Att göra en kommunikationsplan Maria Eriksson Kommunikatör kommunikationsenheten maria.eriksson@gu.se 786 5707

Delarna i en kommunikationsplan Bakgrund Omvärldsanalys Mål Målgrupper Budskap Kanaler Utvärdering

När behövs en kommunikationsplan? Avgränsade projekt Kommunikationsplan ofta en del av projektplanen

Skilj på plan och strategi Strategi: långsiktigt arbete med kommunikation för att nå organisationens mål Kommunikationsplan: avgränsat i tid eller ekonomisk ram, knutet till ett projekt eller t ex verksamhet under ett år. Mål + målgrupper + åtgärder

Strategi - övergripande Långsiktigt arbete med kommunikation för att nå organisationens mål Långsiktiga vägval, vad göra och inte göra Vilket är vårt förhållningssätt: är vi rådgivande, lyssnande, experten… Offensiv eller defensiv strategi, aktivt föra ut dina budskap eller låta målgrupperna själva skaffa information de behöver? Vilken ton ska vi använda oss av (provokativt, informellt, sakligt, känslosamt) Värdegrund, etiska överväganden

Omvärldsanalys - invärldsanalys Tänk till – finns det något utanför eller inom vår egen organisation som kan påverka kommunikationen? Exempelvis nytt budgetår, ny regering, nya lagar, omorganiseringar, ny rektor, ny chef Andra ”informationskampanjer” som krockar med vår etc. Andra viktiga händelser som kan krocka i tid? SWOT (hot, möjligheter, styrkor, svagheter).

Mål med kommunikationen? Varför kommunicerar vi? Vad vill vi uppnå? Exempelvis för att informera intressenter, för att ändra ett beteende, för att spara tid eller pengar, för att stärka sitt varumärke. Mål ska vara mätbara och realistiska. Mål ska vara uppnådda inom en viss tid. Man kan ha ett övergripande mål och sedan flera delmål.

Kunskap, attityd, beteende Man brukar skilja på kunskapsmål, attitydmål och beteendemål Kunskap = känna till sopsortering Attityd = tycka att det är bra att sopsortera Beteende = att sopsortera

Vilken ambitionsnivå ska man ha? Kunskap Attityd Engagemang Beteende Känna till veta allt Tolerera älska Tänka sig att brinna för Prova alltid göra

Mall för att formulera mål Vid tidpunkten V ska X procent av målgruppen Y veta/tycka/vilja göra Z Den 1 mars 2017 ska alla i fakultetens ledningsgrupp känna till projektplanen

Några exempel på mål Hösten 2010 ska minst 80 procent av medarbetare vid GU veta att det engelska namnet är University of Gothenburg. Öka andelen sökande till marina utbildningar med 20 procent Stärka bilden externt av Göteborgs universitet i enlighet med Vision 2020. Medarbetarna ska förstår nyttan med de förändringar som ska genomföras Minimera missnöje bland medarbetarna Att inom ett år etablera personliga kontakter med cheferna i våra fyra dotterbolag

Budget, vem gör och när? Vad kommer kommunikationsinsatserna att kosta? Vem betalar vad? När genomförs kommunikationsinsatsen? När ska det vara klart? Vilka arbetar med att nå ut med den här kommunikationen? Vem gör vad? Finns det en kommunikatör? En webbredaktör? Fördelning – andra enheter etc Vilka resurser har du och hur använder du dem på effektivast möjliga sätt? Väg de resurser du måste avsätta mot den potentiella uppmärksamhet dina aktiviteter kan få.

Målgrupper – vilka kommunicerar vi med? Interna Externa

Interna målgrupper - exempel Chefer Alla nyanställda Alla med beställar-id Alla som uppdaterar på webbplatsen Personalenheten Ekonomienheten Kommunikationsenheten IT-avdelning Växeltelefonister Studenter

Externa målgrupper - exempel Verk och myndigheter Intresseorganisationer Investerare Samarbetspartners Andra forskargrupper Andra universitet Politiker Allmänheten Presumtiva studenter

Målgruppsanalys Vilka egenskaper har de olika målgrupperna som man måste ta hänsyn till när man kommunicerar med dem? Vilka förkunskaper har de? Vilka är deras drivkrafter och behov? Är de positiva/negativa till projektet? Vilka motargument eller invändningar kan de ha? Vilket språk förstår de? Känner de till vissa begrepp och termer t ex inom ekonomi, juridik?

