Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Byggnadsnämnd Teknisk nämnd

En presentation över ämnet: "Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Byggnadsnämnd Teknisk nämnd"— Presentationens avskrift:

1 Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Byggnadsnämnd Teknisk nämnd
Samhällsbyggnadskontoret Fastighet

2 Lokalstyrdokument Roller och ansvar/Tekniska Nämndens ansvar:
Tekniska Nämnden är ägarföreträdare för kommunens fastigheter och huvudansvarig för kommunens lokalförsörjning och lokalanvändning. I ansvaret ingår att besluta om policys, mål och strategier för lokalförsörjningen och lokalanvändningen, samt vilka styrmedel som ska användas för att nå målen. Tekniska Nämnden ansvarar och bekostar också vakanser i beståndet över vilka Fastighet inte råder över.

3 Samhällsbyggnadskontoret Fastighet
Erbjuder tjänster åt sina kunder, vilka främst består av Umeå kommuns övriga förvaltningar. Förvaltningen skall dessutom samordna olika stöd- servicefunktioner som kan ge rationaliseringsvinster för kommunen.

4

5 Fastighet Förvaltning
KUND Ledning och ekonomi STÖD Förvaltare Hyresadm Driftområdeschefer Soc Fastighet Teknik Bygg-projekt Energi Säkerhet Byggservice Skolan Fritid Totalt ca 100st Fastighet Förvaltning Hyresadm Planering/dok driftadm Lokalförs Drift Kultur KDN Övriga förvaltn och Externa kunder 3 FÖRVALTNINGSOMRÅDEN

6 Fastighetsportfölj Totalt c:a 904 000 kvm c:a 2.6 miljarder
Skolor/förskolor ca: kvm Egna skolor: kvm Förhyrda skolor: kvm Egna förskolor: kvm Förhyrda förskolor: kvm Servicehus/sjukhem ca: kvm Egna: kvm Förhyrda: kvm Affärs- & servicelokaler ca: kvm Förvaltningsfastigheter ca: kvm Egna: kvm Förhyrda: kvm Totalt c:a kvm Egna ca: kvm Förhyrda ca: kvm Fastighetsportfölj Bokförda värden c:a 2.6 miljarder Försäkringsvärden c:a 9 miljarder

7 Försäkringar o Skatt mm Media/Skötsel & Tillsyn/AU
Kapital Budget år 2009 SHBK/Fastighet kr kr Försäkringar o Skatt mm kr Personal etc LPU/Reinvestering kr Media/Skötsel & Tillsyn/AU kr kr

8 Fastighets verksamhetsidé
Vi anskaffar, förvaltar och avvecklar fastigheter. Det gör vi som partners till kommunens verksamhetsföreträdare kostnadseffektivt och ansvarsfullt. Vi har hög kunskap i organisationen. Vi skall i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande.

9 Fastighets Vision Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen.
Vi ska betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av lokaler och bostäder. Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen.

10 Ekonomiskt perspektiv
Strategiska mål: bevara/förädla fastigheternas värde, ekonomi i balans. Framgångsfaktorer: Öka kostnadseffektiviteten, lönsamhetstänkande, långsiktighet, LCC analys, förstärka beställarerollen, EPC (Energi). Nyckeltal kr kvm/år: Driftkostnad, media, felavhjälpande underhåll, långtidsplanerad underhåll, administration.

11 Medarbetarperspektiv
Strategiska mål: tydliga roller och mål, samarbete, självständighet. Framgångsfaktorer: engagemang, kompetenshöjning, hög satsningen på arbetsmiljö (friskvårdsprogram), ömsesidigt respekt. Nyckeltal: Nöjd personal index

12 Kundperspektiv Strategiska mål: Nöjda kunder, Fastighet den självklara partnern till kommunens övriga verksamheter. Framgångsfaktorer: Hög tillgänglighet, snabb support, samarbete, konstant dialog, medborgare i fokus. Nyckeltal: NKI, kundernas lokalkostnad/totalkostnad

13 Samhällsperspektiv Strategiska mål: Minska miljöpåverkan.
Framgångsfaktorer: kunskap i miljöfrågor, LCA analys. Nyckeltal: Energianvändning kWh kvm/år, CO2 utsläpp g/kvm-år

14 Strategiska utvecklingsområden
Kundfokusering Organisationsutveckling Energioptimering Verktygsutveckling Kvalitetsutveckling Arbetsmiljö

15 Kundfokus Kunderna är främst kommunens olika verksamheter som är hyresgäster i de fastigheter vi har i uppdrag att förvalta. Det är deras krav och önskemål vår kvalitets-policy och vår kvalitetsdeklaration avser att uppfylla. Vår uppdragsgivare är dock ytterst kommunstyrelsen och vid en eventuell konflikt mellan hyresgästernas krav och önskemål och kommunstyrelsens direktiv är det alltså i första hand kommunstyrelsens krav som ska tillgodoses. Kvalitetsdeklarationen är fastställd av kommunstyrelsen och är styrande för servicenivån vi ska tillhandahålla våra kunder. Fastighet består av flera enheter som samverkar i process-flöden som möter och bygger på varandra. Det innebär att dessa är beroende av att uppgifter och underlag levereras enligt fastställda rutiner för att det interna arbetet inte ska försvåras. Fastighets enheter ska därför ha ett kund-perspektiv även i det interna arbetet.

