Ladda ner presentationen
Presentation laddar. Vänta.
1
PRESENTATION forskning 2011-10-18
PROSCOVIA SVÄRD & MARIA KALLBERG ”Professional Challenges in Recordkeeping in Sweden” ”The Interface between Enterprise Content Management and Records Management in Changing Organizations”
2
Maria Kallberg Fil kand i arkiv- och informationsvetenskap, doktorand i data- och systemvetenskap i projektet Centrum för Informationsförvaltning - CEDIF’ Arkivarie Näringslivsarkiv i Norrland – NIN Arkivarie Landsarkivet i Härnösand Universitetsadjunkt arkiv- och informationsvetenskap, Mitthögskolan Kommunarkivarie Härnösands kommun, halvtid , heltid 2002 – Projektledare, Härnösands kommun 75%
3
Proscovia svärd (Proscovia.Svard@miun.se)
Ph D Student , Department for Information Technology and Media, Centre for Digital Information Management (CEDIF) Educational Background: BA and MA in Archives and Information Science BSc in Media and Information Science I have worked as an Archivist, Research Administrator for the Program on Post-Conflict Transition, the State and Civil Society and Project-Co-ordinator for a Nordic Documentation Project on the Liberation Struggles in Southern Africa at the Nordic Africa Institute, Uppsala, Sweden.
4
Vår gemensamma utgångspunkt: E-förvaltning & informationshantering
EN FUNGERANDE E-FÖRVALTNING FÖRUTSÄTTER EN FUNGERANDE INFORMATIONSSTRUKTUR Ett holistiskt synsätt från skapande till långtidsbevarande Åtkomst, sökbarhet, äkthet, återanvändning Regelverket
5
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt ”Improving Local Government - A Survey of Problems”
Genomfördes i två kommuner under september-oktober 2009 Kommun ”A” – invånare Kommun ”B” – invånare
6
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
Syfte: Att identifiera verksamhetsutvecklingsprojekt, med internt och/eller medborgarperspektiv samt hantering av informationssystem och fastställa ev utmaningar som projektledarna ställdes inför Varför projekt? Därför att projekt indikerar på förändring och utveckling! (Görling, 2009)
7
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
ANALYSEN SKEDDE UTIFRÅN FÖLJANDE TEORIER: Change management Project implementation eGovernment Business Process Management
8
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
KVALITATIV METOD: Intervjuer med 17 projektledare Litteratur Intervjumanual, holistiskt synsätt Initiering Projektägare, organisation och finansiering Projekttid Projektmål Implementering Personal Medborgarfokus Informationssystem Långtidsbevarande av information Utvärdering
9
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
Kommun ”A” Kommun ”B” Personaladministrativt system Ekonomisystem ÄDHS (ärendehanteringssystem) GIS E-handel Tidsplaneringssystem för personal och brukare E-fakturor Översiktsplan Centraliserad diariefunktion Vårdplaneringsprocessen ACTION (Demens, Teknik för äldre, lärande i nätverk) E-akademin Svenska För Arbete (SFA) Ung i Centrum
10
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
RESULTAT - FÖLJANDE PROBLEM/UTMANINGAR UPPGAV PROJEKTLEDARNA ATT DE STÄLLDES INFÖR: Stuprör ”silos” Otillräckligt stöd av ledningen System integration Kunskapsförvaltning av kunskap och kompetensutveckling Motstånd till förändring Långtidsbevarande av information
11
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
SILOS – HORISONTELLA OCH VERTIKALA STRUKTURER I EN ORGANISATION Organisationen Omorganisationer med förändrade chefsposter Brist på en holistisk tanke kring arbetsorganisationen Brist på etablerade rutiner Oskrivna regler, prestige och maktkamp
12
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
Tekniska aspekter Flera system och otillräcklig planering Legala aspekter Sekretess hindrade informationsutbyte mellan olika myndigheter både inom och utom kommunen
13
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
Silos /forts/ Källa:
14
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
OTILLRÄCKLIGT STÖD AV LEDNINGEN Chefer gav inte alltid sitt stöd eller följde upp projekten. Chefer är nyckelpersoner när det gäller beslutsfattande eftersom de har tillgång till resurser och kan påverka förändring.
15
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
SYSTEM INTEGRATION Ett flertal system Brist på koordinering av anskaffning av system – varje förvaltning såg till sina system, ofta verksamhetssystem knutna till fåtal personer med specialistkunskap Olika system kräver olika tekniska och operativa utmaningar, vilket försvårade samverkan och integration
16
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
KUNSKAPSFÖRVALTNING OCH KOMPETENSUTVECKLING Nytt sätt att tänka och nya metoder borde dokumenteras Nätverk och hemsidor Teamkontrakt Olika metoder vid implementering krävs beroende på medarbetarnas skiftande kompetensnivåer
17
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
MOTSTÅND TILL FÖRÄNDRING Projekttrötthet Mognadsaspekter Ändrade arbetsrutiner Brist på kompetens Dålig förankring skapade dålig förståelse Det rätta ögonblicket att förmedla information
18
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
LÅNGTIDSBEVARANDE AV INFORMATION Ineffektivitet har skapat ett flertal system men ingen planering över hur avställda system skall hanteras och bevaras Avsaknad av arkivarier
19
Kartläggning Verksamhetsutvecklingsprojekt
SAMMANFATTNING Hierarkiska strukturerar medför ett stuprörstänk, vilket resulterar i att det inte går att uppnå den optimala effekten av verksamhetsutveckling En holistisk syn krävs Kräver ett starkt ledarskap och en vision om att förändra Det finns behov av ett strategiskt samarbete kring eGovernment mellan kommunerna Fortsatt forskning är viktig utifrån ett demokratiskt perspektiv, nämligen medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar
Liknande presentationer
