Från förstudie till hyresavisering, kundportal och mobilitet 2017-10-24 Reine Jonsson, Förvaltarchef Kirsi Aasa, Verksamhetsutvecklare

TFK – Fastighetsavdelningen Ca 440 190 250 Reine 190 fastigheter Ca 440 hyresavtal, 326 hyresavtal och 115 inhyrningsavtal 250 hyresgäster 14 anställda 14

Utgångsläge för TFK Få resurser Ingen dokumentation Ingen historik Styvmoderligt behandlad fastighetsorganisation Exceldokument som fastighetssystem Missnöjda hyresgäster Reine

Införande av fastighetssystem – från Excel till NFS TFK bildas 2011 Fokus på processer 2013 Behovsanalys 2014 Upphandling 2015 Införande 1/10 2016 Kirsi Bakgrund Processer för förvaltning och byggprojekt. Vi insåg behovet av ett riktigt fastighetssystem. 2012-2013 genomfördes ett arbete med att definiera och införa ett processorienterat arbetssätt Processorienterat arbetssätt har tydliggjort behovet av ett modernt systemstöd Trafik- och fastighetskontoret saknade ett fastighetssystem Behovsanalys genomfördes 2014 Kravspecifikation, förfrågningsunderlag och upphandling (selektiv) 2015 Införande nytt fastighetssystem, LEB 2015-2016 Samtidigt pågick upphandling av en ny driftentreprenör och det beslutades att vi ska sköta hyresaviseringen internt Syfte Projektet syftade till att införa och etablera ett nytt och modernt fastighetssystem i enlighet med behovsanalysens målbild

Målbild Verksamheten skall ha ett modernt fastighetssystem som stödjer ett processorienterat arbetssätt för hantering av: Fastighetsregister Ärendehantering Dokument Ekonomisk förvaltning NFS Mobilitet Teknisk förvaltning Portaler Kirsi Syfte Projektet syftade till att införa och etablera ett nytt och modernt fastighetssystem i enlighet med behovsanalysens målbild Fastighetsregister med alla fastigheter, byggnader, hyresobjekt mm i en bra struktur Hantering av olika typer av ärenden, såsom felanmälningar och beställningar från hyresgäster Ekonomisk förvaltning, kundreskontra, hyresavisering och avtalshantering Teknisk förvaltning med arbetsorder, förebyggande – och planerad underhåll, media Portaler; kundportal, leverantörsportal och rollbaserade användarportaler Mobilitet; stöd för ett mobilt arbetssätt (läsplatta, mobiltelefon) Dokument; koppling och lagring av dokument

Upphandling Alla var involverade Från augusti 2014- juni 2015 Arbetsgrupper Selektiv upphandling Reine

Införandeprojekt Från augusti 2015- juni 2016 Alla var involverade Genomfördes i projektform Etablerad projektmodell Extern projektledare Arbetsgrupper för olika moduler Kirsi Införandeprojektet startade i aug 2015 och pågick till juni 2016. Alla på fastighetsavdelningen var involverade och engagerade Det var viktigt att vi skulle genomföra projektet strukturerad enligt en etablerad projektmodell och med en extern projektledare. Vi hade arbetsgrupper för de olika modellerna och jobbade med workshopar.

Projektorganisation Implementation Kirsi AG Portaler: Kundportal, Entreprenörsportal AG Teknisk förvaltning: Felanmälan, Tillsyn & skötsel, Planerat underhåll, Media/energi, AG Hyresadministration: Avtalshantering, Avisering, fakturering, Kundrelationer AG IT: IT-miljö, Integrationer AG Processer: Systemnära processer, arbetsrutiner, styrande & stödjande dokument Processägare: Godkännande av förändrade/nya processer Referensgrupp: Förankring, rådgivning

Utmaningar Upphandling av driftleverantör samtidigt Ta hem hyresaviseringen Alla tekniska förvaltare slutade Deadline 1/10 -16 för ärendehantering Deadline 1/12 -16 för hyresavisering Integrationer Reine

Framgångsfaktorer FF Verksamhets-utveckling Projektform Arbetsgrupper Engagemang Dokumentation Processer Avstämningar Struktur Kvalitetssäkring Reine Genomfördes i projektform och enligt en etablerad projektmodell Inte bara IT-projekt utan verksamhetsutvecklingsprojekt Arbetsgrupper för olika moduler med engagerade deltagare Gemensam dokumentarea, Webforum Minnesanteckningar från alla möten Systeminförandet bedrevs parallellt och integrerat med utvecklingen av verksamhetens processer Koordination, kommunikation och täta avstämningar av både projektaktiviteter och lösning Koncentrerad acceptanstest under två månader Mycket arbete att sätta den grundläggande fastighetsstrukturen och kvalitetssäkra all data