16 Organisationsutveckling
Fastighetsorganisationen inriktas mot kompetenta beställare och byggherrar. Lokalförsörjning och lokalplanering med god omvärldsbevakning. Ökad grad av outsourcing / alternativt genomförande. Strategiska kompetenser för lokalförsörjning och teknik. Ökad grad av ansvars- och befogenhetsomfördelning.

17 Energioptimering Under 2009 ska klimatkorrigerat energiförbrukningen ha minskat från kwh/m2 BRA 2007 till 200 kwh/m2 BRA Minst ett passiv/lågenergihus ska uppföras 2009 Fortsatt utbildning av främst driftpersonalen EPC projektet – 170 Mkr

18 Verktygsutveckling Webbaserat och GIS relaterat system som bygger på en kartdatabas som fylls med verksamhets- och fastighetsinformation från underliggande system. Syfte: förbättrat beslutsunderlag i lokalresursplaneringen. Systemet har utvecklats av våra byggprojekt-ledare, förvaltare, och ekonomer. Syftet är att minska administrationen, få bättre ekonomiskt underlag, förenkla projektavslut. Målet är att ha ett fullständigt E-arkiv Webbaserad upphandling minskar administration och kostnader samt ökar effektiviteten och uppföljningen i byggprocessen. Utvecklat ett samordnat system för fastighets- & verksamhetsinformation. Utvecklat ett eget system för projektuppföljning. Överför all bygg- och förvaltningsdokumentation elektroniskt, övergår till upphandling av bygg-projekt via webb (byggnet).

19 Kvalitet och miljö ISO certifierade
Vi arbetar systematiskt med avvikelser och ständiga förbättringar.

20 Arbetsmiljö Vi genomför kontinuerliga medarbetarenkäter med analys, åtgärder och uppföljning. Vi upprättar handlingsplaner för att förbättra vår arbetsmiljö. Vi har genomfört friskvårdsprogram (hälsoprofiler, massage, bidrag till motion etc.). Vi jobbar med våra långtidssjukskrivna genom aktivitetsprogram och regelbundna träffar.

21 Strategi för kommunens lokalinnehav
Fastighetsägandet Långsiktigt och totalekonomiskt bästa alternativ Investeringar och förhyrningar Behov av lokaler löses inom befintligt bestånd Vid investeringar ska lokaleffektivitet prioriteras Byggnadstekniska investeringar och underhåll Om de är nödvändiga för funktion, myndighetskrav, bevarandekrav, miljökrav eller lägre D o UH – kostnader. Anpassas till nytta och tid för verksamheten och efter förvaltningsplan Inhyrning SHBK Fastighet hyr in alla lokaler och bostäder Avveckling Fastigheter, lokaler och bostäder som inte behövs långsiktigt Vakanser Bekostas av KS ( sådana som Fastighet inte råder över) Publiken Vill nog veta mera. Konsulten Tydliggör målet med lokalförsörjningen. Vilka fastigheter är strategiska för kommunen att äga? Vilken kompetens bör finnas inom kommunen? Vilka tjänster bör utföras i kommunal regi och vilka tjänster kan man handla upp. Hur ska ansvarsfördelningen se ut mellan kommunledningen, fastighetsenheten och verksamheterna. Hur ska arbetet organiseras? Vilka samverkansformer bör finnas? Vilka styrmedel ska vi använda? Vår erfarenhet är att det krävs en kombination av ekonomiska styrmedel som internhyran är och andra styrmedel som lokalresursplanering och regler för hur man ska hantera investeringsbeslut eller andra förändringar i fastighetsbeståndet.

