Projekt MLH Resumé dag 9.

En presentation över ämnet: "Projekt MLH Resumé dag 9."— Presentationens avskrift:

1 Projekt MLH Resumé dag 9

2 Kommunikationsprocesser
MLH Kursmål. Att förstå hur man strukturerar och styr ett projekt. Att genomföra ett projekt

3 Kommunikationsprocesser
MLH Projekt Ett uppdrag, som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat

4 Kommunikationsprocesser
MLH Nio steg från start till avslut Definiera uppdraget Avgränsningar Fastställ berörda funktioner Utse nyckelpersoner Projektorganisation Upprätta tidsplan Projektmöten Protokoll Överlämnande

5 Kommunikationsprocesser
MLH Steg 1. Definiera uppdraget Vad ska utföras Färdig tid Budget

6 Kommunikationsprocesser
MLH Steg 2. Avgränsningar: Ombyggnad av Hymolokalen Bestyckning av kollektionsställ

7 Kommunikationsprocesser
MLH Steg 3. Fastställ vilka funktioner, som berörs Byggnad Produktion Logistik IT Inköp Personal Försäljning

8 Kommunikationsprocesser
MLH Steg 4. Utse nyckelpersoner inom resp. funktion Byggnad – Björn Berg Produktion – Lars Åberg Logistik – Christer Stenqvist IT – Margareta Ek Inköp – Erik Larsson Personal – Ingalill Björk Försäljning – Ylva Bergenhed

9 Kommunikationsprocesser
MLH Steg 5. Projektorganisation Besluts- grupp Projektled- ning Referens- grupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp

10 Kommunikationsprocesser
MLH Steg 5

11 Kommunikationsprocesser
MLH Steg 6. Upprätta en tidsplan Exempelvis Gantt-schema Projekttidplan.xls

12 Kommunikationsprocesser
MLH Steg 7. Håll kontinuerliga projektmöten

13 Kommunikationsprocesser
Projekt- deltagare Protokoll Projekt- ledare Status Arbets- grupp Mottagare Arbets- grupp Återkoppling

14 Kommunikationsprocesser
MLH Steg 8. Upprätta protokoll över öppna frågor enligt: Frågeställningen Område Ägare till frågan Färdigtid Status ..\Projekt\Projektsammanfattning\Projektsammanfattning v.6.doc

15 Kommunikationsprocesser
MLH Steg 9. Överlämnande Avslut Rapport Besiktning

16 Kommunikationsprocesser
MLH Projektledarens egenskaper. Ledarbegåvning Strukturerad Analytisk ”Konfliktbenägen” Kunna prioritera

17 Kommunikationsprocesser
MLH Vanliga misstag. Förberedelsearbetet Projektledaren är ”problemlösare ej koordinator” Lösningar innan problem definition

18 Projekt MLH Kursens mål Att ha god kännedom hur en förstudierapport tas fram Att ha god kännedom hur en projektrapport tas fram

19 Projekt Grupparbete 1 Vad är en förstudie? Varför görs en förstudie?
MLH Grupparbete 1 Vad är en förstudie? Varför görs en förstudie?

20 Projekt Förstudie Frågor som bör ses över Är problemställningen riktig
MLH Förstudie Frågor som bör ses över Är problemställningen riktig Vilken effekt projektet kommer att ge Om de rätta förutsättningarna finns

21 Projekt Förstudierapport
MLH Förstudierapport Beskrivning av hur projektet kommer att drivas Stora delar kommer att ingå i slutrapporten Ska distribueras till alla berörda En fördel är att alla begrepp måste definieras En beskrivning av hur uppdraget uppfattas Normal omfattning 15 – 20 sidor

22 Projekt Förstudierapport Bakgrund
MLH Förstudierapport Bakgrund Fokuserar på företagets/projektets bakgrund Varför har man valt att genomföra projektet Referenskapitel, som sätter in läsaren i området

23 Projekt Förstudierapport 2. Verksamhet 2.1. Berörd verksamhet
MLH Förstudierapport 2. Verksamhet 2.1. Berörd verksamhet Beskriv företaget och den specifika organisation och funktion som berörs av projektet Beskrivningen bör även göras ur ett ekonomiskt perspektiv

24 Projekt Förstudierapport 2.2. Verksamhetsmål
MLH Förstudierapport 2.2. Verksamhetsmål Beskriv nuvarande och framtida målsättning för verksamheten Kvantifiera till exempel de resultat eller servicenivåer som man vill uppnå

25 Projekt Förstudierapport 3. Syfte
MLH Förstudierapport 3. Syfte Beskriv klart och tydligt projektets syfte/effekt

26 Projekt Förstudierapport 4. Problemet 4.1. Problemformulering
MLH Förstudierapport 4. Problemet 4.1. Problemformulering vad är kärnproblemet? finns det följdproblem? I så fall vilket/vilka? varför uppstår problemet? hänger problemet/problemen ihop med andra problem och i så fall hur? är det ett återkommande problem? hur komplext är problemet?

