Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Verksamhetsutveckling och samarbete kring sammanhållen e-förvaltning ger kostnadseffektivare offentlig service.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Verksamhetsutveckling och samarbete kring sammanhållen e-förvaltning ger kostnadseffektivare offentlig service."— Presentationens avskrift:

1 Verksamhetsutveckling och samarbete kring sammanhållen e-förvaltning ger kostnadseffektivare offentlig service

2 Agenda  Kort bakgrund  Plan och metod  Projektresultat  Hur kan vi använda erfarenheterna?  Diskussion – utvecklingsmöjligheter?

3 Framtida ärendehantering? Öppen inbjudan nov Tidigare Sambruksinitiativ kring dokument- och ärendehantering (Upphandling, ÖTP, Innoveta) Det måste finnas ett modernare angreppssätt!

4 Ärendehantering idag  Stuprör, isolerade processer  E-tjänster men inte E-förvaltning?  Olika begrepp och arbetssätt  Behov av att modernisera den tekniska miljön

5

6 Förstudie Syfte: ”Att på sikt uppnå en effektivare service i kommunerna genom en sammanhållen ärendehantering” Mål: Ta fram ett beslutsunderlag för deltagande kommuner att användas i deras arbete med att uppnå en sammanhållen ärendehantering

7 Medborgarna förväntar sig hög service Inre effektivisering Sammanhållen ärendehantering för medborgaren Sammanhållen ärendehantering över förvaltnings- gränser Sammanhållet för alla typer av ärenden Vad menar vi med sammanhållen?

8 Kunna följa handlägg-ning via Mina Sidor Slippa passa telefontider Ej lång telefonkö EN kontaktyta Trovärdiga service-löften Övergripande: Mer nytta per skattekrona Extern nytta för medborgarna Intern nytta inom kommunen Mindre kostnads- krävande inlärning Mindre beroende av enstaka personer Expert- handläggare belastas mindre Färre störande telefon-samtal Ärenden tappas inte mellan stolar

9 9 Ökad medborgarnytta/ökad servicegrad  Ökad andel ärenden via e-tjänster där e- tjänsterna blir sammanhållna och konsekventa.  Minskad tid och möda för medborgaren för att få information om status för dennes ärenden - även utanför kontorstid.  Kortare tid att få svar på fråga, kortare tid att få ett ärende behandlat.

10 10 Ökad inre effektivitet  Minskade kostnader genom att medborgaren normalt ska kunna få svar via Mina Sidor och e- tjänster och i andra hand via kontaktcenter eller medborgarkontor.  Minskad arbetsåtgång för experthandläggare eftersom delar av handläggningen kan utföras i kontaktcenter/medborgarkontor.  Lägre hanteringskostnad per ärende. Bättre kontroll över ärendeflödet över förvaltningsgränser. Lägre kostnad för papper.  Högre tillförlitlighet i statistik över handläggningstid etc.

11 11 Servicelöften samt gröna mål  Genom att samla information i en ärendeknutpunkt kan servicelöften till medborgaren och liknande mål följas upp på ett bättre sätt.  Genom förbrukning av mindre papper uppfylls gröna mål samtidigt som bättre kundservice mm gör att kommunen betraktas som mer attraktiv.

12 12 Ärendeknutpunkt  Grundfunktionen för att uppnå dessa nyttor är att införa en ärendeknutpunkt.  Samlar nödvändig information om viktiga händelser och statusförändringar för ett ärende.  Informationen i knutpunkten hämtas till stor del från verksamhetsapplikationer och ärendehanteringssystem genom integrationer.  Kan avge information till olika kanaler

13 Mina Sidor (för medborgaren) Dina Sidor (för kontaktcenter och medborgarkontor) Ärende- statistik Ärendehantering i kontaktcenter / medborgarkontor, förvaltning Ärende- hanterings- system Ärende- knutpunkt

14 14 Sammfattning av kravsamband

15 Dina Sidor Webb samt Smartphone, iPad, enkel mobil m.m… Mina Sidor E-tjänst B (e-blankett) E-tjänst A (paketköpt) Verksamhets applikation A Verksamhets applikation C Diarium Invånare, org, företag Ärendeknutpunkt Ärende- hantering Telefon Besök Kanaler till medborgarna Ärende- hanterande applikationer Statistik

16 Deltagarnas behov  Hur förankra i den egna organisationen?  Vad krävs av verksamheten?  Vilka krav ställer lagstiftningen?  Vilka krav ställs på den tekniska miljön?  Utvärdera leverantörer/produkter

17 Förankring  Delrapport med målbild och budgetfall  Nyttokalkyl  Presentationsmaterial  Kunskaps- & erfarenhetsutbyte mellan deltagarna

18 Vad krävs av verksamheten?  Förankring och medel  Gemensam nomenklatur  Definiera processen för varje ärendetyp – prioritera typerna  Tydliga ansvar inom organisationen  Utbildning och nätverk/forum  Juridisk kompetens

19

20

21 Vilka krav ställer lagstiftningen?  Offentlighets- & sekretesslagen – PUL – Arkivlagen  Tydliga överenskommelser mellan ägare och utförare  Behörigheter & tillgång till information  Tydliga gränser för var informationen lagras

22 Vilka krav ställs på den tekniska miljön?  Öppna gränssnitt och möjlighet att utbyta händelsesignaler mellan systemen…  …till en rimlig kostnad

23

24 Utvärdering av produkter  Målbild för ärendesystem  Endast insamling  Processtyrning  I samverkan med DÄHS  Budgetfall  Enkelt produktutvärdering

25

26 Våra slutsatser  Hög potential för ökad nytta  Verksamhetsutvecklingen en stor utmaning  Integrationer = omfattande arbete  Varierande praxis inom ärendehantering  Lagrummet inget betydande hinder

27 Deltagarnas erfarenheter  Stor nytta  Internt arbete  Tidsaspekten

28 Hur kommer vi vidare?  Begreppsmodellering  Juridisk handledning  Praktiska prov av tekniska lösningar  Utbyte och samverkan i kommunernas praktiska projekt  Gemensamma tekniska specifikationer  Introduktionsprogram för kommuner i uppstart

29 Diskussion  Synpunkter på förslagen?  Nya förslag?  Intresse att gå vidare? Hur?

30 Tack för ert intresse! Johanna Fransson Malmö stad


Ladda ner ppt "Verksamhetsutveckling och samarbete kring sammanhållen e-förvaltning ger kostnadseffektivare offentlig service."

Liknande presentationer


Google-annonser