Ledningens uppföljning Xxx skolans/universitetsförvaltningens miljöledningssystem Möte ÅÅMMDD

1. Val av justerare Instruktion: Val av justerare (gäller mötets protokoll).

1. Inledning och syftet med mötet Syftet med mötet är att följa upp resultatet från den interna miljörevisionen och diskutera hur vi behöver arbeta vidare med vissa områden inför omcertifieringen april 2018. Innan omcertifieringen kommer ytterligare en ledningens genomgång att ske där fokus kommer att ligga på uppföljning och utvärdering av hållbarhetsmålen för 2017 och status inför omcertifieringen. Syftet är att kunna bedöma om den positiva miljöpåverkan ökar och den negativa miljöpåverkan minskar.

Ledarskap och åtagande Omvärldsfaktorer, intressenters krav och förväntningar Ledarskap och åtagande Vision, hållbarhetspolicy, roller, ansvar och befogenheter Förbättra Planera Genomför Följ upp Overall Objectives Planera Risker och möjligheter Betydande miljöaspekter Bindande krav Mål och åtgärder Förbättringar Avvikelse och Korrigerande åtgärder Ständig förbättring Mission or Camp life-cycle Utvärdering miljöprestanda Övervakning Mätning Utvärdering Intern miljörevision Ledningens genomgång Stöd och verksamhet Resurser Kompetens och medvetenhet Kommunikation Dokumentation Verksamhetsprocesser When you have implemented the EMS in the organization according to plan-do check and act, you fulfill the requirements of best practice and you will continually contribute to a better environment While EMS implementation will vary depending on the nature of activity, the needs and the sector that an organization belongs to, the overall operating principle follows a ‘plan-do-check-act (PDCA) cycle’. PLAN: The planning stage is used to identify environmental issues and assess their significance in relation to a particular location and type of operation as well as any applicable legislation. This is achieved by conducting an environmental review. An organization then develops a policy by which it demonstrates its commitment to pro-actively address identified issues by setting overall environmental objectives and targets. DO: During the implementation stage, adequate and dedicated resources with specific responsibilities are assigned; communication, documentation and operational procedures established, and training provided in order to meet set objectives and targets successfully. CHECK: Following the implementation of the EMS-related actions, it is necessary to verify whether planned actions and activities have taken place in an expected manner, and carry out appropriate corrective action if they have not. This is carried out during the checking stage of the EMS cycle. ACT: During the final stage of the EMS cycle, the management meets and reviews whether an organization is delivering its overall policy objectives; whether specific EMS objectives and targets are being met; what are the reasons, if any, for not meeting objectives and targets, and whether corrective actions are being conducted with the overall aim to ensure continual improvement.

2. Föregående möte och uppföljning av tidigare beslutade åtgärder Instruktion Gå igenom vilka beslut som är genomförda respektive inte genomförda och om det finns förslag på beslut avseende nya åtgärder. Om nya beslut fattas bestäm vem som är ansvarig, åtgärd och när det senast ska vara genomfört. Åtgärd Status Kommentar

2. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

3. Resultat från interna miljörevisionen Intern revision genomfördes ÅÅMMDD. Status avseende fokusområdena för revisionen Resultat: Positiva iakttagelser : Xx avvikelser rörande xx, xx och xx Xx förbättringsförslag rörande xx, xx och xx Underlag: Revisionsrapport intern miljörevision samt avvikelserapporter

3. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

4. Uppföljning och utvärdering av avvikelser och förbättringsförslag Instruktion: Sammanfatta status avseende avvikelser och förbättringsförslag som är pågående i verksamheten. Dessa omfattas inte av de som kommit från den interna miljörevisionen, utan är ett led i ert pågående förbättringsarbete. Instruktion : Besluta om åtgärder avseende de avvikelser och förbättringsförslag som inte stängts. Underlag: Frågor och svar liksom klagomål från externa intressenter

4. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

5. Status avseende verksamhetens rutiner/processer (omcertifieringen) Instruktioner: Redovisa status på era rutiner utifrån de nya centrala rutiner som tagits fram och diskutera om era rutiner behöver revideras, utgå eller om nya behöver tas fram. Besluta om behov av åtgärder, vem som är ansvarig och datum för när det senast ska vara genomfört. Underlag: statistik

5. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

5. Status avseende indikatorer kopplade till hållbarhetsmålen (Omcertifieringen) Redovisa de indikatorer/nyckeltal som finns idag för att kunna mäta och följa upp hållbarhetsmålen. ’ Bedöm om de behöver revideras, utgå eller om nya indikatorer/nyckeltal behöver tas fram. Syftet är att veta vilka indikatorer/nyckeltal som är relevanta att använda inför uppföljningen av hållbarhetsmålen som sker i samband med ledningens genomgång 2018. Under denna punkt tar ni upp att det ska finnas en plan för de hållbarhetsmål som inte är tidssatta fram till 2020. Underlag: statistik

5. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

6. Organisation och resurser avseende miljöledningsarbetet Diskutera chefers och ledningsgruppens ansvar, miljöombudets och andra funktioner roll och arbetsuppgifter inom ramen för miljöledningssystemet. Diskutera om det finns behov av förändringar och fatta beslut om dessa. För de skolor som är en del av skolsammanslagningen bestäm hur dessa frågor ska diskuteras och beslutas i den nya ledningsgruppen. Det behöver ske innan ledningens genomgång som sker under februari 2018. Stöd kommer att ges från Sustainability Office. Underlag: avvikelserapporter

6. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

7. Arbetet med omvärldsanalys och dialog med interna och externa intressenter (omcertifieringen) Bestäm ett datum för ett möte när ledningsgruppen avser att arbeta vidare med omvärlds- och intressentanalysen. Mötet ska ske innan ledningens genomgång som sker under februari 2018. På mötet diskuteras interna och externa faktorer som påverkar ert miljöarbete och vilka intressenter som det är relevant att ha en dialog med avseende miljö- och hållbarhetsfrågor. Stöd kommer att ges från Sustainability Office. Underlag: laglistan och lagefterlevnadskontroll, eventuella tillståndsärenden

7. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

8. Arbetet med hantering av risker och möjligheter inom miljöledningssystemet Bestäm ett datum för ett möte när ledningsgruppen avser att arbeta vidare med risker och möjligheter inom ramen för miljöledningssystemet. Mötet ska ske innan ledningens genomgång som genomförs under februari 2018. På mötet diskuteras risker och möjligheter kopplade till de betydande miljöaspekterna, hållbarhetsmålen och lagefterlevnaden.

8. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

9. Nästa möte för ledningens genomgång fastställs och mötet avslutas Avsluta mötet och tacka för allas medverkan. Bestäm datum för ledningens genomgång (senast under februari 2018). Bestäm datum för när mötesanteckningar skickas ut för synpunkter.