Projekt Administrativa flöden Avdelningen för ekonomi och upphandling Frukostmöte

Syfte Underlätta och förenkla för utbildning, forskning och samverkan Höja kvaliteten Minska kostnaderna för hela universitetet Frigöra resurser och öka handlingsfriheten Bättre arbetsmiljö och karriärmöjligheter

Varför, bakgrund Stort och växande universitet Behoven av och krav på administrativt stöd förändras –Interna –Externa Statens servicecenter Interna och externa utredningar/revisioner

Vad skall göras? Analysera, utveckla och harmonisera administrativa arbetsflöden inom hela universitetet Arbetet ska göras där det ger bäst resultat och störst nytta för utbildning, forskning och samverkan Gemensamma lösningar, gemensamma arbetssätt Standardisering, decentralisering, centralisering

Dessa fyra områden berörs först Personaladministration Ekonomiadministration Studentadministration IT-verksamheten

Delprojekt Ekonomi - projektmål Att leverera högkvalitativa tjänster till de som tar emot resultatet Att arbeta effektivare och minska antalet fel i flödena Att stödja aktörerna med mer användarvänliga flöden, support, utbildning och kommunikation Att föreslå en optimal arbetsfördelning centralt/lokalt Att föreslå verktyg och tekniska lösningar som stödjer flödena

Utvalda arbetsflöden Projektredovisning och uppföljninghela perioden Redovisning av anläggningarstart våren 2014 In- och utbetalningarhela perioden Supporthösten 2013 Leverantörsfakturorstart hösten 2013 Inköpatt besluta om Enkäter kommer att behöva besvaras under projektets gång för att göra en nulägesbedömning. Dessutom kommer avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) att arbeta med personalavdelningens flöde kring löneadministration studentavdelningens flöde för avgiftsstudenter

Projektredovisning och uppföljning Flöden Planering > Kalkyl/budget > Ansökan > Godkännande > Start > Genomförande/löpande redovisning > Finansiell uppföljning >Finansiell rapportering > Ev. revision > Avslut. Under vilken tid ska vi arbeta med detta I ett första skede fokuseras på behovsinventering av budgetering, finansiell uppföljning och finansiell rapportering avseende Kravspecifikation på förbättrat systemstöd för budget, uppföljning och prognoser. EU-projekt; nu- och nyläge, förslag / genomförande av förbättringar. Översyn av roller, ansvarsfördelning, mallar och möjligheter till kompetensutveckling. Baserat på resultatet fattas beslut om det fortsatta arbetet. Vilka effekter vill vi uppnå Effektivare och ändamålsenlig projektuppföljning inkl. jämförelse mot budget. Underlätta revision och den finansiella rapporteringen av EU-projekt. Högre kvalitet och effektivare rapportering. Trygghet i arbetsroller genom tydlig rollfördelning och kompetenshöjning. Detta får bäring även på andra projekt.

Redovisning av anläggningar Flöden De olika momenten kan brytas ned i följande delar: Beslut om inköp samt klassificering  inköp  bokföring  hantering, innefattande bl.a. avskrivningar, tilläggsinvesteringar, inventering. Under vilken tid ska vi arbeta med detta I ett första skede – med start våren fokuseras på Hantering av inköpt anläggning; fakturan granskas  klassificeras och konteras  attesteras  anläggningen skapas. Stöd för korrekt bokföring och klassificering av anläggningar. Nyckeltal för jämförelse med Statens Service center (SSC). Vilka effekter vill vi uppnå Genom ökad kunskap och tydligare instruktioner reduceras antalet fel på standardinköp. Förbättring av rutiner, verktyg och rapporter innebär tidsbesparingar vilket gör att arbetet kommer att kunna bedrivas mer effektivt på institutioner och AEU. Information som hämtas från anläggningsregistret, t.ex. vid upptagande av lån, kan användas direkt utan att först kontrolleras

In- och utbetalningar Flöden Universitetet använder många olika sätt för in- och utbetalningar. Utbetalning till leverantörer och anställda görs via elektronisk betalfil. Utbetalning av vissa stipendier och förskott hanteras delvis manuellt. I takt med teknisk utveckling blir betalningar med kort allt vanligare Under vilken tid ska vi arbeta med detta I ett första skede kommer följande att levereras: Kartläggning/nulägesanalys av samtliga betalningssätt inkl. riskexponering. Framtagning av riktlinjer för kort, baserat på nulägesanalysen. Hantering av utländska utbetalningar till SEB. Vilka effekter vill vi uppnå Det skall vara säkert, effektivt och lätt att göra rätt för både universitetet och motparten. Tydligare riktlinjer och standardiserade rutiner i organisationen. Det finns nya tekniska lösningar på marknaden. Universitetet behöver utreda vilka lösningar som kan vara aktuella att använda vid olika typer av in- och utbetalningar. Säkrare in- och utbetalningar ligger i universitetets och externa intressenters intresse. Varje enskild anställd tjänar på tydliga riktlinjer för kort, inköp via internet, hantering av förskott etc.

Support Flöden Fråga ställs och ett ärende kommer in > AEU tar emot ärendet > Ärendet fördelas till rätt grupp eller person > Ärendet hanteras. Under vilken tid ska vi arbeta med detta Införande av ärendehanteringssystemet EasIt kommer att ske under hösten Vilka effekter vill vi uppnå Ökad kontroll över hanteringen av ärenden Förbättrad dokumentation av ärenden / kunskapsbank. Effektivare rutin inom AEU. Automatisering av återkoppling till den som ställde frågan. Hanteringen av ärenden kommer i princip att vara densamma som idag både för frågeställaren och för medarbetarna. Skillnaden är att ärendehanteringen sker via ett gemensamt sidoordnat system istället för via enskilda mejlkonton för att öka servicegraden.

