FRIDA Medlemsregister Handbok CFB/AH/2002-07-11 rev 2004-05.

En presentation över ämnet: "FRIDA Medlemsregister Handbok CFB/AH/2002-07-11 rev 2004-05."— Presentationens avskrift:

1 FRIDA Medlemsregister Handbok CFB/AH/2002-07-11 rev 2004-05

2 u Logga in på FRIDASida 3 u Ny medlemSida 4 u Söka medlemmarSida 5 u Göra ändringar på en medlemSida 6 u Ta bort en medlemSida 7 u Skriva ut listor och etiketterSida 8-9 u Förbunds- och föreningsadresserSida 10 u Lägga upp funktionärerSida 11 u Utskrift av funktionärerSida 12 u Excel-data, redigering av pnrSida 13-14 u Fel och TipsSida 15-17 u Förklaringar o begreppSida 18 -21 u Bilagor, utskrifter Sida 2 Innehåll

3 Separat konfidentiell handling har delats ut med Login och password. Password kan bara ändras genom CFB. Loginnamnet innehåller inga Å, Ä eller Ö. Starta datorn Fjärranslut mot internet. När du är uppkopplad, dubbelklicka på FRIDA (Citrix) (Skriv Ert Login namn (Citrix)TAB Skriv Ert Password TAB (Behövs normalt bara göras första gången i samma dator) ) Skriv in CFB vid Databas 1.a gången du loggar in. Skriv Ert Användar ID (FRIDA)ENTER Skriv Ert LösenordENTER Nu öppnas FRIDA medlemsregister Tänk på att datorn står uppkopplad hela tiden över telenätet. Låser sig datorn så måste telelinjen brytas manuellt. Nästa gång måste du då starta med att låsa upp dej i hänglåset nedan Så här ser första bilden ut i FRIDA när ni kommer in. Sida 3 Logga in på FRIDA

4 Ny medlem Klicka på Medlem från huvudmenyn. Du kommer då till Arkiv Organisation. Förbundet står högst upp och föreningarna under. Står bara förbundet så välj Visa - Alla. Gå därefter in i Arkiv och markera spara inställningar. Välj att dubbelklicka på Förbundet om du vill kunna arbeta med alla föreningarna. Vill du bara arbeta med en förening dubbelklicka på föreningsnamnet. Nästa bild är Org 776XX där kan man välja mellan Medlem, Funk/org, Funkuppg och Orgdata. Till övriga knappar saknar du behörighet. Här ska vi klicka på Medlem. Nu är vi inne på själva medlemsbilden. Klicka på denna knapp (Ny) för att lägga upp en ny medlem. Fyll i personnummer (OBS! Personnummer skrivs in med 19.. I början) och tryck enter (om personnummer skulle vara felaktigt säger programmet ifrån). Fyll i namn- och adressuppgifter. Längst ned på medlemsbilden finns medlemsskap. Tryck på INSERT. Fyll i föreningsnr och tryck TABB. Uppläggningsdatum fylls i automatiskt. Har du flera personer som ska in i samma förening behöver du ej fylla i föreningsnr varje gång. Det du senast skrev dit ligger kvar tills du ändrar eller avslutar ”FRIDA”. Har du fler att lägga in klickar du på Ny knappen igen. Då sparas det du lagt in automatiskt. Tidning kommer automatiskt upp vid uppläggning av ny medlem. OBS! Kön och beredsk.reg är det bara att TABBA sig förbi. Det är ingenting som vi använder oss av f.n. För att avsluta klicka på denna knapp, tills du kommer till huvudmenyn. Trycker du även där på denna knapp så avslutas uppkopplingen. Sida 4

