Informationsmöte BTH, 29 september 2014 Aina Svensson & Urban Ericsson Enheten för digital publicering Uppsala universitetsbibliotek

Dagordning 09.00 -10.30 Allmän presentation av Diva, nutid- framtid. (Fika finns att tillgå:)) 10.30 -12.00 Hur hanteras studentuppsatser och avhandlingar i Diva. Exempel: från ax till limpa. Vad behöver BTH förbereda för att migrera från Lotus till Diva? Tid för frågor och svar 12-13 lunch 13-14.45 Hur hanteras övriga forskningspublikationer. Exempel: från ax till limpa. Vad behöver BTH förbereda för att migrera från Lotus till Diva? Frågor och svar.

Enheten för digital publicering Vilka är vi? En enhet inom Uppsala universitetsbibliotek 12 personer (bibliotekarier, systemutvecklare, IT-tekniker) Här sitter vi Carolina Rediviva

Enheten för digital publicering

Enhetens uppdrag DiVA Alvin Open Access Leverera system och tjänster för att synliggöra och bevara vetenskapliga arbeten och kulturarv DiVA Alvin Open Access Målgrupper: DiVA-medlemmar utanför Uppsala universitet Uppsala universitet: forskare, anställda

DiVA-utveckling 2000 – start, fokus avhandlingar i fulltext Tonåringen DiVA (14 år) 2000 – start, fokus avhandlingar i fulltext 2003 – 5 medlemmar 2008 – 17 medlemmar (ny version av DiVA) 2010 – 27 medlemmar 2013 – 34 medlemmar 2014 – 36+ medlemmar? Under de 5 senaste åren har vi: fördubblat antalet medlemmar berikats med nya typer av organisationer (ex. Nordiska ministerrådet, Naturvårdsverket, Nationalmuseum)

DiVA konsortium Gemensam sökportal: www.diva-portal.org Universitet, högskolor, forskningsinstitut och museer Ersta Sköndal högskola Försvarshögskolan Gymnastik- och idrottshögskolan Handelshögskolan i Stockholm Högskolan Dalarna Högskolan i Borås Högskolan i Gävle Högskolan i Halmstad Högskolan i Jönköping Högskolan i Skövde Högskolan Kristianstad Högskolan Väst Karlstads universitet Konstfack Kungl. Musikhögskolan Kungliga Tekniska Högskolan Linköpings universitet Linnéuniversitetet Mittuniversitetet Mälardalens högskola Nationalmuseum Naturhistoriska riksmuseet Naturvårdsverket Nordiska Afrikainstitutet Nordiska ministerrådet Norges Teknisk-Naturvitenskapelige Universitet Polarforskningsinstitutet Röda Korsets högskola Sophiahemmet Högskola Statens väg- och transportforskningsinstitut (VTI) Stockholms universitet Södertörns högskola Umeå universitet Uppsala universitet Örebro universitet Gemensam sökportal: www.diva-portal.org Konsortiemedlemmarna Använder samma system Styr gemensamt systemets utveckling Gemensam finansiering via avgifter Layout och viss funktionalitet kan anpassas lokalt

Förvaltningsmodell DiVA (pm3) Verksamhet IT (UUB) Systemägargruppen (budget) Drift Förvaltningsledning (beslut) Strategigrupp Vidare-utveckling Arbetsgrupper Modell för systemförvaltning: pm3 (används även för andra IT-objekt inom Uppsala universitet) Bygger på tydliga roller och samverkan mellan verksamhet och IT-utveckling Förvaltningsorganisation: Systemägargruppen: Består av en representant per medverkande organisation, vanligen bibliotekschef/motsvarande på ledningsnivå. Beslutar om budget (avgifter) och övergripande inriktning. Möte 1 gång/år. Specialistgruppen: Representanter på operativ nivå som arbetar med systemet lokalt. Kontaktpersoner mot lokala använder och den centrala DIVA-supporten. Prioriterar gemensamt vidareutveckling. Möten 2 gånger/år, utbyte via e-postlista och wiki. För större frågor bildas arbetsgrupper som tar fram underlag/kravspecifikationer till utvecklingen. Förvaltningsledningen (UUB): Leder och samordnar verksamheten och ansvarar för drift och utveckling Utveckling (UUB): Uppdateringar släpps ca en gång i månaden, vanligen måndag kväll, kort driftstörning i samband med det. Support (UUB): Under kontorstid, per mail och telefon. Central support vid UUB, Drift (UUB): Servrarna finns i UU:s serverhallar. Lagring och back-up på två olika platser I Uppsala. Uppetid nästan 100%, Specialistgruppen (operativ) Support Lokala användare, forskare, studenter

