Projektprocessen, samlingsbild S:t Görans Sjukhus Locum AB 2001-08-09 Projektprocessen, samlingsbild Idé Behovsanalys Fastställer behoven Förstudie Leder till ett huvudalternativ Program Tar fram underlag för beslut Projektering Ger tekniska lösningar Genomförande Iordningställer lokalen Inflyttning

Projektprocessen, allmänna beskrivningar S:t Görans Sjukhus Locum AB 2001-08-09 Projektprocessen, allmänna beskrivningar Detta dokument kompletteras av bilaga ... Finansiering Ett 80-projekt är ett projekt där fakturor för utfört arbete går till Locum som sedan fakturerar hyresgästen direkt, efter ett påslag för administration. Detta projekt kräver en beställning från hyresgästen, alternativt ett avtal mellan parterna. Ett 91-projekt är ett projekt där fakturor för utfört arbete går till Locum som sedan aviserar en tilläggshyra på tre, fem eller tio år. Detta projekt kräver ett tilläggshyresavtal. Efter överenskommelse med Locum kan projekt drivas i hyresgästen egen regi och bekostas av densamma. För detta krävs ett projektavtal som reglerar hyresgästens ansvar för exempelvis miljöhänsyn, tekniska föreskrifter och uppdatering av ritningar. Hyresgästen bekostar också en controller som Locum utser. Denna har i uppgift att bevaka hyresvärdens intressen och att projektavtalet följs.

Behovsanalys Verksamhet Lok samord Förvaltare Proj ledare Projekt S:t Görans Sjukhus Locum AB 2001-08-09 Behovsanalys Behov Beställ ning Upp drag Verksamhet Lok samord Förvaltare Proj ledare Projekt grupp Behovs- analys Behovs- analys Under- lag Behovsanalys Syftet med behovsanalysen är att klarlägga verksamhetens behov, lokalens önskade funktion och specificera särskilda krav. Verksamheten har en idé om en förändring och presenterar denna för lokalsamordnaren på sjukhuset. Lokalsamordnaren skriver en beställning till Locums förvaltare som ger ett uppdrag till en projektledare. Projektledaren bildar en projektgrupp bestående av representanter från verksamheten (äv.huvudskyddsombud) och Locum. Projektledaren lämnar ett underlag till Locums förvaltare som nu kan formulera en behovsanalys. Behovsanalysen överlämnas till lokalsamordnaren för vidare distribution. I de fall processen avbryts står verksamheten för ditintills nedlagda kostnader, om inte annat överenskommits. Denna del av processen resulterar i en behovsanalys med förslag på fortsättning.

Förstudie Verksamhet Lok samord Förvaltare Proj ledare Projekt grupp S:t Görans Sjukhus Locum AB 2001-08-09 Förstudie Beslut att gå vidare Beställ ning Upp drag Behovs- analys Verksamhet Lok samord Förvaltare Proj ledare Projekt grupp För- studie För- studie Under- lag Alt. Lös- ningar Alt. Lös- ningar Reko- menda- tion Reko- menda- tion Förstudie Syftet med förstudien är att analysera olika lösningar och välja ett huvudalternativ utifrån en uppfattning om verksamhetens krav och behov. Man skall tänka stort: ”Bygga om? Bygga nytt? Hyra in? Omorganisera?” Verksamheten beslutar att gå vidare och lokalsamordnaren skriver en beställning till Locums förvaltare. Förvaltaren ger ett uppdrag till projektledaren. Denne och projektgruppen, som nu kan ha nya deltagare, arbetar fram ett underlag som överlämnas till Locums förvaltare. Locums förvaltare sammanställer förstudien, vilken presenterar alternativa lösningar med en rekommendation. I de fall processen avbryts står verksamheten för ditintills nedlagda kostnader, om inte annat överenskommits. Förstudien resulterar i bl.a. verksamhetsbeskrivning, funktionsprogram, teknikkrav, alternativa lösningar, ev förstudieskiss, preliminär tidplan och kostnadsbedömning, målformulering samt val av huvudalternativ.

