Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar Modul 03: Aktörsgemensamma former www.msb.se #grundSoL Detta är en av fyra grundmoduler i utbildningspaketet ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar”. Modulen ligger på en grundläggande nivå. Denna powerpoint-presentation är ett utbildningsmaterial för att kunna genomföra den modulen. (Modul 03) Det finns också ett huvudmaterial i form av ett PM som är tänkt att vara ett detaljerat stöd för dig som genomförare – dels med vilka förberedelser som behöver göras inför genomförandet, dels med ett detaljerat upplägg.
Utbildningsmaterial – 8 moduler à 3,5 tim Funktioner/roller Informations-delning och lägesbild Rollen som inriktnings- och samordnings-kontakt Fördjupning Att stå värd för en inriktnings- och samordnings-funktion Stöd till inriktnings- och samordnings-funktion Grunder Den svenska modellen för att hantera samhällsstörningar samt regelverk Bilden ger en översikt av de olika modulerna Den röda ringen markerar just denna modul, en del av basen. Aktörer och deras roller och ansvar Aktörsgemen-samma former Kriskommunikation Version 1.0 2016-12-10
Aktörsgemen-samma former Syftet är att du ska utveckla kunskap om de rekommenderade aktörsgemensamma formerna för inriktning och samordning vid samhällstörningar för att kunna bidra till inriktning och samordning vid en samhällsstörning. Syftet är att du genom kunskap om gemensamma arbetssätt ska kunna bidra i de olika formerna som ISK, ISF och stöd till ISF etc. Version 1.0 2016-12-10
Kunskapsmål Beskriva formerna för aktörsgemensam hantering. Förklara rollerna inriktnings- och samordningskontakt, samt inriktnings- och samordningsfunktion. Beskriva förutsättningarna för värdskap och koordinering av en inriktnings- och samordningsfunktion. Kunskapsmålen för utbildningsmodulen återkommer också mot slutet av i denna presentationen och blir en avstämning kring om målen har uppnåtts. Kunskapsmålen är hämtade från boken Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar (MSB777), sid 155-166. Målen kan upplevas som höga, men vi har valt att använda de mål som är fastställda i boken. Version 1.0 2016-12-10
Föreläsning om aktörsgemensamma former Vad är aktörsgemensamma former Program Inledning Föreläsning om aktörsgemensamma former Vad är aktörsgemensamma former Att samverka och agera i aktörsgemensamma former Reflektion Avslutning Programmet ger en översikt av upplägget för deltagarna. Mer detaljer kring tider etc. hittar du i tillhörande PM till utbildningsmaterial för Modul 03 Aktörsgemensamma former. Version 1.0 2016-12-10
Kort presentationsrunda Namn Organisation Arbetsuppgifter vid samhällsstörning Mycket kort presentation av föreläsare och deltagare utifrån nyckelorden (namn, organisation och arbetsuppgifter vid samhällsstörning). Version 1.0 2016-12-10
Aktörsgemensamma former Visa bilden – aktörsgemensamma former och visa filmen som finns länkad i bilden. Syftet med att visa filmen är att få en beskrivning av aktörsgemensamma arbetssätt. I boken ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” kan du läsa mer om aktörsgemensamma former, s.77-85 Föreläs kort, tryck på att det vi pratar om är aktörsgemensamma former för samverkan som vi ska behandla och inte interna organisatoriska former. Alla aktörer som är med och hanterar samhällsstörningar måste enkelt kunna komma i kontakt med varandra och hitta effektiva sätt att träffa överenskommelser. Enhetliga och gemensamma samverkansformer, liksom ett gemensamt språkbruk, underlättar kontakter mellan aktörer och förståelsen för varandras roller. Bilden visar hur olika aktörer ingår i en inriktnings och samordningsfunktion med en representant, och kopplingen till sin egen organisation. Inriktnings- och samordningsfunktion består av representanter från flera aktörer. Formerna kan beskrivas som en plattform för dialog, där berörda aktörer åstadkommer inriktning och samordning genom exempelvis överenskommelser. De har utformats så att de underlättar samverkan mellan aktörer och stöds av helhetsmetoden. Förutsättningarna för inriktning och samordning måste förberedas och vara etablerade i det dagliga arbetet genom bland annat möten, planering, utbildning och övning. Viktigt: Syftet med aktörsgemensamma former för samverkan är att träffa överenskommelser om inriktning och samordning för att samordnat hantera konsekvenserna av samhällsstörningar och utnyttja samhällets resurser effektivt. Aktörsgemensamma former för inriktning och samordning Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare MSB, berättar om samverkansformerna. Version 1.0 2016-12-10
