Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten

En presentation över ämnet: "Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten"— Presentationens avskrift:

1 Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten
Marita Minell Utbildning Regionförbundet Örebro 2 december 2014 M

2 Några förvaltningsrättsliga begrepp, regler och principer
Handläggning av ärenden Den enskildes ställning som part Myndighetsutövning Objektivitetsprincipen Officialprincipen ”Varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts.” (7 § FL) Kompletterande bestämmelser i 11 kap. 1 och 2 §§ SoL samt 7 § LVM

3 Den enskildes rättigheter som part
Rätten till insyn i utredningsmaterialet Rätten att få lämna muntliga uppgifter Rätten att få företräde inför nämnden Rätten att få anlita ett ombud eller biträde

4 Socialnämndens skyldigheter mot den som är part
Kommunicera uppgifter som tillförts ärendet av någon annan (17 § förvaltningslagen) Underrätta den som är part i ett ärende om innehållet i ett slutligt beslut (21 § förvaltningslagen)

5 Lagreglerad dokumentationsskyldighet
Handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling ska dokumenteras. Dokumentationen ska utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Handlingar som rör enskildas personliga förhållanden ska förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. 11 kap. 5 § SoL, 7kap. 3 § SoL 21 a § LSS, 23 a § LSS

6 Lagreglerad dokumentationsskyldighet
Dokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde bör hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om honom eller henne. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig ska detta antecknas. 11 kap. 6 § SoL, 21 b § LSS

7 Motiv för översyn av SOSFS 2006:5
Regeringen vill få till stånd en större enhetlighet och en mer ändamålsenlig struktur för att dokumentationen ska kunna användas för exempelvis uppföljning, styrning och förbättringsarbete. Socialstyrelsens arbete med Nationell informationsstruktur (NI) och Nationellt fackspråk (NF) Många frågor till Socialstyrelsen

8 Skillnad mot dagens SOSFS 2006:5
Tydligare koppling till huvudmännens arbetsprocesser Ökat fokus på uppföljning Fler bindande föreskrifter Författningen ska även tillämpas av SiS

9 Den beslutande nämndens ansvar
Regeringen vill i detta sammanhang klargöra att när kommunen som huvudman för socialtjänsten sluter ett avtal och låter någon annan utföra kommunens uppgifter förblir verksamheten en kommunal angelägenhet. Kommunen har även fortsättningsvis ansvar för att den enskilde får de insatser som han eller hon är beviljad och att insatserna är av god kvalitet (prop. 2005/06:115 s. 118 och prop. 2007/08:43 s. 13). Socialtjänstlagens krav på god kvalitet gäller dock direkt även för enskilda utförare oberoende av det avtal som sluts mellan kommunen och en enskild utförare. Den gällande lagstiftningen kan således inte avtalas bort eller bortses ifrån med hänvisning till att dessa kvalitetskrav saknas i avtalet. (Prop. 2009/10:131 s. 27)

10 Struktur och innehåll i SOSFS 2014:5
1 kap. Tillämpningsområde 2 kap. Definitioner 3 kap. Ledningssystem 4 kap. Gemensamma bestämmelser 5 kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos den beslutande nämnden 6 kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos utföraren 7 kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos SiS 8 kap Undantagsbestämmelse

11 4 kap. Gemensamma bestämmelser
Den enskildes integritet (1 §) Personaktens struktur och innehåll (2-7 §§) Struktur och innehåll i upprättade handlingar (8 §) Journalföring (9-11 §§) Barnets bästa och rätt att vara delaktig (12-18 §§)

12 Den enskildes integritet
Handlingar som upprättas och gäller enskilda ska begränsas till att innehålla uppgifter som bedöms vara tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga i förhållande till vad saken gäller. 4 kap. 1 § SOSFS 2014:5

13 Krav på personakter - en akt för varje person med vissa undantag
En personakt ska innehålla en journal samt upprättade och inkomna handlingar av betydelse för handläggningen av ett ärende eller för genomförande eller uppföljning av insatser. 4 kap. 6 § SOSFS 2014:5

