Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

En presentation över ämnet: "Fördelning av arbetsmiljöuppgifter"— Presentationens avskrift:

1 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

2 Kemikalie-exponering
Vad är arbetsmiljö? Arbetstempo Kemikalie-exponering Ledning och styrning Krav, resurser och ansvar i arbetet Ergonomi Utrustning Delaktighet och inflytande i arbetet Återkoppling och socialt stöd från chefer och kollegor Ventilation & värme/kyla Arbetsmiljö är ett vitt begrepp som berör många olika områden. I arbetsmiljö ingår organisatoriska, sociala, psykologiska och fysiska arbetsförhållanden. Psykisk ohälsa, stress, hot och våld är exempel på områden inom den psykiska och sociala arbetsmiljön som arbetsgivare har krav på sig att arbeta systematiskt med. Dessa områden har det senaste året hamnat i fokus hos arbetsgivare, dels med anledning av en ny föreskrift (AFS 2015:4) som kom ut våren 2016, men framför allt för att denna typ av ohälsa ökar i samhället. Världshälsoorganisationen, WHO, definierar begreppet arbetsmiljö som: "En sammanfattande benämning på biologiska, medicinska, fysiologiska, psykologiska, sociala och tekniska faktorer som i arbetssituationen eller i arbetsplatsens omgivning påverkar individen". Socialt samspel & sammarbete WHO:s definition: ”En sammanfattande benämning på biologiska, medicinska, fysiologiska, psykologiska, sociala och tekniska faktorer som i arbetssituationen eller i arbetsplatsens omgivning påverkar individen"

3 Roller och ansvar Arbetsgivare
Rektor är ytterst ansvarig för arbetsmiljön, fördelar/delegerar till skolchefer Skolchefer fördelar/delegerar vidare till t.ex. avdelningschefer/mots. Arbetstagare HR funktion Skyddsombud Företagshälsovården Det övergripande ansvaret för att arbetsmiljölagstiftningen följs ligger hos arbetsgivaren, dvs. myndigheten och den person som är ytterst ansvarig är rektor. För att arbetsmiljöarbetet ska bedrivas på bästa sätt behöver dock rektor delegera vidare arbetsuppgifter som berör arbetsmiljön till skolchefer, som i sin tur får i uppgift att fördela vidare uppgifter inom skolorna där det behövs. På KTH har vi tagit fram ett dokument för att delegera vidare uppgifter inom arbetsmiljön och syftet med dokumentet är dels att tydliggöra vad arbetsmiljöansvaret innebär och dels att tydliggöra vilka personer i verksamheten som har ett arbetsmiljöansvar. Till dokumentet har det även tagits fram en vägledning med tips, råd, länkar till mallar och mer information gällande arbetsmiljöuppgifterna som punktas i dokumentet. Det är dessa dokument ni fått skickade till er inför detta möte och som ligger i fokus för denna presentation. Var även uppmärksam på att det finns andra personer/funktioner i verksamheten som ni kan ta stöd av. Arbetstagare – ska medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av arbetsmiljöåtgärder. Följa föreskrifter och använda de skyddsanordningarna som krävs. Ska påtala risker tillbud och olycksfall till arbetsgivare. HR – ska stötta, nyttja HR funktionens kompetens! Skyddsombud – företräder arbetstagarna i arbetsmiljöarbetet, är med vid planering och genomförande. Nyttja skyddsombudets kompetens! Företagshälsovård - extern expertresurs i arbetsmiljöarbete, kan anlitas för exempelvis riskbedömningar, åtgärder, utbildning

4 Vad vill vi uppnå genom vårt arbetsmiljöarbete?
Förebygga ohälsa & olycksfall och uppnå en god arbetsmiljö! Arbetsglädje Ökad effektivitet Trivsel – god stämning Välbefinnande – må bra Minskad sjukfrånvaro Minskad produktionsbortfall Minimera fysiska arbetsmiljöproblem Genom ett aktivt arbetsmiljöarbete ökar arbetsglädjen och effektiviteten, fler trivs på jobbet och mår bra av att vara på jobbet. Sjukfrånvaro och produktionsbortfall minskar, och risken för fysiska arbetsmiljöproblem minimeras. Enligt arbetsmiljölagstiftningen är syftet att förebygga ohälsa och olycksfall och uppnå en god arbetsmiljö.