Etablera gemensamma former Kontakt Inriktnings- och samordningsfunktion Stöd I de gemensamma grunderna beskrivs de viktigaste former som behövs, dessa kan kallas olika, det viktiga är att ha en gemensam syn på uppgift och roller för dessa tre former. Det är viktigt att formerna är etablerade i det dagliga arbetet. En kontaktpunkt: en form för att etablera och upprätthålla kontakter i det aktörsgemensamma arbetet. En inriktnings- och samordningsfunktion, ”funktion”: Den kan liknas vid en plattform för dialog, där aktörer träffas fysiskt eller virtuellt (telefon/video/internet). Tanken är att funktionen ska var flexibel, representanter för olika aktörer möts för att träffa överenskommelser om aktörsgemensam inriktning och samordning. Representanterna ska med stöd av helhetsmetoden (som vi kommer prata om längre fram) bidra till att prioritera åtgärder och resurser. Ett stöd (till inriktnings- och samordningsfunktionen): Det är en grupp som bereder underlag till överenskommelser i funktionen. Det kan ses som en analysenhet som arbetar med omvärldsbevakning, kriskommunikation, informationsdelning och samlade lägesbilder. Version 1.0 2016-12-10
Vad är aktörsgemensamma former? Syftet med uppgiften är att alla ska få ökad kunskap om de olika aktörsgemensamma formerna genom att diskutera med varandra. 1. Grupparbete Varje grupp diskuterar en form: Inriktnings- och samordningskontakt (ISK) Inriktnings- och samordningsfunktion (ISF) Värd för ISF Stöd till ISF Koordinator för Stöd till ISF 2. Redovisning 3. Avslutning Skriv ut utskriftsbilderna (bild 28-32 i denna powerpoint) – med anteckningsvyn, två exemplar per grupp. Dessa utskrifter behöver respektive grupp ha som underlag för diskussionen. Där finns det mer information kring varje form som de behöver ta del av för att kunna diskutera. Dela in grupperna så att de är så mixade som möjligt, dvs. olika organisationer mixas i varje grupp i den utsträckning det är möjligt. Diskussion i varje grupp - ca 30 min, 4 till 5 personer. Varje grupp får en form att diskutera. Varje grupp skriver ner svaren på blädderblocksblad, som sedan sätts upp på väggen vid respektive bild. Alla deltagare går runt, läser och reflekterar vid varje bild samtidigt som de intar kaffe/fika. Redovisning – respektive grupp får göra en kort redovisning inför hela gruppen. Avslutningsvis sammanfattar genomföraren diskussionen. Version 1.0 2016-12-10
Gruppuppgift, ISK Diskutera ISK utifrån frågorna: - Vad innebär det för aktörerna att ha en ISK? - Vilka uppgifter kan en ISK ha? - Vilka aktörer har en skyldighet att ha en ISK? - Hur arbetar man som ISK? - Hur kan ISK starta upp en inriktnings- och samordningsfunktion? Skriv ner svaren på blädderblock. Sätt sedan upp bladet vid den aktuella bilden på väggen. Syftet med diskussionen är att få möjlighet att diskutera och klargöra kring ISK samt hur vi vill att det ska fungera hos oss. Utskriftsbild: Sätt upp denna bild på väggen utskriven i A3. Gruppens svar på blädderblocksblad sätts upp tillsammans med bilden ISK som finns uppsatt på väggen i rummet – då blir det ett sammanhang kring vad och hur de resonerat och kommit fram till. Som stöd finns även utskrifter från Vägledningen. Version 1.0 2016-12-10
