Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

1 (28) VÄGLEDNING I NYTTOREALISERING Processen för nyttorealisering Bilaga 2.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "1 (28) VÄGLEDNING I NYTTOREALISERING Processen för nyttorealisering Bilaga 2."— Presentationens avskrift:

1 1 (28) VÄGLEDNING I NYTTOREALISERING Processen för nyttorealisering Bilaga 2

2 2 (28) Inledning Syfte Syftet med denna bilaga är att beskriva ett förlag på process för nyttorealisering med därtill kopplade roller och stödjande dokument Målgrupp Beslutsfattare och verksamhetschefer som är involverade i verksamhetsutveckling Verksamhetsutvecklare som ansvarar för att styra och leda arbetet med att identifiera, värdera och realisera nyttoeffekter. Tillämpning Användningen av denna processmodell måste anpassas till krav, behov och förutsättningar i berörd verksamhet.

3 3 (28) Innehåll 1.Processen för nyttorealisering 2.Rollbeskrivningar 3.Förslag på styrande dokument 4.Identifiering och värdering av nyttor

4 4 (28) Processen för nyttorealisering 1.1 IDENTIFIERA1.3 PLANERA1.4 REALISERA1.5 FÖLJA UPP Definiera motiv till förändring Identifiera mål Ta fram nyttorealiseringsplan Besluta om genomförande Förbereda verksamheten för förändring Realisera möjliggörare Besluta om att fastställa nyttorealiseringsplan Realisera nyttor Uppdatera beslutsunderlag Följ upp nyttorealisering Synliggör nyttan Besluta om avslut av satsning Utvärdera satsning Besluta om att fördjupa analys = Beslutspunkt Syftet med processen för nyttorealisering är att realisera de eftersträvade nyttor som ligger till grund för att en satsning genomförs. Detta omfattar att kartlägga behov, krav och möjligheter, beskriva lösningsförslag samt att identifiera, specificera, planera, realisera och följa upp nyttan med satsningen. 1.2 SPECIFICERA Ta fram beslutsunderlag Besluta om att etablera satsning Identifiera och värdera nyttor

5 5 (28) Processen för nyttorealisering - flödesbeskrivning Definiera motiv till förändring Identifiera mål Behov, Krav, Möjligheter, Problem, Risker, Krav Beskrivna motiv och önskat börläge (koncept) Identifierade mål Besluta om at fördjupa analys Ta fram beslutsunderlag (Business Case) Beslut om att fördjupa analysen Färdigställt Beslutsunderlag Besluta om att etablera satsning Ta fram nyttorealiserings- plan Förbereda verksamheten för förändring Besluta om genomförande Beslut om att etablera satsning Framtagen Nyttorealiserings- plan Fastställd nyttorealiserings- plan Reviderad Nyttorealiserings- plan Realiserade nyttor Realisera möjliggörare Realisera nyttor Uppdatera beslutsunderlag Levererade möjliggörare Besluta om avslut av satsning Uppföljt resultat Följ upp nyttorealisering Synliggör nyttan Utvärdera satsning Progress- rapportering Genomförda förändrings- aktiviteter Budget justerad med verifierad nyttorealisering Fastställd och förankrad nyttorealiserings- plan Identifiera och värdera nyttor Genomförd nyttoanalys

