Uppdrag Ta fram länsgemensam rutin för avvikelsehantering

En presentation över ämnet: "Uppdrag Ta fram länsgemensam rutin för avvikelsehantering"— Presentationens avskrift:

1 Uppdrag Ta fram länsgemensam rutin för avvikelsehantering
Vad har gjort hittills? Vad återstår? Kort analys med reflektioner.  

2 Uppdrag Sammanställa nuvarande rutiner för avvikelsehantering i samverkan, identifiera skillnader och likheter. Kartlägg och beskriv inom vilka områden av HoS-avtalet som avvikelserapportering skett Föreslå en ny gemensam rutin för avvikelsehantering i samverkan Olika rutiner och blanketter på delregional nivå Olika processer 1-2 mellanhänder för hantering Mycket manuellt arbete Låg rapportering (ca20%) Långa svarstider Saknas tydligt uppdrag Ingen tydlig organisation Ingen systematisk uppföljning på övergripande nivå Informationsöverföring SVPL - Samordnad vård och omsorgsplanering Läkemedel Vård och behandling Remiss och provsvar Bristande dokumentation, läkemedelsordinationer, kontaktuppgifter Västbus, SIP 5 minuter Laget runt Tidsfarsist Tidshaverist Uppskattad extratid för kommunens personal pga. avvikelse/brist i patientärende. Totalt 123 timmar per månad

3 Förbättra verksamheten och förbättra kvaliteten för patienten.
3 Föreslå en ny gemensam rutin för avvikelsehantering i samverkan IN-DATA - Avvikelse uppmärksammas (ofta åtgärdas) och rapporteras De berörda enheterna ska i samverkan lösa den uppkomna situationen så snabbt som möjligt. (Internt hanteras avvikelsen enligt rutinerna på din arbetsplats). SITHS-kort? Avisering Skickas automatiskt till rapportör, berörd enhet och till överordnad chef/ ansvarig (tex MAS/MAR) Utreder Den enhet som mottagit avvikelserapporten ansvarar för utredning och förslag på åtgärd inom XX dagar. Systematisk påminnelse till verksamheten. VAD? - Det ska vara lätt att göra rätt Den person som uppmärksammar avvikelsen skriver en avvikelserapport Avisering Mottagande enhet bereder ärendet Återkoppling Uppföljning LÄR Förbättra verksamheten och förbättra kvaliteten för patienten. Oenighet och tvist hanteras i linjeorganisationen UT-DATA – Systematisk uppföljning Genomförs Lokalt, del- och regionalt. Rapporter hämtas enkelt ut som underlag. Avisering Skickas automatiskt till berörd enhet och till ansvarig (tex MAS/MAR) ev VSV Återkoppling med Identifierad orsak och planerad eller genomförd åtgärd

4 Uppdraget Några juridiska krav har inte konstaterats.
Processen följs av juridisk kompetens som påtalar vikten av att beakta hanteringen av personuppgifter. Sammanställa nuvarande rutiner för avvikelsehantering i samverkan, identifiera skillnader och likheter. Kartlägg och beskriv inom vilka områden av HoS-avtalet som avvikelserapportering skett Föreslå en ny gemensam rutin för avvikelsehantering i samverkan Beskriv övergripande konsekvenser för hur organisationernas egna rutiner hanteras i relation till de i samverkan Föreslå ett IT-baserat stöd som kan motsvara rutinen. MedControl ska beaktas som alternativ Beakta juridiska krav och riskbedöma dessa utifrån syfte och verksamhetens behov Diskussion skilja mellan interna avviklerser och de i samverkan. Viktigt att avvikelser, där flera parter ingår, kan lyftas och diskuteras i ett större sammanhang. Inget dubbelarbete Hur ny rutin påverkar eller stödjer interna rutiner tydliggörs först när ny rutin är framtagen. 5 minuter Laget runt Tidsfarsist Tidshaverist MedControl PRO är förstahandsvalet Inarbetat system i VGR Framtagen utveckling Minskade kostnader Pilot kommer ge förslag på anpassningar

5 Uppdraget Sammanställa nuvarande rutiner för avvikelsehantering i samverkan, identifiera skillnader och likheter. Kartlägg och beskriv inom vilka områden av HoS-avtalet som avvikelserapportering skett Föreslå en ny gemensam rutin för avvikelsehantering i samverkan Beskriv övergripande konsekvenser för hur organisationernas egna rutiner hanteras i relation till de i samverkan Föreslå ett IT-baserat stöd som kan motsvara rutinen. MedControl ska beaktas som alternativ Beakta juridiska krav och riskbedöma dessa utifrån syfte och verksamhetens behov Föreslå modell för lärandeprocess i samverkan 5 minuter Laget runt Tidsfarsist Tidshaverist

