Explicit Management förtydligar verksamheter

En presentation över ämnet: "Explicit Management förtydligar verksamheter"— Presentationens avskrift:

1 Explicit Management förtydligar verksamheter
Johan Sporre

2 Situationer i en verksamhet som orsakar jobbstress
Osäkerhet Att inte vet vad som ska hända Otydlighet Att inte veta vad som förväntas av en Brist på stöd Att inte ha någon att vända sig till för att få stöd Brist på resurser Att inte få de verktyg man behöver Osäkra chefer beror på att man inte fattar beslut pga oklar strategi, värderingar är inte satta, profileringen är inte gjord Resurskonflikt – den som skriker högst vinner., man pekar på projektledaren och klagar på dålig leverans, produktlivscykeln är inte avstämd mot projektcykeln Blame game – sena produktbeslut – konkurrens om resurser Symptom är ofta: dålig psykosocial arbetsmiljö, Fibromyalgi, folk har ont i magen ©Explicit Management makes management explicit,

3 Explicit Managements verksamhetsidé
Explicit Management hjälper till att åstadkomma mer välmående och effektivare verksamheter genom att utveckla deras tydlighet Att utveckla tydligare verksamhetsstyrning för verksamheter med huvudkontor i Södra Sverige ©Explicit Management makes management explicit,

4 Vi hjälper företag att bli effektivare genom bättre styrning
Tydligare verksamhetsstyrning för bättre effektivitet och ökad lönsamhet Tydligare roller, processer och ansvarsfördelning i organisationen Tydligare mål och strategi Tydligare kundfokus & kommunikation ©Explicit Management makes management explicit,

5 Vårt arbetssätt Utgår från intressenterna och vad de förväntar sig
Utvecklar processerna Sätter upp matchande organisation Prioriterar mål och krav utifrån tillgängliga resurser ©Explicit Management makes management explicit,

6 Vi bidrar med Projektledning/-styrning Beslutsstöd/Bollplank
Facilitering/Workshopledning Knowledge Sharing Workshops Specialistkunskap i arbetssätt och prioritering ©Explicit Management makes management explicit,

7 Vi har arbetat med ©Explicit Management makes management explicit,

8 Vad vill du förtydliga i din verksamhet?
©Explicit Management makes management explicit,

9 Tidigare uppdrag 1 R&D-avdelning
Förtydliga huvuduppgifter, hur man skulle göra och leveranser Utifrån undrade man vad de gjorde och ville påverka Nuläge – åtgärder – handlingsplan; Projektprocesser Rollbeskrivningar Externa gränssnitt ©Explicit Management makes management explicit,

10 Tidigare uppdrag 2 Utvecklingsavdelning behövde stärka sin organisation, förbättra samarbete och arbeta globalt Tog fram allt underlag utifrån processer och ©Explicit Management makes management explicit,

11 Organisationer förändras, men produkter, aktiviteter, processer och roller består
Organisations- enhet Position (å Roller) Person å Kompetens (å Rollkomp) Aktivitet Process Roll Roll- kompetens Output Input ©Explicit Management makes management explicit,

12 Hur vi gör det Förankra och engagera ledningsgruppen
Kommunicera överenskommet budskap till intressenter Starta arbete Avstämning till ledningsgrupp Förankring i verksamheten ©Explicit Management makes management explicit,

13 Definition av en affärsprocess
Aktivitet Process En affärsprocess: Har en kund(intern eller extern) Involverar ett antal organisationsenheter Har definierade start och stop Har definierade inputs and outputs Mäts med Key Performance Indicators (KPIs) tid, pengar och kvalitet Skall övervakas kontinuerligt för möjliga förbättringar och förbättringar ©Explicit Management makes management explicit,

