Leverantörsdialog om dokument- och ärendehanteringsystem

En presentation över ämnet: "Leverantörsdialog om dokument- och ärendehanteringsystem"— Presentationens avskrift:

1 Leverantörsdialog om dokument- och ärendehanteringsystem

2 Lantmäteriet Film

3 ”Sveriges modernaste myndighet”
Lantmäteriet

4

5 ”En digital statsförvaltning i världsklass 2018”
Utvecklingsmyndighet under e-förvaltningen …arbetar LM med att framtidssäkra såväl sina tjänster som sin information. Utvecklingsmässigt handlar det om modernisering av informationsstrukturer och system samt utvecklande av e-tjänster för medborgare och företag. …måste myndigheterna ändra fokus från att effektivisera sin verksamhet till att effektivisera medborgarnas verksamhet. Anslutning till e-legitimation planeras ske år 2015 och till Mina meddelanden under år 2016. Lantmäteriet har noterat att utvecklingen i samhället går mot mer digitala och för användaren automatiska processer.

6 Vision 2013 – flexibla kontoret
Stödja nya arbetssätt Effektivitet, flexibilitet och kreativitet Systemstöd Effektiv elektronisk lagring och åtkomst till information Minska användningen av papper så mycket som möjligt

7 Hitta information – en utmaning
Antura AVA L: ÄHS Wiki

8 Ett steg i taget – Ett Lantmäteri
Ärende- och dokumenthantering med diarieföring för gemensamma processer En dokumenthantering för Lantmäteriet

9 Bakgrund 2012 projekt ang. nytt ärende- och dokumenthanteringssystem
Syften: moderniserad miljö och verksamhetsbaserad arkivredovisning Avrop e-förvaltningsstödjande tjänster 2013 startade implementering av tjänsten Hävde avtalet 2014 Förtroendet var förbrukat – bristande testning, instabilitet, avvikelser från SKA-krav, migreringsproblem Vi trodde vi köpte en tjänst men hamnade i ett utvecklingsprojekt

10 Nuläge 2015 januari förstudie ärende- och dokumenthanteringssystem med stöd för diarieföring Pilotmyndighet inom ramen för Tidig dialog Avlämna rapport till underlag för ett projektdirektiv under sommaren Primärt ersätta ÄHS (diarium med metadata om ärenden och dokument) samt AVA (avtalsarkiv med metadata och skannade kopior av Lantmäteriets avtal) Nytt verksamhetsstöd på plats hösten 2016

11 Informationshantering
Utmaningar i vardagen Förvaltning drift utveckling Informationshantering återanvändning processfokus

12 Användare nu och senare
Nuläge: diarium 6 registratorer 200 registrerade handläggare (utan stöd för handläggning) Önskat läge: ärende- och dokumenthantering med diarieföring Registratorer (diariefunktioner) Handläggare (ärende- och dokumenthantering) Övriga medarbetare (enkelt kunna söka efter information)

13 Från källaren till verksamhetsbaserad arkivredovisning

14 Vilka volymer pratar vi om?
Ca ärenden per år Ca ärendetyper/ärendeprocesser, exempelvis Spridningstillstånd Remisser Avtalshantering

15 Vem blir glad och varför?
Alla anställda, som får effektivare åtkomst till information Allmänheten, i form av kortare handläggningstider för ärenden Allmänheten och forskare, som får ökade möjligheter att ta del av allmänna handlingar Andra myndigheter, genom ökad möjlighet att dela information Ledningen, i form av att veta hur lagar och regler uppfylls

16 Effektkedja Möjliggörare Aktiviteter Förändringar Nyttor Effekter
Handlingar är digitala Bättre efterlevnad av lagar & regler Inför ärendehantering Informations- hanteringen är kvalitetssäkrad Effektivare samverkan Sveriges modernaste myndighet Inför dokument- hantering Dokument- och ärendehanterings- system Mer flexibla och mobila arbetssätt Bättre service och ökad kundnöjdhet Vi är en attraktiv arbetsgivare Ökad tillgänglighet till information Effektivare, kreativt & flexibelt arbete Inför enterprise search Vår verksamhet lever upp till samhällets förväntningar Förenklad ärendehantering Utveckla flöden för Lantmäteriets processer Snabbare beslut och besked Koppling mellan e-postsystem och ärende- och dokumenthantering Vår verksamhet är effektiv Ökad öppenhet Effektkejda – Hur den läses. Strategisk fråga – LMs strategiska mål som effekter Dok- infhantering en fråga som påverkar ALLA lantmäterigemensamma strategiska mål Koppla mot e-arkiv Intranät och hemsida integrerade med dokumenthanterings- system Frigjord arbetstid Medarbetare som trivs

17 Tidplan 2 juni Dialogmöte med potentiella leverantörer
15-26 juni Enskilda möten med intresserade leverantörer - oktober Arbete med detaljerad kravspecifikation november Annonsering eller avropsförfrågan december Anbud in och utvärdering påbörjas januari Tilldelningsbeslut - september Införande, utbildning och i skarp drift från 1 oktober

18 Enskilda möten Under vecka 25 och 26 Ca 45 minuter

19 Dagens information Publiceras under veckan på

20 De viktigaste budskapen
Lantmäteriet tar steg för att bli Sveriges modernaste myndighet Enkelt att söka och finna information Enkelt att handlägga Papperslöst och digitalt fokus för effektivitet och samverkan Ärende- och dokumenthantering med diarieföring Öppen och skalbar lösning både vad gäller plattform och samarbete Samarbete baserat på ärlighet och tydlighet

21 Tack för att ni kom till dagens leverantörsdialog!
Svara gärna på utvärderingsfrågorna

22 Datum för enskilda möten
Tisdag 16 juni - fm + em Tisdag 23 juni - fm + em Onsdag 24 juni - fm + em Torsdag 25 juni - fm Fredag 26 juni - em