5 Man kan söka antingen med personnummer eller med namn. Att söka med Personnummer Klicka på denna knapp, fyll i personnummer och tryck ENTER. Medlemmens uppgifter kommer då fram på medlemsbilden. OBS Personnummer börjar med 19 ! Att söka med Namn Klicka på ”ficklampan”. Här kan du ange Efternamn, Förnamn och Postadress. Man behöver inte fylla i allt. Har du bara efternamnet Andersson räcker det om du skriver det, eller början av det. Men ju mindre du skriver desto fler sökpersoner får du upp. Skriver du Andersson får du upp alla Andersson i hela det förbund/förening som du arbetar med. Dubbelklicka på den ”Andersson” som du söker efter och han kommer fram i medlemsbilden. Om det var fel person du fick fram klicka på så får du upp den senaste sökningen du gjorde och kan där välja en annan att titta på. Det går ej att söka med specialtecken. Man får då skriva bokstäverna fram till där specialtecknet finns, ex om man ska söka på Hansén, så kan man bara skriva Hans och sedan fortsätta skriva in på förnamn. Sida 5 Söka medlemmar

6 När du ska göra någon ändring i ex adressen på en medlem. Sök fram personen enligt sid 5 och TABBA dig till det fält som ska ändras. Skriv in den nya adressen. Vill en medlem inte ha ”BEFÄL” längre, skriv 0 i Antal kolumnen vid Medlemstidningar. Utskick spärrat När vi får tillbaka ”BEFÄL” i retur utan någon ny adress bockar vi för Utskick spärrad. Då skickas ingenting till den medlemmen förrän vi får den nya adressen. När vi sen får en ny adress och skriver in den ändringen är det viktigt att komma ihåg att bocka bort Utskick spärrad. Detta gäller även när ni gör ändringar på adresser. Militärdata Under ”Ankarknappen” hittar du militärdata. När du har en medlem framme på skärmen och vill se vilken militärdata han har, klicka på ”Ankarknappen”. Där kan du ej gå in och göra några ändringar. F.n får inga uppdateringar ske mot Pliktverket. Sida 6 Göra ändringar på en medlem

7 Sök fram medlemmen. Det här är knappen för utträde. Är personen medlem i en förening, klicka på ”papperskorgen”. Då ser du i högra hörnet att Uttr datum har fyllts i med dagens datum. Vi använder normalt inte Uttr orsak, men är personen avliden, ställ dig i fältet för U orsak, tryck F4, och välj alternativ. Om personen är medlem i flera föreningar och ska gå ur en av dem. Markera föreningen som han ska ur genom att klicka i vänstra kanten på den raden. Klicka sedan på ”papperskorgen”. Personens uppgifter ligger kvar i registret tills vi gör en rensning av utträdda medlemmar. Hittills har detta inte gjorts någon gång sedan registret startade 1992. Tidningen ”BEFÄL” försvinner automatiskt vid utträde och om personen inte har något medlemskap kvar. Övrigt under medlemskap I högra övre hörnet står det senast ändrad. Där ser man vem som gjorde ändringen och vilket datum det gjordes. Vid c/o adress ska man inte skriva c/o, det kommer automatiskt ut vid utskrifter. Alternativadress finns och kan användas. Fyll i adressen och mellan vilka datum den ska gälla. Posten, framförallt Befäl, kommer då till den adressen och återgår sedan automatiskt till den vanliga adressen. Sida 7 Ta bort en medlem

8 OBS Vi garanterar ej utskrift till alla typer av skrivare. Fn stöds i huvudsak skrivare av fabrikat HP och vissa Canon. Klicka på Medlem från huvudmenyn. Du kommer då till Arkiv, Organisation. Därifrån görs alla utskrifter. Listor du kan skriva ut är: Matrikel sorterat efter personnummer eller namn Militärdata sorterat efter personnummer eller namn Förbundslista sorterat efter personnummer eller namn OBS Var försiktig med listor med personnummer. De får ej användas för annat ändamål än för identifikation. Marka den eller de föreningar som du vill ha en matrikel för. Gå sedan till Arkiv och Utskrifter. Välj om du vill matrikel sorterat efter personnummerordning eller namnordning. I nästa ruta gör man valet om man vill ha ut Alla, Vuxna eller Ungdomar på listan. Väljer man Vuxna eller Ungdomar kan man definiera vilka åldrar man vill ha emellan. Tryck sedan ENTER. I nästa ruta kan man bl a välja Skrivare under Inställningar. Klicka ENTER. Nu skriver listan du valt ut. För att få ut en förbundslista markerar du förbundsnamnet och gör sedan exakt likadant enligt ovan. Skillnaden mellan matrikel och förbundslista är att på förbundslistan kommer alla medlemmar i förbundet ut oavsett vilken förening man tillhör. Sida 8 Skriva ut listor