Nya organisatoriska satsningar 2014 Förvaltningsledare – ny heltidstjänst! Uppgift att vara ”spindel i nätet” när det gäller kommunikation mellan användargruppen och utvecklargruppen Systemutveckling enligt scrum Tydligt definierade roller för effektiv utveckling Strategigrupp för DiVA – ny grupp! Diskutera övergripande frågor, mer långsiktigt perspektiv

DiVA Strategigrupp Tillsatt av systemägargruppen För 2014-2015 Strategiska & mer långsiktiga frågor Hur vill vi att DiVA utvecklas? Vilka nya behov/krav kommer att finnas? Vilka nya organisationer kommer att ansluta sig? Finansieringsmodell? Gruppen: Urban Ericsson (förvaltningsledare, UU) - sammankallande Anders Söderbäck, SU Klemens Karlsson, Konstfack Elisabeth Mannerfeldt, KTH David Lawrence, Linköping Ulrika Domellöf Mattsson, Naturvådsverket

Frågor till supporten Akuta problem, serverfel Åtgärdas direkt via bevakning (driftansvarig) Mindre problem, typ poster som ”försvinner” Åtgärdas direkt från supporten Buggar, fel som kräver utvecklingsinsats Support/förvaltning skapar ärende (efter bedömning och konstaterande att det verkligen är ett fel) Frågor typ ”hur fungerar det?” eller ”är det möjligt att?” Svar från supporten, ibland krävs utredning för svårare frågor Utvecklingsförslag …

Utvecklingsförslag Förslag kan komma in olika vägar Supporten Specialistlistans e-postlista I samband med DiVA-möten Förvaltningsledning i Uppsala bevakar förändringar (t.ex. anpassning SwePub) så att DiVA anpassas och uppdateras Beslut om utveckling – bedömningsfråga Små till medelstora förändringar - blir ett ärende, prioriteras inför kommande sprintstart Stora förändringar som innebär mer omfattande utvecklingsinsats  arbetsgrupp och strategigrupp Bedömning och beslut görs av förvaltningsledning (UU) efter insamlad information i relation till utvecklingsinsats

Lokala önskemål Målet är generella lösningar! Lokala listor Forskningsämnen Organisationer Serier Utbildningsprogram Ämnen/kurser Lägga in egna forskningsämnen, serier, utbildning Möjligheter till vissa lokala inställningar

Möten 2014 Kommande möten inom DiVA-samarbetet DiVA användarmöten 6-7 maj (Uppsala) 16-17 oktober (Karlstad) DiVA systemägarmöten 19 november (Uppsala) DiVA strategigrupp 23 maj (Uppsala) – första mötet

Om DiVA – Digitala Vetenskapliga Arkivet Plattform för digital publicering och registrering av publikationer 34+ medlemmar mer än 670 000 referenser snart 170 000 publikationer i fulltext över 24 miljoner nedladdade fulltexter under 2013 över 40 miljoner framtagna webbsidor under 2013

DiVA: webbstatistik (i miljoner)

URI, stabila länkar (KB) Funktioner/användning Spridning Open access-publicering SwePub Webshop-koppling LIBRIS uppsatser.se, avhandlingar.se Utvärdering, bibliometri DRIVER/ OpenAIRE CV/webbsidor Europeana Import/export DiVA används för registrering, lagring, tillgängliggörande och spridning av en organisations publikationer Open access-publicering: original- och parallellpublicering, även retroaktiv publicering av digitaliserade verk. Lagring av tryckoriginal och andra filer. Funktion för att länka till en webshop (print-on-demand) Bibliografisk redovisning för bibliometri, utvärdering och statistik CV/webbsidor: skapa publikationslistor och t.ex. visa dem på en egen webbplats. Även möjligt att skapa egna sökgränssnitt med hjälp av utsökningar (exempel senare) Import/export av referenser och fulltextpublikationer i olika format Långtidsbevarande: Långsiktig förvaltning via förvaltningsplan. Permanenta identifikatorer, versionshantering och registering av förändringar i systemet (Fedora). Borttagen information och filer kan återställas. Öppna filformat, främst XML och PDF. Kontinuerlig översyn av filformat. Lagring och back-up sker i särskilt anpassade lokaler vid Uppsala universitets centrala IT-avdelning. URI, stabila länkar: Varje publikation i DiVA får ett urn:nbn som även används för att skapa beständiga länkar. Hanteras via länkserver på Kungl. Biblioteket. Det är även möjligt att ange andra stablia id som doi eller Web of Science-id. Spridning: DiVA är interoperabelt (OAI-PMH) och många tjänster höstar DiVA. Här ett urval, Ytterligare funktioner som är mer relevanta för lärosäten: Digital spikning av avhandlingar Digital arkivering av allmänna handlingar såsom studentuppsatser Primo, Summon, Ebsco m fl Långtidsbevarande Google, Google Scholar URI, stabila länkar (KB) 18