14 Grundläggande uppgifter om den enskilde
Namn, personnummer och andra kontaktuppgifter Behov av tolk eller kommunikationsstöd Förordnande av god man eller förvaltare Skyddade personuppgifter genom sekretess- markering eller beslut om kvarskrivning Uppgifterna ska hållas uppdaterade 4 kap. 4-5 §§ SOSFS 2014:5

15 Personaktens struktur
Journalanteckningar och andra handlingar som hör till den enskildes personakt ska hållas ordnade så att det enkelt går att följa och granska handläggningen av ärenden åtgärder som vidtas i samband med verkställighet av beslut samt genomförande och uppföljning av insatser. 4 kap 7 § SOSFS 2014:5

16 Krav på struktur och innehåll i upprättade handlingar
Journalanteckningar och andra handlingar som upprättas ska vara väl strukturerade och tydligt utformade. Begrepp ska så långt som möjligt vara entydiga.   Det ska framgå vad som är faktiska omständigheter och händelser av betydelse och vad som är bedömningar. Varifrån kommer uppgifterna, vem har upprättat handlingen och när? 4 kap. 8 § SOSFS 2014:5

17 Allmänna råd till 4 kap. 8 § För att skapa förutsättningar för en entydig och väl strukturerad dokumentation, bör den som bedriver verksamhet så långt möjligt använda sig av verksamhetsanpassade kodverk, klassifikationer, blanketter och standardiserade mallar för dokumentation Socialstyrelsens termbank Socialstyrelsens svenska versioner av WHO:s klassifikationer av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa (ICF och ICF-CY)

18 Journalföring Åtgärder som vidtas vid handläggning av ett ärende,
genomförande eller uppföljning av en insats ska fortlöpande och utan oskäligt dröjsmål dokumenteras i journalen. Detsamma gäller faktiska omständigheter och händelser av betydelse för …(se punkterna ovan) 4 kap. 9 § första och andra stycket SOSFS 2014:5

19 Journalföring Av journalen ska det framgå när
åtgärder enligt första stycket har vidtagits och av vem, faktiska omständigheter eller händelser av betydelse har inträffat och en handling av betydelse för handläggningen av ett ärende eller för genomförandet eller uppföljningen av en insats har kommit in till eller upprättats av den som bedriver verksamhet. 4 kap. 9 § tredje stycket SOSFS 2014:5

20 Kortfattade journalanteckningar
Journalanteckningar bör vara kortfattade och innehålla tydliga hänvisningar till andra handlingar i personakten som ger ytterligare information. Möten Telefonsamtal, elektroniska meddelanden Inkommande och upprättade handlingar Allmänna råd till 4 kap. 9 §

21 Exempel på mötesanteckning
”Träffat NN, XX och YY på socialkontoret för att diskutera hur umgänget mellan NN och hans föräldrar ska utformas under julhelgen. Vid mötet säger NN att han helst vill tillbringa hela julen hos sin mamma men kan tänka sig att träffa pappan på annandagen. Pappan säger att han hade hoppats på mer tid tillsammans med sonen men vill inte göra honom besviken och accepterar därför sonens önskemål. Pappan åtar sig att hämta NN med bil kl och att lämna sonen hos mamman senast kl samma kväll. Ringer innan för närmare besked om tidpunkt. /zzzzz

22 Exempel journalfört telefonsamtal
”NN ringer och är upprörd över att inte ha fått duscha eller komma ut på promenad under hela veckan. Det är inte första gången utan har hänt flera gånger tidigare trots att biståndsbeslutet omfattar dusch minst två gånger i veckan och promenader varannan dag. Jag lovar kontakta föreståndaren på boendet med anledning av NN:s telefonsamtal och återkomma till NN med besked senare idag.” /xxxxxx

23 Exempel på journalförd inkommen handling
”Inkom läkarintyg angående NN:s funktions- nedsättning utfärdat av dr XX vid psykiatriska kliniken, Universitetssjukhuset Örebro. Av intyget framgår att NN sedan 10 år tillbaka lider av allvarlig psykisk sjukdom som förorsakar betydande svårigheter i den dagliga livsföringen och gör att NN har ett omfattande behov av stöd och service, se vidare intyget som tillförts pappersakten.” /xxxxxx