Program Verksamhet Lok samord Förvaltare Proj ledare Projekt grupp S:t Görans Sjukhus Locum AB 2001-08-09 Program Beslut Pro- gram- avtal Upp drag För- studie Verksamhet Lok samord Förvaltare Proj ledare Projekt grupp Avtals- förslag Avtals- förslag Kalkyl, Tidplan Plan- ritning etc. Plan- ritning etc. Plan- ritning etc. Konsulter Program Syftet med programarbetet är att ta fram underlag för beslut och avtalstecknande. Lokalsamordnaren skriver en beställning enligt huvudvalet till Locums förvaltare som ger ett uppdrag till en projektledare. Locums förvaltare ger ett uppdrag till projektledaren. Denne och projektgruppen, som nu kan ha nya deltagare, arbetar tillsammans med en konsultgrupp fram bl.a kalkyler, tidplaner och ritningar som överlämnas till Locums förvaltare. Locums förvaltare kan nu sammanställa och överlämna ett avtalsförslag till lokalsamordnaren. I de fall processen avbryts står verksamheten för ditintills nedlagda kostnader, om inte annat överenskommits. Programarbetet resulterar i bl.a. rumsfunktionsprogram (RFP), gränsdragningar mellan hyresvärd och hyresgäst, planritningar, tidplaner, genomförandeplanering och hyresavtal.

Avstämning hyresavtal, S:t Görans Sjukhus Locum AB 2001-08-09 Projektering Hyres- avtal Avtals- accept Projekt- avtal Upp drag Program Verksamhet Lok samord Avstämning hyresavtal, tider, kostnader och ev. ändringar och tillägg Förvaltare Proj ledare Förfråg- nings- underlag Projekt grupp Konsult grupp Projektering Syftet med projekteringen är att omvandla verksamhetens önskemål till tekniskt genomförbara lösningar. Efter verksamhetens accept tecknas ett hyresavtal, eller ett tilläggsavtal, med ett projektavtal som bilaga. Projektavtalet reglerar tiden fram till inflyttning och hyresavtalet tiden därefter. Locums förvaltare ger ett uppdrag till projektledaren. Denne och projektgruppen, som nu kan ha nya deltagare, arbetar tillsammans med olika specialistkonsulter fram ett förfrågningsunderlag. Avstämning av hyresavtal, tider, kostnader och eventuella ändringar och tillägg sker mellan Locum och hyresgästen. I de fall processen avbryts står verksamheten för ditintills nedlagda kostnader, om inte annat överenskommits. Projekteringen tydliggör gränsdragning och samband mellan byggnad, installationer och verksamhetsutrustning och en samordning sker mellan för dessa områden. Projekteringen resulterar i ett förfrågningsunderlag med beskrivningar och ritningar etc. för upphandling för genomförande.

Genomförande Verksamhet Lok samord Förvaltare Proj ledare Projekt S:t Görans Sjukhus Locum AB 2001-08-09 Genomförande Avstämning av hyresavtal Upp drag Verksamhet Inflyttning, garantitid, uppföljning av projekt och lokal Lok samord Förvaltare Proj ledare Projekt grupp Upp- handling Färdig lokal Över- lämnande Entreprenör Genom- förande Genom- förande Slutbe- siktning Egen ut- rustning Genomförande Syftet med genomförandet är att iordningställa lokalen och de tekniska lösningar som motsvarar verksamhetens specificerade behov. Efter verksamhetens accept lämnar Locums förvaltare ett uppdrag till projektledaren. Denne och projektgruppen, som nu kan ha ändrat form ytterligare något, upphandlar en entreprenör som genomför projektet. Kontinuerlig avrapportering till styrgruppen, vilken stämmer av ev. förändringar i utförande och ekonomi. Efter slutbesiktningen överlämnas projektet till Locums förvaltare och lokalen är inflyttningsbar. Preliminär hyra eller kostnad börjar betalas av hyresgästen. Besiktningsanmärkningar åtgärdas i första hand före inflyttning, men senare kompletteringar kan förekomma . Ca åtta månader efter projektavslut presenteras den exakta slutkostnaden, varvid hyran justeras. Garantibesiktning utförs två år efter slutbesiktning. Genomförandet resulterar i en fysisk lokal och ritningar och handlingar för den fortsatta förvaltningen.

Organisation i projekt S:t Görans Sjukhus Locum AB 2001-08-09 Organisation i projekt Sakkunniga Vid större projekt: vVD St:G FO-chef Enhetschef R a m r Skyddsomb Styrgrupp Miljösamordn Vid mindre projekt: Klinikchef Lok samord Förvaltare Projektchef Säkerh. ansv Hygienansv Projekt grupp Chef sj skt Proj ledare Fackombud Locum Kollega 1 Kollega 2 Bygg VVS Osv Staden Brandmynd. Arb 1 Arb 2 Osv Osv. Kollega 3 Kollega 4 Osv Alla förändringar som påverkar tid och/eller kostnader beslutas i Styrgruppen. Projektgruppen aktiverar de sakkunniga och ansvarar för att lagar och förordningar följs.