Leverantörsfakturor Flöden Generellt flöde: scanning  inläsning i Raindance  preliminärbokföring  cirkulation till institution för kontering, granskning och attest  definitivbokföring. Utländska leverantörsfakturor: leverantör skickar faktura till institution  institutionen kompletterar med uppgifter  fakturan skickas till AEU för kontroll  AEU skickar fakturan till scanningföretaget. Under vilken tid ska vi arbeta med detta Inledningsvis sker arbete med Analys och förbättring av flödet för utländska fakturor. Mätning av kostnader för universitetets leverantörsfakturaflöde, i syfte att jämföra med SSC´s prislista för motsvarande tjänster. Vilka effekter vill vi uppnå Högre kvalitet och effektivare arbete med utländska fakturor, vilket medför mindre risk för betalningsförseningar med avgifter som följd. Göra jämförelse och identifiera förbättringspotential i leverantörsfakturaflödet.

Inköp Flöden Upphandling  Avrop / inköp  Leverans  Faktura  Betalning Under vilken tid ska vi arbeta med detta Inledningsvis sker arbete med Behovsanalys – beakta ELIN och nya infallsvinklar Förslag till nyläge Vilka effekter vill vi uppnå Identifiera förbättringsområden för generella flödet av beställningar, leverantörsfakturor, attester etc. i organisationen. Där det är möjligt; ensning av roller och standardiserade rutiner Möjliggöra kostnadseffektiv inköpshantering Inköp enligt LOU

Övriga flöden Studentavdelningens flöde för avgiftsstudenter 3:e lands studenters inbetalningar, från utställande av faktura till betalning och uppföljning. Personalavdelningens flöde för löneadministration Alla moment som angränsar till redovisning, uppföljning och avstämningshantering. Exempel; redovisning av arbetskraftskostnader, skatter, förskott, returnerade eller felaktiga löneutbetalningar

Projektorganisation för Ekonomi Projektägare ekonomi: Claes Nilsson, Delprojektledare: Hanna Mörtberg och Birgitta Magnusson Referensgrupp: Representanter från de tre vetenskapsområdena, områdeskanslier, övr verksamhet och AEU. Arbetsgrupper: Representanter från hela verksamheten. Intresseanmälan lämnas om att få delta i grupp. I varje arbetsgrupp skall det finnas representant från referensgruppen som utgör länk mellan grupperna. En del flöden kommer att behöva delas upp i delar så det kan bli aktuellt med flera arbetsgrupper inom ett flöde. Inom varje arbetsgrupp utses också en koordinator. Referensgrupp ca 15 ekonomiadm. + AEU Arbetsgrupp projektadm. Arbetsgrupp anläggningar Arbetsgrupp NNN…. Prefektråd Andra representanter

Arbetssätt Arbete Arbetet inleds med en behovsanalys. Därefter bestäms åtgärder och prioritering för det fortsatta arbetet Stora flöden styckas i delmoment. Allt startar inte samtidigt Enkla förbättringar som identifieras under resans gång införs omedelbart Exempel på leverans av en arbetsgrupp Processdefinition (syfte, vilken information hanteras, vilka berörs av resultatet, vilka utför arbetet) Beskrivning av nuläge Problem, förbättringsförslag Beskrivning av nyläge Därefter följer beslutspunkt för att bestämma fortsättning och prioritering

Arbetssätt forts. Metod Använda kompetens och erfarenhet inom gruppen Intervjuer med personer i organisationen Ta del av regelverk Hur gör man på andra lärosäten Workshops Regelbundna arbetsmöten Projektadministratörer från ekonomi- och planeringsavdelningen kommer att stödja arbetet i form av mötesanteckningar, moderera workshops mm. Det är meningen att gruppen ska fokusera på själva arbetet och resultatet.

Vad händer nu Arbetsgrupper för olika flöden bildas och intresseanmälan lämnas till AEU Koordinatorer för arbetsgrupper utses Koordinatorer och DPL skriver en projektplan för att bestämma omfattning, avgränsning och resursbehov Projektplanerna godkänns av Claes Nilsson Före jul ska arbete med flöden/delflöden starta: –Support; införande av ärendehanteringssystem EasIt –Förbereda enkät inför mätning av tidsåtgång för hantering av fakturahantering, redovisning av anläggningstillgångar mm –Projektredovisning och uppföljning: återstår att besluta –In- och utbetalningar: kartläggning av betalsätt samt riktlinjer för kort (vilka typer av kort ska finnas, vilka inköp får göras, mm) –Inköp: återstår att besluta

Framgångsfaktorer Det finns vilja att utveckla och förändra ekonomiadministrationen vilket är en grundförutsättning. Det krävs god kommunikation inom hela verksamheten och inom projektets olika delar. Förankring i linjen är viktigt. Prioritering av nuvarande och tillkommande arbetsuppgifter. Projektets genomförande kräver tydligt och kontinuerligt stöd inom hela universitetet. Stöd och förväntan från universitetsledningen.

Risker Resursbrist. Arbetsbelastningen är hög. Nyckelpersoner blir engagerade i projektet samtidigt som ordinarie arbete ska utföras. Ekonomiarbetet omfattas till största delen av arbete som inte kan bortprioriteras utan konsekvenser. Brist på aktivt engagemang. Engagemang krävs från olika personalgrupper, inte bara ekonomiadministratörer utan även prefekter, projektledare, EU-koordinatorer och andra med relevant kompetens. Förmåga att på olika nivåer inom universitetet möta de administrativa och organisatoriska förändringskrav som ställs för att kunna uppnå den nytta som projektet avser att ge. Svårigheter att samordna projektet med andra närliggande utvecklingsprojekt och ordinarie linjearbete. Nya tillkommande uppdrag och krav, både externa och interna.