14 Huvudprocesser ©Explicit Management makes management explicit, Gassås Consulting AB, 14

15 Scenarios för att utveckla tydligare verksamhetsstyrning

16 Scenario 1: Situationer i en verksamhet
Sjunkande marginal Osäkra chefer Alla är medvetna om att man gör fel, men ingen gör något och/eller ingen tar ansvar Ständig konflikt resurser – (linje/projekt) Internt ”blame-game” – alla pekar på andra Oklara överlämningar Sjukdom/ Psykosocial ohälsa Osäkra chefer beror på att man inte fattar beslut pga oklar strategi, värderingar är itne satta, profileringen är inte gjord Resurskonflikt – den som skriker högst vinner., man pekar på projektledaren och klagar på dålig leverans, produktlivscykeln är inte avstämd mot projektcykeln Blame game – sena produktbeslut – konkurrens om resurser Symptom är ofta: dålig psykosocial arbetsmiljö, Fibromyalgi, folk har ont i magen ©Explicit Management makes management explicit,

17 Scenario 2: Behov av förbättringar
Processorientera verksamheten Kundfokus Verksamhetens strategi behöver uppdateras Bolaget växer och man behöver organisera mer Processerna/Arbetssätten behöver dokumenteras ”Trillar mellan stolarna” Förbättra samverkan, Organisationen behöver arbeta ihop mer Man vill rusta för framtiden och expansion Vikande marginaler ©Explicit Management makes management explicit,

18 Tydligare verksamhetsstyrning
©Explicit Management makes management explicit,

19 Explicit Management ©Explicit Management makes management explicit,

20 Vi utvecklar tydligheten i och mellan
Processer/Arbetssätt/Projekt Organisation Strategi Målförverkligande ©Explicit Management makes management explicit,

21 Man tjänar mer pengar på ökad tydlighet
Kunderna ser att verksamheten arbetar för dem Verksamhetens personal vet vart man är på väg Man känner till sina mål och vart de kommer ifrån Man vet vem som bestämmer vad Man vet vad vem som gör vad och varför Man känner till vad man åstadkommer och för vem man gör det ©Explicit Management makes management explicit,

22 Vi arbetar inom verksamhetsområdena
Verksamhetsledning Försäljning Produktutveckling Supply Chain Kundtjänst ©Explicit Management makes management explicit,

23 Vi har gjort Utvecklat strategi och organisation för global utvecklingsorganisation Lett workshops för strategin för distributionssidan i en global detaljhandelskedja Projektlett utvecklingen av ett WMS för en global tredjepartslogistiker Lett resursplaneringen vid mottagandet av ett nytt ERP för en nationell kundservice ©Explicit Management makes management explicit,

24 Produkter

25 Dokumentera och utveckla processer/arbetssätt/projekt
Nuläge görs tillsammans med verksamheten Plan för förändringar tas fram och resurssätts Förändringsarbete dokumenteras Arbetet startas för en del, testas och rullas sedan ut ©Explicit Management makes management explicit,

26 Dokumentera och utveckla processer/arbetssätt i Qualiware Lifecycle Manager
En prototyp görs för ett urval av processerna som dokumenteras i Qualiware Lifecycle Manager (QLM) Prototyp tas fram som presenteras i webbläsare Presentation av prototyp och förslag till förbättringar i materialet Fortsatt dokumentation i QLM av oss eller inköp av QLM-paket Alternativ 1: Vi äger applikationen och säljer konsulttid med kontinuerliga genereringar När kunden väljer att ta över applikationen har vi dokumenterat deras lösning så att de vet vad som ska läggas in var. Alternativ 2: Kunden köper applikationen, vi bistår med utbildning, implementering och support ©Explicit Management makes management explicit,

27 Förbättra arbetssätt Ta fram tydlig uppdragsspecifikation med symptom, förändringar och orsaker Verifiera åtgärder Ta fram/Utveckla arbetssätten utifrån det man levererar Intressenter – krav Kopplade leverabler kraven Krav på input för att leverera Vem ansvarar för arbetssätten Processdesign: Tillämpbara krav Arbetssätt och interna leverabler samt vem de tillfredsställer Resursbehov: Personal - kompetens Produktion - infrakstruktur Planering av organisation Pengar ©Explicit Management makes management explicit,

