Effektiva arbetsrutiner ÅAS styrelseutbildning, januari 2014 Tove Forslund, Lärcentret tove.forslund@abo.fi, www.abo.fi/lc/ Tove Forslund, Lärcentret

På dagens agenda Tidshantering Verktyg för att organisera arbetet Dokumenthantering Mejlhantering

“Learning by doing…” Kom ihåg: Styrelseåret är också en skola, ni lär er den här typens arbete under årets lopp: Lär av Kårens tjänstemän, ta modell av andra som gör saker på bra sätt hjälp varandra, håll god min 

Tidsplanering För in i kalendern Styrelsearbetet Tillställningar & möten Deadlines Tid att göra det som bör göras till deadlines (eget arbete) Studier Närstudier: föreläsningar, gruppträffar mm Självstudier Boka aldrig kalendern helt full! Var realistisk, följ upp planer och hur de förverkligades. Gör uppgiftslistor: bryt i mindre delar, följ upp, stryk över – prioritera!

Gör genast ordentligt Minst viktigt Mest viktigt Minst brådskande Mest brådskande

Gör genast ordentligt Minst viktigt Mest viktigt Gör genast, men se till att snabbt få det gjort Minst brådskande Mest brådskande

Reservera tid för att göra det senare Gör genast ordentligt Minst viktigt Mest viktigt Gör genast, men se till att snabbt få det gjort Minst brådskande Mest brådskande

Reservera tid för att göra det senare Gör genast ordentligt Minst viktigt Mest viktigt Gör senare Gör genast, men se till att snabbt få det gjort Minst brådskande Mest brådskande

Prokrastinering Prokrastinering – att inte börja i tid, att skjuta upp, att använda tid till att göra “oviktiga” saker inte ett personlighetsdrag utan ett beteende! lägg märke till när du börjar prokrastinera, sök orsakerna, hitta på motargument, BÖRJA GÖRA orsaker bakom uppgiften upplevs svår > be om hjälp kräver mycket tid > avsätt tid i kalendern, tycker att saknar färdigheter utföra > kan du byta uppgift med någon? Men obs: styrelseåret är en skola, du lär dig medan du gör! tror vi ska ha mer motivation för uppgiften i morgon > motivationen växer när vi väl kommer igång

Tidshantering forts. Gör du en sak i taget eller håller du på med “multitasking”? Vilka är dina tidstjuvar (åka buss, facebook, TV, kompisar, kaffepauser, kolleger som avbryter etc.)? Bra rutiner hjälper

Verktyg för att organisera arbetet Kalender Att göra-listor Per tema/ kronologiskt insatta i kalender Papper/elektronisk kryssa av prioritera E-postens inbox Arbetsmöten Väl förberedd agenda som skickas ut åt mötesdeltagarna (som ska läsa agendan och även förbereda ärenden inför mötet) Agendan kompletteras till mötesanteckningar Vad ska göras, när, av vem (färgkoda!) Lista också de goda idéer som skippades Skriv under mötets gång, gå inte ut ur mötesrummet innan anteckningarna skickats åt dem som bör få dem Den som skriver mötesanteckningarna bör kunna ärendet, inte nakki åt den försenade! Nästa möte: genomgång av anteckningarna, vad ogjort (låt stå kvar under ”ogjort” i nya protokollet)

Val av kommunikationskanal abo.fi-e-post Facebook-grupp Kårens webbsidor Kårens blogg arbetsfördelning Andra kanaler…

Dokumenthantering Hur komma åt dokument (word, ppt, excel) som flera använder/bearbetar? Gemensamt område på ÅA:s server (“pcinst”)? struktur där dokumenten sparas Eftersträva samma struktur som bland e-postmappar Hellre först för många undermappar än för få (lättare slå ihop) Namnge dokumenten väl, Tänk på att mottagaren kanske får många dokument av samma typ Exempel: Arbetsgruppensnamn_protokoll24032014_toveskommentarer

Mejlhantering Vilka verktyg (mejlprogramvara, dator/smarttelefon) använder dem du mejlar till och hur påverkar det rutinerna? Tjänste-eposten och privata abo.fi-adressen Läs mejl kontinuerligt Rutiner för bekräftelse att noterat mejl/uppdrag från styrelsekolleger och kårens tjänstemän? Mejl från utomstående: om inte kan svara genast > bekräfta att noterat och att återkommer Inboxen To do-lista? Stryk genast mejl du verkligen inte behöver Flytta genast till mappar åtminstone mejl av typen “läsa nångång då jag hinner” Mappar Skapa genast tydliga mappar, eftersträva samma struktur som för dina textdokument Exemplifiera

Mejlhantering: Skriva e-post Rubricera väl: “[Huvudtemat] Vad handlar mejlet om, deadline/datum”, exempel [Rapportering av LC-verksamheten] Meddela fortbildning du deltagit i (deadline 10.1.2014) OBS! Sätt deadline på allt ni ber folk göra eller skicka åt er! I långa mejl, skriv ingress: vad handlar om, vilka åtgärder förväntas av vem när Signatur i alla mejl Mottagare: to-raden, cc (andra ska se vem som får mejlet för kännedom), bcc (då mottagarna inte bör få se övriga mottagare, om väldigt många mottagaradresser) Bifogade filer/inklippt i mejl (infon på webben?) Mejl med många replies Byt rubrik om ärendet ändrar under kommunikationens gång Klippa bort delar av mejlet då svarar?

Mejlhantering forts. Skicka vidare e-post Skyldighet att skicka vidare om mejlen kommer fel Gör rubriken tydligare, många andra är jättedåliga på att rubricera! Förklara vid behov varför ni skickar vidare Välj vem som behöver få mejlet (undvik att belasta folk med e-post/ informera så att ni inte pantar på information, utövar makt)

Allmänna goda råd Samarbeta, sök hjälp av varandra, utnyttja varandras styrkor Rutiner & kalenderhantering “To do”-listor, prioritering Bra mejlhantering Effektiva arbetsmöten med mötesanteckningar