Gruppuppgift, ISF Diskutera ISF utifrån frågorna: - Vad är inriktnings- och samordningsfunktionens uppgift? - Vem kan ingå i en inriktnings- och samordningsfunktion? - Hur kan aktörer förbereda sig på att ingå i en ISF? - När ska inriktnings- och samordningsfunktionen aktiveras? - På vilka sätt kan aktörerna i inriktnings- och samordningsfunktionen mötas? Skriv ner svaren på blädderblock. Sätt sedan upp bladet vid den aktuella bilden på väggen. Syftet med diskussionen är att få möjlighet att diskutera och klargöra kring ISF samt hur vi vill att det ska fungera hos oss. Utskriftsbild: Sätt upp denna bild på väggen utskriven i A3. Gruppens svar på blädderblocksblad sätts upp tillsammans med bilden ISF som finns uppsatt på väggen i rummet – då blir det sammanhang kring vad och hur de resonerat och kommit fram till. Som stöd finns även utskrifter från Vägledningen Version 1.0 2016-12-10
Gruppuppgift, Värd för ISF Diskutera Värd ISF utifrån frågorna: - Vilka aktörer kan vara värd för ISF? - Vad innebär det för aktörerna att vara värd för ISF? - Vilket ansvar har geografiskt områdesansvarig i en inriktnings- och samordningsfunktion? - Vilka uppgifter kan en värd för ISF ha? - Hur kallar värden samman till en ISF? - Hur kan aktörer förbereda sig på att leda en ISF? Syftet med diskussionen är att få möjlighet att diskutera och klargöra kring Värd för ISF (samt eventuellt hur vi vill att det ska fungera hos oss, om deltagande aktör har geografiskt områdesansvar). Utskriftsbild: Sätt upp denna bild på väggen utskriven i A3. Gruppens svar på blädderblocksblad sätts upp tillsammans med bilden Värd för ISF som finns uppsatt på väggen i rummet – då blir det sammanhang kring vad och hur de resonerat och kommit fram till. Som stöd finns även utskrifter från Vägledningen Skriv ner svaren på blädderblock. Sätt sedan upp bladet vid den aktuella bilden på väggen. Version 1.0 2016-12-10
Gruppuppgift, ISF-stöd Diskutera ISF-stöd utifrån frågorna. - Hur och vem beslutar att inrätta ett stöd till ISF? - Vilka uppgifter ska stödet till ISF hantera? - Vem kan ingå i stödet till ISF? - Hur arbetar stödet till ISF? (Plats, metod, teknik) Skriv ner svaren på blädderblock. Sätt sedan upp bladet vid den aktuella bilden på väggen. Syftet med diskussionen är att få möjlighet att diskutera och klargöra kring Stöd till ISF samt hur vi vill att det ska fungera hos oss. Utskriftsbild: Sätt upp denna bild på väggen utskriven i A3. Gruppens svar på blädderblocksblad sätts upp tillsammans med bilden Stöd till ISF som finns uppsatt på väggen i rummet – då blir det sammanhang kring vad och hur de resonerat och kommit fram till. Som stöd finns även utskrifter från Vägledningen Version 1.0 2016-12-10
Gruppuppgift, Koordinator för stödet Diskutera koordinator utifrån frågorna: - Vilka aktörer kan vara koordinator för stödet till ISF? - Vad innebär det för aktörerna att vara koordinator för stödet? - Vilket ansvar har geografiskt områdesansvarig i ett stöd? - Vilka uppgifter kan en koordinator ha? - Hur kan aktörer förbereda sig på att leda ISF-stöd? Skriv ner svaren på blädderblock. Sätt sedan upp bladet vid den aktuella bilden på väggen. Syftet med diskussionen är att få möjlighet att diskutera och klargöra kring Koordinator för ISF-stöd. Utskriftsbild: Sätt upp denna bild på väggen utskriven i A3. Gruppens svar på blädderblocksblad sätts upp tillsammans med bilden Koordinator för Stöd till ISF som finns uppsatt på väggen i rummet – då blir det sammanhang kring vad och hur de resonerat och kommit fram till. Som stöd finns även utskrifter från Vägledningen. Version 1.0 2016-12-10
Kaffe, rundvandring och inläsning. Reflektera enskilt över hur du ser på de svar som finns på blädderblocken. Syftet med reflektionen är att varje deltagare ska få möjlighet att själv få möjlighet att fundera kring vad jag anser är viktigt i varje (aktörsgemensam) form.
Redovisning och diskussion. Gruppen redovisar sina svar för övriga grupper. Syftet med reflektionen är att varje deltagare ska få möjlighet att ta del av andras tankar om de olika aktörsgemensamma formerna och därefter föra en diskussion kring vad som är viktigt i dessa. Var noga med att disponera tiden lika mellan de fem stationernas redovisningar så att diskussionen vid de första stationerna inte äter upp all tid. Genomföraren summerar vad han/hon har uppfattat av redovisningen och svarar ev på några frågor som uppstått. Efter redovisningen ges en paus på 5 minuter.