9 Etiketter kan du bara skriva ut per förening. Alltså ingen över hela förbundet rakt upp och ned.. Se dock sidan Excel-Data. Välj Förening/Föreningar som du vill ha etiketter till. Gå till Arkiv, Utskrifter. Välj Etikett medlemmar. Första bilden är samma som för listor, vill man ha alla eller vuxna, ungdomar för sig. På nästa bild finns det olika sorteringsval. Ska etiketterna komma i Postnr, Namn, Personid, eller Postadress ordning. Du kan också här välja mellan Fallande och Stigande ordning. Typ av etiketter måste väljas. De alternativ som f.n. är tänkbara är A4 2x8 eller A4 3x8. Klicka sedan ENTER. Nästa bild är det bara att klicka ENTER på. Vi har inga medlemskategorier som vi kan göra urval av. På utskrift bilden kan man som tidigare välja skrivare under Inställningar. Klicka ENTER, och etiketterna börjar skrivas ut. Det går även att välja att skriva ut till en fil. Du väljer som ovan, men på typ av etiketter väljer du fil istället. Den filen får du sen öppna i Excel och där redigera. Se vidare under Excel-data. Sida 9 Skriva ut etiketter

10 Gå in på Medlem från huvudmenyn, välj en förening du vill ändra adressen på genom att dubbelklicka på föreningsraden. Du kommer då till bilden där man kan välja Medlem, Funktionär och Orgdata. Välj Orgdata. Nu kommer Föreningsadressen, Telnr osv upp. TABBA dig fram och gör de ändringar som du vill göra. Klicka sedan på ”disketten” för att spara, eller direkt på avsluta knappen. Då får du frågan om du vill spara, svara Ja. Sida 10 Förbunds- och föreningsadresser Här går du in för att ändra förbunds/föreningsnamn och adress mm.

11 Gå in som vanligt och dubbelklicka på den förening (eller förbundet) som du vill lägga upp funktionärer i. Klicka på ”Funkuppgknappen”. Kontrollera vilka funktioner som finns registrerade på ditt förbund/förening. Klicka sedan på knappen Ny och där trycker du på F4 för att få upp en lista med olika funktioner. Markera de funktioner som saknas i ditt förbund/förening - tryck Ok eller dubbelklicka. När de som ni vill ha är upplagda så avslutar ni. Saknas någon funktion kontakta CFB. Gå nu in och välj ”Funk/Org”. Då kommer de personer som är inlagda med någon funktionärsuppgift fram. För att lägga upp nya funktionärer, klicka på ”ny” knappen och skriv dit personens personnummer. Tryck sedan på TABBEN så kommer Namn och Telnr automatiskt fram (personen finns ju som medlem). Ställ dig i Uppg kolumnen och tryck F4. Välj vad personen ska ha för funktion ex. sekreterare. OBS se till att du får rätt organisationsnivå på funktionen (förening/förbund etc) Dubbelklicka på den. För att lägga upp en till, upprepa enligt ovan. Endast de funkuppgifter som finns upplagda under knappen ”Funkuppg” fungerar här. För att gå in och titta på funktionärens adressuppgifter, dubbelklicka på personen du vill se. Här kan man också göra adressändringar osv, det ändras då även i medlem. För att ta bort en funktionär Markera funktionären som du vill ta bort och klicka på ”papperskorgen”. En person kan läggas upp flera gånger om han har flera uppdrag i styrelsen. Sida 11 Lägga upp - ändra funktionärer