6 6 (28) Fas 1: Identifiera Syftet med processfasen Identifiera är att utifrån identifierade behov, krav, möjligheter, problem, risker och krav konkretisera en idé/effektmål som stäms av mot verksamhetsmål, strategiska riktlinjer och legala krav Definiera motiv till förändring Identifiera mål ProcesstegIngångsvärdenAktiviteterResultatFörslag på roller Definiera motiv till förändring  Förändringsönskemål såsom behov, krav och möjligheter för aktuell verksamhet  Strategiska riktlinjer och legala krav för verksamheten  Ta konceptuellt börläge för aktuell verksamhet  Ta fram effektkedja  Beskrivna motiv  Önskat börläge för verksamheten  Effektkedja  Dokument: Idébeskrivning med ev. bilagor  Ansvarig: Ansvarig för aktuell verksamhet.  Utförare: den som utses av verksamhetsansvarig (exempelvis idégivaren / verksamhetsutvecklare). Identifiera mål  Beskrivna motiv  Önskat börläge för verksamheten (lösningsförslag)  Dokument: Idébeskrivning  Identifiera effektmål för aktuell satsning, dvs. vilket resultat satsningen förväntas leda till.  Identifiera produktmål, dvs. vilka möjliggörare som satsningen ska ta fram för att nå effektmålen, för olika alternativ.  Förväntade effekter av satsningen  Eventuellt val av alternativ  Omfattning och fokus (produkter) för satsningen  Avgränsningar  Dokument: Idébeskrivning, målanalys, målarkitektur  Ansvarig: Ansvarig för aktuell verksamhet alternativt beställare/sponsor.  Utförare: den som utses av verksamhetsansvarig alternativt beställare/sponsor (exempelvis idégivaren / verksamhetsutvecklare). Behov, Krav, Möjligheter, Problem, Risker, Krav Beskrivna motiv och önskat börläge Identifierade mål Besluta om att fördjupa analys

7 7 (28) Besluta om att fördjupa analys Syftet med beslutspunkt 1 är att bedöma inkommet förslag och besluta om man ska gå vidare med att genomföra en fördjupad analys (ta fram ett komplett beslutsunderlag, Business Case) Besluta om att fördjupa analys Ingångsvärden  Beskrivna motiv  Önskat börläge för verksamheten (lösningsförslag)  Förväntade effekter av satsningen  Omfattning och fokus (produkter) för satsningen  Avgränsningar  Genomförda förstudier Aktiviteter  Fatta beslut om att investera resurser i att ta fram ett komplett beslutsunderlag (Business Case) Resultat Beslut enligt något av följande alternativ:  Ta fram Business Case  Ändra omfattning eller förutsättningar  Avbryt Förslag på roll  Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (t.ex. ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare) Checklista Förslag på kontrollfrågor inför beslut: 1.Är de bakomliggande motiven relevanta? 2.Stämmer det beskrivna börläget med verksamhetens övergripande inritning? 3.Är eftersträvade effektmål och (konceptuella) nyttor tydligt beskrivna? 4.Omfattar kostnadsuppskattningen alla relevanta poster? 5.Är det tydligt vilka delar av verksamheten som kommer att påverkas? 6.Finns det några pågående satsningar som adresserar identifierade behov? 7.Hur pass angeläget är det att gå vidare med detta förslag?

8 8 (28) ProcesstegIngångsvärdenAktiviteterResultatFörslag på roller Identifiera och värdera nyttor Förväntade effekter för satsningen Omfattning och fokus för satsningen Principer för kostnads- /nyttoanalys Identifiera och värdera nyttor Uppskatta kostnader Genomföra hinderanalys Uppdatera effektkedja Identifiera nyttorealiseringsansvariga Upprätta nödvändiga kalkyler Effektkedja Nyttoanalys Dokument: Mall för beslutsunderlag (Business Case) Mall för nyttoregister Excelmall Ansvarig: Beställare/Sponsor. Utförare: den som utses av verksamhetsansvarig (t ex analysledare, verksamhetsutvecklare) och deltagare (ansvariga och experter från berörd verksamhet) Ta fram beslutsunderlag (Business Case) Nyttoanalys Förväntade effekter för satsningen Omfattning och fokus för satsningen Schabloner och kalkylfaktorer för beräkning av kostnader och nyttor Principer för kostnads- /nyttoanalys Utforma beslutsunderlag Beskriva lösningsförslag Upprätta finansieringsanalys Genomföra risk- och hinderanalyser Specificerade nyttor inklusive förändrings-aktiviteter och kostnader för att realisera dessa Översiktlig genomförande-plan Påbörjad förankring av satsningen i verksamheten Dokument: Mall för beslutsunderlag (Business Case) Mall för nyttoregister Ansvarig: Beställare/Sponsor. Utförare: den som utses av verksamhetsansvarig (t ex analysledare, verksamhetsutvecklare) och deltagare (ansvariga och experter från berörd verksamhet) Fas 2: Specificera Syftet med specificeringsfasen är att ta fram ett komplett beslutsunderlag (Business Case) samt påbörja förankring av satsningen i verksamheten Ta fram beslutsunderlag (Business Case) Beslut om att fördjupa analysen Färdigställt Beslutsunderlag Besluta om att etablera satsning Identifiera och värdera nyttor Genomförd nyttoanalys