24 Av journalen ska det framgå om…
ställföreträdare, ombud eller biträde har medverkat vid handläggning av ett ärende eller vid genomförande eller uppföljning av en insats, och tolk eller kommunikationsstöd har använts vid kontakter med den enskilde. 4 kap. 10 §

25 Av journalen ska det framgå om…
den enskilde berörs av ett missförhållande som har rapporterats till den som bedriver verksamhet (lex Sarah) den som bedriver verksamhet har gjort en anmälan till IVO (lex Sarah) eller den som bedriver verksamhet har gjort en polisanmälan som berör den enskilde. 4 kap. 11 § + allmänna råd

26 Dokumentation om barnets bästa och rätt att vara delaktig
Vilken information har lämnats till barnet eller den unge, när och av vem? (15 §) Vilka åsikter har barnet fört fram? Om inte, vad har gjorts för att klargöra barnets/den unges inställning på annat sätt? (16 §) Vilken hänsyn har tagits till barnets åsikter i för- hållande till barnets ålder och mognad? (17 §) Hur har barnets bästa beaktats? (18 §)

27 5 kap. Dokumentation hos den beslutande nämnden
En lämplig struktur hos nämnden kan vara att hålla samman handlingar som gäller arbetsmomenten att aktualisera och förhandsbedöma, utreda och bedöma behov, besluta, verkställa beslut, följa upp en insats och avsluta en insats. (Allmänna råd till 4 kap. 7 §, ”…hållas ordnade så att det enkelt går att följa och granska…”)

28 Aktualisera och förhandsbedöma
Ansökan, anmälan, annat sätt (1 §) Förhandsbedömning som inte leder till beslut att inleda en utredning (2 §) Förhandsbedömning som leder till beslut att inleda en utredning (3 §) Omedelbar skyddsbedömning (4 §)

29 Aktualisering på tre olika sätt
Dokumentationen av en ansökan/begäran, anmälan eller uppgifter som kommer nämnden tillhanda på annat sätt, ska innehålla uppgifter om vad saken gäller, vem eller vilka som uppgifterna avser, vem som har lämnat uppgifterna såvida de inte har lämnats anonymt, när och hur uppgifterna har lämnats, vem som har tagit emot uppgifterna. 5 kap. 1 §

30 Förhandsbedömning – beslut att inte inleda en utredning
Om nämnden efter en förhandsbedömning beslutat att inte inleda en utredning enligt SoL, ska detta dokumenteras med uppgifter om att en utredning inte inleds, skälen för nämndens beslut, beslutsdatum, namn och befattning eller titel på den som har fattat beslutet. Om förhandsbedömningen gäller ett barn, och barnet inte själv har kommit till tals, ska anledningen till detta dokumenteras. 5 kap. 2 §

31 Förhandsbedömning – beslut att inleda en utredning
Beslutsdatum ska tillsammans med uppgifter om namn och befattning eller titel på den som har fattat beslutet dokumenteras i journalen. Om beslutet att inleda en utredning gäller ett barn, ska dokumentationen också innehålla uppgifter om när och på vilket sätt barnets vårdnadshavare har underrättats om att nämnden har inlett en utredning. Vidare ska det framgå om och i så fall på vilket sätt barnet har underrättats.

32 Omedelbar skyddsbedömning (11 kap. 1 a § SoL)
Dokumentationen ska innehålla uppgifter om vilken bedömning som har gjorts av barnets eller den unges behov av omedelbart skydd, vilka faktiska omständigheter och händelser av betydelse som ligger till grund för nämndens bedömning, när bedömningen har gjorts, och namn och befattning eller titel på den som har gjort bedömningen. 5 kap. 4 §

33 Utreda och bedöma Samtycke (5-6 §§)
Utredningsplan i ärenden som gäller barns behov av skydd eller stöd (AR) Bedöma behov (7 §) Planera och samverka (8 §) Beslutsunderlag (9-11 §) Kommunicering (12 §)

34 Samtycke från den enskilde
Vilka andra (myndigheter, närstående, sakkunniga och referenspersoner) får kontaktas och i vilket syfte? Om den enskilde återkallar samtycket? I vilka avseenden har den enskilde inte samtyckt till kontakter vid utredning som får bedrivas utan samtycke? Om en sådan utredning avbryts, varför? 5 kap. 5 – 6 §§

