Projekt kundreskontraportalen

En presentation över ämnet: "Projekt kundreskontraportalen"— Presentationens avskrift:

1 Projekt kundreskontraportalen
Malmö stad

2 Malmö – en mångfald av möten och möjligheter
Malmö är regionens tillväxtcentrum Här bor över invånare Ökande befolkning för tjugoandra året i rad Ca 26% av stadens invånare är födda utomlands 169 nationaliteter representerade Ung befolkning: ca 47% är under 35 år

3 Raindance i Malmö stad Produktionsstart: oktober 2006
En installation med 40 ramföretag varav 25 förvaltningar 8000 användare varav 2500 beställare Unix-server och Oracle databas

4 Malmö stads ekonomisystemslösning
Leverantörsfakturaportalen Internfakturaportalen Anskaffningsportalen Kundfakturaportalen Bokföringsportalen Budget och Prognos Projektmodul Tidmodul Frågor och Analys Rapporter Efterkalkyl Koordinator – ej produktionssatt Huvudbok, reskontror Anläggningsredovisning Utdataplattform – UDP Konsolidering- kommunen Cognos BI - avvecklas QlikView Stratsys

5 Kundreskontraportalen
Raindance helt nya kundreskontra – från grunden Raindance användarförening har bidragit med en del av sin timpott (750 timmar/år) Kärnan används för att framöver bygga en ny leverantörsreskontra och internreskontra Att byta ut sin reskontra ska drivas som ett projekt där CGI hjälper till eftersom det är ett helt nytt arbetssätt

6 Deltagare i projektet Projektledare: Louise Hökmark, CGI
Per Nilsson, Malmö stad Projektmedlemmar: Processgruppen för kundfakturor, Malmö stad Sandra Staffas, CGI Pilotförvaltning i Malmö stad

7 Processorganisation i Malmö stad
Kommungemensam processorganisation för stadens ekonomiprocesser som kallas för Effecto Uppdraget är att förbättra, utveckla och effektivisera kommunens ekonomiprocesser

8 Effecto – processorganisation
Styrgrupp Ekonomichefer Processledar-grupp Budget Uppföljning Prognos Redovisning Bokslut Inköp Leverantörs- fakturor Kundfakturor Gemensam kravhantering Avveckling av handkassor Anläggnings- redovisning

9 Projektets upplägg Förstudie – systemimplementering – driftsättning
Uppstartsmöte i januari Processorganisationen för kundfakturor deltog i uppstartsfasen

10 Projektets upplägg Inventering av nuvarande upplägg gjordes under ett antal planeringsmöten under januari-februari Problem och brister i nuvarande kundfakturaportal och kundreskontra lyftes Prioritering av utveckling i KRP fastställdes CGI visar lyhördhet för de utvecklingspunkter som Malmö stad lyfter

11 Projektets upplägg Pilotförvaltning i lämplig storlek valdes ut
Valet föll på grundskoleförvaltningen Uppstarts- och planeringsmöten med pilotförvaltningen under mars-april Mallar togs fram för upplägg i testmiljö

12 Testuppsättning Kundtyper Fakturatyper Kunder Verifikationstyper
Tabeller på fakturor och kunder Konvertering (fakturor och kunder)

13 Testuppsättning Vi kommer att testa i 2014 vår
I denna version är det första gången som KRP är helt fristående från KR Vi har i skrivande stund inte fått tillgång till ”vårt” upplägg, planerat till fredagen den 16 maj

14 Pilotförvaltningen Grundskoleförvaltningen
Viktigt med en engagerad och driven pilotförvaltning, vilket vi verkligen har i projektet Specialanpassad konfiguration, t.ex. kundtyper

15 Pilotförvaltningen Några av deras ytterligare önskemål:
Bättre kontroller i kundregister Svårare att göra ”fel” så att verksamheten kan göra mer – införa kontrollsteg i workflow Tydligare information om kunders betalningsvanor Skapa en enkel och tydlig process Underlätta för verksamheten

16 Förbättringar Kopiering av fakturor Behörighetshantering, roller
Utdata – UDP, rapporter, direktuppdaterat Helkreditering och delkreditering – attest och periodisering

17 Förbättringar Betalningscentral – lägga inbetalningar under utredning
Anpassade vyer och min sida Ny funktion för avbetalningsplan

18 Förbättringar Nya statusbegrepp Periodisk fakturering Masshantering
Sökning

19 Önskad utveckling Bilagor, utskriftsalternativ Osäkra fordringar
Skyddade adresser Bättre hantering av flera olika faktureringsadresser

20 Teknik Kräver BAS 4, UDP, AXT-utskrift
Databas: Oracle eller Microsoft SQL-server I övrigt krävs samma som för Raindanceportalen (Tomcat + java på webbservern) Kontakta er teknikkonsult Inga större insatser i vår tekniska miljö

21 Planerade aktiviteter
Vår: UDP – behovsinventering Tester Beslut om produktionssättning till hösten Höst: Produktionssättning på pilotförvaltning Utvärdering och ställningstagande kring utrullning Komplettering av funktionalitet (räntehantering, osäkra fordringar) Höstversion 2014 med ytterligare funktionalitet

22 Vi väntar på… Jobbhantering Komplett räntehantering Konteringsregler
Artikelregister

23 Vi väntar på… Anståndshantering Konteringsmallar och favoriter
Export/import av konteringar

24 Workflow Fakturan passerar i systemet enligt uppsatta regler.
Flödet kan t.ex. vara granska – kontera - attestera Flödet kan initieras baserat på belopp, kunder, fakturatyp, olika tabelltyper Attestflödet baseras på attestregelverk och en utvald koddel, t.ex. kostnadsställe

25 Workflow

26 Workflow CGI liknar flödet vid en ”bröllopstårta”

27 Workflow Begreppet cirkulation finns inte längre, men möjlighet att skjuta fakturan vidare i flödet ”Att – göra” lista Viktigt att arbeta med ersättarfunktionen i attestregelverket Ha inte attestregler som ser exakt likadana ut!

28 Att tänka på Bygger på nytt workflow, nytänk!
I nuläget inte helt integrerat med övriga Raindanceportalen Gäller inte intern kundfaktura

29 Integrerad KRP

30 Att tänka på Integrationer måste byggas om
Allt inte färdigutvecklat, kommer kompletteringar 2014 höst och även 2015 – möjlighet att påverka! Underskatta inte den tid och de resurser som krävs för att delta i den här typen av projekt

31 Avslutning Spännande att vara med och utveckla
Samarbete som både CGI och kund kan tjäna på

32 Frågor!