Information/utbildning Periodavslut och Egen meny

Agenda (13:00 – 16:00) Periodavslut/dagliga avstämningar i Agresso – inledande genomgång Egen meny Periodavslut/dagliga avstämning – genomgång i Agresso Bokföring av ankomstregistrerade leverantörsfakturor (SU14) Genomgång Momsrapport Ej AT – kommer att hanteras i samband med utbildning AT Syftet är inte att kommunicera exakt tidplan utan att visa vad /hur man gör i Agresso. 2 NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Körningar för att redovisningen skall bli komplett Körningar som skall göras löpande av respektive förvaltning Utöver fakturering (SO13) och utbetalningar (CP01/02), inläsning av definitivbokningar (EI03) ansvarar förvaltningen för att följande körningar görs löpande: Konstaterade kundförluster Dröjsmålsräntor Läs vidare i : NEKK_Utformningsprinciper_Fördjupning order fakturering och utbetalningar Fördjupningskurs Order, fakturering och reskontraadministration Tillägg Konstaterade kundförluster och dröjsmålsräntor (ej publ) 3 NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Periodavslut/Dagliga avstämningar i Agresso Dokumentation finns i : NEKK_ Utformningsprinciper_Fördjupning_HB och systemadm_C Kapitel 8 - Moms Kapitel 12 - Periodavslut Kapitel 24 - Personec NEKK_Utbildningsmaterial_Fördjupningskurs_Huvudbok och systemadministration Tillägg, Bokföring av ankomstregistrerade leverantörsfakturor SU14 Tillägg, Momsrapport (preliminär lathund) NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Körningar för att redovisningen skall bli komplett Körningar skall göras vid varje månadsskifte Osäkra kundfordringar (OSF) - Körs centralt (CVS) för samtliga RE Bokföring av ankomstregistrerade leverantörsfakturor (SU14) (Dag 4) Momsrapport med tillhörande bokföring (Dag 4/5) Tömning av underhållsbild och felkonto mm Interna avstämningar (kontroll av ej slutkonterat/avstämningar) Periodiska triggers (endast för vissa förvaltningar och ännu inte uppsatta) NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Ankomstregistrerade leverantörsfakturor (SU14) Bokföring av skuld, ingående moms och ”okonterat” Under Egen meny finns 1.Fråga som ger specifikation 2.Rapportkörning för bokföring. Måste köras av varje RE vid varje månadsslut, fm dag 4 Måste köras innan momsrapport. Kontrollera alltid innan (på morgonen dag 4) att ankomstregistreringar från Winst tom dag 3 finns med. Kan inte köras flera gånger för samma månad – vid fel kontakta CVS, (ev. reversering kan endast ske före 11:45 - när nya ankomstregistrerade fakturor för nästa period kommer från Winst). NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Körningar för att redovisningen skall bli komplett Körningar skall göras vid varje månadsskifte Osäkra kundfordringar (OSF) - Körs centralt (CVS) för samtliga RE Bokföring av ankomstregistrerade leverantörsfakturor (SU14) (Dag 4) Momsrapport med tillhörande bokföring (Dag 4/5) Tömning av underhållsbild och felkonto Interna avstämningar (kontroll av ej slutkonterat/avstämningar) Periodiska triggers (endast för vissa förvaltningar och ännu inte uppsatta) NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Momsrutin i Agresso Momsrapporter Utgör underlag för inrapportering i momsapplikation Bokföring av periodens momsredovisning Bygger på momskoder som ger korrekt moms Val av rätt artikel (rätt momskod) vid försäljningsorder Val av rätt momskod vid bokföring (OBS interimsbokningar) Löneavdrag i Personec till intäktskonton med fasta momskoder  Fångar (momspliktig) omsättning NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Momsrutin i Agresso NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Momsrutin i Agresso Omvänd skattskyldighet (”utländska fakturor”) Vid bokföring (via dagrapport, annan BFO, på sikt Winst?) ska en rad med framräknat fiktivt momsbelopp läggas till i kredit med konto 264x/265x beroende på momssats och motbokas konto 1675 (netto 0) Rapport med dessa verifikationer tas ut som stöd för manuell inmatning i momsrapport Rapporter för kontroll T ex transaktioner/saldon per vertyp, konto, momskod m m Kontroller och rättningar ske löpande NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Momsrutin i Agresso Momsredovisning ska ske: enligt tidplan, senast dag x för varje period för hela perioden Som tidigare: Schablon för fördelning mellan SKV och Jönköping meddelas årligen Registrering i momsapplikationen ”Reglering” av moms NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Körningar skall göras vid varje månadsskifte Osäkra kundfordringar (OSF) - Körs centralt (CVS) för samtliga RE Bokföring av ankomstregistrerade leverantörsfakturor (SU14) (Dag 4) Momsrapport med tillhörande bokföring (Dag 4/5) Tömning av underhållsbild och felkonton Interna avstämningar (kontroll av ej slutkonterat/avstämningar) Periodiska triggers (endast för vissa förvaltningar och ännu inte uppsatta) Körningar för att redovisningen skall bli komplett NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Dagliga kontroller, Dag 1-4 Felaktiga Winstfakturor BFO (GL07) i underhållsbild (GL07 från Winst och övriga) Ordrar och kunder i underhållsbild Kontroll av att ankomstregistrerade poster blir definitivbokade och att alla ordrar blir fakturerade Kontroll av 9999 Uppföljning av 5999/2882/2883, mfl Momsrapport utan bokföring (för kontroll att omsättning och moms stämmer) Kontroll av att kostnader på I-projekt inte blir periodiserade Kontroll av att trigger för I-projekt fungerar (summa I projekt = 0) – CVS Interna avstämningar och kontroll av ej slutkonterade interna fakturor NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Personec i Agresso Fyra separata filer (varav en ”rättningsfil”) Varje fil uppdaterar redovisningen för sig (löpande under månaden) Avstämning av månadens total gentemot Lönefördelning i Nekksus möjlig efter sista filen (ca 20:e i resp månad) Alla felaktiga transaktioner hamnar på felkonto! konto 5999 (via konto 9999) ansvar xxxAAAA samt verk AAAA Gäller även felaktiga BR-poster! BR-poster rättas via BFO – annars med i resultatet! RR-poster via ombokning i Personec på samma sätt som idag NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Körningar skall göras vid varje månadsskifte Osäkra kundfordringar (OSF) - Körs centralt (CVS) för samtliga RE Bokföring av ankomstregistrerade leverantörsfakturor (SU14) (Dag 4) Momsrapport med tillhörande bokföring (Dag 4/5) Tömning av underhållsbild och felkonton Interna avstämningar (kontroll av ej slutkonterat/avstämningar) Periodiska triggers (endast för vissa förvaltningar och ännu inte uppsatta) Körningar för att redovisningen skall bli komplett NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Arbetet med periodavslut/avstämningar Under Egen meny (endast Desktop) har merparten av de körningar och rapporter som skall köras dagligen och vid månadsslut samlats: Interna mellanhavanden - rapporter för interna avstämningar* Periodavslut - Lokalt/Centralt (IS/CVS/KRG) – olika mappar, sorterade per dag Bearbetningar, Kontrollrapporter/Frågor Winst – kontrollrapporter för överföringen mellan Winst och Agresso (”Felaktiga levfakturor i importtabellen” finns också under Egen meny/Periodavslut och skall användas dagligen.) Spec av KF/LS återfinns under Huvudbok/Periodavslut/Periodiska rapporter Rapporter (RR/BR) återfinns under Globala Rapporter (och under Fråga/saldotabell) Övriga kontoavstämningar – Använd Kontoavstämning och Fråga verifikation AT – Struktur ej fastställd (kommer att finnas både under AT och i Egen meny) NEKK | Delprojekt Ekonomihantering | * endast i KC01 för närvarande, - test återstår