22 Fastighetsförvaltaren
Har en nyckelroll Omfattar flera kompetensområden Juridik Ekonomi Teknik Ständigt i utveckling

23

24 Fastighetsförvaltarens roll
Kommunens handläggare och kontaktperson för lokalförsörjnings- och hyresfrågor med interna och externa hyresgäster i enlighet med kvalitets-, miljö- och energi-ledningssystemen. Initierar lokalfrågor i, - samt svarar för samordning och uppföljning av processerna anskaffning, förvaltning och avveckling. Omfattar bl.a. planering, budget, hyreskalkyler, hyresförhandlingar, upprättande av hyresavtal med hyresgästerna, underhåll, investeringar, rivning och försäljning lokaler samt lokalanpassningar. Ansvarar inom sitt förvaltningsområde för samordning av huvudprocesserna anskaffning, förvaltning och avveckling innefattande planering, budget, genomförande och uppföljning. Ansvarar också inför ägarna (kommunen) för fastigheternas totalekonomi, lokalplanering samt bereder ärenden till Tekniska Nämnden.

25 Fastighetsförvaltarens roll
Då – Nu Teknik – Service Byggnad – Hyresgäst Annonsering – Marknadsföring Ensamvarg – Teamwork

26 Kommunens fastigheter
Utveckling fram till 90-talet Lokaler = gratis resurs Ekonomihänsyn endast vid nyproduktion Förvaltning = låg status Frånvaro av samordning Låg flexibilitet Lokalkostnadsandelen ökar på verksamheternas bekostnad

27 Kommunens fastigheter
Utveckling från 90-talets början Ekonomin stagnerar Medvetenheten om lokalkostnader ökar Alternativa driftformer införs Fokusering på lokaleffektivitet Samordning Professionalism

28 Kommunens fastigheter
Framtida utveckling? Flernyttjande Högflexibla lokaler – snabbt föränderliga Dygnet runt-nyttjande Många olika driftformer Kundfokus – efterfrågestyrd förvaltning Valfrihet Grundservice – Helhetslösningar Kvalitetstänkande – Miljötänkande Lokalresursplanering

29 Omfattning In- och uthyrning av lokaler Fastighetsdrift
Lokalplanering Hyresförhandlingar Besiktningar Fastighetsdrift Skötsel och tillsyn Underhåll Investeringar i byggnader Ny-, till- och ombyggnationer Reinvesteringar

30 Stödprocesser Fastighetsdrift Hyresadministration Fastighetsekonomi
Byggprojektledning Underhållsplanering Registerhantering

31 Fastighetsdrift Skötsel/tillsyn Avhjälpande underhåll
Förebyggande underhåll El, värme, vatten, kyla Myndighetsförelägganden Arbetsmiljö Miljö Brand Etc.

32 Hyresadministration Hyresdebiteringar och utbetalningar
Avtalshantering inkl bevakning In- och utflyttningsbesiktningar (Krav- och inkassoverksamhet)

33 Fastighetsekonomi Budget Redovisning Månadsuppföljning Analyser

34 Byggprojektledning Upphandling av konsulter
Upphandling av entreprenörer Kontroll Besiktningar Överlämnande

35 Underhållsplanering Långsiktigt planerat underhåll (LPU)
Statusbesiktningar Rullande underhållsplan Ajourhålla underhållssystem

36 Registerhantering Fastighetsdatabas Ritningsarkiv Nyckel- & låssystem

37 Fastighetsdatabas Struktur Fastighetsbestånd
Lokalkategorier/verksamheter Objekt Fastighet Byggnad (Lokal) Rum (Komponenter)

38 Anskaffa Förvalta Vidmakthålla Förädla Avveckla
Huvudprocesser Anskaffa Förvalta Vidmakthålla Förädla Avveckla

39 Anskaffa Bygga nytt Bygga till Förvärva Hyra in

40 Vidmakthålla Underhålla Reinvestera Långsiktigt planerat underhåll
Förebyggande underhåll Reinvestera Utbyte av komponenter

41 Förädla Anpassa Effektivisera Förbättra

42 Avveckla Sälja/avyttra Riva Säga upp avtal

43 Egen regi Fördelar Nackdelar Lokalkunskap Personkännedom
Anpassningsbar Smidigt Nackdelar Svårt hantera stora variationer Vet ej vad som är ”rätt pris”

44 Entreprenad Fördelar Nackdelar Spetskompetens Konkurrens
Kostar bara vid behov Nackdelar Bygghandlingar Saknar lokalkännedom

45 Fastighetsförvaltning Offentlig sektor Privat sektor
Förvaltningsmodellen Behovsstyrd Anslagsfinansierad Ramtänkande Självkostnad Interna transaktioner Interna avtal Politiska avvägningar Privat regi Avkastningsstyrd Lönsamhetskrav Flera överlåtelser Högre flexibilitet Mindre administration Långa avtal

46 Yttre krav Arbetsmiljöverket Boverket Räddningsverket M.fl.

47 Obligatoriska kontroller
Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Hissar Tryckkärl Kylmedia Ventilation (OVK) Elrevision M.fl.