Etablera samverkan i dagliga arbetet För att åstadkomma inriktning och samordning krävs: i förväg fastställt handlingsutrymme förankrade aktörsgemensamma former (tillgänglighet, kontaktytor, nätverk) att helhetsmetoden är väl förankrad I boken ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” kan du läsa mer om helhetsmetoden, s.87-89 Förutsättningarna för inriktning och samordning är helt beroende av att det finns etablerade former för samverkan i vardagen. Formerna måste alltså förberedas i det dagliga arbetet genom bland annat möten, planering, utbildning och övning. Aktörernas roller måste redan i förväg vara inövade, kända och accepterade. Fokus är hantering i aktörsgemensamma former, samt i helhetssynen på hjälpbehov, resurser och åtgärder. För att åstadkomma aktörsgemensam inriktning och samordning krävs att • aktörerna redan i förväg fastställt handlingsutrymme för sin medverkan • förankrade former för aktörsgemensam hantering som till exempel tillgänglighet, kontaktytor och nätverk • åtgärder för aktörsgemensam hantering är planerade i alla skeden av en händelse; i det förberedande skedet genom exempelvis planering, kunskaps- och nätverksuppbyggnad, vid inriktning och samordning under själva händelsehanteringen samt för lärande i ”efterskedet” • förhållningssättet om helhet samt helhetsmetoden är väl förankrat hos alla aktörer. Version 1.0 2016-12-10
Förmåga som krävs för att agera gemensamt Lämna lägesrapport Delta i eller bidra till ISF Vara värd för ISF Vara stödresurs för ISF En aktör måste kunna lämna en initial bedömning till andra aktörer. Det är en kortare lägesrapport. Bedömningen kan lämnas på eget initiativ eller på begäran från en annan aktör och kan lämnas i aktörens inriktnings- och samordningskontakt eller annan lämplig funktion, om andra former för aktörsgemensam hantering är aktiverade och lämpas. Initiera en inriktnings- och samordningsfunktion. Alla aktörer kan initiera en inriktnings- och samordningsfunktion. Funktionen initieras normalt genom begäran till en aktör med geografiskt områdesansvar (kommunen på lokal nivå och länsstyrelsen på regional nivå) eller MSB (nationell nivå). Aktörer med geografiskt områdesansvar och MSB måste alltid sammankalla en funktion på begäran. Aktörer med geografiskt områdesansvar och MSB har också rätt att initiera en funktion på eget initiativ. Hanteringen av begäran, kallelsen samt anordnandet av det första mötet kan exempelvis delegeras till en larmcentral med dygnetruntbemanning. Delta i eller bidra till inriktnings- och samordningsarbete. En aktör som har lämpliga resurser, måste kunna bidra till inriktnings- och samordningsarbetet. I förmågan ingår att kunna arbeta enligt helhetsmetoden. Vara värd för inriktnings- och samordningsarbete. Aktörer som har geografiskt områdesansvar, och MSB, måste kunna vara värd för funktioner och stöd. Vissa aktörer kan vara stödresurs för inriktnings- och samordningsarbete. Detta innebär att en aktör bistår värden för inriktnings- och samordningsarbete med tekniska, personella, fysiska eller metodmässiga resurser. Version 1.0 2016-12-10
Gemensamma förhållningssätt Helhetssyn Perspektiv- förståelse Människan som en del av systemet Tid, proaktivitet, samtidighet (Utskriftsbild: skriv ut i A4 med anteckningsvyn och se till så att varje grupp har 1-2 ex på bordet) I ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” finns det några förhållningssätt som kommer att underlätta den gemensamma hanteringen, de är indelade i de här huvudrubrikerna Ha en helhetssyn på det som ska skyddas, på vilka hjälpbehov som finns, på resurser och på effekter av olika sätt att agera. Se olika perspektiv för att förstå hela skeenden och identifiera flera behov Att fatta beslut i en medveten process, gärna tillsammans med andra Ta hänsyn till människan som en del av systemet Ta hänsyn till tidsskalor, proaktivitet och samtidighet Ha snabb, tidig öppen och korrekt kriskommunikation I boken ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” kan du läsa mer om förhållningssätt, s. 35-73. Snabb, öppen och korrekt kriskommunikation Beslutsfattande Version 1.0 2016-12-10
