Registervård inför första MIT-leveransen - ovana registervårdare 2013-02-26 via Connect Gun Wallius

Kursen Målgrupp: Har sällan eller aldrig kört registervårdsfunktioner Har sällan eller aldrig använt Navicat (eller annan sql-editor) Frågor under kursen Skriv in frågorna i chatten så försöker vi besvara dessa efter kursen Kursen avslutas med en liten utvärdering

Existerande stöd Hitta fel ex. DB03 – Söka ut felaktigheter i databasen SQL Stöd för att rätta ex. Vanliga funktioner i Ladok RV05 – Byte och sammanslagning av personnummer RV07 – Snabbinläggning av uppgifter RV14 – Rensning i underlagstabeller RB70 – Engångsprogram och batchar DB03 söker ut felaktigheter i databasen, det görs inga rättningar där. De fel man söker ut via DB03 är gjorda med tanke på befintligt Ladok. Det finns inga regelfiler där som är gjorda specifikt för det nya Ladok. Regelfilerna i Handbok för registervård del 1 är ett urval av olika typer av regelfiler från DB03 för att få lite statistik att börja med. Man kan också söka ut fel via sql. Felsökningarna i Handbok för registervård del 2 är enbart sql-sökningar Man bör i första hand rätta via användagränssnittet via vanliga funktioner, registervårdsfunktioner eller batch-körningar, men man kan också vara tvungen att rätta i databasen via sql.

DB03 - Inställningar 1 - För att köra regelfiler i DB03 – börja med att klicka på Ny och skriva in önskat namn på körningen 2 - Under Inställningar anger du till vilken eller vilka e-postadresser som körningsresultatet ska skickas till 3 - Under villkor anger du vilka regelfiler som du önskar köra. Dubbelklicka på en fil för att föra över till körningsfönstret 4 - Eller ange utvalda filer genom att hålla nere Ctr-tangenten och markera. Flytta över genom att trycka på Enter på det numeriska delen av tangentbordet.

DB03 - Tolka resultaten 1 - Efter att regelfilerna körts skapas två stycken resultatfiler: Summary och Rapporter 2 - I textfilen Summary visas antal felaktiga poster per körd regelfil. Där finns också ett förslag på hur man kan rätta via sql. Observera att det är ett förslag, ibland kan det krävas annan typ av rättning! 3 - I Rapporter finns mera utförliga rapporter. Genom att öppna textfilen för en viss regelfil kan man se varje post med fel. 4 - I exemplet visas påbörjade programantagningar (antlin) där uppgifterna LINFART, ORT, UNDFORM, FINFORM och KURSTID inte stämmer med motsvarande programtillfälle (ptill). Frågor att ställa sig: Vad består felet i? Hur/var rätta? Ska det rättas? Behövs det rättas inför nya systemet? För hjälp med svaren kan man titta direkt i databasen.

Navicat 1 – För att kunna titta i databasen måste man ha ett databasprogram. Navicat är det som rekommenderas. Ramavtal för rabatterad licens finns, men även gratis version (Navicat Lite) med lite mindre funktionalitet. Öppna Navicat genom att dubbelklicka på Connection-knappen (här märkt som ”Ladok open”) 2 - Och sen databasikonen (här märkt som ”gu”). 3 - Öppna en tabell genom att dubbelklicka på namnet

Navicat – titta i en tabell 1 - Tabellen öppnas i samma fönster 2 - Eller i ett eget fönster beroende på vilken inställning man har i Navicat (se Tools, Options, General och välj ”Windows in taskbar” på/av)

Navicat, filter wizard 1 – För att titta på bara de poster som har ett visst värde i en kolumn kan man behöver man inte kunna sql, man kan använda funktionen Filter wizard. Klicka på Filter wizard ovanför tabellen för att öppna funktionen. 2 - Klicka på den gröna länken <Click here to add> för att lägga till vilken kolumn det ska filtreras på. 3 - Genom att klicka på kolumnnamnet kan man välja annan kolumn att söka i. 4 - Klicka på den blå länken <?> för att skriva in vilket värde det ska filtreras på. Skriv in i fältet och klicka på grön pil. När man använder contains behöver man inte tänka på om det ska vara stor eller liten bokstav. 5 - Klicka på den orange länken <Click here (Ctrl+r) apply> för att starta filtreringen 6 - Resultatet

Navicat, köra sql-script 1 - För att köra sql script: Klicka på knappen Query överst i programlisten. 2 - Klicka på knappen ”New query” strax under Query-knappen och ett sql-ruta öppnar sig i en del av programfönstret. 3 - Det kan också öppna sig i ett eget fönster, beroende på inställning av Navicat (Det finns också ett kortkommando för öppna ett Query-fönster: Ctrl-Q).

Navicat, köra sql-script 1 - Kopiera och klistra in sql-scripten från textfilen in i query-fönstret. Det går att köra flera script åt gången. 2 - Klicka på knappen Run strax ovanför fönstret. 3 - Resultaten visas med en resultatflik per sökning – här visas 0 träffar, det betyder allt inga fel hittades!

Att tänka på: Termin i databasen Formen på termin: ÅÅÅÅT där första fyra siffrorna är året, sista siffran är terminen (1 = vårtermin, 2 = hösttermin) I databasen: 20021 År=2002, termin = vår (1) I Ladoks användargränssnitt: V02 I databasen: 20122 År=2012, termin = höst (2) I Ladoks användargränssnitt: H12 Termin skrivs på ett speciellt sätt i databasen

Rätta upptäckta fel Testa alltid rättningen i testmiljö först! Kontrollera noga vilket ställe det ska rättas på (rättningsscript i DB03 är endast förslag!) Lärosätet ansvarar för att den egna informationen Vad betyder det för studenten om det ändras? Vad säger det lokala regelverket? Rätta i möjligaste mån via gränssnittet Vissa fel kan endast rättas i databasen Rättningsscript utskickade via konsortiet Hjälp från driftcentralen Allt behöver inte rättas 1 - För att inte ställa till det med olika beroenden i databasen eller med studentens uppgifter bör man alltid testa rättningen i en testmiljö först. 2 - Se till att vara säker på vad som ska rättas. Det som vid första anblicken kan verka självklart kan vid närmare betraktelse visa sig vara något helt annat. 3 - Det är lärosätet som ansvarar för hur informationen lagts in, men också hur det rättas. Kanske hamnar man i en sån sits att man inte tycker det är lämpligt att ändra, även om det ser fel ut. Då måste det kommuniceras till Ladok3-projektet. 4 - I gränssnittet finns betydligt fler kontroller än vad som finns i databasen. Ändringar direkt i databasen kan ställa till det om man gör fel. 5 - Allt går inte att rätta via gränssnittet. Har man inte behörighet att själv ändra måste man få hjälp med det. 6 - Vissa ”fel” kommer att tas om hand vid informationskonverteringen, vissa uppgifter, t.ex. underlagslistor, kommer inte att konverteras.

Registervård - Projektsupport Ärende till projektsupport i Jira (alternativt till ladok3-support-sd@its.umu.se) Resultatet från körningar lämnas in enl. exempel: ANTLIN_FFGKURS 421 fel DOKRAD_DOKHUV2 0 fel… Övriga frågor? Lägg in begärda rapporter och frågor i Jira enligt instruktionerna