9 9 (28) Besluta om att etablera satsning Syftet med beslutspunkten är att bedöma det aktuella beslutsunderlaget (Business Caset) och fatta beslut om att gå vidare med att etablera satsningen eller ej. Ingångsvärden Beslutsunderlag inklusive lösningsförslag samt identifierade kostnader och nyttor (ink. mätetal) och översiktlig genomförandeplan Aktiviteter  Fatta beslut om att gå vidare med att etablera satsning Resultat Beslut enligt något av följande alternativ:  Påbörja etablering  Ändra omfattning eller förutsättningar  Avbryt Förslag på roll  Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (t.ex. ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare) Checklista Förslag på kontrollfrågor inför beslut: 1.Är motiven till satsningen klart och tydligt beskrivna? 2.Finns det en redovisning av hur förslaget kopplar till beslutade strategier och verksamhetsuppdrag? 3.Redovisas det hur intressenter och målgrupper har involverats i arbetet? 4.Är beroenden till andra satsningar och verksamheter redovisade, liksom hur de ska omhändertas? 5.Är lösningsförslaget konkret beskrivet? 6.Är kostnader och nyttor tydligt redovisade per år? 7.Finns det per prioriterad nytta en övergripande beskrivning för hur dessa ska realiseras, finns det en realiseringsansvarig utsedd och har han/hon tecknat samråd ? 8.Är finansieringsanalysen realistisk? 9.Redovisas risker och hinder samt förslag på hur dessa ska omhändertas? 10.Finns det en bedömning av verksamhetens möjligheter att identifiera realiserade nyttor? 11.Redovisas det på ett övertygande sätt hur nyttorna ska realiseras? 12.Finns det en tydlig nyttorealiseringsstrategi? 13.Finns det en plan för riskhantering? 14.Är ägarskapet för satsningen accepterat, ligger det på rätt nivå? 15.Är lösningsförslaget förankrat på verksamhetsledningsnivå? Besluta om att etablera satsning

10 10 (28) Fas 3: Planera Syftet med planeringsfasen är att ta fram en nyttorealiseringsplan samt förbereda verksamheten för förändring Ta fram nyttorealiseringsplan Förbereda verksamheten för förändring Besluta om genomförande Beslut om att etablera satsning Nyttorealiserings- plan Fastställd nyttorealiserings- plan Fastställd och förankrad nyttorealiserings- plan ProcesstegIngångsvärdenAktiviteterResultatFörslag på roller Ta fram nytto- realiseringsplan Beslutsunderlag (Business Case) Per identifierad och prioriterad nytta identifiera nyttorealiseringsansvarig nödvändiga förändringar nyttorealiseringsperiod nyttouppföljning (vilka nyttor som ska följas upp samt mätetal för dessa) hindersanalys Nyttorealiseringsplan Dokument: Mall för nyttorealiseringsplan Mall för nyttoregister Excelmall Ansvarig: Beställare / Sponsor. Utförare: den som utses av verksamhetsansvarig (t ex analysledare, verksamhetsutvecklare, projektledare) och deltagare (ansvariga o experter från berörd verksamhet) Förbereda verksamheten för förändring Fastställd nyttorealiseringsplan inkl. vilka nyttor som ska hämtas hem i budget Planera och förbereda verksamheten för förändring Påbörjade aktiviteter i verksamheten Ansvarig: Nyttorealiseringsansvarig/Progr amchef Utförare: Ansvarig för aktuell verksamhet eller annan nyttorealiseringsansvarig