Gruppuppgift Diskutera frågorna och skriv ner kortfattade svar på blädderblock. Vad krävs av aktörerna innan en samhällsstörning för att de ska kunna åstadkomma aktörsgemensam inriktning och samordning? Vilka utmaningar och möjligheter innebär det för din verksamhet att vid en samhällsstörning agera utifrån aktörsgemensamma former, helhetssyn på hjälpbehov, resurser och åtgärder? Syftet med gruppuppgiften är att deltagarna ska få diskutera vad som krävs i ett före-perspektiv för att kunna åstadkomma gemensam inriktning och samordning men också ha kunskap och insikt kring de gemensamma förhållningssätten Som stöd i diskussionen har ni utskriven bild på de sex förhållningssätten på borden. Version 1.0 2016-12-10
Tre viktigaste budskapen Hög tillgänglighet och proaktivitet Förankrade aktörsgemensamma arbetssätt Åstadkomma effekt och möta hjälpbehoven utifrån en helhetssyn Kunskapsmål Beskriva formerna för aktörsgemensam hantering. Förklara rollerna inriktnings- och samordningskontakt, samt inriktnings- och samordningsfunktion. Beskriva förutsättningarna för värdskap och koordinering av en inriktnings- och samordningsfunktion. Understryk de tre viktigaste budskapen från modulen Försök i diskussionen att återkoppla till målen från inledningen. Version 1.0 2016-12-10
Reflektion Fundera enskilt - Vad tar jag med mig? - Vad behöver vi göra i vår organisation för att kunna bidra på ett bra sätt till aktörsgemensamma former? Diskutera sedan i mindre grupper vad ni har kommit fram till. Syftet med reflektionen är att deltagarna ska få möjlighet att fundera kring utbildningstillfället och reflektera kring detta. Låt deltagarna fundera enskilt 5 minuter utifrån följande frågor; Vad tar jag med mig? Vad behöver vi göra i vår organisation för att kunna bidra på ett bra sätt till aktörsgemensamma former? Låt deltagarna därefter diskutera i mindre grupper (4-5 personer) i ca 15 min vad man kommit fram till och skriva ner ett nyckelord för varje fråga som de vill förmedla till övriga. Avslutningsvis får varje grupp kort redogöra för sina nyckelord, i forum. Version 1.0 2016-12-10
Utbildningsmaterial – 8 moduler à 3,5 tim Funktioner/roller Informations-delning och lägesbild Rollen som inriktnings- och samordnings-kontakt Fördjupning Att stå värd för en inriktnings- och samordnings-funktion Stöd till inriktnings- och samordnings-funktion Bas Den svenska modellen för att hantera samhällsstörningar samt regelverk Bilderna visar alla modulerna i utbildningspaketet Om det finns en planering för när i tid övriga moduler är tänkta att genomföras, kan genomföraren med fördel kommunicera detta till deltagarna. Aktörer och deras roller och ansvar Aktörsgemen-samma former Kriskommunikation Version 1.0 2016-12-10
MSB:s stöd till implementering Informations- och utbildningsmaterial Webbsända seminarier Handledning Kortfilmer Presentationer Allt material finns på: msb.se/samverkanledning Funktionsbrevlåda: implementerasol@msb.se Syftet med denna bild är att visa deltagarna det material som finns att ta del av för fortsatt implementering av Gemensamma grunder vid samverkan och ledning vid samhällsstörningar. Varje aktör ansvarar för att implementera de gemensamma grunderna i sin egen organisation och MSB erbjuder flera olika typer av stöd till detta arbete. Stödet består till exempel i att erbjuda utbildningar och informations- och utbildningsmaterial. Informations- och utbildningsmaterial finns att beställa och ladda ned gratis från MSB:s hemsida www.msb.se/samverkanledning Webbsända seminarier Handledning med övningar och diskussionsfrågor Kortfilmer i alla teoretiska utgångspunkter Presentationer, bildspel i olika längder Version 1.0 2016-12-10
www.msb.se/samverkanledning Version 1.0 2016-12-10
Utskriftsbilder bild 27 - 31 Utskriftsbilder 27-31: skrivs ut i A4 med anteckningsvyn Version 1.0 2016-12-10