5 Nyckelkomponenter för ett lyckat arbetsmiljöarbete
Förebygg Ett närvarande ledarskap Kontinuerlig dialog Regelbundna arbetsplatsträffar Medarbetarsamtal Skyddsronder Agera i tidigt skede Var uppmärksam på tidiga signaler på ohälsa Ta tag i situationen direkt Ta stöd av HR tidigt Åtgärda brister i arbetsmiljön Följ upp Säkerställ att vidtagna åtgärder gett effekt Återkoppla till berörda medarbetare och HR Genom att agera förebyggande och uppmärksamma tidiga signaler på t.ex. ohälsa, nedstämdhet, konfliker och missnöje hos eller bland medarbetare kan ofta kostsamma processer helt undvikas. Förebygg genom ett närvarande ledarskap: daglig/kontinuerlig kontakt med dina medarbetare, genom avstämningar och informella samtal är normala ledarskapsrutiner som skapar neutrala tillfällen för det dagliga samspelet. Genom att vara närvarande får du kunskap om och förstående för dina medarbetares arbetsinnehåll, arbetssituation och privata situationer. Ofta handlar det om att upptäcka ett ändrat beteende. Det finns även rutiner du kan ta till i förebyggande syfte, t.ex. stående, återkommande gruppmöten med dagordning. Agera i tidigt skede: ett närvarandra ledarskap skapar goda förutsättningar att agera i tidigt skede. Utred eventuella situationer direkt vid misstanke om ohälsa eller oegentligheter och ta stöd av andra, t.ex. HR funktionen. Det är även viktigt att förstå att den/de signaler en eller en grupp medarbetare uppvisar inte är det egentliga problemet utan ett tecken på något annat. Följ upp: säkerställ att eventuella åtgärder varit tillräckliga. Stäm av med berörda medarbetare och de funktioner du tagit stöd av i processen.

6 Exempel på konkreta situationer där ett aktivt och systematiskt arbetsmiljöarbete gör skillnad! – kopplade till dokumentet ”Fördelning av arbetsmiljö uppgifter” Omorganisering Sjuk medarbetare Kränkande särbehandling Vi ska nu knyta att denna korta information till dokumentet ”fördelning av arbetsmiljöuppgifter” med några konkreta exempel på situationer som ni chefer/ledare ofta ställs inför vad berör arbetsmiljöansvaret.

7 Omorganisering Exempel: två grupper ska slås samma med anledning av att öka samarbetet inom ett forskningsområde. Exempel på förebyggande arbete: Risk- och konsekvensbedömning inför Involvera medarbetare och skyddsombud inför och under Ge utrymme för delaktighet och inflytande Åtgärda risker/problem innan En väl förberedd och samverkad omorganisering: Minskad oro hos berörda medarbetare Minskat produktionsbortfall Bättre förutsättningar för ett gott samarbete och gemenskap Att omorganisera kan innebära att förändra arbetsinnehållet eller (i betydande mening) arbetssätt för en eller flera medarbetare, att slå ihop eller sära på grupper, att byta lokaler, eller förändra andra strukturer som t.ex. ledarskapslinjen. På KTH är det vanligt med såväl fysiska som organisatoriska omorganiseringar. Det är vanligt att chefer missar att samverka med skyddsombud och medarbetare och glömmer bort att arbeta med det förebyggande arbetet inför ändringen. Här är exempelet att två grupper ska slås samman för att öka samarbetet inom ett forskningsområde. Innan förändringen sker ska en riskbedömnings göras, och medarbetare och skyddsombud ska ges möjlighet att medverka när riskbedömning och ev. handlingsplan görs. Det är viktigt att berörda känner att de fått vara delaktiga och ha inflytande i processen. En riskbedömning ger dig som chef möjlighet att förebygga/förhindra eller minska påverkan av eventuella risker som identifieras. När medarbetare känner sig delaktiga och trygga i processen minskar oron, verksamheten kommer igång snabbare och risken för att eventuella konflikter och samarbetssvårigheter uppstår minskar. ! Kopplat till punkt 3 och 4 i dokumentet ”Fördelning av arbetsmiljöuppgifter”

8 Sjuk medarbetare Exempel: en doktorand är sjukskriven på grund av arbetsrelaterad ohälsa. Exempel på förebyggande arbete: Tydliggör vilka arbetsuppgifter som ska utföras och vilket resultat som ska uppnås (individuell studieplan) Balans mellan krav och kontroll i arbetet Stöd från medarbetare och chef Stöd i att prioritera arbetsuppgifter om tillgänglig tid inte räcker till Exempel på tidiga tecken på ohälsa: Värk, kvalitetsbrister, förhastade beslut Förändrat beteende, t.ex. blir mer tystlåten Tar inte ut semester Upprepad korttidsfrånvaro Psykisk ohälsa ökar i Sverige och är kostsamt för alla inblandade (individen, arbetsgivaren, samhället?). Vi har tidigare nämnt att vi har godare förutsättningar att undvika dessa tråkiga processer med ett förebyggande arbetssätt och här ges några exempel på vad ett förebyggande arbetssätt kan innebära mer konkret vad gäller att förebygga ohälsa: ___ För att kunna agera i tidigt skede och undvika bl.a. sjukskrivning är det viktigt att uppmärksamma tecken på att en medarbetare mår dåligt. Det finns många olika tecken, och några som är vanliga är att personen känner fysisk problem, att kvaliteten i arbetet kompromissas, eller att beslut fattas för snabbt eller på lösa grunder. Att en person förändras i sitt beteende, exempelvis undviker sociala situationer – äter ensam, blir frustrerad eller irriterad utan förvarning, eller blir ovanligt introvert eller extrovert är tecken att notera. Andra tecken på ohälsa kan vara att någon inte tar ut semester eller har upprepad korttidsfrånvaro. Vi går vidare med exemplet; en sjuk doktorand.. ! Kopplat till punkterna 8-10 och i dokumentet ”Fördelning av arbetsmiljöuppgifter”