11 11 (28) Besluta om genomförande Syftet med beslutspunkten är att bedöma framtaget beslutsunderlag (Business Case + Nyttorealiseringsplan) och fatta beslut om genomförande eller ej Ingångsvärden –Förankring med Nyttorealiseringsansvarig –Nyttorealiseringsplan –Beslutsunderlag (Business Case) Aktiviteter Fatta beslut om att gå vidare med genomförande eller ej Resultat Beslut enligt något av följande alternativ: Fastställd nyttorealiseringsplan inkl vilka nyttor som ska hämtas hem i budget Eventuell input till nya satsningar –Ändra omfattning eller förutsättningar –Avbryt Förslag på roll Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (t.ex. ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare) Checklista Förslag på kontrollfrågor inför beslut: 1.Redovisas vilka förändringar som är nödvändiga för att realisera identifierade nyttor? 2.Redovisas realiseringsansvariga för dessa förändringar? 3.Är realiseringsansvaret förankrat hos realiseringsansvariga? 4.Redovisas när nyttan förväntas uppkomma? 5.Redovisas indikatorer för uppföljning av realisering (ingångsvärde, målvärde)? 6.Redovisas vem är ansvarig för uppföljningen? 7.Redovisas när mätning ska ske och var information om utfall ska hämtas ifrån (mätsystem/verktyg)? 8.Redovisas beroenden för realisering av nyttan? 9.Redovisas intressenter (inklusive mottagare och realiseringsansvariga)? 10.Redovisas identifierade hinder för att realisera aktuell nytta (inklusive förslag på hantering)? 11.Redovisas vilka resurser som behöver tas i anspråk för att realisera nyttan (inklusive uppskattade kostnader)? 12.Finns det en leveransplan för samtliga aktuella möjliggörare? 13.Är finansieringen säkerställd? 14.Är lösningsförslaget förankrat på verksamhetsledningsnivå? Besluta om genomförande

12 12 (28) Fas 4: Realisera Syftet med realiseringsfasen är att genomföra nödvändiga förändringar för att realisera beslutade och prioriterade nyttor. Fastställd nyttorealiserings -plan (BP4) Reviderad Nyttorealiserings- plan Realiserade nyttor Realisera möjliggörare Realisera nyttor Uppdatera beslutsunderlag Fastställd och kommunicerad nyttorealiserings- plan Levererade möjliggörare ProcesstegIngångsvärdenAktiviteterResultatFörslag på roller Realisera möjliggörare Beslut om genomförandeGenomföra beslutat utvecklingsarbete Levererade möjliggörare Ansvarig: Beställare/Sponsor. Utförare: Ansvarig för utvecklingsarbetet Uppdatera beslutsunderlag Nyttorealiseringsplan Statusrapportering från utvecklingsarbete Löpande uppföljning av nyttorealisering (beakta att gå vidare i utvecklingsarbetet eller avbryta) Vid behov uppdatering av beslutsunderlag (Business Case och nyttorealiseringsplan) baserat på konstaterade avvikelser/förändringar Löpande progressrapportering av nyttorealisering Eventuellt reviderad nyttorealiseringsplan Ansvarig: Beställare/Sponsor samt Nyttorealiseringsansvarig Utförare: t.ex. kvalitetssäkrare (QA), effektcontroller Realisera prioriterade nyttor Nyttorealiseringsplan Förutsättningar skapade av utvecklingsarbetet Börja arbeta på nytt sättGenomförda förändringsaktiviteter Nyttorealiseringsansvarig

