Kommunal fastighetsförvaltning disposition – föreläsning ons 5/12

En presentation över ämnet: "Kommunal fastighetsförvaltning disposition – föreläsning ons 5/12"— Presentationens avskrift:

1 Kommunal fastighetsförvaltning disposition – föreläsning ons 5/12
IT-stöd, begrepp Strategisk Fastighetsplanering Investeringar; kalkyler, planer etc LPU Kvalitetsarbete (ISO 9001) Överboda projektet Ev. övningar

2 IT-strategi Frågor att besvara Vad behöver vi för stöd?
Vem/vilka skall arbeta/ändra/titta i systemet? Skall vi köpa ett färdigt system? Anpassa/Utveckla själva?

3 IT-strategi Var ligger tyngdpunkten? Beräkningar
Sortering av stora datamängder Analyser Styrning och reglering

4 Områden för IT-stöd Fastighetsregister
Ekonomi (Budget och redovisning) Hyresadministration Felanmälan Energistatistik Projektuppföljning (Projekthantering) Tidsredovisning Ritningsarkiv Kalkylsystem

5 IT-strategi Gemensam databas
Önskvärt med system som kan kommunicera med andra system Webb-lösningar (ökad flexibilitet) Utbilda personalen

6 Exempel på IT-stöd inom UK
Ecopilot Summarum/Repab Pondus Lovisa Visma Wickells kalkylprogram PUF

7 Svåra begrepp Lokaleffektivitet Internhyra Kapitalkostnad Lokalyta
Underhåll Nyckeltal FM

8 Lokaleffektivitet Optimalt balans mellan tillgång och efterfrågan av lokaler Bästa möjliga nyttjande av lokalerna under tiden

9 Styrmedel för lokaleffektivitet
Koncerntänkande Övergripande planering och direktiv Internhyra Lokalresursplanering Samnyttjande, samplanering Ekonomiska incitament Nyckeltal

10 Lokalöverskott Samla lediga ytor till uthyrn.bara enh Hyr ut externt?
Sälja? Riva? Kallställa?

11 Internhyra/internpris
Självkostnad Driftkostnad inkl media Underhåll Administration Kapitalkostnad

12 Internhyra/internpris
Fördelar Medvetandegör lokalanvändarna om lokalkostnaden Styrningseffekt Lokaler som inte behövs lämnas Underlag för prisjämförelser Intresset för lokalresursplanering ökar Optimerar kommunnyttan

13 Internhyra/internpris
Nackdelar Inga riktiga pengar Hyran motsvarar inte ”värdet” av lokalen Kan bli komplicerat Brist på flexibla lösningar Monopolsituation Kräver administrativa resurser

14 Internhyra/internpris
Nivåer Självkostnad på totalnivå Självkostnad på kategorinivå Självkostnad på fastighetsnivå Självkostnad på byggnadsnivå

15 Internpris Mål Självkostnadsbaserad med schablon för underhåll
Ska visa de verkliga kostnaderna Kan särskiljas från andra kostnader Utmanar till förbättringar Lättadministrerat Externa lokaler med extern hyra plus administration och ev. fastighetsservice, el vatten etc Publiken Konsulten Punkt 1) Vem ska hantera ägarfrågorna? Om inte ägarföreträdarskapet är fastlagt så bör man göra det. Punkt 2) Planeringsorganisation. Slå fast hur den övergripande samordningen av lokalresursplaneringen ska gå till. Lokalstyrgrupp. Punkt 3) Kunddisk. Vart vänder man sig med sina behov. Om man får 17 nya elever till hösten? Om värmen har pajat? Vet alla om det? Punkt 4) Är gränsdragningen mellan kärnverksamheten och fastighetsenheten tydlig? Är det tydligt vad fastighetsenheten ska prestera och verksamheten ska betala för? Finns det någon gränsdragningslista som visar ansvarsfördelningen? Punkt 5) Är uppdraget till fastighetsenheten tydligt och känt av alla? Punkt 6) Vem ska göra vad? Se ovan!

16 Internpris huvudavtal med bilagor
Internpriset beräknas per internavtal Möjlighet till månadsvis ”avräkning” Prognos över internprisets utveckling under planeringsperioden bifogas internfakturan Förvaltningarna bestämmer själva hur internpriset ska fördelas Internavtal Huvudkontrakt - Parter - Kategori - Yta och belopp - Allmänna upplåtelsevillkor - Gränsdragning - Särskilda bestämmelser Bilagor - Lokalförteckning - Budgeterat internpris - Upplåtelse- och uppsägningstider - Gränsdragningslista

17 Kapitalkostnad Investeringsutgiften Kalkylränta Avskrivningstid

18 Investeringar Definition Gränsdragningsproblem
Större utgifter t ex > kr Livslängd minst 3 år Gränsdragningsproblem Investering/underhåll