Gränssnitt till DiVA Gemensam DiVA-portal Publikt sökgränssnitt med egen layout Administrativt gränssnitt (kräver inloggning) Registrering/import, uppladdning, ändring Granskning och publicering Hantering av användare, rättigheter, listor, e-post, beställningsprofiler Utsökning och export RSS/Atom, referensformat, OAI-PMH (Libris, SwePub m.fl.), lokal webb, sökmotorer

Publikt sökgränssnitt (Uppsala)

Administrativt gränssnitt (kräver inloggning)

Studentuppsats – från ax till limpa Student registrerar och laddar upp sin uppsats Alternativt administratör Kan få mail när uppsatsen är publicerad i DiVA Administratör kontrollerar och publicerar Möjligt att få e-mail om att ny uppsats finns för publicering

Registrera uppsats (student)

E-postmeddelande ”Publication created” Till studenten: Din uppsats/ditt examensarbete med titeln '$title$' har registrerats i Uppsala universitets publikationssystem DiVA. Det kan dröja några dagar innan din uppsats/examensarbete publiceras och blir synlig i DiVA eftersom den kommer att kontrolleras av DiVA-administratören på din institution (se lista på http://www.ub.uu.se/publicera/studentuppsatser/). Om du har frågor/problem eller om publiceringen dröjer ta kontakt med din DiVA-administratör. När din uppsats/examensarbete är publicerad och synlig i DiVA kommer du få ett bekräftelsemail. Hälsningar DiVA Helpdesk http://diva.ub.uu.se/helpdesk

Admin kontrollerar och publicerar

E-postmeddelande ”Publication published” Hej! Din uppsats/ditt examensarbete med titeln '$title$' har publicerats i Uppsala universitets publikationssystem DiVA. Länk till din uppsats/ditt examensarbete i DiVA: $nbn_link$ Om något skulle vara fel, ta kontakt med DiVA-administratören på din institution (se lista på http://www.ub.uu.se/sv/Service/Publicera-och-registrera-i-DiVA/For-studenter/). Hälsningar DiVA Helpdesk http://diva.ub.uu.se/helpdesk

Avancerad sökning

Utsökning - studentuppsatser Möjligt söka ut på vissa kriterier och inkludera extern webbsida eller hämta till excel Skapa länk utsökning Sökning i avancerade sökformuläret Länk till träfflista

Migrering till DiVA Vad behöver BTH förbereda för att migrera studentuppsater från Lotus till Diva? Anpassa formatet till vårt format i DiVA Anpassningen görs lokalt Övriga frågor – studentuppsatser?

Avhandlingar – från ax till limpa Olika rutiner hos olika DiVA-medlemmar Elektronisk spikning i DiVA, med spikblad Doktorand (eller administratör) registrerar och laddar upp avhandling Sammanläggningsavhandling Sammanfattning ”kappan” registreras som en post och ingående delarbeten för sig (länkas ihop i DiVA) Monografiavhandling Administratör kontrollerar och publicerar

Registrera avhandling – forskaren själv

Välj publikationstyp

Sammanläggningsavhandling i DiVA

Ingående delarbeten – enskilda poster som länkas till avhandlingen

Spika avhandling

Kommande disputationer UU

Administrera

Välja att dölja/visa funktioner

Hur hanteras övriga forskningspublikationer? Importera poster Forskaren själv, från olika databaser, flera olika format Biblioteket importerar veckovis från Web of Science, Scopus Manuell registrering

Logga in som anställd ”staff”

Mina publikationer kopiera en post Posten finns i fulltext radera post

Logga in som anställd ”staff”