Övning – mål och målgrupper Lista viktigaste målgrupperna Formulera mål, 2-4 stycken

Budskap Vad är det vi vill säga när vi kommunicerar? Kort och kärnfullt och lätt att ta in. Ska genomsyra informationen i de olika kanalerna. Mottagaren är kanske inte så intresserad… Gör henne intresserad! ” Whats in this for me” En avvägning mellan A) Det som sändaren/projektet egentligen vill ha sagt och B) Var mottagarna befinner sig (vilken kunskap, attityd de har). Bra budskap: skapar fokusering, samlar, bygger en historia, ger rätt känsla Dåligt budskap: osammanhängande, dubbla budskap, inte trovärdigt, inte omsätts i praktiken, för många budskap, spretigt

Metoder – att ta fram budskap Post-it Hiss Twitter

Vem är avsändare? Rektor, projektledaren eller Nisse på löneadministrationen? Fel sändare gör att mottagaren inte tar emot budskapet oavsett hur bra det är Avsändare kan vara opinionsledare som kändisar (beundran), experter (auktoriteter), peers (jämlikar som vi kan identifiera oss med)

Dags att välja kanaler Muntliga Skriftliga Digitala Interna Externa

Ambitionstrappan Effekt: engagemang, handling Ingen effekt, rykten, spekulation Effekt: kännedom, förståelse, kunskap Dialog, hur, varför och sätta mål tillsammans Dialog – hur och varför? Muntlig information + möjlighet att ställa frågor Muntlig information Tryckt info, intranät, e-post Ingen information

Muntliga kanaler Den närmaste chefen! Ta en promenad runt! Ring upp! Informationsmöten (bjud på fika! Eller frukost! ) Seminarium Öppet hus Mingel, mässor Besök nätverksträffar, arbetsplatsmöten

Medarbetarportalen Medarbetarportalen är en universitetsgemensam webbplats för intern information och kommunikation. Nyheter och kalender All relevant och universitetsgemensam information ska finnas på Medarbetarportalen. Projekt/verksamheter ha egen sida med information Redaktör: John Edström Projekt ha egen webbsida med löpande information INTE egen logga Nyhetsbrev via mail

Studentportalen Studentportalen är en universitetsgemensam webbplats för information till befintliga studenter. Primär målgrupp är befintliga studenter på GU Sekundär målgrupp är studieadministratörer och andra medarbetare som möter studenter, samt studenter som ska börja på GU Nyhetsrulle Redaktör: John Edström

E-post och nyhetsbrev E-post ska alltid värderas, sållas och anpassas efter mottagaren och inte spridas slentrianmässigt. Massutskick av e-post används endast undantagsvis. Publicering på Medarbetarportalen ska alltid övervägas som ett alternativ till e-post eller nyhetsbrev. E-postlistor till olika grupper (chefer, doktorander) (kontakt Mikael Stoltz) Många fakulteter har egna nyhetsbrev http://www.gu.se/omuniversitetet/kontakt/fakultetsinformatorer Rektors nyhetsbrev (redaktör Ann-Charlotte Schützer)

GU Journalen och Spionen GU Journalen är en tidning för universitetets medarbetare. Den ska komplettera Medarbetarportalens dagliga nyhetsflöde med fördjupande reportage, intervjuer, analyser samt vara en arena för debatt. (Redaktion: Allan Eriksson, Eva Lundgren) Spionen – för studenter (och medarbetare). Göteborgs universitet har ett uppslag per nummer med redaktionellt innehåll. Annons Spionen ca 20 000

Sociala medier Twitter, YouTube, bloggar, Facebook… Wikipedia Yttrandefrihet, tryckfrihet gäller Ska inlägg diarieföras? Skärmdumpa och gallra! Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/webbpublicering/socialam edier/kanaler/ Redaktör Facebook: Alexander Ljungqvist Göteborgs universitet ska aktivt medverka i sociala medier. Genom dessa ska vi kommunicera och bygga relationer med studenter, allmänhet och andra aktörer i det omgivande samhället. Sociala medier ska bidra till att skapa nätverk både nationellt och internationellt.

