Överlämning Distrikt 21

MÅLET med överlämning Zontas mission Zontas vision Conviction Commitment Courage

SYFTET med överlämning Skapa Kontinuitet Överföra Kompetens Säkra Kvalitet Spara Klocktimmar

VEM ska överlämna Medlemmar Klubbar – styrelser + kommittéer Distrikt – styrelse + kommittéer ZI – styrelse + kommittéer + HQ

HUR ska vi överlämna Klubbhandledningen AD-handboken zonta21.org / zonta.org Medlemmarnas kunskaper Medlemmarnas erfarenheter Lokala “testamenten” & rutiner

Tips till hela Styrelsen Klubbhandledningen! Vad förväntas i rollerna, vilket ansvar har styrelsen Skapa ett “årshjul” med datum när vissa saker ska utföras Fysiskt möte tillsammans alla funktionärer Byt bara halva styrelsen Klargöra vilken post man har Gemensam middag för nya bjud in några gamla zontor för info Parallellt över tid Spara i arkiv, rensa ordna innan nästa styrelse tar vid Använd hemsidan med mappar Gör checklistor, mallar Årsmöte/valmöte vid samma möte Översätt så mycket som möjligt till svenska En person alltid ansvarig i kommittén Även träffas två och två (ex president och kassör) för genomgång Åka på nästa areamöte direkt efter man blivit vald i styrelse

Tips till president Klubbhandledningen! Tät relation mellan tidigare/nya Presidenten Kunna – vad är det Zonta står för, vad ska jag informera om, förstå engelska texter Föra klubbens talan Få alla medlemmar att vara med på Area-och Distriktsmöten Fysiskt möte Vice P och P arbetar tillsammans Gå bredvid Mentorskap Löpande uppföljning Adjungera Past President 1 år Öppenhet i hela styrelsen Då – Nu – Sedan Ledarskap

Tips till president - forts Past president sitta kvar i styrelsen 2 år till President – president träffas Vice president – president träffas Lämna över direkt efter valmötet position till position gärna möte på plats Möte mellan president – sekreterare – kassör Planera möten i tid, för de som jobbar obekväma arbetstider problem Styrelsemöte/månadsmöte på samma dag En vice på varje post? Avdramatisera styrelsearbetet Se till att nya medlemmar deltar i ett areamöte

Tips till sekreterare Klubbhandledningen! Träffas personligen, inte bara ge “pärmar och kartonger” Gå igenom och visa, bestämma hur man håller kontakt, få protokoll som mallar Fråga om man inte förstår Man kan vara Mötesreferatsekreterare endast och dela på uppgiften mellan två sekreterare Styrelsemöten kan ske via skype Fasta mallar och mall för protokoll

Tips till kassör Klubbhandledningen! Kontakt på telefon, årsplaneringen, lägga in egna anteckningar och i kalender Vice kassör efter 2 år Vissa saker händer bara 1 g/år – glömmer hur man ska göra, skriva instruktioner till sig själv F.d kassör ska finnas som konsult Avgående kassör ledamot i ny styrelse Hogia Vice kassör Förenkla rutiner Mötesavgift 2 ggr/år underlättar Alla betalar alla månadsmöten för terminen direkt på internet Eget bankkort till kassören

Tips till Kommittéer Klubbhandledningen! Kontaktperson Byt ej hela kommittén Checklistor Vad är uppdraget, tydlig gör vid start Slå ihop medlems kommitté med inval Ha en internationell bevakare Styrelse mot kommitté Fadder till nya medlemmar

Tips till Valberedningen Klubbhandledningen! Veta vad positionen innebär Stötta styrelsen Checklistor

Om du gör som du alltid har gjort kommer du att få samma resultat som du alltid har fått

Courage Våga prova nytt Våga knycka bra idéer Våga dela med dig Våga utveckla Våga förvalta Våga utvärdera Våga reflektera Våga delegera