13 13 (28) Fastställa nyttorealiseringsplanen Syftet med beslutspunkten är att fastställa/uppdatera nyttorealiseringsplanen baserat på resultat från leverans av möjliggörare Ingångsvärden Leverans av möjliggörare Business Case Nyttorealiseringsplan Status på hittills uppnådda nyttor Aktiviteter Fatta beslut om: Godkännande av utvecklingsarbetets resultat, av beställaren och mottagande verksamhet gemensamt Besluta om vilka nyttor som ska följas upp samt vilka som ska tas upp i budgetdialog dvs. vilka nyttor leder till kostnadsbesparing alternativt kvalitetshöjning. Överlämnande av ansvar till verksamheten Resultat Beslut enligt något av följande alternativ: Fastställd uppdatering av plan för nyttorealisering Signerat avtal mellan nyttorealiseringsansvarig och ägare av verksamhetens satsningar Eventuell input till nya satsningar Uppdaterad och fastställda former för uppföljning Förslag på roll Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (exempelvis, ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare), samt Beställaren och Nyttorealiseringsansvarig. Checklista Förslag på kontrollfrågor inför beslut: För de nyttor som har reviderats eller tillkommit redovisas det: 1.vilka förändringar som är nödvändiga? 2.realiseringsansvariga? 3.när nyttan förväntas uppkomma? 4.indikatorer för uppföljning av realisering (ingångsvärde, målvärde)? 5.vem är ansvarig för uppföljningen? 6.när mätning ska ske och var information om utfall ska hämtas ifrån (mätsystem/verktyg)? 7.beroenden för realisering av nyttan? 8.intressenter (inklusive mottagare och realiseringsansvariga)? 9.identifierade hinder för att realisera aktuell nytta (inklusive förslag på hantering)? 10.vilka resurser som behöver tas i anspråk för att realisera nyttan (inklusive uppskattade kostnader)? Fastställa nyttorealiseringsplanen

14 14 (28) Fas 5: Följ upp Syftet med att denna fas är att löpande mäta, värdera och vid behov revidera realiseringen av eftersträvade nyttor Besluta om avslut av satsning Uppföljt resultat Följ upp nyttorealisering Synliggör nyttorna Utvärdera satsning Progress- rapportering Verifierad nyttorealisering ProcesstegIngångsvärdenAktiviteterResultatFörslag på roller Uppföljning av nyttorealisering Nyttorealiseringsplan Nyttoregister Följ upp att realisering av prioriterade nyttor genom mätning av beslutade indikatorer Resultat av effektuppföljning (mätning) Effektcontroller / verksamhetscontroller Synliggör nyttorna Resultat av effektuppföljning (mätning)Ta in nyttorna i resultat- och budgetdialog Budget justerad baserat på verifierad nyttorealisering Kvalitativa nyttor verifierade Nyttorealiseringsansvarig tillika Budgetansvarig Ägare av budgetprocess Utvärdera satsning Resultat av effektuppföljning Nyttorealiseringsplan Budget justerad med konstaterade nyttorealiseringar Utsagor från i processen deltagande roller Erfarenhetsåtervinning av arbetssätt och effekter i verksamheten Stämma av schablonvärden, processer m.m. ErfarenhetsdataAnsvarig: Ansvarig för nyttorealiseringsprocessen Genomförda förändrings- aktiviteter

15 15 (28) Besluta om avslut av satsning Syftet med beslutspunkten är att fatta beslut om avslut av satsning. Ingångsvärden Genomförda förändringar Resultat av effektuppföljning (mätning) Budget justerad med konstaterade nyttorealiseringar Aktiviteter Fatta beslut om avslut av satsning Resultat Beslut enligt något av följande alternativ: Avslutad satsning Ändra satsningens omfattning och avgränsningar Eventuell input till nya satsningar Förslag på roll Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (t ex ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare) samt Nyttorealiseringsansvarig Checklista Förslag på kontrollfrågor inför beslut: 1.Har effektmål och prioriterade nyttor realiserats? 2.Finns det rekommendationer till fortsatta åtgärder? 3.Hur ska gjorda erfarenheter återvinnas och spridas? Besluta om avslut av satsning

16 16 (28) Innehåll 1.Processen för nyttorealisering 2.Rollbeskrivningar 3.Förslag på styrande dokument 4.Identifiering och värdering av nyttor