9 Sjuk medarbetare forts.
Kostnader för arbetsgivaren: Sjuklön (Doktorand, månadslön: kr/doktorandstegen 50%, sjukskriven 100%), KTH betalar: Dag 1-30 = 20 826 kr Dag = 8 539 kr Ersättning för läkarvård och läkemedel (KTH förmån) Arbetsanpassning Rehabiliteringskostnader Möten (upptar arbetstid från chef och ev. andra funktioner) Produktionsbortfall Avslutar sin doktorandanställning ..och tittar på arbetsgivarens kostnader vid sjukfrånvaro. När vi förställer oss kostnader kring sjukfrånvaro är sjuklön en direkt/enkel kostnad att föreställa sig, på bilden ser ni vad sjuklönen för doktoranden kostar i kronor under de två första månaderna i en sjukperiod. Det är dock viktigt att även ha i åtanke alla indirekta kostnader det kan innebära vid t.ex. en långtidssjukskrivning. [Listan i presentationen] Vad innebär t.ex. produktionsbortfall i en arbetsgrupp? Kanske andra får ta mer på sig arbetsuppgifter, vilket i sin tur kan leda till mer ohälsa i arbetsgruppen. Eller kanske innebär en sjuk doktorand att ett projekt står stilla en längre tid. ! Kopplat till punkterna 8-10 och i dokumentet ”Fördelning av arbetsmiljöuppgifter”

10 Kränkande särbehandling
Exempel: På ett gruppmöte ställde sig Erik upp och adresserade Per, direkt och högljutt, inför alla andra och chefen. Det var inte första gången Per kände att Erik hade varit otrevlig mot just honom. Per kände olust att gå till arbetet nästa dag och sjukanmälde sig. Förebyggande arbete: Informera om nolltolerans mot diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling Prata om arbetsplatskultur och jargongen i arbetsgruppen Uppförandekoden Kränkande särbehandling innebär att genom ord eller handlingar behandlas annorlunda än andra på ett obegripligt eller orättvist sätt. Som utomstående vid en händelse/situation kan vara svårt att skilja på kränkande särbehandling och andra typer av orättvisor, det är därför viktigt att förstå att man utgår från den utsattes upplevelse. Ni har HR som stöd i situationer ni känner er osäkra på, det är bättre att bolla en händelse/situation en gång för mycket. På bilden ges ett exempel där en medarbetare utsätter en annan medarbetare, men det kan även röra sig om flera personer som utsätter en person eller en enskild som utsätter en grupp. För att förebygga kränkande särbehandling, och diskriminering och trakasserier, och i övrigt främja ett gott arbetsklimat kan du som chef klargöra att KTH har nolltolerans mot diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. I det arbetet kan du med förmån utgå från KTH:s uppförandekod. Andra sätt är att aktivt arbeta med jargongen och klimatet i arbetsgruppen, genom olika aktiviteter och möten. Att genom ord eller handlingar behandlas annorlunda än andra på ett obegripligt eller orättvist sätt ! Kopplat till punkt 11 i dokumentet ”Fördelning av arbetsmiljö uppgifter”

11 Kränkande särbehandling forts.
Menings- skiljaktighet uppstår, missnöje, oro Förlorad arbetstid som ägnas åt konflikt på olika sätt (diskutera, hantera och lösa konflikt) Berörda mår dåligt av konflikten, presterar sämre på jobbet, uppstår situationer av kränkande särbehandling, sjukfrånvaro. Många oegentligheter bottnar i olösta konfliker. En konflikt som eskalerar kan utlösa situationer där medarbetare kränker varandra på olika sätt vilket i sin tur kan resultera i annan ohälsa. Pilen illustrerar hur en situation blir mer kostsam i såväl tid och pengar som hälsa för de inblandade. De exempel vi gått igenom nu (omorganisering, sjuk medarbetare och kränkande särbehandling) avsåg som sagt att belysa några av de situationer ni ställs inför som chefer/ledare kopplade till arbetsmiljöansvaret. ! Kopplat till punkt 11 i dokumentet ”Fördelning av arbetsmiljö uppgifter”

12 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter
Nästa steg: Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från skolchef till avdelningschef eller motsvarande Ev. vidare fördelning av arbetsmiljöuppgifter till gruppchef eller motsvarande Frågor? Nästa steg: Ledningsgrupp bör planera för fördelning av arbetsmiljöuppgifter och fördela snarast till avdelningschefer eller motsvarande. Chef går igenom dokumentet tillsammans med den som ska få arbetsmiljöansvaret, i samband med det identifieras eventuell utbildningsbehov. Avdelningschef fördelar vid behov vidare till nästa chefsnivå. Dokumentet ”Fördelning av arbetsmiljöuppgifter” signeras. OBS HR ansvariga kan behöva justera texten på denna bild för att återspegla skolans verksamhet.