P RODUKTIONSSÄTTNING AV NYA L ADOK Malin Zingmark Tor Fridell Arbetsmaterial, kommer att ändras!

2 Produktionssättning av nya Ladok Produktionssättning kommer företrädesvis inte att ske vid terminsstart, runt årsskiftet samt före öppning av anmälan till NyA (vår- och höstomgång) När produktionssättningen påbörjats krävs synnerliga skäl för att backa. Ett grundligt test- och förberedelsearbete krävs för att kunna påbörja produktionssättningen. Vid varje produktionssättning stängs nya Ladok för samtliga lärosäten för uppdateringar ett antal timmar. Produktionssättning sker på ett lärosäte i taget för de större lärosätena Möjlighet finns att produktionssätta några mellanstora och mindre lärosäten parallellt.

3 För lärosäten som redan produktionssatt nya Ladok Vid varje produktionssättning stängt för uppdateringar - från kväll till kommande förmiddag För lärosätet som produktionssätter Gamla Ladok stängt 1-2 dagar innan produktionssättningsdagen Nya Ladok stängt 0-5 dagar efter produktionssättning Totalt är lärosätet utan Ladok 1-7 dagar Hur länge är Ladok stängt under produktionssättningen?

4 1-2 dagar innan produktionssättning Verifiering i kopia av produktion Förberedelser inför produktionssättning Genomför förberedelser * Genomför produktions- sättningssteg Verifiera IKn och konverterad data Stäng gamla Ladok Testa integrationer & verksamhets- flöden, verifiera IKn Testa integrationer & verksamhets- flöden, verifiera IKn Lokalt och centralt beslut Beslut att påbörja produktions- sättning Ja Nej Beslut att genomföra produktions- sättning Ja Nej Beslut att påbörja verifiering Ja Nej 4-6 veckor innan produktionssättning Verifiering i produktionslik testmiljö Fram till produktionssättning Genomför produktionssättning Lokal projektledare * aktiviteter-vid-produktionssattning/ aktiviteter-vid-produktionssattning/

5 Genomför produktionssättning på ett lärosäte Kör IK Öppna produktionsmiljön enbart för nytt lärosäte Koppla på och verifiera integrationer Slutkontroll av konverterad data Stäng produktionsmiljö nya Ladok, ta backup Importera behörighets- profiler, användare och behörigheter (superanvändare) Importera behörighets- profiler, användare och behörigheter (superanvändare) Lokalt och centralt beslut Beslut att godkänna produktions- sättning (Stäng gamla Ladok) Ja Nej Återställ produktions- miljön Driftansvarig Lokal projektledare Avsluta produktionssättning

6 Importera behörighets- profiler, användare och behörigheter (övriga användare) Importera behörighets- profiler, användare och behörigheter (övriga användare) *Tex lokala utbildningsmallar, lokal grunddata Öppna produktionsmiljön för alla lärosäten Komplettera data* Informera samtliga lärosäten KommunikationsansvarigDriftansvarigLokal projektledare

7 Riskminimera! Planera för personal vid produktionssättning – dubblera nyckelroller och säkra beredskap Bestäm vilka integrationer och studenttjänster som behöver vara igång från början – avvakta om möjligt några dagar Avsätt mycket tid till förberedelse och verifieringsfasen

8 Möjliga perioder för lärosätena Period 1Sommaren 2017 slutet av juni till mitten av juli Aktuell för de som kan gå igång med samma version som Malmö högskola Period 2Hösten 2017 början av oktober till början av december 2018Perioderna för 2018 fastställs längre fram preliminärt januari - juni Det stora lärosätet planeras i denna period, även ett antal andra lärosäten Efter Q avslutas Ladokkonsortiets ansvar för nuvarande Ladok. Därefter avvecklas stödet till lärosätena vad gäller produktionssättning

9 Tidplan för arbetet augusti junioktober november september Information om förutsättningar Dialog med lärosäten om önskad tidpunkt Fastställd tidplan för Lärosäten som produktionssätter 2017 inplanerad i en period. Exakt vecka fastställs i dialog med varje lärosäte. Innehåll version J o V kommuniceras december Tidplan för 2018 tas fram under våren 2017 Beslut om storuniversitetet

H ANTERING AV VERKSAMHETSDATA INFÖR OCH UNDER PRODUKTIONSSÄTTNING Tor Fridell Malin Zingmark