17 17 (28) Ansvarsfördelning och uppföljning Ansvarsfördelning För att säkerställa att nödvändiga aktiviteter genomförs för att realisera identifierade nyttor krävs ett utdelat ansvar. Samspelet (ansvarsfördelningen) mellan olika intressenter kopplade till genomförandet av verksamhetsutveckling måste vara förstådd och accepterad. Uppföljning En vanlig utmaning kopplad till ansvarsfördelning för verksamhetsutveckling är vem som ska ansvara för uppföljningen av nyttorealiseringen. Eftersom nyttorealisering är ett ansvar för chefer i de verksamheter där nyttorna förväntas uppkomma kan två alternativ för uppföljning av nyttorealisering vara: 1.inom ramarna för linjearbetets ordinarie rapporteringsvägar (dvs. ansvarig verksamhetschef rapporterar till ovanliggande linjenivå) 2.inom ramarna för de rapporteringsvägar som etableras för utvecklingssatsningar (t.ex. med hjälp av portföljstyrning, programstyrning eller särskilda effektcontrollers). Oavsett vilket måste det säkerställas att nyttorealiseringens effekter omhändertas i/får konsekvenser för strategiformulering, verksamhetsplanering, budgetering, uppföljning och prognostisering samt resultatredovisning.

18 18 (28) Förslag på rollbeskrivningar ROLLBESKRIVNING Beställare Verksamhetsansvarig med mandat och tilldelad budget att beställa och kravställa utvecklingssatsningar. Kan vara sponsor. Sponsor Ytterst ansvarig för satsningen och dess resultat. Fattar beslut om satsningens genomförande mot beslutade uppdrag, strategier och planer. Bör vara en väl förankrad nyckelperson med nödvändigt mandat och vilja att agera som ambassadör för satsningen. Nyttorealiserings- ansvarig Chef eller medarbetare med ansvar för att realisera planerade nyttor i aktuell verksamhet, vanligen verksamhetsansvarig. Portföljägare Högst ansvarig för utvecklingsverksamheten. Kan vara GD, ÖD, CIO, Kommundirektör, Landstingsdirektör. Portföljledare Ansvarig för projektkontoret och förvaltare av utvecklingsportföljen. Stödjer och följer upp de satsningar som ingår i portföljen. Säkerställer att projektkontorets arbete möter de krav som portföljägaren ställer. Programchef Ansvarar för en grupp av relaterade projekt och andra aktiviteter som leds på ett samordnat sätt i syfte att uppnå fördelar och styrning som inte är möjligt om projekten leds enskilt. Projektledare Medarbetare med specifik kompetens inom projektledning med befogenhet att driva ett projekt. Ansvarar för att projektmål uppnås och att beställarens krav uppfylls. Projektkontor Stödfunktion som ansvarar för att följa upp och möjliggöra för satsningar i portföljen att leverera. Kan ha ett uppdrag att följa upp och stödja aktiviteter kopplade till nyttorealisering. Effektcontroller Medarbetare med ansvar för att mäta och följa upp effekter av genomförda satsningar. Ägare av nyttorealiserings- processen Högsta ansvarig för att organisationen tillämpar ett systematiskt angreppssätt för att realisera nyttor som uppkommer i utvecklingsverksamheten. Ansvarar för vidareutveckling av verksamhetens tillämpning av nyttorealisering. Verksamhets- utvecklare medarbetare med specifik kompetens inom verksamhetsutveckling, t.ex.. Verksamhetsarkitekt, Modelleringsledare, Metodledare.