Inriktnings- och samordningskontakt (kontaktpunkt) Dygnet runt Ser till att rätt mottagare nås Kan initiera ISF Utskriftsbild Inriktnings- och samordningskontakt är aktörens kontaktpunkt gentemot andra aktörer. Varje aktör behöver en kontaktpunkt, för att öka tillgängligheten samt tydliggöra och underlätta kontakter med andra aktörer. Den är den primära kontaktvägen in i en organisation för att tidigt kunna agera och initiera åtgärder vid samhällsstörningar. För vissa aktörer (exempelvis myndigheter enligt krisberedskapsförordningen, kommuner, landsting, företag) finns redan olika bestämmelser och former av jour eller beredskap vid störningar i den ordinarie verksamheten. Alla aktörer som kan involveras vid samhällsstörningar bör sträva efter att upprätt hålla denna förmåga. Kontaktpunkten ser till att rätt mottagare nås i den egna organisationen samt upprätthåller kontaktuppgifter till andra aktörer. Den kan även initiera en inriktnings- och samordningsfunktion. De enskilda aktörerna avgör vilka eventuella ytterligare uppgifter och befogenheter som kontaktpunkten har, exempelvis att sammankalla en egen ledningsorganisation. Kontakt Version 1.0 2016-12-10
Inriktnings- och samordningsfunktion (funktion) Överenskommelser Icke permanent Helhetsmetoden Utskriftsbild Det vi nu ska beskriva är en generell modell för aktörsgemensamma former där geografiskt områdesansvariga på lokal och regional nivå, samt MSB på nationell nivå står värd för en ISF. Inriktnings- och samordningsfunktion består av representanter från flera aktörer. En inriktnings- och samordningsfunktion är en icke-permanent grupp som har till uppgift att träffa överenskommelser om aktörsgemensam inriktning och samordning av åtgärder. Den aktiveras när behov uppstår. Det är komplexiteten – många intressen och många inblandade de aktörer – som avgör behovet av samverkan i gemensamma former. Representanterna för de inblandade aktörerna och har det handlingsutrymme som krävs för att hantera samhällsstörningar. Varje aktör som berörs av överenskommelsen fattar själv beslut om hur denna ska genomföras i den egna organisationen. Alla aktörer ska kunna initiera inriktnings- och samordningsfunktionen. Funktionen ska, med helhetsmetoden som stöd, avväga eller prioritera åtgärder och resurser till de mest angelägna hjälpbehoven. Representanterna är en del av aktörens egen organisation med ett särskilt uppdrag att bidra till effektiva helhetslösningar. Funktionen kallas samman och hålls ihop av en geografiskt områdesansvarig aktör (en kommun på lokal nivå, en länsstyrelse på regional nivå eller MSB på nationell nivå). I uppgiften att kalla samman och hålla ihop funktionen ingår att • leda och dokumentera möten • koordinera arbetet i funktionen • erbjuda mötesplats • organisera stödet till funktionen samt • i samråd med berörda aktörer avgöra vilken sammansättning funktionen/stödet skall ha. Sammankallande tar fram en dagordning. Beroende på frågans karaktär avgör respektive aktör vem som representerar aktören och vilket mandat representanterna ska ha för att ingå överenskommelser. Beslut om inriktning kan kräva större mandat än samordning. Inriktnings- och samordningsfunktion Version 1.0 2016-12-10
Stöd till inriktnings- och samordningsfunktion (stöd) Analyser (helhetsmetoden) Förslag till överenskommelser Leds av koordinator Organiseras av geografiskt områdesansvarig. Utskriftsbild Vid behov kan ett stöd till inriktnings- och samordningsfunktionen aktiveras för att stödja beslutsprocesserna i funktionen. Stöd till inriktnings- och samordningsfunktion bidrar med analyser och underlag. Stödet är en analysenhet som tar fram underlag och förslag till överenskommelser om aktörsgemensam inriktning och samordning. Stödet organiseras av geografiskt områdesansvariga aktörer och kan vara en del av dennes interna ledningsstöd. Dessa aktörer ser till att det finns organisatoriska, personella och tekniska förutsättningar. Stödet leds av en koordinator och bemannas av en geografiskt områdesansvarig aktör, vid behov även av experter och kompetens från andra berörda aktörer. Stödet ska, med helhetsmetoden som stöd, arbeta med områden som är viktiga för aktörsgemensamt agerade. Detta innefattar bland annat att • bedriva löpande omvärldsbevakning • ta fram analyser och samlade lägesbilder som beskriver konsekvenser, hjälpbehov, resurser och effekter av åtgärder • ge stöd åt informationsdelning • initiera och samordna kriskommunikation. Stödet arbetar mer kontinuerligt än en inriktnings- och samordningsfunktion. Beroende på antalet initierade funktioner kan ett eller flera stöd finnas samtidigt vid hantering av samhällsstörningar. Dessa stöd arbetar i så fall för att ge stöd åt en eller flera funktioner. Arbetet i stöd kan ske såväl i distribuerade som i fysiska former. Stöd Version 1.0 2016-12-10