Egen Meny - Periodavslut NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Egen Meny - Periodavslut NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Tidplan – viktiga hålltider och beroenden Sista dag för fakturering till N/I-kunder – efter denna skall fakturering endast göras för EXTERNT Alla ankomstregistrerade fakturor i Winst från N/I-lev skall vara slutkonterade senast dag -1? Winst stänger som tidigare dag 3. Sista fil läses in i Agresso tidigt på morgonen dag 4. Ankomstregistrerade leverantörsfakturor (SU14) skall köras på fm dag 4. Momsrapport körs på em. dag 4 (under 1:a halvåret 2015 dag 5). Innebär bl a att: Ingen fakturering får ske efter detta datum, Konstaterade kundförluster skall vara körda Alla BFO med moms måste vara bokförda (definitivbokförda) Alla transaktioner i underhållsbild (GL07 inkl Winst) måste vara rättade och bokförda Konto 9999 skall vara nollställt (så långt det är möjligt) Bokföring i Horisonten skall vara överförd till Agresso (görs dag 4) ”Aktuell period” i systemet byts till ny period dag 4 kl 16:00 av CVS. Bokföringsperioden kommer att stängas av CVS enligt tidplan, det går inte att stänga vissa moduler, t ex KR, tidigare. AT tillkommer (projektimport, kapitaltjänst etc) NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Övergångsregler Kontrollera löpande Horisontens vänteregister och 5:a buntar som skall bokföras. (senast dag 3) -> dag 4 kommer överföringen från Horisonten till Agresso att utföras. Kontrollera löpande att förvaltningen är i balans i Horisonten – kontakta CVS om det inte är det. Plussaldon i GKR – hanteras på vanligt sätt i Horisonten. Ev nedskrivning i GKR – hanteras på vanligt sätt i Horisonten NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Visning av Periodavslut i Egen meny NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |

Visning av Momsrapport/Rutin NEKK | Delprojekt Ekonomihantering |