19 19 (28) Roll- och ansvarsfördelning kopplat till nyttorealisering måste anpassas till den verksamhet som den ska implementeras i. Verksamhetens inriktning, krav på verksamhetsutveckling och förmåga/mognadsnivå att bedriva utvecklingsarbete är alla faktorer som är av betydelse. Hur den faktiska satsningen organiseras får också konsekvenser för genomförande och uppföljning av nyttorealiseringen. Exempel på aktörsmodell PORTFÖLJÄGARE Högsta ansvarig för utvecklingsverksamheten PORTFÖLJLEDARE Ansvarig för projektkontoret Stödjer och följer upp de satsningar som ingår i portföljen Säkerställer att projektkontorets arbete möter de krav som portföljägaren ställer PROJEKTKONTOR Stödfunktion som ansvarar för att följa upp och möjliggöra för satsningar i portföljen att leverera Följer också upp och stödjer aktiviteter kopplade till nyttorealisering PROJEKTLEDARE Ansvar för att säkerställa att projektmål uppnås Styr mot tid, kostnad och kvalitet NYTTOREALISERINGSANSVARIG Chef eller medarbetare som i sina linjeroller ansvarar för att realisera planerade nyttor UTVECKLINGS- PORTFÖLJ SATSNING EFFEKTCONTROLLER Ansvarar för att mäta och följa upp effekten av satsning Rapporterar enligt överenskommen rutin SPONSOR Ytterst ansvarig för satsningen och dess resultat Fattar beslut om satsningens genomförande mot beslutade uppdrag, strategier och planer Väl förankrad ambassadör för satsningen

20 20 (28) Innehåll 1.Processen för nyttorealisering 2.Rollbeskrivningar 3.Förslag på styrande dokument 4.Identifiering och värdering av nyttor

21 21 (28) Förslag på styrande dokument Styrande dokument tas fram för att stödja nyttorealiseringsprocessen. Vägledningen för nyttorealisering redovisar fem stycken styrande dokument för detta arbete. Genom att utgå från dessa dokument skapas goda förutsättningar för att på ett effektivt sätt arbeta med processen för nyttorealisering. Vid behov ska nödvändiga anpassningar göras av dessa förslag. Sträva efter att utforma arbetet med att ta fram nödvändiga styrande dokument till en kreativ process för att säkerställa ett framgångsrikt genomförande av satsningen, bl.a. genom att involvera nyckelintressenter. stödjer

22 22 (28) Nyttorealiseringsstrategi Syftet med nyttorealiseringsstrategin är att beskriva: –varför nyttorealisering ska tillämpas –styrande principer för nyttorealisering –organisationens ramverk för nyttorealisering övergripande roll- och ansvarsfördelning processer som ska tillämpas metoder och verktyg som ska tillämpas kopplat till nyttorealisering (dokumentmallar osv.) rapporterings- och uppföljningsstrukturer granskningsrutiner prioriteringsgrunder –hur organisationen över tid ska utveckla sin förmåga till nyttorealisering. Öppna mall genom att klicka på ikon

23 23 (28) Idébeskrivning Syftet med att ta fram en idébeskrivning är att sammanställa och presentera tillräcklig information för att beslutsfattaren ska kunna ta beslut om att initiera ett arbete med att ta fram ett komplett beslutsunderlag (Business Case), eller avslå förslaget. Idébeskrivningen bör innehålla beskrivning av: Identifierade behov, målgrupper, verksamhetsproblem, risker, möjligheter och krav Berörda organisationer (ansvarig och deltagande) Övergripande beskrivning av effektmål och förväntade nyttor Övergripande beskrivning av lösningsförslag (ett eller flera) Initial riskbedömning. Öppna mall genom att klicka på ikon

24 24 (28) Beslutsunderlag (Business Case) Syftet med att ta fram ett beslutsunderlag (Business Case) är att sammanställa nödvändig information för att beslutsfattaren ska kunna ta beslut om genomförande av föreslagen satsning. Beslutsunderlaget bör omfatta följande delar: Beskrivning av varför satsningen bör genomföras (identifierade målgrupper, intressenter, behov, krav och möjligheter) inklusive koppling till verksamhetsmål (strategiska ambitioner, verksamhetsplaner, mål) Redovisning av antaganden och avgränsningar och hur intressenter har involverats Förväntade nyttor inklusive: –realiseringsansvarig –indikatorer för uppföljning (ingångsvärde, målvärde) –ansvarig för uppföljning (inklusive när och hur mätning ska ske) Beskrivning av det framtida läget och hur det ska realiseras En livscykelanalys över förväntade nyttor och kostnader per år (inklusive räntor och amorteringar) Finansiering inklusive beskrivning av lånebehov Risk- och hinderanalyser kopplade till satsningens genomförande och realiseringen av kopplade nyttor Beroenden till andra satsningar Sammanfattning med rekommendation, förslag på nästa steg och frågor för övervägande av beslutsfattaren. Öppna mall genom att klicka på ikon