12 Listor Det finns två sätt att få ut lista på. Antingen så markerar du den/de som du vill ha en funktionärslista på och går till Arkiv och Utskrift. Välj då Funktionärer i vald(a) organisation(er). Eller gå till Arkiv och Utskrift och välj Alla funktionärer i orgnamnordning eller orgnummerordning. Då får du ut listor över alla på en gång.. Etiketter Gå till Arkiv och Utskrifter. Välj sedan Etiketter funktionärer per organisation eller Etiketter funktionärer alla. Skillnaden mellan dessa är att du får en förening per ark eller alla efter varandra. När du valt något av alternativen kommer du till en bild där det står: Ange urval av funktionärer. Där kan man välja alla funktionärer eller markera om man ex bara vill ha ut kassörer och sekreterare. Tryck ENTER. Sedan är det samma som för vanliga etiketter på medlemmar. Välj sorteringsordnin, etikettyp och skrivare. Sida 12 Utskrifter av funktionärer

13 Se till att ni har en mapp som heter dokument direkt under C:\. Där kommer filen ni skapar att läggas. Du går till Arkiv Organisation. Markera förbundsnamnet eller den förening du vill ha excelfil över. Gå sedan till Arkiv och välj Data till Excel. Svara Ja på frågan om du vill skapa en Excel-fil. Man kan välja om man vill ha aktiva eller utträdda medlemmar till filen. Svara Ja om du vill ha de aktiva medlemmarna, nej för utträdda. Nu påbörjas överföringen från CFB till din dator (Det kan ta en stund beroende på hur stor org är). Avsluta FRIDA när det är klart. När det är klart öppnar man Excel. OBS, det går ej att öppna filen genom att dubbelklicka i utforskaren. Öppna filen ex960119.xls. (960119 är datumet filen skapades) den läggs under c:\dokument. Här får man nu göra några val. Avgränsat fält ska vara ikryssat. Börja importera från rad: 1 Filursprung: Windows (Ansii) Klicka sedan på nästa Där ska Semikolon vara ikryssad och ta bort om det finns något kryss i någon annan ruta. Tryck nästa. På den bilden väljer man avsluta. Nu får man börja finslipa listan som man vill ha den.(se bl a nästa sida) Under Data kan man välja sortera. OBS! För att spara detta, gå till Arkiv, välj Spara som. Döp om filen! Sida 13 Excel-data

14 När Du hämtat hem en fil från CFB med medlemsregistret och redigerat enligt anvisningar, kvarstår redigering av personnummer så att det blir läsbart. Gör följande när du har medlemsregistret iExcel framme: Markera den kolumn där personnumret finns (förmodligen A) Har man Excel 97 eller senare behöver man inte göra enligt nedan. Då kan man gå till Format - Celler och välja special, där finns personnummer att välja. Gå in i Format - Celler - se till att Flik Tal är framme. Markera Anpassat Skriv in i kodrutan följande tecken sekvens: ########-####. Tryck OK. Samt dubbelklicka på kolumnavgränsaren mellan A och B så att formatet på kolumnen A anpassas till personnummerlängden. Nu finns detta format kvar och kan användas vid kommande redigeringar. Sida 14 Redigering av P-nr i Excel

