Upphandling och implementering av ekonomisystem i Malmö stad Maria Kolak Sara Hasselgren Upphandling och implementering av ekonomisystem i Malmö stad Maria Kolak Sara Hasselgren

Agenda Processutveckling Upphandling av ekonomisystem Implementering av ekonomisystem

EFFECTO

Effecto - Processorganisation

Vision och mål VISION Malmö stads ekonomiprocesser ska vara moderna och effektiva samt kännetecknas av hög kvalité och säkerhet. Vi ska ha en kultur som tillåter och uppmuntrar förbättringar och förenklingar av ekonomiprocesser i syfte att frigöra mer tid för analys och verksamhetsstöd. Mål Leverantörs- fakturor Mål LEDTIDKUNDNYTTA PROCESS- UTVECKLING KPI PPI Inköp Redovisning & Bokslut Budget, Prognos & Uppföljning Kundfakturor

Processhandbok  Roller och ansvar  Metodik och verktyg för dokumentation av ekonomiprocesser  Metodik och verktyg för processutveckling

Nyckeltalshandbok

UPPHANDLING AV EKONOMISYSTEM

Raindance - avtal

Upphandling av ekonomisystem 2015 Omvärlds- analys Marknads- analys Behovskart- läggning Förfrågnings- underlag Annonsering Utvärdering Avtal

Behov och krav - metod

Upphandling ekonomisystem Del 1: Ekonomisystem Huvudbok Rapporter och analys Workflow Elektroniska inköp Leverantörsfakturor Internfakturor Kundfakturor Anläggningsredovisning Tidrapportering Projektredovisning Del 2: Konsolidering Kommunen Koncernen Del 3: Budget och prognos Budget Prognos

Upphandling Anbudsinbjudan Utvärdering av leverantörer Förfrågningsunderlag Utvärdering av anbud

Förfrågningsunderlag

Utvärdering Poäng Applikation550 poäng (55 %) Poäng Teknik50 poäng (5 %) Pris300 poäng (30 %) Användarvänlighet100 poäng (10 %) poäng (100 %)

Utvärdering – viktning del 1 Redovisning & bokslut samt Allmänna krav20 % Leverantörsreskontra 18 % Inköp 15 % Internfakturering 12 % Utdata & analys 10 % Kundreskontra och fakturering 10 % Anläggningsredovisning 10 % Tidrapportering- och projektredovisning 5 %

Tilldelningsbeslut DEL 1 Ekonomisystem:CGI, Raindance DEL 2 Konsolidering:CGI, Raindance DEL 3 Budget&Prognos: CGI, Raindance

Avtal Malmö stad (sju år) (tre år) (två år) 2028 (ett år) VA-syd (fyra år) (tre år) 2022 (ett år)

Framgångsfaktorer Projektledare – heltid Projektorganisation – bredd Förankring i organisationen IT-med från början Metodik Processbeskrivningar Tydliga krav i upphandlingen Ta hand om de interna kraven Granska anbuden noggrant

IMPLEMENTERING AV EKONOMISYSTEM

Ekonomisystem i Malmö stad Ny teknisk plattform 30 systemföretag (förvaltningar samt bolag, donationer, stiftelser och kommunalförbund) användare varav 3000 beställare transaktioner årligen externa leverantörsfakturor interna fakturor

Omfattning Teknisk installation av programvaran Implementera system och moduler/funktioner: –Huvudekonomisystem –Konsolidering –Budget och prognos Sätta upp integrationer till och från affärssystemet Konvertera register, kodplan och historik Utbilda systemförvaltare, superanvändare och användare Ta fram processbeskrivning, aktivitetsbeskrivning, utbildningsmaterial och systemdokumentation Ta fram förvaltningsorganisation

Organisation

Huvudekonomisystem Planering och uppstart Jan-feb Analys och design Mar-maj Teknisk installation Feb-apr Mall Apr-aug Utrullning Aug-dec Produktion Jan 2017

Budget&Prognos Analys och design Mar-maj Teknisk installation Feb-apr Mall Apr-aug Utrullning piloter Aug-dec Produktion Jan 2017 Utrullning övriga förvaltningar Våren 2017 Produktion övriga förvaltningar hösten 2017

Konsolidering Förstudie Jan-feb 2016 Analys och design Feb-mar 2017 Implementering Mar-jun 2017 Produktion Aug-sep 2017

Ekonomimodell KONTO KOSTNADS- STÄLLE VERKSAMHET MOTPART OBJEKT PROJEKT SLAG KOMPLEMENT XXXXX XXXX XXXXXXX XXX XXXXX AKTIVITET XXXX

Maria Kolak Sara Hasselgren