28 Förbättra organisation
Ta fram tydlig uppdragsspecifikation med symptom, förändringar och orsaker Verifiera åtgärder Ta fram/Utveckla organisationen utifrån det man levererar Intressenter – krav Kopplade leverabler kraven Krav på input för att leverera Vem ansvara för leverabler? Finns befogenheter för att klara avvikelser Organisations: Tillämpbara krav Arbetssätt och interna leverabler samt vem de tillfredsställer Kärnverksamhet/Supportdelar/Ledning Roller/Positioner/”Bengt” Resursbehov: Personal - kompetens Produktion - infrakstruktur Planering av organisation Pengar ©Explicit Management makes management explicit,

29 Förbättra målförverkligande
Genomgång av strategi och satta mål Prototyp tas fram för del av strategi och mål för att tydliggöra relationer Presentation av prototyp och förslag till förbättringar i materialet Fortsatt arbete med hela strategin och involverad ledningspersonal ©Explicit Management makes management explicit,

30 Förbättra strategi Genomgång av strategi
Prototyp tas fram för del av strategi Presentation av prototyp och förslag till förbättringar i materialet Beroende på status i materialet leder det till vidare arbete, exempelvis; Intressentanalys Målförverkligande Kopplingar till processer och arbetssätt ©Explicit Management makes management explicit,

31 Förtydliga ledningssystem
Bygga prototyp från befintligt system i Qualiware Lifecycle Manager Välja väg Köpa webb-publicering med uppdateringsintervall Köpa Qualiware Lifecycle Manager ©Explicit Management makes management explicit,

32 Konkret exempel 1 Symptom Diagnos Egentlig orsak Åtgärd
En verksamhet hade projekt som inte levererade i tid och över budget Diagnos Man ansåg att man behövde byta eller förstärka projektledning Egentlig orsak Försena eller oklara beställningar och ändringar under projektets gång Åtgärd Göra klart vad verksamheten ska leverera Tala med de interna kunderna i organisationen om kostnaderna för oklara beställningar och sena ändringar Förbättra beställningsdokument ©Explicit Management makes management explicit,

33 Konkret exempel 2 Symptom Diagnos Egentlig orsak Åtgärd
En verksamhet hade ”för många” ärenden till kundtjänst och den kostade för mycket Diagnos Man ansåg att man behövde byta ut sin kundtjänst Egentlig orsak Ärendetypernas komplexitet stöddes inte av stödsystem Åtgärd Göra studie av ärendehistoriken och tidsåtgång Förbättra rutiner och instruktioner Göra stödsystemförändringar för lägre tidsåtgång ©Explicit Management makes management explicit,

34 Konkret exempel 3 Symptom Diagnos Egentlig orsak Åtgärd
En verksamhet ville förstärka sitt varumärke för att bättre möte kund Diagnos Man ansåg att man behövde förstärka försäljning och göra säljkåren mer enhetlig Egentlig orsak Verksamhetens profilering var inte gjord och man hade inte gjort klart vad som skulle gälla i verksamheten Åtgärd Göra grundläggande arbete kring verksamhetsstyrning Kommunicera och arbeta enligt resultatet Införa profilering i verksamhetens ledningssystem ©Explicit Management makes management explicit,

35 Konkret exempel 4 Symptom Diagnos Egentlig orsak Åtgärd
En verksamhet hade en division som var etablerad på flera platser som behövde samarbeta bättre Diagnos Man ansåg att man behövde omorganisera Egentlig orsak Dålig kommunikation och samarbete Åtgärd Göra klart verksamhetens intressenter och vad verksamheten ska leverera Utveckla processer och vem som ansvarar för vad i organisationen Skilja ut projektorganisationen från linjeverksamheten ©Explicit Management makes management explicit,