Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg1 KLUBBENS SEKRETERARE Utbildning, del 1.

En presentation över ämnet: "Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg1 KLUBBENS SEKRETERARE Utbildning, del 1."— Presentationens avskrift:

1 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg1 KLUBBENS SEKRETERARE Utbildning, del 1

2 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg2 MÅLET MED UTBILDNINGEN Du vet hur viktigt ditt jobb är Du är medveten om ’byråkratin’ som ingår i uppgiften Du vet hur man fyller i de nödvändiga rapporterna Du tar ansvar för åligganden och vet vad du är ansvarig för

3 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg3 Du är presidentens högra hand Presidenten och styrelsen ger dig stöd Genom ditt arbete förmedlas bilden av klubbens verksamhet till distriktet, förbundet, organisationen och andra samarbetskontakter Dina spår syns! SEKRETERAREN Den viktigaste funktionären i klubben?

4 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg4 Sekreterarens åligganden Förberedelser för verksamhetsåret Kontrollera att - uppgifterna om den nya styrelsen anmälts till Patent- och registerstyrelsens föreningsregister - den nuvarande sekreteraren skickat de måntaliga medlemsrapporterna för juni, juli och augusti i slutet av maj, be om kopior - blanketten PU-101 (nya funktionärer) för nästa verksamhetsår har ifyllts och sänts till internationella kontoret

5 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg5 Skriva och skicka möteskallelser (enligt klubbens kutym) Sammanträde med presidenten före möten Föra protokoll på klubbmöten och styrelsemöten Uppdatera klubbens medlemsförteckning Sköta klubbens arkiv och utföra andra uppgifter, som varierar klubbvis Interna uppgifter Sekreterarens åligganden

6 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg6 Skriva rapporter Fungera som kontaktman mellan klubben och distriktet/förbundet/det internationella kontoret i USA Sköta klubbens korrespondens Delta i PNAT/DRK-möten * under året * = PNAT eller DRK = Distriktsguvernörens rådgivande kommitté Externa uppgifter Sekreterarens åligganden

7 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg7 Gör en förteckning över de uppgifter som du har under mötet Gör en namnförteckning över klubbens medlemmar för att kolla de närvarande Ordna inkommande brev i handläggningsordning för mötet och sortera brev, som ska vidarebefordras till kommittéernas ordföranden. Gör en förteckning över anmälningsärenden Förberedelser för mötet Sekreterarens åligganden

8 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg8 Sekreterarens åligganden Gör en föredragningslista för mötet tillsammans med presidenten Inkludera den månatliga medlemsrapporten i föredragningslistan varje månad Ta med till varje styrelse-/klubbmöte: Lions-årsboken klubbens giltiga stadgar förteckning över verksamhetsårets kommittéer och protokoll medlems- och verksamhetsrapporter distriktguvernörens rapporter och klubb-bulletinerna Förberedelser för mötet

9 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg9 Sekreterarens åligganden Håll namnupprop och anteckna namn på gäster eller besökare, som är närvarande på mötet (närvarointyg vid behov) För protokoll Skriv upp information om aktiviteter, deltagare, timmar osv. för verksamhetsrapporten Assistera presidenten vid presentationen av ärendena Se till att protokollet från det förra mötet blir undertecknat Under mötet

10 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg10 Sekreterarens åligganden Överför närvaroanteckningar till närvarostatistiken Sänd närvarointyg till gästernas/besökarnas hemklubbar Anteckna överräckta utmärkelser i respektive medlems service- och utmärkelsestatistik Skriv mötesprotokollet redan nästa dag Fyll i rapporterna och skicka dem genast Efter mötet

11 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg11 Sekreterarens åligganden Ett bra protokoll är ett kort beslutsprotokoll (endast huvudpunkterna av diskussionerna anges vid behov) Anteckna under mötet beslutens exakta ordalydelse, vilka förslag som vunnit understöd, röstningssätt och resultat av omröstningen Kom ihåg att du lever i nutid då du skriver protokollet. Referera ej till tidigare protokoll i samma ärende utan skriv ner beslutet i dess helhet som om det nu hade fattats för första gången. Protokollet är klubbens enda ’historiebok’. Att föra protokoll