Sökning i WoS AD=((uppsala SAME (UNIV UPPSALA OR UPPSALA UNIV OR HOSP OR AKAD SJUKHUSET OR Angstrom OR ANGSTROMLAB OR ANGSTROM LAB OR BIOMED CTR OR BMC OR Biomedicum OR CLIN RES CTR OR CTR RES & DEV OR Ctr Bioeth OR Ctr Gender Res OR Ctr Image Anal OR Ctr Multiethn Res OR Ctr Reprod Biol OR Ctr Surface Biotechnol OR DEPT MED SCI OR DEPT PHYS & ASTRON OR DEPT SURG OR EBC OR Evolut Biol Ctr OR Evolutionary Biol Ctr OR IFAU OR Linnaeus Ctr Bioinformat OR LUDWIG INST CANC RES OR Museum Evolut OR RUDBECK LAB OR SVEDBERG LAB OR SWEDISH INST SPACE PHYS OR Tandem Lab OR Uppsala Astron Observ OR UCR)) OR ((eskilstuna OR falun OR gavle OR vasteras OR nykoping) SAME (UNIV UPPSALA OR UPPSALA UNIV OR CLIN RES CTR OR CTR RES & DEV OR Inst Housing & Urban Res OR Neutron Res Lab)))

Importera från externa databaser

Lista importerade poster, dubbletter etc

Tillägg – affilering , lokalt användarid + nationell ämneskategori

Parallellpublicering Försättsblad etc

Ladda upp fil i DiVA Välj version Accepterad version Inskickad version Publicerad version Embargo? När ska filen göras fritt tillgänglig i DiVA? Särskilda villkor?

Automatiskt genererat försättsblad

Cover page with full reference and link to the reference Final manuscript Cover page with information on version, the complete reference and a link to the published article on the journal’s homepage. Possible to add extra text, e.g. copyright information, if required by the publisher.

Self-archived article in DiVA and other search tools Reference i DiVA self-archived article – accessible for all Abstract page of a record in DiVA Fulltext link: self-archived article, accessible for everybody with access to the internet. If you find the record in Google you often get directly to the PDF (and not to the abstract page). That’s why it is important to have a cover page with information about version and where the manuscript subsequently has been published. Subscribers can access the published version through the link on the cover page. DOI: link to the article on the journal’s homepage, accessible for subscribers article on journal website – accessible for subscribers $

Visa ”Ändra” och ”Granska”- spåren

Visa hur man hanterar avslutade organisationer, serier etc

Administrera

Litteraturlista från DiVA – forskares profilsida vid UU Några exempel på utsökningar, dvs. att man hämtar information från DiVA och visar upp den på andra webbplatser Exempel på en profilsida för en forskare vid Uppsala universitet. Publikationslistan hämtas från DiVA och uppdateras automatiskt när nya publikationer registreras i DiVA

DiVA som publiceringsplattform: tidskriften Samlaren Exempel: tidskriften Futhark som publiceras av Institutionen för nordiska språk och som använder DiVA som publiceringsplattform. Innehållsförteckningar skapas med hjälp av en utsökning, dvs. uppgifterna hämtas automatiskt från DiVA. Pdf-filerna lagras i DiVA och kan laddas ner direkt från tidskriftens webbplats. Det är även möjligt att beställa ett tryckt nummer via universitetsbibliotekets webshop (print-on-demand). Andra exempel på tidskrifter: JAAH (arkeologi), Samlaren (litteraturvetenskap)

Vidareutveckling Nytt sökgränssnitt Anpassning till konstnärliga publikationer Eftersom de flesta svenska lärosäten använder DiVA: Gemensamma bibliografiska poster (och parallellpublicering) Gemensamma personposter som kopplar ihop lokala användarnamn och andra person-ID:n Gemensamma ”projekt-poster” som kan kopplas till person/organisation/publikation (CRIS) CRIS = Current Research Information System Stora prioriterade punkter, dessutom en hel del mindre saker

DiVA – SwePub/SweCris – VR Prisma = VRs ansökningssystem SweCris = nationell projektdatabas VR Prisma Publ. Publ. DiVA SwePub Publ. Proj. SweCris Proj.

Att gå med i DiVA Intresseanmälan Avtal Drift + support Inloggningsfunktioner (IT-avdelning) Egen webblayout / länkar (webbansvarig) Överföring av ev. befintliga databaser Domänadministratörer / kontaktpersoner Egen testingång + skarp ingång Utbildning Lägga upp lokala användare/listor

Frågor? Aina Svensson aina.svensson@ub.uu.se Urban Ericsson urban.ericsson@ub.uu.se