E-arkiv modellen Producenter Linköpings kommuns verksamheter

En presentation över ämnet: "E-arkiv modellen Producenter Linköpings kommuns verksamheter"— Presentationens avskrift:

1 Projekt: E-Lin Upphandling och stegvis införande av System för bevarande

2 E-arkiv modellen Producenter Linköpings kommuns verksamheter
System för bevarande Stadsarkivet Konsumenter Ansvars- överföring W3D3 Agresso I verksamheten Exempel på verksamhetssystem Linweb Bygg-R Medborgare Treserva Ecos Övrigt från verksamheterna

3 Hur hänger det här ihop…. E-Lin
Förstudie -Riktlinjer-Tillämpningsanvisningar -Upphandling Förstudie juni 2013 Riktlinjer juni 2014 Tillämpnings anvisningar vår 2015 Samarbete Norrköping Upphandling vår 2016

4 I upphandlingsprojektet
Linköping Projektledare: Mariella och Dan Tekniska frågor: Sami Arvola Norrköping Projektledare: Pernilla Mattsson, stadsarkivarie, Andreas Jonsson (konsult) Tekniska frågor; Rikard Adamsson Projektgrupp: Ovanstående + Maria Dalbark, stadsarkivet Styrgrupp: Susanne A, ordf + administrativa cheferna och Fredrik Eriksson Projektgrupp: Ovanstående + Monika Eriksson, stadsarkivet Styrgrupp: Pär Höglund Upphandlingscenter Magnus Böckert

5 Status Förfrågningsunderlaget skickades 11 januari 2016
Anbudsöppning 15 februari 2016 Bedömning av Bör-krav februari 2016 Demonstrationer v 10-12 Tilldelningsbeslut v.15 Överprövningsperiod v.15-16

6 Tidplan innan kontraktsskrivande
Tilldelningsbeslut anbudsöppnande Tid för överklagande Utvärderingstid och demonstrationer Kontraktsskrivande ? Avrop

7 Tidplan Införandeprojekt
Installation konfiguration Piloter Linköping: W3D3 ByggR Godkänna piloterna Driftstart med leveransplan Acceptanstester Genomföra piloterna Kontraktsskrivande Förbereda piloterna

8 Överlämnandeprocessen
En dokumenterad metod som ska arbetas fram under införandeprojeket

9 VERKSAMHETSSYSTEM System Innehåll Leverantör Lkpg Nkpg Bygg R Tekis X
System Innehåll Leverantör Lkpg Nkpg Bygg R Bygglov, ärendehanteringssystem Tekis X Ecos Miljö- och hälsoskydd, ärendehanteringssystem Extens Centralt elevregister för barnomsorg, grundskola och gymnasium IST Heroma* Personal- och löneadministrativt system CGI PMO Journalsystem för Elevhälsan CompuGroup Medical (CGM) Pro capita Elevsystem för gymnasium och vuxenskola Tieto Public 360 Dokument- och ärendehanteringssystem, Norrköpings kommuns diarium Software Innovation Treserva Socialtjänst, LSS och kommunal Hälso- och sjukvård, personakter W3D3 Ärende- och dokumenthanteringssystem – Linköpings kommuns diarium Formpipe Wärna Överförmyndarverksamheten, personakter Explicit (f d Argentum AB) Economa Ekonomisystem Tieto Enator Viva Individ- och familjeomsorg, personakter Ilab Ev Agresso * = tillsammans Norrköping/Linköping

10 Vad händer under tiden? Vanlig pappersarkivering gäller
Stegvis övergång under lång tid Parallell pappers- och digital arkivering En verksamhetsfråga – inte stadsarkivsfråga Kräver tydligare ihopkoppling av hela den digitala informationskedjan T ex metadata, informationsklassning, krav på system-kopiatorer etc

11 Införandeplan över tid
Pilotprojekt Införandeplan över tid system för system och/eller verksamhet för verksamhet Vad kan ni själva göra? Kolla av tillämpningsanvisningar m.m. på hemsidan för E-Linprojektet. T ex format och namnsättning av filer Linkopings-kommun/ e-arkiv

12 PILOTPROJEKT W3D3 Leverantör: Formpipe
Förberedelser och Överenskommelse Utformning av inleveransspecifikation, enligt punkt 4 Implementation av inleveransspecifikation/regelverk i systemet för bevarande Utformning och framtagande av leveranspaket enligt FGS för ärendehantering Leverans Import av ärende från Serie KS i W3D3 Mellan åren Antal ärenden ca 1200 Antal händelser ca 8628 Antal filer ca 7595 De metadata som återfinns på ärendekort och händelsekort ska medfölja I serien finns offentliga och sekretessbelagda ärenden samt PUL-skyddad information i olika format. Godkännande och Tillgängliggörande Genomförande av tester Informationen följer överenskomna krav Informationen inte går förlorad Återsökning med olika behörigheter i systemet för bevarande via metadata och via fritextsökning Presentationsvyer för olika behörigheter/roller Kontroll av behörigheter – olika åtkomst för olika behörighet Uttag av leveranspaket(DIP) Godkännande av genomfört pilotprojekt

13 Samarbete kanske kan funka…