12 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg12 Augusti–juni Styrelse, klubbmöten och kallelser Månatlig medlemsrapport och distriktets verksamhetsrapport. Rapporter från tidigare månader kan korrigeras. Närvaro- och övrig statistik Sköta korrespondensen Arkivering av statistik och annan information Månatliga åligganden

13 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg13 Augusti Kontrollera, att den föregående sekreteraren skickat medlemsrapporterna för juni, juli och augusti. Om inte, gör det genast. Starta verksamhetsåret med presidenten och kassören Beställ i god tid fredsaffischtävlingens materialpaket från det internationella kontoret, senast den 1 oktober. Månatliga åligganden

14 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg14 September Gör upp verksamhetsplanen Delta i din egen regions/zons första PNAT/DRK-möte Kontrollera att de föregående funktionärerna skrivit verksamhetsberättelsen och gjort upp ett bokslut, och att revisorerna avgivit revisionsberättelse för det förra året Månatliga åligganden

15 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg15 September-oktober Skicka kallelse till klubbens årsmöte senast två veckor före mötet Andra förberedelser för årsmötet Månatliga åligganden

16 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg16 November Deltag i din egen regions/zons andra PNAT/DRK-möte Bekräfta uppgifterna om familjemedlemskap i det internationella kontorets medlemsregister före den 30 november Månatliga åligganden

17 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg17 Januari Kontrollera följande ärende före den 15 januari Till förbundets kontor Motioner till Lionsförbundets årsmöte, förslag till ordförande- och vice ordförandekandidater Till distriktsguvernören Förslag till distriktsguvernör- och vice distriktsguvernörkandidater för nästa verksamhetsår. Bifoga intyg om klubbens understöd och kandidaternas medgivande med underskrift. Klubbmotioner till distriktsmötet. Till vice distriktsguvernören Förslag om nya medlemmar till distriktsstyrelsen Månatliga åligganden

18 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg18 Februari Förberedelser för val av klubbens tjänstemän, nomineringskommitté Månatliga åligganden

19 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg19 Mars Senast nu är det dags att kontrollera Lionsförbundets och det internationella kontorets medlemsregister Delta i din egen regions/zons tredje PNAT/DRK- möte Anmälningar till distriktets och förbundets årsmöten åt arrangörerna Månatliga åligganden

20 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg20 Mars-april Klubbens valmöte och förberedelser för det, kallelse senast två veckor före mötet Fullmakter till distriktsmötet Fullmakter till Finlands Lionsförbunds årsmöte Anmälningar till respektive årsmötesarrangörer Anmälningar av funktionärer för följande verksamhetsår genast efter valmötet Följande års sekreterare bör delta i distriktets funktionärsutbildning Månatliga åligganden

21 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg21 Maj Anmäl förändringar till föreningsregistret Ansök om utmärkelser Delta i mötet där gamla styrelsen överlåter uppgifterna åt nya styrelsen Bekräfta familjemedlemskap i det internationella kontorets medlemsregister före den 31 maj Beställ fredsaffischtävlingens materialpaket för nästa verksamhetsår Månatliga åligganden

22 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg22 Juni Uppdatera sekreterarens arkiv Kontrollera att alla protokoll är undertecknade Hjälp presidenten att göra upp verksamhetsberättelsen för det gångna året Bifoga undertecknade styrelse- och klubbmötesprotokoll till bokslutet så att revision kan utföras Överlåt uppgifterna till din efterträdare Anmäl förändringar till föreningsregistret, om det inte ännu gjorts Månatliga åligganden

23 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg23 Annat Kontrollera allmänna medlemsskap (beviljas halvårsvis) Ansök om insamlings-, lotteri- och evt. övriga tillstånd Klubbmotioner o.a. Uppdatering av information om klubbfilialen både i det inhemska och det internationella kontorets medlemsregister Månatliga åligganden