11 Utmaningar När produktionssättning av nya Ladok sker görs det under pågående verksamhet på lärosätet Registreringsperioder kan vara öppna, tentamens- anmälan pågår och resultat läggs in. Det skulle vara ett alldeles för högt pris att konvertera alla temporära data till nya Ladok. Visst manuellt arbete kan behövas

12 Begränsningar i service vid produktionssättning Webbregistrering ska vara stängd under stilleståndet. Datum justerat i god tid + information studenter Tentamensanmälan ska vara stängd under stilleståndet. Datum justerade i god tid + information studenter. Anmälda studenter med registrering konverteras. Inga betygslistor konverteras, all definitivrapportering måste vara gjord. Pågående rapportering i resultat-leveransen måste vara avslutad. Konvertering av resultatnoteringar kommer dock att ske. Giltighetstid för verifierbara intyg kan justeras

13 Förberedelser Stäng examensansökan via LPW viss tid före. Ansökningar som endast är ”inskickade” konverteras inte så tid behövs så inskickade ärenden hinner hanteras och bli ”inkomna” Överväg justering av värden på LOK1 och LOK2 året före produktionssättning Lokala pnr bytes mot NyA:s interimspnr för aktiva studenter. Kan påbörjas nu! Rättad UB80 i 2016_3 (Ladok-20664) Lok serie och klass kan sättas på program för institutionsmärkning Lok serie och klass kan sättas på examensinriktning. Ev mod EB36

14 Hjälptjänster Script som skapar användare, behörigheter och behörighetsprofiler ska skapas Kontrollscript som hittar oavslutade ärenden etc ska skapas Batchar EB36, EB45-EB50, EB52. IK (ska vara felfri)

15 Externa system Externa system med koppling mot Ladok som har öppna och stängda perioder, t ex kursanmälan, kursvärderingar, lärplattformar, utbildningsdatabaser och VFU måste också hanteras!

16 Grundläggande registervård och systemarbeten Sanitetsarbete skall vara gjort (kontroll inaktiva användare; kontroll inaktiva kurser, program, institutioner etc) SB01-SB04 (NyA) körda/satta till vilande SB10 (Navet), satt till vilande UB02 satt till vilande UB20 (CSN), alla delar körda och satt till vilande UB30 (SCB), alla relevanta delar körda för denna termin, ev extrakörning precis innan avstängning av gamla Ladok UB40 (UHR, antagningsstat), alla delar körda för alla terminer fram till och med denna UB50 (ÅR), senaste hel ÅR/DÅR körd, månadskörning/veckokörning körd. Rensning av alla onödiga årsredovisningskörningar skall ske, med viss hårdhet i vad man behåller UB50, extrakörning precis innan avstängning av gamla Ladok UB60, körd t o m fg termin UB70, körd varje vardag, satt till vilande UB80, körd enl anvisningar UX03 körd t o m innevarande termin UX04 körd t o m innevarande termin SY11, frys och publicera de omgångar som ska vara kvar SY12, frys de ÅR som ska vara kvar RV14, rensa underlagstabeller ganska kraftfullt. RB06, gallra personer utan behörighet

17 Arbete i nya Ladok Komplettering av data i nya Ladok behövs för det som IKn inte tar hand om Användare och behörigheter Användare + behörigheter löses genom importskript. Utbildningsmallar När produktionsmiljön sätts upp skapas nationella och även lokala kopior av dessa, en första version som IKn kan använda. Lärosätet måste skapa lokala utbildningsmallar innan man lägger upp nya utbildningar. Bevismallar Gör lokal konfiguration av bevismallar. Programstruktur + programtillfällesstruktur Programplaner för terminsregistering, tas troligen med via IKn. Kurser inom program utan terminsregistering kommer inte konverteras via IKn.

18 Arbete i nya Ladok, forts Tider och perioder Kontrollera och ändra vi behov alla perioder (registrering, anmälan etc) Lokal grunddata Gå igenom det som konverterats in och ta ställning till om allt ska fortsätta att användas. Exempel successiv fördjupning, finansieringsform. Studielokalisering Lärosätena behöver koppla studielokaliseringar till ort/kommun för att de ska gå iväg till SCB på ett korrekt sätt. Man måste gå in på alla orter man använt lokalt.

19 Tidig verifiering Allt av uppläggning, design, prov, kontroller etc ska beslutas och testas senast under verifieringsperioden Utbildningsmallar o -strukturer Bevismallar Grunddata, tider, perioder Användare o behörigheter etc En komplett ”produktionssättning” ska genomföras under verifieringsperioden

20 Kontakt Malin Zingmark, Tor Fridell, Webb: aktiviteter-vid-produktionssattning/