningsadministratör Forskningshandläggare Handläggare Karriärvägledare Kommunikationsansvarig Kommunikationssamordnare Kommunikatör Kvalitetssamordnare Miljösamordnare Personalhandläggare Programadministratör Programsamordnare Projektadministratör Projektledare Projektsamordnare Statistiker Utbildningsadministratör Utbildningshandläggare Utbildningssamordnare Utredare Webbadministratör Webbutvecklare Verksamhetscontroller Internationell handläggare Karriärvägledare Kommunikatör Likabehandlingssamordnare Miljösamordnare Personaladministratör Personalhandläggare Projektadministratör Projektassistent Projektledare Projektledare bitr Receptionist Studieadministratör Studievägledare Utbildningsadministratör Utbildningshandläggare Utbildningssamordnare Webbadministratör Webbredaktör Listningen ovan är inte uttömmande Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

När har vi ställt om till ny organisation? Beslut om övergångshantering gäller 1/7-2012 och längst till 31/12-2012 Lokalfrågorna (Campus, Servicecenter) – arbete pågår IT-styrelse och beställarutskott för IT-verksamheten Utbildningsnämnden på plats i början av höstterminen Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Förändringsarbetet vid Göteborgs universitet Framtida gemensamma arbetssätt Nuvarande situation Nuvarande situation Nuvarande situation Nuvarande situation … så ser den ut så här. Vi har nu utformat ett antal olika framtida gemensamma arbetssätt och en ny administrativ organisation. Men vi har olika nulägen i organisationens olika delar, vi har 37 institutioner, fakulteter och även avdelningar på gemensamma förvaltningen som alla har sina egna nuvarande situationer, men ett gemensamt framtida läge att förhålla sig till. Det innebär att olika delar i organisationen har olika lång väg att vandra mot det framtida läget, och det kan också handla om att man har olika slags resa. Nuvarande situation Nuvarande situation Nuvarande situation Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Ekonomi och effektivisering – hur ? Utgångspunkt: Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införandet och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser Hantera införande och övergångskostnader under 2013 och till vissa delar under 2014 Ökade kostnader på institutionsnivån Minskade kostnader på fakultetsnivån Ökade kostnader på den universitetsgemensamma nivån som främst är av övergångskaraktär Styrelsebeslut att de administrativa kostnaderna ska minska med 10 mnkr oavsett organisatorisk nivå Mera ändamålsenliga samordningsfunktioner ska ge ökad effektivitet och lägre OH-kostnader Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Facklig medverkan i institutionsrådet 7.1.1 Institutionsrådets sammansättning, utseende och mandatperiod Institutionsrådet ska ha minst nio och högst elva ledamöter där en majoritet av ledamöterna är vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta. Prefekten ska vara ordförande i institutionsrådet. Studenterna ska utse två till tre ledamöter beroende på det totala antalet ledamöter. Fackliga företrädare ska ha närvaro- och yttranderätt. (……) Läge De fackliga organisationerna arbetar på att lösa detta Ingen planerar permanenta företrädare för varje institution Olika alternativ: Fackliga företrädare inom fakultetsområdet kan komma till vissa möten Fackliga företrädare utanför fakultetsområdet kan komma till vissa möten Nya administrativa rutiner betr. kallelser etc. för arbetsgivaren/institutionen Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Hantering av MBL Ett regelverk håller på att färdigställas MBL-ansvaret förläggs till där beslutet fattas vilket innebär en viss förskjutning till institutionen Samordnade förhandlingar på fakultetsområdesnivå. Resurs på fakultetskansliet Viss ansvarsformalia måste analyseras Kommer att påverka administrationen av kallelser, protokoll etc. Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Är allt klart den 1/1-2013 ? Ny administrativ organisation implementerad 1/1-2013 Ansvariga chefer fortsätter att driva verksamhetsutveckling och utveckla effektiva arbetsprocesser m.m. Fortsatt utveckling av nytt arbetssätt, rutiner, processer och systemstöd Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Vart vänder jag mig för mer information eller frågor? Projektet har en webbsida där mycket information kan hämtas: www.vision2020.gu.se/strategiska-projekt/Organisationsarbete/ Vissa frågor som uppstår kan ha sin lösning i lokala förutsättningar. Du hänvisas därför till din närmaste chef och/eller ordföranden i införandegruppen (normalt kanslichefen) Vissa frågor kan kanaliseras via arbetsplatsens arbetsmiljöombud eller din fackliga organisation Mår du dåligt och behöver t ex samtalsstöd kan du vända dig till Previa. Anmäl gärna detta till din chef som då får kännedom om situationen och kan påverka tidsbeställningen hos Previa Välkommen att maila frågor till gufornyas@adm.gu.se Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16

Frågor Innehåll Inledning Stödprocess; exempel Utbildningsadministration Processöversikt Nivå 1-beskrivning Nivå 2-beskrivning Administrativ organisation; förslag Institution Fakultet Gemensamma förvaltningen, struktur Gemensamma förvaltningen, arbetssätt Allmänt om implementeringen Göteborgs universitet förnyas – implementering 2018-09-16