19 Investeringstyper Verksamhetsinvesteringar Fastighetsinvesteringar
Ny- till- och ombyggnader Verksamhetsanpassning Fastighetsinvesteringar Lönsamhetsinvesteringar Reinvesteringar

20 Kapitalkostnader Beräkningsmodeller Real annuitet Nominell annuitet
Rak avskrivning Nominell avskrivning

21 Real annuitet Fördelar Nackdelar Jämt fördelad årskostnad
Tar hänsyn till inflationen Nackdelar Högst kapitalkostnad i slutet av avskrivningsperioden Svår att förstå

22 Nominell annuitet Fördelar Nackdelar Jämt fördelad årskostnad
Lättare att kommunicera Nackdelar Tar inte hänsyn till inflationen

23 Rak avskrivningsmodell
Fördelar Lättast att förstå Låga kapitalkostnader i slutet av perioden Tydlig redovisning av ränta resp avskrivning Nackdelar Höga kapitalkostnader i början av perioden

24 Kapitalkostnader Årskostnad (Annuitet) Årskostnad (Rak)
Utgiften x faktor (kalkylränta och avskrivning) Inflationskompensation (Real kalkylmodell) Årskostnad (Rak) Restvärdet x räntan

25 Lokalyta Olika areabegrepp BTA Bruttoarea BRA Bruksarea LOA Lokalarea
ÖVA Övrig area NTA Nettoarea

26 Underhållsbegreppet (enl UK)
Långsiktigt planerat underhåll LPU Ytskikt Förebyggande underhåll FU Årliga kontroller Avhjälpande underhåll AU Akuta fel Skadegörelse (Reinvestering) Byte av tekniska komponenter Funktionsrelaterad

27 Underhållsbegreppet (enl Aff)
Planerat underhåll (förutbestämt i tid och rum) Felavhjälpande underhåll (t ex felanmälan) Övrigt felavhjälpande underhåll (t ex byte packningar) Akut underhåll (t ex trasig värmepanna)

28 Underhållshjulet

29 Benchmarking Ta reda på vem som har bästa värdet
Hur har man gjort där? Kan vi göra på samma sätt? Ständig utveckling/förbättring

30 Benchmarking Använd nyckeltal Mät på samma sätt Mät samma sak
Mät samma period

31 Nyckeltal Kontrollera och följa upp utvecklingen
Inom den egna verksamheten Hos andra jämförbara organisationer

32 Nyckeltal Men även stimulera och sporra organisationen till förbättringar

33 Nyckeltal Lokalkostnad/m2 Lokalkostnad/anställd Lokalkostnad/elev
Energiförbrukning/m2 Underhållskostnad/m2 Administrationskostnad/m2 Kapitalkostnad/Total kostnad

34 Nyckeltal Att tänka på Vad menas med m2? Förbrukning eller kronor?
Vilken period avses? Begränsa antalet nyckeltal

35 FM = Facility Management
Tillhandahållande av funktionella arbetsplatser Stödfunktion till kärnverksamheten Styrning och ledning av supporttjänster

36 FM = Facility Management
Förmåga att skapa samspel mellan den fysiska arbetsplatsen, människorna och organisationens arbete Omfattar Planering, utformning, byggande och förvaltning

37 FM = Facility Management
Konsten att få fastigheten/lokalen att optimalt stödja kärnverksamheten

38 FM Exempel Lokalvård IT-stöd Möblering Reception Servering
Omflyttningar

39 Strategisk förvaltningsplan
Identifiera problemområden Underlag för beslut Underlag för koncerndirektiv Underlag för LRP Faktasamling Prognoser

40 Strategisk fastighetsplanering
Bör omfatta Historiska uppgifter (Senaste 5 åren) Aktuella uppgifter (Det närmaste året) Långsiktiga planer (år 2 till 10)

41 Strategisk fastighetsplanering
Inom områdena Ekonomi/Budget Investeringsprojekt Underhållsåtgärder Lokalnyttjare/verksamhet Lokalytor/förändringar Nyckeltal

42 Investeringskalkyler
Nuvärdemodellen - jfr alternativa lösningar Annuitetsmodellen- jfr alternativa lösningar Pay-off - lönsamhetsinvesteringar

43 Nuvärdemodellen Alla förväntade in- och utbetalningar omräknas till nuvärde med hjälp av en faktor Om summan av nuvärdet större än 0 är investeringen lönsam

44 Annuitetsmodellen Grundinvesteringen fördelas ut över den ekonomiska livslängden Jämför förväntade driftnetton med den fördelade investeringen Om driftöverskottet är större än de årliga annuiteterna är investeringen lönsam

45 Pay-off metoden Grundinvesteringen dividerat med den förväntade vinsten per år Investeringen lönsam om pay-off tiden är kortare än investeringens livslängd eller kortare än uppsatt mål