Aktivera när någon aktör anser att det behövs En aktör initierar funktionen Värden sammankallar funktionen Funktionen möts fysiskt eller virtuellt. Ett stöd sammankallas vid behov. Bilden visar processen för att initiera en inriktnings- och samordningsfunktion Kontaktpunkten ska ha hög tillgänglighet och kunna nås dygnet runt, året runt. Ett bra exempel är den TiB (tjänsteman i beredskap) som många myndigheter har, eller motsvarande t. ex. räddningschef i beredskap. En ”funktion” kan aktiveras när behovet uppstår – alla aktörer får och ska kunna aktivera den – det är komplexiteten i den eller de händelser man ska hantera som avgöra behovet. Funktionen sammankallas normalt av en aktör med geografiskt områdesansvar (vilket beskrivits tidigare i presentationen) som är värd. I uppgiften ingår att leda och dokumentera möten, erbjuda mötesplats och organisera ett ”stöd” till funktionen. Det ingår även att se till att det finns teknik, uthållighet (och till exempel sambandsplanering, rutiner, tillgänglig personal, lokaler, med mera). Värden ska även bjuda in representanter för offentliga och privata aktörer samt frivilliga resurser. De ska säkerställa att handlingar upprättas på rätt sätt, att föra dagbok och mötesprotokoll, med mera. Stödet sammankallas och organiseras av värden som också ser till att det finns organisatoriska, personella och tekniska förutsättningar. Det leds av en koordinator och bemannas av geografiskt områdesansvarig, experter, med flera. Stödet arbetar mer kontinuerligt än en funktion. Flera stöd kan finnas samtidigt, och de kan arbeta på en fysisk plats eller med stöd av olika tekniska lösningar på distans. Version 1.0 2016-12-10
Vara värd för inriktnings- och samordningsarbete Ordna med tekniska, organisatoriska och personella förutsättningar Bjuda in aktörer, även frivilliga Upprätta handlingar, dagbok, protokoll Utskriftsbild Aktörer som har geografiskt områdesansvar (kommuner och Länsstyrelser), och MSB (regeringen) på nationell nivå, måste kunna vara värd för funktioner och stöd. Att vara värd för inriktnings- och samordningsarbete innefattar att • se till att det finns tekniska, organisatoriska, personella och fysiska förutsättningar samt uthållighet för inriktnings- och samordningsarbete (sambandsplanering, rutiner, tillgänglig personal, lokaler, med mera) • ansvara för att starta aktörsgemensam hantering genom att bjuda in representanter för offentliga och privata aktörer samt frivilliga resurser till att delta i eller bidra till inriktnings- och samordningsarbete i dess olika former • ansvara för att de handlingar som upprättas hanteras enligt gällande regler för offentlig verksamhet och ansvara för att ”dagbok” och mötesprotokoll förs. Förmågan att vara värd för inriktnings- och samordningsarbete kan bygga på andra aktörers förmåga att vara stödresurs för inriktnings- och samordningsarbete Version 1.0 2016-12-10
Vara koordinator för stödet Bistå värden med resurser tekniska personella fysiska metodmässiga Utskriftsbild Vara koordinator för stödet till inriktnings- och samordningsarbete. Vissa aktörer kan vara stödresurs för inriktnings- och samordningsarbete. Detta innebär att en aktör, baserat på en överenskommelse, bistår värden för inriktnings- och samordningsarbete med tekniska, personella, fysiska eller metodmässiga resurser. Förmågan att vara stödresurs bör inte minska aktörens övriga förmågor, det vill säga att lämna initial bedömning, att initiera en inriktnings- och samordningsfunktion, att delta i eller bidra till inriktnings- och samordningsarbete eller att vara värd för inriktnings- och samordningsarbete. Stödet leds av en koordinator och bemannas av en geografiskt områdesansvarig aktör Version 1.0 2016-12-10