24 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg24 Närvarostatistik och medlemskategorier I början av klubbmötet hålls det vanligen namnupprop. Gör upp en medlemsförteckning per medlemskategori. Det bör finnas ett omnämnande om medlemskategorierna i klubbens stadgar: aktiv medlem allmän medlem hedersmedlem privilegierad medlem ständig medlem associerad medlem. Klubb som beviljat medlemskapet anmäler inte medlemskapet i medlemsrapporten – det gör medlemmens hemklubb. ansluten medlem. Medlemskapet anges som egen punkt i medlemsrapporten, men räknas inte med i LCI:s totala antal. Månatliga åligganden

25 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg25 Att beräkna närvaroprocenten Närvaroprocenten beaktar endast de aktiva medlemmarna. (Inte de allmänna, heders-, privilegierade eller ständiga medlemmarna.) Schema för uträkning av närvaroprocent L + K X 100 = närvaro-% T L = aktiva medlemmar närvarande under mötet K = aktiva medlemmar som gottgjort sin frånvaro T = totala antalet aktiva medlemmar Närvaroprocenten avrundas uppåt till närmaste heltal. Månatliga åligganden

26 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg26 Regler för gottgörelse av frånvaro Frånvaro från ett ordinarie möte kan gottgöras inom en viss tid – 13 dagar före mötet och senast 13 dagar efter mötet – om man deltar i något av följande: 1. En annan lions- eller leoklubbs ordinarie eller extra möte 2. Styrelsemötet i egen klubb 3. Kommittémöte i egen klubb 4. Annat möte i egen klubb 5. Egen klubbs service- eller medelinsamlingsaktivitet 6. Region- eller zonmöte 7. Internationell kongress, årsmöte, distriktsmöte eller annat officiellt lionsmöte 8. Besök på Lions Clubs Internationals kontor i Oak Brook, förbundskansliet i Helsingfors eller annat lands Lionskansli (be om intyg med datumanteckning för besöket) 9. Se årsboken (s. A.50 verksamhetsåret 08-09, på finska) Månatliga åligganden

27 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg27 Användarnamn = det internationella medlemsnumret Lösenordet skickas från det internationella kontoret per brev Sekreteraren eller presidenten kan anhålla om lösenord Medlems- och funktionärsrapporter http:www.lionsclubs.org ”Skicka medlems- och aktivitetsrapporter”

28 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg28 Medlems- och funktionärsrapporter Rapportera nya och avförda medlemmar samt förändringar i kontaktuppgifter Internationella kontorets internationella medlemsavgifter baserar sig på medlemsrapporter. Kontoutdraget från det internationella kontoret sänds till kassören. Förändringar syns ca två månader senare. Månatliga medlemsrapporten måste vara det internationella kontoret tillhanda senast den sista dagen i månaden. Uppgörs på internet (www.lionsclubs.org). Kan även nås genom länken på distriktets hemsida. >>>www.lionsclubs.org Månatlig medlemsrapport Månatliga rapporter

29 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg29 Medlems- och funktionärsrapporter

30 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg30 Verksamhetsberättelsen kan uppställas t.ex. enligt följande: Klubbverksamhet: Tyngdpunkt för klubbverksamheten Klubbens styrelse och kommittéer samt kort beskrivning av deras verksamhet Klubbmötena: föredrag, distriktsguvernörens/vice distriktsguvernörens besök, besök från andra klubbar, klubbens egna besök Styrelsens verksamhet, bl.a. uppföljning av budgeten Viktig information om klubbens ekonomi, bl.a. medlemsavgiftens storlek Medlemsärenden: Nya och avförda medlemmar Medlemmar med 100 %-ig närvaro under verksamhetsåret Utmärkelser Medlemmarnas bemärkelsedagar Osv. Verksamhetsberättelsen

31 Sekreteraren, del 1/gr. 23.10.07/sg31 Distriktet och förbundet: Deltagandet i möten Medlemmarnas deltagande i distriktets och förbundets administration Medlemmarnas prestationer inom lions- och partneridrotten osv. Aktivitetsverksamhet: Genomförda aktiviteter under verksamhetsåret Aktiviteternas resultat Beviljade bidrag Verksamhetsberättelsen, forts.