27 Projekt Förstudierapport 4.2. Problemanalys
MLH Förstudierapport 4.2. Problemanalys Förenar problemformulering, teori och data Använd gärna ”varför frågor” Dokumentera ert resonemang Ha en tydlig röd tråd. Det, som berörs ska kunna placeras in i sammanhanget

28 Projekt Förstudierapport 5. Projektet 5.1 Tidsplan 5.2 Resurser
MLH Förstudierapport 5. Projektet 5.1 Tidsplan GANTT schema 5.2 Resurser Beskrivning av de resurser, som behövs. Personal, utrusting, lokaler, etc… 5.3. Organisation Projektledare Funktionsanavariga/arbetsgrupper 5.4. Ansvar och befogenheter

29 Projekt Förstudierapport Projektet 5.5. Informationsplan
MLH Förstudierapport Projektet 5.5. Informationsplan Beskrivning av informationsvägarna inom projektet GANTT schema

30 Projekt Förstudierapport 6. Avgränsningar Motivera varför!
MLH Förstudierapport 6. Avgränsningar Motivera varför! Skilj på avgränsningar och direktiv Visa tydligt vad som är vad

31 Projekt 7.1. Sammanställning av informationskällor Förstudierapport
MLH Förstudierapport 7. Metod 7.1. Sammanställning av informationskällor 7.2. Modelldiskussion 7.3. Metoddiskussion undersökningsmetoder, till exempel primärdata (som ni samlar in själva) och sekundärdata (redan befintligt material som ni ska studera) ansats (vad ska ni belysa med den insamlade informationen?) metoder för datainsamling och resultatredovisning (fallstudier, personliga intervjuer, enkät, öppna eller slutna svarsalternativ med mera) frågeställningar (se till att de överensstämmer med syftet) eventuell beskrivning av population, urval, bortfall, felkällor etcetera, om det rör sig om insamling av data i större omfattning

32 Projekt Projektredovisning Allmänna råd
MLH Projektredovisning Allmänna råd Planera redovisningen redan vid projektets start Skriftlig och muntlig rapport Bestäm målgrupp

33 Projekt Språket ska vara klart
MLH Språket ska vara klart Ha följande nyckelord i minnet: Kort, Lättläst, Aktivt, Rätt, Tydligt. De första bokstäverna i dessa ord bildar tillsammans ordet Klart

34 Projekt Rapportmall Titelsida organisation projektdeltagare datum
MLH Rapportmall Titelsida organisation projektdeltagare datum titel på projektet

35 Projekt Rapportmall Sammanfattning (objektiv resumé) bakgrund Syfte
MLH Rapportmall Sammanfattning (objektiv resumé) bakgrund Syfte Mål problemformulering/problemanalys avgränsning metod resultat slutsats

36 Projekt Rapportmall Innehållsförteckning Bakgrund Syfte
MLH Rapportmall Innehållsförteckning Bakgrund Syfte Mål – SMART teorin Specifikt Mätbart Avgränsat Realistiskt Tidsatt

37 Projekt Rapportmall Problem Problemformulering vad är kärnproblemet
MLH Rapportmall Problem Problemformulering vad är kärnproblemet finns det följdproblem? I så fall vilket/vilka? hänger problemen ihop med andra problem och i så fall hur? är det återkommande problem?

38 Projekt Rapportmall Problem Problemanalys
MLH Rapportmall Problem Problemanalys vad i problemet är oklart? (problemformulering) vilka antaganden bygger resonemanget på? (teori) vad behöver ni veta för att styrka era antaganden? (data)

39 Projekt Rapportmall Avgränsning Metod
MLH Rapportmall Avgränsning Metod Sammanställning av informationskällor Modelldiskussion Metoddiskussion undersökningsmetoder, t ex primärdata och sekundärdata ansats (vad ska ni belysa med den insamlade informationen) metoder för datainsamling och resultatredovisning (fallstudier, personliga intervjuer, enkät etcetera) frågeställningar (se till att de överensstämmer med syftet)

40 Projekt MLH Rapportmall Avhandling (ordet ”avhandling” skrivs inte ut, här skriver ni egna rubriker beroende på projektets inriktning). Strukturerad Lättläst

41 Projekt Rapportmall Resultat Analys/Diskussion Slutsats
MLH Rapportmall Resultat Analys/Diskussion Slutsats Källhänvisningar Författar årtalprincipen (i löptext görs en parentes med författarens efternamn, utgivningsår) Notsystem (en notsiffra sätts ut, vilken förklaras i sidfot) Enkel källhänvisning, där man med egna ord talar om att ”någon har sagt något”.

42 Projekt Rapportmall Källförteckning
MLH Rapportmall Källförteckning information om vad som ligger till grund för projektarbetet möjlighet att lätt kontrollera fakta möjlighet att söka mer fakta Bilagor