6 Förslag på organisation
Tydlig organisation (MÅL) – VVG - anvisningar planera, leda och kontrollera verksamheten Tydligt uppdrag (MÅTT) VVG – ”Beredning” fortlöpande undersöka och analysera utveckla arbetssätten Gemensamt arbetssätt (IDÉER) VSV + Lokalt utreda inträffade händelser lära av både goda exempel och misstag samt sprida erfarenheter Elevhälsan

7 Uppdraget Fortsatt arbete - Piloten omfattar
Test av föreslagen rutin Test och utveckling av IT-system Kontrollera hela kedjan från rapport till utvärdering / uppföljning Kontrollera att underlag för uppföljning nås enkelt (rapporter) Juridiska förutsättningar Se över behov av utbildning, checklistor mm Förslag på organisation Föreslå eventuella förbättringar i rutin och IT-stöd Kommunikationsaktiviteter Utreda och ge förslag på administrativt stöd. Förslag till breddinförande Projektavslut Slutrapport med förslag på fortsatt arbete Beslut om fortsättning Sammanställa nuvarande rutiner för avvikelsehantering i samverkan, identifiera skillnader och likheter. Kartlägg och beskriv inom vilka områden av HoS-avtalet som avvikelserapportering skett Föreslå en ny gemensam rutin för avvikelsehantering i samverkan Beskriv övergripande konsekvenser för hur organisationernas egna rutiner hanteras i relation till de i samverkan Föreslå ett IT-baserat stöd som kan motsvara rutinen. MedControl ska beaktas som alternativ Beakta juridiska krav och riskbedöma dessa utifrån syfte och verksamhetens behov Föreslå modell för lärandeprocess i samverkan Utvärdera rutin inklusive IT-stöd i en delregional implementering (pilot) Önskemål om att delta från flera håll MedControl testmiljö inte klar Sommar  Nya ”lagen” Otydligt mål med piloten 5 minuter Laget runt Tidsfarsist Tidshaverist

8 Uppdraget Detta får piloten utvisa
Sammanställa nuvarande rutiner för avvikelsehantering i samverkan, identifiera skillnader och likheter. Kartlägg och beskriv inom vilka områden av HoS-avtalet som avvikelserapportering skett Föreslå en ny gemensam rutin för avvikelsehantering i samverkan Beskriv övergripande konsekvenser för hur organisationernas egna rutiner hanteras i relation till de i samverkan Föreslå ett IT-baserat stöd som kan motsvara rutinen. MedControl ska beaktas som alternativ Beakta juridiska krav och riskbedöma dessa utifrån syfte och verksamhetens behov Föreslå modell för lärandeprocess i samverkan Utvärdera rutin inklusive IT-stöd i en delregional implementering (pilot) Föreslå länsgemensamt implementeringsprojekt för vårdhuvudmännen Detta får piloten utvisa 5 minuter Laget runt Tidsfarsist Tidshaverist

9 Kort analys med reflektion
Intresset och viljan är stor Både SÄS och Fyrbodal kan delta i piloten 1 Testmiljö 2 skarpt läge Utvärdering och breddinförande Det ska vara lätt att göra rätt! Det ska leda till förbättring och inte till frustration Ledningens intresse

10 Risker Lång tid att genomföra förändringar i MedControl PRO
Behovet av SITHS Bemanning och ansvar Privata utförare? Heltid under hösten Läs mer på vastkom.se/avvikelse

11 Hur har vi gjort? Inledande telefonmöten med ansvariga på VSV
Satt samman arbetsgrupp Deltagare - Vårdsamverkan, Privata vårdgivare, Sjukhus, Kommun, Västbus, Regionen. Informationssida via vastkom.se/avvikelse 2 workshops – en kring rutinen och en kring IT-stödet Elevhälsan saknas men kontaktad för kommande deltagande Granskat rapporter från VSV för att få en samlad bild. Jämfört befintliga rutiner och blanketter. Genomfört 5 mindre workshops kring behovet. (Inte SIMBA) Genomfört 2-3 Skype möten med Jurist och Systemförvaltare 5 minuter Laget runt Tidsfarsist Tidshaverist