35 Bedöma den enskildes behov
Hur uppfattar den enskilde sina behov? Har standardiserade bedömningsmetoder använts? Vilken bedömning har nämnden gjort? Vilka faktiska omständigheter och händelser av betydelse ligger till grund för nämndens bedömning? Om den enskilde inte har gett uttryck för sina behov – av vilka skäl? 5 kap. 7 §

36 Planera och samverka När nämnden har upprättat en författningsreglerad plan för insatser till den enskilde ska detta framgå av dokumentationen. (5 kap. 8 §)

37 Några exempel på planer som regleras i SoL, LSS och/eller i annan författning
Vårdplan vid placering i HVB eller familjehem (11 kap. 3 § första stycket SoL) Genomförandeplan för barn och unga i HVB och familjehem (11 kap. 3 § andra stycket SoL) Individuell plan enligt 10 § LSS Samordnad individuell plan (SIP) (2 kap. 7 § SoL) Genomförandeplan enligt SOSFS 2014:5

38 Förutsättningar för samordnad individuell planering (SIP) enlig 2 kap
Förutsättningar för samordnad individuell planering (SIP) enlig 2 kap. 7 § SoL Om den enskilde behöver insatser både från socialtjänsten och hälso- och sjukvården. Om kommunen eller landstinget bedömer att planen behövs för att den enskilde ska få sina behov tillgodosedda. Om den enskilde samtycker till att planen upprättas. Arbetet ska påbörjas utan dröjsmål. När det är möjligt ska planen upprättas tillsammans med den enskilde. Närstående ska ges möjlighet att delta om det är lämpligt och den enskilde inte motsätter sig det.

39 Socialstyrelsens allmänna råd om genomförandeplan i SOSFS 2014:5
Huvudregel Hur en insats ska genomföras bör dokumenteras i en genomförandeplan som upprättas hos utföraren med hänsyn tagen till den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Undantag T.ex. beslut som gäller kontaktperson, kontaktfamilj eller särskilt kvalificerad kontaktperson enligt SoL. (AR till 5 kap. 22 §) Innehåll Se allmänna råd till 6 kap. 2 § SOSFS 2014:5

40 Beslutsunderlag i alla ärenden (9 §)
Faktiska omständigheter, händelser av betydelse och bedömningar som ligger till grund för beslutet ska sammanställas till ett beslutsunderlag. Vad gäller ärendet? Vem eller vilka personer avses? Vilka överväganden ligger till grund för nämndens förslag till beslut? Beslutsunderlaget bör i regel dokumenteras i en handling som är åtskild från journalen. (AR)

41 Beslut i alla ärenden (14 §)
Vem eller vilka avses i beslutet? Vad har beslutats? Vilket lagrum ligger till grund för beslutet? Vilka skäl ligger till grund för beslutet? Beslutsdatum? Beslutsfattare?

42 Beslutsunderlag som gäller SoL-insatser (10 § )
Ett sådant underlag ska utöver vad som anges i 9 § ge svar på följande frågor: Hur uppfattar den enskilde sina behov och hur dessa kan tillgodoses? Vilken bedömning har gjorts av nämnden? Hur har utredningen genomförts? Vilken bedömning har gjorts av den enskildes förmåga att själv tillgodose sina behov/få dem tillgodosedda på annat sätt? Vilka andra insatser har övervägts? Målet eller målen för insatsen?

43 Beslutsunderlag som gäller LSS-insatser 11 §
Ett sådant beslutsunderlag ska utöver vad som anges i 9 § även innehålla uppgifter om personkretstillhörighet enligt 1 § LSS, den enskildes uppfattning om sina behov och hur dessa kan tillgodoses, den bedömning som har gjorts av den enskildes behov, den bedömning som har gjorts av om den enskildes behov tillgodoses på annat sätt, och målet eller målen för den insats som föreslås.

44 Beslut som gäller SoL- eller LSS-insatser (15 §)
Vad avser den enskildes ansökan om bistånd eller begäran om insatser enligt LSS? Vilka insatser har beviljats eller avslagits helt eller delvis? Är beslutet tidsbegränsat eller förenat med något annat förbehåll?

