Arkivutbildning Utbildningsmaterial

En presentation över ämnet: "Arkivutbildning Utbildningsmaterial"— Presentationens avskrift:

1 Arkivutbildning Utbildningsmaterial
- Rätt ordning och reda bland personalhandlingar 2018 Linköpings stadsarkiv Maria Dalbark Monica Klingberg Arkivutbildning personalhandlingar

2 Varför arkiverar vi? Arkivutbildning personalhandlingar

3 Varför arkiverar vi? Offentlighetsprincipen
En demokratifråga, bidrar till ett bra och öppet samhälle. Vi har rätt till vår historia Arkivutbildning personalhandlingar

4 Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge
Rättssäkerhet Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge Verksamhetsnytta Rätt information vid rätt tillfälle Rätt information ger förutsättningar för riktiga beslut Forskningens behov Vårt kulturarv Rapport Arkiv Arkivutbildning personalhandlingar

5 Dokumenthanteringsplan
Läkarintyg som exemple Arkivutbildning personalhandlingar

6 Dokumenthanteringsplan
Protokoll Broschyrer, hemsida Diarium och diarieförda handlingar Rekrytering av tjänst Personalakten Tjänstgöringsuppgifter Personalutveckling Enkäter Arkivutbildning personalhandlingar

7 Handlingar rörande rekrytering
Föreskrift LiSA-F 2013:11 handlar om ansökningshandlingar Bevaras för den som fått tjänst Gallras efter 2 år den som ej fått tjänst Gallras omedelbart för spontanansökningar Föreskrift LiSA-F 2015:4 handlar om Testresultat från personlighets- och begåvningstester Gallras omedelbart när anställning vunnit laga kraft Föreskrift LiSA-F 2014:3 Ansökningar och lönesättning bevaras Delegationslistor skickas till KS och bevaras Arkivutbildning personalhandlingar

8 Personalakter Föreskrift LiSA-F 2015:3 handlar om personalakter
Redovisar handlingar som ska bevaras Aktuell främst vid anställningens upphörande, när akten lämnas till stadsarkivet Arkivutbildning personalhandlingar

9 Nytillkomna handlingar i LiSA-F 2015:3
Personalaktens innehåll Beslut om avsked Beslut om förbud av bisyssla Beslut om fördelning arbetsmiljöansvar Beslut om lönebidrag/nystartsbidrag Checklista vid nyanställning (gällande när man tagit del av viktiga dokument) Kursintyg Löneväxling 10-årsgåva 25-årsgåva Tystnadsplikt/försäkran/information om loggningskontroller Utdrag ur belastningsregister Överenskommelse om distansarbete Arkivutbildning personalhandlingar

10 Ordning i personalakt Kronologisk ordning i akten (enligt LiSA-F 2015:3) Handlingar som ska bevaras: Anställningsförfarandet Lönesättning Avtal Personalvårdshandlingar Avgång från tjänst (uppsägning, pension) Tjänstgöringsbetyg alt. -intyg Arkivutbildning personalhandlingar

11 Tjänstgöringsuppgifter
Föreskrift LiSA-F 2015:5 handlar om anmälan av bisyssla Gallras vid avslutad anställning Föreskrift LiSA-F 2014:3 handlar om Heroma Redovisar vilka handlingar som kan gallras och hanteras i systemet Bevarandehandlingar till pappersakten Arkivutbildning personalhandlingar

12 Personalutveckling ProCompetence stängs 28 februari 2018. 2018-12-26
Arkivutbildning personalhandlingar

13 Enkäter Föreskrift LiSA-F 2014:2 handlar om enkäter
Sammanställningar av enkäter bevaras Enkätunderlag gallras vid inaktualitet Arkivutbildning personalhandlingar

14 Förvaring av personalakter
Förvaras inlåst och skyddat mot brand Hålla material som ska bevaras åtskilt från gallringsbart Hängmappar för det material som ska bevaras Handlingar som ska gallras kan förvaras i årsvisa pärmar, skriv vilket år pärmen kan gallras Rehabakter, förvaras i igenklistrade kuvert i akten Arkivutbildning personalhandlingar

15 Var ska personalakten finnas?
Pågående anställning: Enheten (motsvarande) Byte av enhet: Avlämnande enhet ser till att akten flyttas över till den nya Byte av anställningsform Hänvisning görs i akten för utanför kommunen: respektive organisation. Behövs handlingarna i den nya anställningen tas kopior och originalen stannar hos kommunen. Efter avslutad anställning: Stadsarkivet Arkivutbildning personalhandlingar

16 Kopior och dubbletter Gallras bort vid inaktualitet med hänvisning till LiSA-F 2014:2 – tillfällig eller ringa betydelse Under förutsättning att originalet finns kvar Ska sorteras ut innan leverans till stadsarkivet Arkivutbildning personalhandlingar

17 Förstör utgallrade handlingar
Arkivutbildning personalhandlingar

18 Beställa material Aktomslag och arkivboxar beställs via Staples
OBS! Arkivboxarna ska heta Svensk standard. Artikelnummer för 500 st aktomslag Mer information på Arkivutbildning personalhandlingar

19 Lathund vid arkivering
Nu till praktisk hantering! Arkivutbildning personalhandlingar

20 Reversal för personalhandlingar
Arkivutbildning personalhandlingar

21 Klart för leverans Kontrollpunkter:
Leveransen innehåller enbart bevarandehandlingar? Materialet är rensat från nitar, gem, plastfickor etc.? Handlingarna ligger i aktomslag och arkivboxar? Jag kan ansvara för att leveransen är korrekt efter gällande regler? Det är någon annan som arkiverat handlingarna, men jag har kontrollerat att det är korrekt utfört? Allt okej! Inga leveranser utan reversaler och eskort! Boka tid med Ronny Andersson! Arkivutbildning personalhandlingar

22 Kontroll vid mottagandet
Vid leverans kontrolleras att leveransen är i sin ordning och att det stämmer med reversalerna. Är det inte okej – görs en överenskommelse om att få göra i ordning leveransen på plats eller ta med den tillbaka! Är allting okej – skriver arkivredogöraren och mottagaren från stadsarkivet under att handlingarna överlämnas till stadsarkivet. Arkivutbildning personalhandlingar

23 Hantering av personalakter på stadsarkivet?
Sorteras i en enda serie – en akt för alla som varit anställda inom Linköpings kommun Bolagens personalakter för sig Förfrågningar till Birgitta Lindh Arkivutbildning personalhandlingar

24 Arkivutbildning personalhandlingar