Extern webb www.gu.se Nyhetsrulle och kalender Ingångar för utbildning, forskning, om universitetet… Redaktionell yta: slidern på startsidan som byts ut cirka var fjärde dag Innehållet på webbplatsen ska ha en tydlig struktur, hög kvalitet, hög sökbarhet och vara tillgänglighetsanpassad. Redaktör: Peter Sundberg

Massmedia Lokala medier, fackmedier, utländska medier Pressmeddelande Presskonferens, presseminarier Debattartiklar Din pressekreterare hjälper dig! Presskontakter: http://www.gu.se/media/presskontakter Kommunikation genom massmedia är en möjlighet att nå ett stort antal intressenter. Det som skiljer massmedia från de flesta andra kanaler är att vi inte själva styr över dem. För att nå fram till media och skapa genomslag är det viktigt att dels arbeta proaktivt, dels säkerställa nyhetsvärdet i det som ska kommuniceras. En kanal för att nå allmänheten Eller vissa grupper Vad blir en nyhet? Forskningsresultat ja, omorganisering nej

Göteborgs universitet syns i media Göteborgs universitet förekom cirka 14 600 gånger i svenska medier under 2014 (dagstidningar, tidskrifter, facktidningar, webbtidningar, tv- och radioreportage) I genomsnitt 40 gånger om dagen Göteborgs universitet syns väldigt mycket i media. Här är en överblick från förra året. Siffrorna kommer från Retriever, det är ett mediebevakningsföretag ägt av bland annat TT, som tillhandahåller ett webbaserat verktyg där vi kan mäta. Svårt att mäta exakt men de flesta media ska vara med. Här är några exempel på nyheter från Göteborgs universitet.

Ibland tar redaktionen texten rakt av

Trycksaker Broschyr Affischer Flygblad Vykort Roll-up Brev Dela ut information på stan

Annonsera Ibland det bästa, ofta kostsamt Buss- och spårvagnsreklam Radio- och tv-reklam Annonsbilagor

Öppna evenemang - populärvetenskap ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT) Öppna evenemang - populärvetenskap Vetenskapsfestivalen – tema tillit Almedalen – UGOT Challenges Bokmässan Forskarfredag Forskar Grand Prix https://forskargrandprix.se/trailers/ 8 mars Global Challenge http://tedxtalks.ted.com/video/Fight-off-Loneliness-with- Touch;Sweden

Jag vill sprida information internt… Gör en nyhet till Medarbetarportalen Rektors nyheter Notis eller artikel i GU-journalen Studentportalen Hör med fakultetsinformatörerna om lokala nyhetsbrev/lokala webbplatser etc. E-post till chefer E-post till övriga listor Informationsmöten

Jag vill sprida information externt… Nyhet på www.gu.se och/eller pressmeddelande Bildsatt evenemang och bildsatt nyhet Karusellen/slidern på webbens startsida Sociala medier – twitter, facebook, instagram Profilprodukt som t ex knapp, penna etc. Tryckt material Annonsering Alumnkanaler: Linkedin och nyhetsbrev Film Evenemang

Ta det i rätt ordning! Mål Målgrupper Budskap Kanaler

Översikt - aktivitetslista Mål/syfte Vem ansvarar Målgrupp Tidsperiod Deadline Tidsåt gång E-post till kanslichefer Ge bakgrund Malin Kanslichefer, indirekt adm personal Vecka 38 1/9 2 h Banderoll Väcka uppmärksamhet Carina Främst studenter, även allmänhet Vecka 40 1/10 40 h Frukost möte Dialog Förvaltningschefer Måndagar v 44-48

Utvärdering och analys av kommunikationen Nåddes målen? Hur går vi vidare? Vad kunde ha gjorts annorlunda? Fokusgrupp Enkät Studentuppsats Medarbetarenkät – nöjd-medarbetar-index Webbstatistik Besöksstatistik – på informationsmöten t ex Mediegenomslag, antal artiklar i media etc Egen reflektion

Några lästips för fördjupning Nå fram till medarbetarna - Charlotte Simonsson Kommunikationsplanering - en handbok på vetenskaplig grund Lars Palm Tillämpad kommunikationsvetenskap - Larsåke Larsson Kommunikation i förändringsprocesser Catrin Johansson, Mats Heide Planerad kommunikation - Strategiskt ledningsstöd i företag och organisation - Peter Erikson