45 Underrätta den enskilde om beslutet (16 §)
Om nämnden har underrättat den enskilde muntligt om innehållet i ett beslut eller om hur ett beslut som går honom eller henne emot kan överklagas, ska uppgifter om när och på vilket sätt den enskilde har underrättats framgå av dokumentationen.

46 Beslut som överklagas (17 §)
Av dokumentationen ska det framgå om ett beslut har överklagats, nämnden har omprövat beslutet enligt 27 § förvaltningslagen, nämnden har skickat ett överklagande vidare till förvaltningsdomstol. Av dokumentation ska det också framgå när en förvaltningsdomstol har avgjort målet och när avgörandet har vunnit laga kraft.

47 SoL-beslut som återkallas (18 §)
När har beslutet återkallats helt eller delvis? Vilka skäl ligger till grund för beslutet om återkallelse? Beslutsfattare?

48 Verkställa beslut (20 §) Den enskildes önskemål om utförare?
Vilken utförare ska genomföra insatsen? Av dokumentation bör det också framgå om och i så fall vilka åtgärder som i det enskilda fallet har vidtagits av nämnden för att hitta en utförare som svarar mot den enskildes behov och önskemål. (AR)

49 Uppföljning av ett barns situation (11 kap. 4 a § eller 4 b § SoL)
Av dokumentationen ska det framgå vilka skäl som ligger till grund för beslutet när uppföljningen har påbörjats, och när uppföljningen har avslutats. Dokumentationen ska också innehålla uppgifter om nämndens samtal med barnet och med andra personer som har kontaktats av nämnden under uppföljningstiden.

50 Uppdrag till utföraren (22 §)
Vilken bedömning har nämnden gjort av den enskildes behov? Vad ingår i uppdraget? Vilket eller vilka mål gäller för insatsen? Former för uppföljning i det enskilda fallet? Vilka uppgifter ska återföras till nämnden? När har uppdraget lämnats till utföraren?

51 Följa upp insatser (23 §) Åtgärder som vidtas av nämnden för att följa upp … att den enskilde får den beviljade insatsen utförd enligt nämndens beslut och gällande författningar insatsen mot fastställda mål och den planering som gjorts tillsammans med den enskilde ska dokumenteras. Av dokumentationen ska det också framgå om den enskilde har framfört några klagomål till nämnden på handläggningen av ett ärende eller på genomförandet av en insats och i så fall vilka åtgärder som har vidtagits av nämnden.

52 Vad bör framgå av dokumentationen? (AR till 5 kap. 23 §)
När och på vilket sätt har insatsen följts upp? Hur uppfattar den enskilde insatsen i förhållande till sina behov och önskemål? Har standardiserade bedömningsmetoder använts? Om ja, vilken/vilka? Har insatsen genomförts enligt nämndens beslut och gällande författningar? Vilken bedömning har nämnden gjort av den enskildes situation? Har några behov av åtgärder identifierats genom uppföljningen?

53 Förändrade behov under pågående insats (24 §)
Om behoven hos den enskilde förändras på ett sätt som gör att nämnden bedömer att den beslutade insatsen inte längre svarar mot den enskildes behov, ska detta dokumenteras. Av dokumentationen ska det också framgå vilka åtgärder som har vidtagits av nämnden för att anpassa insatsen till den enskildes behov.

54 Avsluta insatser (25 §) Av dokumentationen ska det framgå när och av vilka skäl har insatsen har avslutats. Nämndens bedömning av i vilken utsträckning målet eller målen med insatsen har uppnåtts bör sammanfattas i en slutanteckning som tillförs personakten. (AR)

55 Disposition av den nya handboken
1 Övergripande mål, regler och principer 2 Kommunens ansvar och befogenheter 3 Ansvarsfördelning mellan kommunerna 4 Juridiska ramar för beslut i enskilda ärenden 5 Gemensamma regler för dokumentation hos beslutande nämnder, utförare och SiS 6 Regler om offentlighet, sekretess och tystnadsplikt 7 Rollen som ställföreträdare, ombud, biträde eller stödperson 8 Handläggning av ärenden 9 Arbetsprocessen steg för steg hos den beslutande nämnden 10 Arbetsprocessen steg för steg hos utföraren