25 25 (28) Nyttorealiseringsplan Syftet med nyttorealiseringsplanen är att redovisa en sammanställd plan som visar på när, var, hur och av vem nyttor kopplade till en specifik satsning kommer att realiseras. Nyttorealiseringsplanen redovisar de utvecklingsinsatser och förändringar som behöver genomföras för att realisera planerade nyttor liksom hur de ska mätas och följas upp. Nyttorealiseringsplanen bör omfatta: Övergripande gantschema med –start och slutpunkter för aktuella möjliggörare –start och slutpunkter för prioriterade nyttor Nyttoprofiler för prioriterade nyttor Nyttoprofil För aktuell nytta beskrivs: Nödvändiga förändringar/aktiviteter för realisering Identifierade beroenden Realiseringsansvariga Identifierade hinder (inklusive förslag på hantering) När nyttan förväntas realiseras (”tid till nytta”) Hur nyttan ska mätas och följas upp Vilka resurser som behöver tas i anspråk för att realisera nyttan Öppna mall genom att klicka på ikon

26 26 (28) Nyttoregister Syftet med nyttoregistret är att ”hålla reda på” hur de nyttor som finns med i beslutsunderlaget (Business Case) ska realiseras och följas upp. Per definierad nytta beskrivs: Vem som är realiseringsansvarig för nödvändiga förändringar (nyttorealiseringsansvarig) Nyttokategori (direkt/indirekt – kvalitativ/ekonomisk) Definierade indikatorer för uppföljning av realisering Ingångsvärde Målvärde Utfall (för rapportering) Vem som är ansvarig för uppföljningen När mätning ska ske Var information om utfall ska hämtas ifrån Eventuella referenser. Öppna mall genom att klicka på ikon

27 27 (28) Innehåll 1.Processen för nyttorealisering 2.Rollbeskrivningar 3.Förslag på styrande dokument 4.Identifiering och värdering av nyttor

28 28 (28) Att identifiera och värdera nyttor Syftet är identifiera och värdera nyttoeffekter kopplade till det aktuella förslaget, med hjälp av beskriven målbild och identifierade krav, behov och möjligheter. Nedan beskrivs detta i ett sekventiellt flöde. I praktiken kan en del av aktiviteterna göras parallellt och ofta får man tänka om under arbetets gång och iterera frågorna ytterligare ett varv. FÖRBERED SAMMANSTÄLL BESLUTS- UNDERLAG SAMLA IN 1.Definiera syfte och mål 2.Beskriv lösningsförslag 3.Beskriv avgränsningar 4.Definiera alternativ 5.Precisera nuläge med hjälp av relevanta nyckeltal 6.Prognostisera utveckling (av volymer) 1.Identifiera nyttor 2.Strukturera nyttor per målgrupp 3.Värdera nyttor Bestäm mätparameter Identifiera startläge Besluta om målvärde 4.Identifiera nödvändiga realiseringsaktiviteter 5.Genomför hinderanalys 6.Identifiera realiserings- ansvariga 7.Uppskatta kostnader 8.Bestäm former för uppföljning 1.Upprätta nödvändiga kalkyler 2.Genomför känslighetsanalyser 3.Uppdatera lösningsförslag 4.Genomför finansieringsanalys 5.Genomför riskanalys 6.Beskriv genomförandestrategi 7.Ta fram rekommendationer


Ladda ner ppt "1 (28) VÄGLEDNING I NYTTOREALISERING Processen för nyttorealisering Bilaga 2."

Liknande presentationer


Google-annonser