15 Om inte förbundet - föreningarna syns i Arkiv, Organisation Gå då till Urval och välj Alla. Då ska de komma fram. För att spara detta så man slipper göra detta varje gång, gå till Arkiv och välj Spara inställningar. Utträdd och vill bli medlem i samma förening igen Gör följande: markera föreningen han är utträdd ifrån och tryck DELETE. Nu får vi lägga upp föreningen på nytt genom att dubbelklicka på orgid och skriva in ex 7761540. Detta måste göras för att personen ska få tidningen igen och för att en förening inte kan vara upplagd mer än en gång. Men har personen ett annat aktivt medlemskap räcker det med att ta bort utträdes datumet på den förening personen vill bli medlem i igen. Personen är redan upplagd Det kan hända att ni får fram texten ovan om ni försöker lägga upp en ny medlem. Det betyder att personen är eller har varit medlem i något annat förbund/förening som ni inte ser (ni har bara tillgång till ert eget). Trycker man ok vid den texten får man fram personuppgifterna, men inget om medlemskap. För att lägga upp personen som medlem dubbelklickar man på orgid vid medlemskap och skriver in orgid. Låsta objekt Gå då och då till ”hänglåset” på första bilden för att se om ni har några låsta objekt. Det kan man få ibland om systemet hänger sig, eller om man inte avslutat på rätt sätt. Man kan bara låsa upp det som gäller ens eget förbund/förening. Om det är något som är låst så får man meddelande om det om man är inne på en viss person eller ex förening och försöker göra någon ändring. Då måste man först gå och låsa upp. Sida 15 Fel och Tips

16 Ej svar vid sökning av person med namn Om man vet att personen är medlem och man inte får fram personen när man söker med namn kan det bero på att man söker endast i just en förening. Sida 16 Fel och Tips Gå till Arkiv och se till att det inte finns någon bock vid ”Endast aktuell organisation”. Den behöver egentligen aldrig vara förbockad. Eller: Har du sökt rätt? Finns det specialtecken i namnet, så kan du inte skriva dessa i sökningen. Skriv bokstäverna fram till där specialtecknet är och försök igen. Ex Hansén eller Tyrén, skriv bara Hans eller Tyr i sökningen. Vilka alternativ finns att skriva in i olika fält Ibland kanske du är osäker på vad som kan skrivas in i vissa fält. Ställ dig i så fall i fältet och tryck F4, så får du fram olika alternativ. Markera det som är rätt och dubbelklicka eller tryck på OK.

17 Utskrift fungerar ej Fungerar ej utskriften kan det bero på en mängd orsaker som kan vara svåra att analysera. Oftast beror det på att du har en lokal skrivare som vi ej stödjer från den centrala datorn som allt styrs ifrån. Eftersom HP är våra standard skrivare så fungerar de normalt. Kontakta CFB om du har en annan skrivare. Viktigt att tänka på Tänk på att avsluta på rätt sätt, avsluta med att klicka på denna knapp hela vägen ut. Ta för vana att kolla om det finns några låsta objekt under hänglåset med jämna mellanrum. Sida 17 Fel och Tips

18 Detta är den första bilden när man kommer in i FRIDA. V äljer man Medlemsknappen kommer man till denna bild: Arkiv Organisation Här väljer man vilken förening (eller förbundet) som man vill arbeta med. Under Arkiv väljer man bland olika utskrifter. Låsta objekt Medlemsknappen Funktionärer Hjälpfunktion Avsluta Sida 18

19 Så här ser förteckningen över utskrifter ut. Markera den/de föreningar som du vill ha och gå till Arkiv-utskrifter Sida 19

20 Här väljer man om man vill jobba med medlemmar eller funktionärer. Man kan även ändra förbunds/föreningsadress här. Här ser man namnet på förbundet/föreningen De som är intressanta här är: Medlem – ändringar på medlemmarna. Orgdata, - förbunds- och föreningsadress kan ändras. Funk/org, - här får man upp de funktionärer som är inlagda på markerad förbund/förening Funkuppg – där ser man de olika funktionärsuppgifter som finns under resp förbund/förening Under Funkuppg kan det t ex se ut så här. Sida 20

21 Nu är vi inne på medlem. Här ser man av vem och när en ändring i personuppgifterna senast gjordes. NYTT: Både personnummer och medlemsnr syns. Vilka föreningar personen tillhör eller är utträdd ifrån. När ett medlemskap lades upp och av vem. Om uttr.dat är ifyllt med datum så betyder det att personen inte är medlem längre. Sida 21