PärVju utbildning 12 oktober 2011

En presentation över ämnet: "PärVju utbildning 12 oktober 2011"— Presentationens avskrift:

1 PärVju utbildning 12 oktober 2011

2 Dagordning Historik/bakgrund Beskrivning av PärVju – del 1
Modus operandi avstämning Modus operandi ”ny post” Modus operandi ”Bokslut” Kända fel/avvikelser Frustration Vad vill vi och vad kan utvecklas?

3 Historik/bakgrund Skapades 2006 i syfte att enkelt kunna fylla i/skapa boksluts underlag för periodiserade projekt

4 Historik/bakgrund Drivkraften var att minska det manuella arbetet med PDF dokument, excel sammanställningar och avtalskopiering

5 Historik/bakgrund Vinsten med databashantering, i detta fall PärVju, kan vara svår att värdera.

6 Vinsten är av tre slag (tror jag):
Historik/bakgrund Vinsten är av tre slag (tror jag): Licenskostnad/konsultkostnad är obefintlig Sparat mycket tid med mauellt arbete En databas med värden som kan användas till mycket annat

7 Beskrivning av PärVju – del 1
En databas byggd i access 2003. Principen är en statisk tabell matchas mot en dynamisk tabell

8 Beskrivning av PärVju – del 1
Den statiska tabellen innehåller de obligatoriska konteringskoderna: Område Kostnadsställe Aktivitet Objekt Finansiär

9 Beskrivning av PärVju – del 1
Den statiska tabellen ska även innehålla: Projektledare Projekttid (start och slutdatum) Totalbelopp Diarienummer

10 Beskrivning av PärVju – del 1
Den dynamiska tabellen är en saldorapport från Raindance. För att matchningen ska fungera måste de obligatoriska delarna i PärVju stämma övernens med koderna i Raindance.

11 Beskrivning av PärVju – del 1

12 Beskrivning av PärVju – del 2
inloggning

13 Beskrivning av PärVju – del 2
Projekt som avslutas

14 Beskrivning av PärVju – del 2
Huvudsida

15 Beskrivning av PärVju – del 2
Kontraktstabell

16 Skapa ny post

17 Skapa ny post

18 Skapa ny post

19 Kontraktspost – första sidan

20 Kontraktspost

21 Kontraktspost

22 Kontraktspost

23 Kontraktspost

24 Kontraktspost

25 Kontraktspost

26 Kontraktspost

27 Kontraktspost

28 Sammanställningar konton på berörda områden

29 Sammanställning per konto/aktivitet_objekt

30 Försättsblad som ska föregå kontrakt och RD-utdrag

31 Sammanställning per bokslutsdatum

32 Ögonblicksbild för periodierisringsfil

33 Övriga rapporter

34 Övriga rapporter – avvikelser RD - PärVju

35 Övriga rapporter – avvikelser PärVju - RD

36 Övriga rapporter – dubbletter

37 Modus operandi avstämning
Utgå från ögonblicksbild och jämför med periodiseringsfil (excel). Ta ut kontosammanställning och jämför konto per konto med RD. Gå till övriga rapporter och öppna avvikelserappport 1 och rapport om dubbletter. OBS Fel som beror på avslut och ”A” syns inte här Ta ut excelfil och jämför kontering för kontering.

38 Modus operandi ”ny post” del 1
Redan vid kalkylering kan post läggas upp Under kontraktstabell: Knapp nytt Välj ”Ja” Välj koddelar (begränsade till ditt område) Kryssa ansökan (om kalkyl) Avsluta (dörr uppe till vänster)

39 Modus operandi ”ny post” del 2
I kontraktstabell/objekturval tryck ”tratt” Scrolla eller filtrera till du hittar den nya posten Dubbelklicka på posten eller välj ”Öppna” Fortsätt fyll i önskad data, bifoga filer. Skanna in kontraktet och lägg under: N:/ADM/STAFF/Ekonomi/40 (exempel på områdes mapp). Namnet ska vara aktivitetskode eller aktivitetskoden_objektskoden (123456_654321) Nu kan kontraktet hittas under ”avtal”.

40 Modus operandi ”Bokslut”
Börja med att skriva ut alla försättsblad Skriv ut ”Sammanställning per Konto/Aktivitet” Om ändringar behövs får/kan ni välja ett enskilt under urval

41 Kända fel/avvikelser Posten är inte upplagd
Finansiären stämmer inte (Periodiseringsfilen – excel – väljer bara en finansiärskod vilket alltid är den högsta siffran) Fel på verksamhetskod Finns flera objekt på aktiviteten, alla objekt måste vara med Kostnadsstället är bytt Dubblett med summa av kontering <>1 Viktig i sammanhanget: konteringskoden ska vara identisk

42 Frustration Kan ej lägga till post
Beror på att för många vill lägga till nya poster samtidigt Lösningen är att ni arbetar med PärVju dagligen Kan inte skriva ut hela bilden Beror på att format ”letter” är vald Lösningen är att andra på format i alternativ i ”välj skrivare” och eventuellt ändra på mariginaler till 25 mm Hittar inte koden i urvalslista Kontakta förvaltare för uppdatering av listor Delade projekt måste kodas om

43 Fel i utskrift – text delas: ändra format i skrivaregenskaper

44 Fel i utskrift – text delas: ändra marginaler

45 Frustration Finns poster jag inte vill ha.
Kontakt förvaltare om att post raderas Makroinställningar Gå in i Alternativ/Säkerhetsinställningar/Makro alla

46 Frustration Postinställningar – Dialogrutor som stör
Gå in i alternativ/avancerat och bocka av: Poständringar Borttagna dokumet Redigeringsfrågor

47 Vad vill vi och vad kan utvecklas?
Projektledare, totalbelopp, projekttid ska vara obligatoriskt Samfinansiering Förlustanalys Budget/Kalkyl Fler forskare Projekttitel Inkomna medel per år och förbrukade medel per år Sila/Palasso